Como criar um fluxo de trabalho de gestão de projetos: 6 passos

• Definir a sequência de tarefas e as suas dependências
• Atribuir a responsabilidade por cada etapa do fluxo de trabalho a indivíduos ou departamentos

Processos de fluxo de trabalho bem concebidos trazem clareza, minimizam a confusão e garantem a conclusão sistemática do trabalho. Fornecem uma representação visual do processo geral que permite identificar potenciais obstáculos e mapear as dependências entre tarefas. 

Exemplo de um fluxo de trabalho de gestão de projetos

Eis um exemplo de um tipo de fluxo de trabalho que provavelmente encontrará nos seus projetos: aprovação dos resultados do projeto.

1. A equipa do projeto cria o resultado, utilizando as orientações do briefing e do gestor de projeto.
2. O gestor de projeto analisa o resultado para garantir que este corresponde às expectativas e aos padrões das partes interessadas no projeto e/ou do cliente.
3. O gestor de projeto fornece qualquer feedback à equipa, que depois o atualiza para dar resposta a esse feedback.
4. O gestor de projeto analisa novamente o resultado antes de o enviar ao cliente ou às partes interessadas.
5. O cliente/as partes interessadas analisam o resultado e aprovam-no (ou fornecem feedback, se necessário).
6. A equipa do projeto faz as atualizações finais e prepara os ficheiros finais.

Tipos de fluxos de trabalho

Os diferentes fluxos de trabalho de gestão de projetos organizam as tarefas, as aprovações e as dependências de formas diferentes. A abordagem adequada depende da forma como a sua equipa trabalha e da necessidade de as tarefas ocorrerem numa ordem específica.

• Fluxos de trabalho sequenciais: As tarefas seguem uma ordem fixa, com cada etapa concluída antes do início da seguinte. Por exemplo, um resultado passa da redação à edição, aprovação e publicação.
• Fluxos de trabalho baseados em estados ou estados de situação: As tarefas transitam entre estados definidos, como A fazer, Em curso, Em revisão e Concluído. Podem retroceder quando são necessárias revisões, o que torna esta abordagem útil para projetos iterativos.
• Fluxos de trabalho baseados em regras ou automatizados: As tarefas seguem condições predefinidas que determinam o que acontece a seguir. Por exemplo, um pedido de orçamento que exceda determinado montante pode desencadear automaticamente uma aprovação adicional.
• Fluxos de trabalho paralelos: Várias tarefas ocorrem em simultâneo, em vez de aguardarem umas pelas outras. Por exemplo, designers e redatores podem trabalhar em componentes separados de uma campanha antes de combinarem os seus resultados.
• Vários fluxos de trabalho: Vários fluxos de trabalho ligados funcionam no âmbito do mesmo projeto, cada um com as suas próprias tarefas e responsabilidades. Por exemplo, o lançamento de um website pode envolver fluxos de trabalho separados de conteúdos, design e desenvolvimento, que se coordenam em torno de marcos partilhados.

Os projetos combinam frequentemente estas abordagens para acomodar diferentes tarefas, equipas e requisitos de aprovação.

Como criar fluxos de trabalho de projetos em 7 passos

Eis 7 passos para criar um fluxo de trabalho de projeto.

1. Defina os objetivos

Quando de­fine os objetivos do seu projeto, seja específico e mensurável. Isto permitir-lhe-á acompanhar o progresso e determinar se o projeto está no caminho certo para o sucesso. Os seus objetivos podem abranger resultados concretos, como um website totalmente desenvolvido ou uma estratégia de marketing finalizada.

2. Identificar as tarefas

Divida o seu projeto em tarefas mais pequenas. Isto permite-lhe concentrar-se em componentes individuais e acompanhar os detalhes essenciais. Cada tarefa deve ter um ponto de início e uma data de conclusão definidos, bem como critérios de conclusão específicos. Isto ajuda a evitar o aumento descontrolado do âmbito e a manter o projeto no caminho certo.

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3. Atribuir responsabilidades

Ao atribuir responsabilidades e comunicar claramente as funções e expectativas, pode garantir que todos compreendem as suas tarefas.

Isto promove a responsabilização e evita que as tarefas sejam esquecidas ou negligenciadas. Não se esqueça de considerar as competências e a experiência dos membros da equipa do projeto ao atribuir responsabilidades específicas.

4. Ordenar as tarefas

Uma excelente forma de ordenar as tarefas é através de ferramentas de fluxogramas ou diagramas de fluxo de trabalho, como gráficos de Gantt ou quadros Kanban. Ao visualizar o fluxo de trabalho e executar as tarefas na sequência correta, ajudará a equipa a manter o fluxo de trabalho ao longo de todo o ciclo de vida do projeto.

5. Considerar a complexidade e as dependências

Ao atribuir prazos a cada tarefa, considere a sua complexidade e as suas dependências, fazendo os ajustes necessários. Isto pode ajudar a evitar atrasos e incentivar a entrega atempada dos marcos do projeto.

Prazos claros ajudam os membros da equipa a definir prioridades para o seu trabalho e a gerir eficazmente o seu tempo. O software de fluxo de trabalho de processos, como o ProcessMaker ou uma das suas alternativas, pode ajudar através da automatização da atribuição de tarefas, do acompanhamento do progresso e do fornecimento de cronogramas visuais que facilitam a identificação de possíveis estrangulamentos e o ajuste proativo dos calendários.

6. Monitorizar continuamente o progresso

Acompanhe e monitorize o progresso ao longo de todo o projeto. Isto ajudará a identificar potenciais obstáculos e a resolver prontamente quaisquer problemas ou bloqueios que possam surgir. Manterá o projeto dentro do prazo e poderá reagir rapidamente e notificar as partes interessadas se as coisas começarem a desviar-se do planeado. A utilização de software de fluxo de trabalho de projetos pode simplificar este processo, fornecendo atualizações em tempo real, acompanhamento de tarefas e comunicação centralizada.

7. Gerar aprendizagens

Quando o projeto estiver concluído, reserve tempo para analisar o fluxo de trabalho e identificar áreas de melhoria. Refletir sobre os êxitos e as dificuldades ocorridos durante o projeto permite identificar e implementar os ajustes necessários para projetos futuros. 

Gestão de projetos vs gestão de fluxos de trabalho

A gestão de projetos envolve o planeamento, a execução e a entrega abrangentes de um projeto, enquanto a gestão de fluxos de trabalho se ocupa especificamente dos processos e das tarefas no âmbito de um projeto.

Por outras palavras, a gestão de projetos engloba o "quem, o quê, quando, onde e porquê" de um projeto, enquanto a gestão de fluxos de trabalho diz respeito ao "como" de um projeto —os processos que orientarão a equipa na execução do plano do projeto.

Aspeto	Gestão de projetos	Gestão de fluxos de trabalho
Âmbito	Supervisiona todo o projeto, desde o planeamento até à entrega.	Concentra-se na forma como as tarefas e os processos individuais avançam até à conclusão.
Foco principal	Gerir objetivos, orçamentos, cronogramas, recursos e partes interessadas.	Organizar sequências de tarefas, atribuições, aprovações e dependências.
Período de tempo	Normalmente, tem uma data de início e de conclusão definidas.	Pode ser repetido ou reutilizado em vários projetos.
Medidas de sucesso	Cumprir os objetivos do projeto dentro das restrições acordadas.	Reduzir estrangulamentos, erros e etapas desnecessárias.
Exemplo	Gerir um projeto de reformulação de um sítio Web.	Coordenar revisões de conteúdos, aprovações de design e tarefas de publicação.

Existe também uma distinção entre fluxos de trabalho e processos. Os fluxos de trabalho definem a forma como as tarefas avançam através de processos empresariais mais abrangentes, de forma sequencial, em paralelo ou de acordo com regras específicas.

Como gerir fluxos de trabalho

Eis algumas dicas úteis para uma gestão eficaz dos fluxos de trabalho:

1. Comunicação clara

Para gerir eficazmente os fluxos de trabalho digitais, dê prioridade a uma comunicação clara. Partilhe atualizações regulares com os membros da equipa e as partes interessadas para manter toda a gente informada e minimizar o risco de mal-entendidos. Aborde prontamente quaisquer preocupações ou problemas para os mitigar e promover um ambiente de trabalho positivo.

2. Delegue

Delegue tarefas que outras pessoas possam executar, para se manter concentrado em atividades de gestão de projetos de nível superior, como o planeamento estratégico e a alocação de recursos. Além disso, isto proporciona aos membros da equipa oportunidades para desenvolver novas competências e assumir responsabilidades, resultando num aumento da produtividade e da satisfação profissional.

3. Automatize tarefas repetitivas 

A automatização liberta tempo para tarefas mais importantes ou complexas, reduz o risco de erros e aumenta a eficiência geral dos fluxos de trabalho. Existem inúmeras soluções tecnológicas para a automatização de fluxos de trabalho — saiba mais sobre os benefícios da automatização de fluxos de trabalho aqui.

4. Adote a tecnologia

O software de gestão de fluxos de trabalho foi concebido para melhorar as suas operações empresariais diárias, automatizando tarefas e otimizando processos (e também pode otimizar através da IA). As soluções de software são ideais para simplificar processos repetíveis (por exemplo, a integração de novos funcionários ou os fluxos de trabalho de aprovação), ajudando a garantir que as tarefas são concluídas atempadamente e de forma eficiente.

Estas ferramentas podem ser utilizadas em conjunto com o seu software de gestão de projetos, e outras ferramentas da sua infraestrutura tecnológica podem já dispor de funcionalidades para gerir fluxos de trabalho.

5. Monitorize o progresso

Para garantir que o seu fluxo de trabalho está no caminho certo e alinhado com os objetivos do projeto, avalie regularmente o progresso. A monitorização contínua das tarefas permite detetar potenciais problemas ou estrangulamentos e tomar medidas corretivas. A incorporação da análise dos fluxos de trabalho neste processo também pode ajudá-lo a avaliar o desempenho de cada etapa e se o fluxo geral apoia os objetivos do projeto.

Faça reuniões de acompanhamento frequentes com os membros da sua equipa e utilize esse tempo para abordar desafios, debater soluções e efetuar ajustes conforme necessário. Esta abordagem proativa ajuda a evitar que os problemas se agravem.

Como é que os fluxos de trabalho eficazes o ajudam a gerir projetos?

Os fluxos de trabalho eficazes facilitam a gestão de projetos ao clarificarem responsabilidades, melhorarem a coordenação e manterem as tarefas em direção à conclusão. Eis como apoiam a sua gestão de projetos diária:

• Melhorar a qualidade dos projetos: As etapas integradas de revisão e aprovação ajudam a detetar erros numa fase inicial e a garantir que os resultados cumprem as expectativas das partes interessadas antes de avançar.
• Aumentar a responsabilização: As tarefas e responsabilidades claramente atribuídas ajudam a acompanhar os responsáveis, a fazer o acompanhamento do trabalho pendente e a evitar que resultados importantes sejam esquecidos.
• Reduzir estrangulamentos: O mapeamento das dependências entre tarefas e das etapas de aprovação ajuda a identificar potenciais atrasos, redistribuir cargas de trabalho e manter os projetos dentro do prazo.
• Melhorar a produtividade da equipa: A remoção de etapas desnecessárias e de tarefas repetitivas dá aos membros da equipa mais tempo para se concentrarem na conclusão dos resultados e no cumprimento dos objetivos do projeto.

Em conjunto, estes benefícios proporcionam uma maior visibilidade do progresso do projeto e ajudam-no a resolver problemas antes que afetem os prazos ou a qualidade dos resultados.

5 boas práticas de gestão de fluxos de trabalho de projetos

Eis 5 boas práticas para os fluxos de trabalho de gestão de projetos.

• Crie um plano bem definido. Delimite claramente o âmbito, os objetivos, as fases do projeto e os recursos necessários (pode ser útil começar com um modelo de gestão de projetos). Com um sólido planeamento do fluxo de trabalho, a equipa terá uma visão geral do fluxo de trabalho e do que precisa de ser feito e quando.
• Comunique regularmente com as partes interessadas. Mantenha as partes interessadas informadas sobre os momentos em que são necessárias no fluxo de trabalho (por exemplo, para aprovações) e sobre o estado do projeto, envolvendo-as na tomada de decisões quando necessário. Isto ajuda a criar confiança e a gerir as expectativas.
• Promova um ambiente de trabalho que incentive a colaboração, promovendo a comunicação aberta, a partilha de ideias e o trabalho em equipa. A colaboração entre diferentes áreas permite à equipa tirar partido de conhecimentos e perspetivas diversificados. Isto é especialmente importante no que diz respeito aos fluxos de trabalho para equipas criativas.
• Avalie continuamente o seu fluxo de trabalho. Identifique áreas a melhorar e aceite os comentários dos membros da equipa e das partes interessadas. Faça os ajustes necessários para ajudar os colegas de equipa a concluir as tarefas de forma mais eficiente. Este ciclo contínuo de comentários contribui para fluxos de trabalho mais ágeis.
• Comemore os marcos! Reconheça e comemore os marcos e as conquistas da sua equipa. Isto aumenta a motivação e mantém os membros da equipa empenhados durante iterações exigentes.

FAQ

Qual é a diferença entre um fluxo de trabalho do projeto e um plano de projeto?

Um plano de projeto define os objetivos, o âmbito, o calendário, os recursos e os entregáveis do projeto. Um fluxo de trabalho do projeto define a forma como as tarefas individuais passam de uma fase para outra, incluindo responsabilidades, dependências e aprovações. O plano estabelece o que tem de acontecer, enquanto os fluxos de trabalho ajudam as equipas a realizar o trabalho.

Como se mede a eficácia de um fluxo de trabalho do projeto?

Acompanhe métricas como o tempo de conclusão das tarefas, os atrasos nas aprovações, os prazos não cumpridos e o número de revisões necessárias. Compare estes resultados ao longo do tempo para identificar estrangulamentos e determinar se as alterações ao fluxo de trabalho estão a melhorar a eficiência.

É necessário utilizar software para gerir fluxos de trabalho de projetos?

Não necessariamente. As equipas pequenas podem gerir fluxos de trabalho simples utilizando documentos partilhados, folhas de cálculo ou quadros Kanban. No entanto, o software de gestão de fluxos de trabalho torna-se mais útil à medida que os projetos ganham complexidade, especialmente quando as equipas precisam de lembretes automáticos, dependências entre tarefas, acompanhamento de aprovações e atualizações do progresso em tempo real.

Com que frequência deve rever e atualizar os fluxos de trabalho dos projetos?

Reveja os fluxos de trabalho após marcos importantes, no final do projeto ou sempre que surjam atrasos e estrangulamentos recorrentes. Recolha comentários dos membros da equipa e ajuste etapas, responsabilidades ou processos de aprovação desnecessários para manter os fluxos de trabalho alinhados com as necessidades do projeto.

O que se segue?

Um fluxo de trabalho bem definido pode otimizar os processos empresariais, minimizar os erros e melhorar a gestão de recursos e a eficiência. Aprenda a dominar a gestão de fluxos de trabalho com estes cursos sobre fluxos de trabalho orientados por especialistas.

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