O que é um fluxo de trabalho de documentos? Exemplos e boas práticas

O fluxo de trabalho também deve clarificar os papéis e as responsabilidades à medida que o documento avança no processo.

Porque são importantes os fluxos de trabalho de documentos?

Os fluxos de trabalho de documentos são importantes porque proporcionam clareza. Definem quem faz o quê e até quando.

Sem um fluxo de trabalho de documentos, poderá acabar por receber comentários contraditórios ou ter de refazer um documento, o que pode comprometer o seu calendário. Isto pode acontecer porque não foi dada a oportunidade a uma parte interessada importante de rever ou aprovar o documento, ou porque não existia um processo formal de aprovação.

Os fluxos de trabalho de documentos ou processos de gestão de documentos são diferentes dos fluxos de trabalho gerais, na medida em que são muito mais específicos. Embora os seus fluxos de trabalho possam definir um processo geral para realizar trabalho na sua empresa ou agência, um fluxo de trabalho de documentos é mais aprofundado e granular.

Isto pode parecer excessivo, mas pode ajudá-lo a simplificar a tomada de decisões e o encaminhamento de documentos, bem como a evitar estrangulamentos que possam causar atrasos específicos dos documentos ou do projeto.

Exemplos de fluxos de trabalho de documentos

Quando estiver a criar fluxos de trabalho de gestão de documentos para a sua organização, poderá ser útil começar por consultar alguns exemplos de fluxos de trabalho do mundo real.

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Documentos de integração de clientes ou membros da equipa

Ao integrar um novo cliente ou novos membros da equipa, muitas pessoas irão contribuir para os documentos que orientam o processo, incluindo os recursos humanos, as finanças, as operações e a equipa do projeto.

O fluxo de trabalho da equipa poderá ser semelhante a este:

• O recrutador, vendedor ou responsável pela contratação redige uma carta de boas-vindas
• Outros membros da equipa adicionam documentos que têm de ser lidos ou preenchidos, como um manual do colaborador, questionários de descoberta, documentação de recursos humanos e contratos
• O gestor de projeto ou líder da equipa revê os documentos para garantir que são coerentes e que nada foi esquecido
• Se faltar alguma coisa, o documento é devolvido para revisão
• Após a conclusão das revisões, o documento é aprovado
• A pessoa de contacto do cliente ou do membro da equipa envia os documentos
• O gestor de projeto cria uma tarefa na ferramenta de gestão de projetos, na ferramenta de gestão de documentos ou no CRM para rever anualmente os documentos e verificar se precisam de ser atualizados

Comunicados de imprensa

Os comunicados de imprensa são um ótimo exemplo de documentos que precisam de um fluxo de trabalho e de um processo de aprovação claros. Isto deve-se ao facto de serem normalmente extremamente urgentes — a janela para obter cobertura mediática sobre um acontecimento relevante é relativamente curta.

Embora o fluxo de trabalho seja relativamente simples, poderá querer adicionar uma etapa para alertar os revisores ou aprovadores de que o documento está a caminho e precisa de ser tratado rapidamente. 

Assim, o seu fluxo de trabalho poderá ser semelhante a este:

• A equipa decide que quer enviar um comunicado de imprensa
• A equipa determina o ângulo da proposta
• O redator redige o comunicado de imprensa
• Um executivo revê o comunicado de imprensa (normalmente, é necessário fazê-lo no próprio dia ou no dia seguinte)
• O redator conclui quaisquer revisões do comunicado de imprensa
• O executivo faz uma revisão final e aprova o documento
• O comunicado de imprensa é enviado aos jornalistas relevantes

Páginas de destino de um site

Uma página de destino de um site é outro bom exemplo de um documento que poderia beneficiar de um fluxo de trabalho formal e de um processo de aprovação claro. Tal como um comunicado de imprensa, uma página de destino de um site também pode ser urgente.

Dependendo da finalidade da página, poderá ser necessário lançá-la numa altura específica, com base numa campanha, numa oferta especial ou numa promoção. Por isso, ter um fluxo de trabalho e informar proativamente as pessoas envolvidas pode fazer a diferença entre um lançamento eficaz e um fracasso. 

Poderá fazer algo deste género:

• Confirmar o lançamento do produto e o momento do lançamento
• Atribuir a alguém a tarefa de conceber a página e redigir o texto
• Adicionar o texto à página concebida
• Realizar uma revisão interna
• Rever a página com o cliente ou com a equipa de liderança
• Fazer quaisquer revisões necessárias à página de destino
• Concluir os testes finais de garantia de qualidade (QA) e/ou os testes de aceitação do utilizador (UAT)
• Fazer quaisquer revisões finais
• Garantir que o acompanhamento e a análise estão corretamente configurados
• Lançar a página de destino

Documentar o processo do fluxo de trabalho

Eis um processo passo a passo para criar um fluxo de trabalho para a criação ou gestão de documentos na sua organização.

1. Compreender os objetivos e os requisitos

Comece por elaborar uma lista de objetivos e requisitos. Estes devem estar associados à garantia de que os processos da sua empresa são seguidos e de que todas as etapas necessárias para finalizar o documento são tidas em conta. Por exemplo, se um membro da liderança sénior precisar de aprovar um documento antes de este ser partilhado com as principais partes interessadas, com toda a empresa ou com um cliente, certifique-se de que isso fica registado no processo.

2. Elaborar o fluxo de trabalho do início ao fim

Depois de compreender tudo e todas as pessoas envolvidas na criação do documento, elabore o fluxo de trabalho do início ao fim. Pense nisso como contar uma história — melhor ainda, crie um fluxograma para o representar visualmente.

Enumere as etapas pela ordem correta e determine quem precisa de estar envolvido. O que farão e quando o farão? Como saberão que chegou o momento de desempenharem a sua parte no processo?

Faça o possível para registar tudo, mas não se pressione demasiado para que fique perfeito. Poderá corrigir quaisquer lacunas ou ineficiências na etapa seguinte do processo.

3. Identificar falhas no processo e iterar

Depois de elaborar o fluxo de trabalho, percorra o processo para encontrar áreas em falta ou que precisem de mais atenção. Procure:

• Notificações em falta ou até etapas inteiras em falta
• Estrangulamentos
• Problemas de controlo de acesso (por exemplo, um revisor não consegue ver o documento)
• Locais onde os registos de auditoria poderiam ser úteis

E, finalmente, existem áreas onde poderia otimizar o seu fluxo de trabalho, seja através da automatização ou simplesmente através de mais prática na colaboração em equipa?

4. Considerar onde e como armazenar os documentos

Se houver muitas pessoas envolvidas, terá de considerar como armazena os documentos durante o ciclo de vida do documento (ou seja, o arquivo). Se tiver um documento ou tipo de documento que precise de produzir frequentemente, a possibilidade de começar a partir de uma versão mais antiga pode poupar imenso tempo, por isso certifique-se de que é fácil encontrar a versão mais recente!

Considere uma ferramenta que lhe permita adicionar metadados, para garantir que as pessoas estão a utilizar o documento certo no momento certo. Isto é especialmente importante nos cuidados de saúde ou noutros setores com requisitos regulamentares, uma vez que a informação errada no local errado pode ter consequências graves.

Além disso, certifique-se de que as pessoas não estão a utilizar documentos com informação antiga ou, francamente, errada. Poderá considerar adicionar permissões ou incluir alguma indicação nas versões desatualizadas. Um bom e tradicional: APENAS PARA CONSULTA — NÃO UTILIZAR pode fazer maravilhas (e sim, é mesmo necessário escrever tudo em maiúsculas).

5. Utilizar as ferramentas e automatizações certas

Considere em que áreas poderá automatizar os fluxos de trabalho dos documentos ou os processos gerais de gestão documental.

Modelos, títulos predefinidos ou regras de automatização no seu fluxo de trabalho ou no seu software de gestão de projetos podem simplificar tarefas repetitivas. Até funcionalidades simples, como alertas baseados em dependências que notificam um membro da equipa quando chega a sua vez, podem poupar tempo e reduzir a necessidade de acompanhamentos.

À medida que desenvolve fluxos de trabalho internos, incorpore boas práticas de gestão documental—como utilizar modelos consistentes, aplicar convenções de nomenclatura claras e etiquetar metadados—para reduzir o trabalho repetido e manter a sua documentação alinhada entre equipas.

Pense na frequência com que procura atualizações ou verifica o estado de uma tarefa. Com as ferramentas certas, esse trabalho acontece automaticamente, permitindo-lhe concentrar-se no que é mais importante: criar documentos de qualidade.

Ao implementar um sistema de gestão documental com automatização integrada, pode ir mais longe, eliminando as verificações manuais de estado e garantindo que cada etapa do seu fluxo de trabalho progride de forma tranquila e eficiente.

Ferramentas para fluxos de trabalho documentais

Ter as ferramentas e os modelos certos à sua disposição pode tornar muito mais fácil a criação, gestão e atualização de fluxos de trabalho documentais. Existem muitas opções quando se trata de criar documentos digitais, processar documentos e automatizar fluxos de trabalho. 

Eis as melhores ferramentas de software de gestão de fluxos de trabalho que facilitam a configuração e execução de fluxos de trabalho documentais:

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1. 1. monday AI Workspace — Best with AI-powered risk identification
2. 2. Wrike — Best for reconnecting siloed teams
3. 3. Moxo — Best for secure client collaboration portals
4. 4. Productive — Best for agency management
5. 5. Screendragon — Best for complex workflow automation and approvals
6. 6. Qntrl — Best for workflow orchestration
7. 7. Quickbase — Best for dynamic work management
8. 8. Celigo — Best with 1,000+ prebuilt app connectors
9. 9. Kissflow — Best for workflow templates
10. 10. TrailHQ — Best for AI-driven workflow automation

Boas práticas para fluxos de trabalho documentais

Quando se trata de criar e gerir fluxos de trabalho documentais, eis algumas boas práticas a ter em mente:

1. Mantenha o seu fluxo de trabalho simples: O objetivo deve ser simplificar o seu fluxo de trabalho, com o menor número possível de etapas, para garantir práticas de gestão documental eficientes e eficazes.
2. Automatize as tarefas repetitivas sempre que possível: Os avanços na automatização de fluxos de trabalho (incluindo a IA) podem ajudar a aliviar o seu esforço no que diz respeito às tarefas repetitivas. Até mesmo um modelo básico na sua ferramenta de gestão de projetos ou sistema de gestão documental pode poupar-lhe horas por semana.
3. Crie um novo documento antes de o partilhar com um cliente ou parte interessada: É muito provável que não precisem de ver os seus comentários com os colegas na versão final.
4. Utilize permissões e controlo de versões conforme necessário: Para além do seu fluxo de trabalho de aprovação de documentos, certifique-se de que também dispõe de fluxos de trabalho para gerir permissões. Isto é especialmente importante para documentos que contenham informações sensíveis. Não vai querer correr riscos adicionais de erro humano (por exemplo, permitir que as pessoas erradas publiquem o documento errado). Um documento com informações desatualizadas utilizado publicamente pode causar muitos problemas, incluindo potenciais desafios legais.
5. Reveja regularmente os seus fluxos de trabalho para garantir que se mantêm atualizados: Depois de configurar fluxos de trabalho automatizados ou criar um sistema de fluxos de trabalho integrado, os fluxos de trabalho documentais não funcionam em modo de configurar e esquecer. Reveja frequentemente os seus fluxos de trabalho para garantir que funcionam da forma mais fluida possível. Poderá querer acrescentar algumas métricas relativas à frequência com que a equipa deve rever os fluxos de trabalho relacionados com a gestão documental. Isto é especialmente importante para os documentos mais importantes da sua organização.

Como automatizar fluxos de trabalho documentais

Já falei sobre formas de integrar a automatização nos seus fluxos de trabalho, mas eis alguns passos simples que pode seguir se ainda estiver hesitante em começar.

• Comece pelas capacidades de automatização existentes no seu software de gestão documental: A maioria dos softwares de fluxos de trabalho documentais possui capacidades de automatização integradas. Procure as partes mais fáceis do seu fluxo de trabalho para automatizar utilizando as capacidades do software que já possui (considere isto uma oportunidade fácil de aproveitar). É importante notar que o software gratuito de gestão documental pode não ter esta capacidade.
• Utilize documentos eletrónicos sempre que possível: Gerir documentos físicos em papel pode dificultar a automatização, por isso utilize documentos eletrónicos tanto quanto possível. Pode ainda haver situações em que o papel seja indispensável, pelo que poderá ser necessário ter um processo manual de gestão documental.
• Utilize o Zapier ou integrações para gerir documentos entre diferentes softwares: Pode parecer impossível ter uma automatização coerente dos fluxos de trabalho documentais quando o seu trabalho decorre em diferentes partes de software. No entanto, a maioria dos produtos SaaS baseados na nuvem pode ser interligada através de integrações nativas ou do Zapier. Alguns Zaps podem fazer a diferença entre ter de trabalhar em três ferramentas ou apenas numa.

O que se segue?

Quer a sua organização esteja a passar por uma transformação digital, quer esteja a tentar melhorar o desempenho no que diz respeito à otimização dos seus fluxos de trabalho de gestão documental, o The Digital Project Manager tem tudo aquilo de que precisa. Junte-se aos seus pares na nossa comunidade ativa e acolhedora para saber mais sobre as tendências mais recentes na gestão de fluxos de trabalho.