Boas Festas Para Todos (com Mackenzie Dysart da Reason One)

Leia a transcrição:

Estamos a experimentar transcrever os nossos podcasts utilizando um programa de software. Pedimos desculpa por quaisquer erros tipográficos, uma vez que o sistema automático nem sempre está 100% correto.

Ben Aston:

Bem-vindos ao Podcast do DPM, onde vamos além da teoria para dar conselhos especializados de gestão de projetos para liderar melhores projetos digitais. Obrigado por nos acompanharem. Eu sou Ben Aston, fundador do The Digital Project Manager.

Agora, muitos de nós, gestores de projetos, temos receio de ir de férias porque, bem, preocupamo-nos que os nossos projetos acabem tão mal como as nossas férias. Mas ir de férias é uma coisa boa, certo? Bem, é, se tivermos conseguido passar os nossos projetos corretamente. Se não tiver conseguido fazer uma boa passagem de projeto, é provável que regresse para encontrar um colega de equipa muito irritado, que esteve a tratar dos seus projetos, e um projeto provavelmente tão atrasado quanto o tempo que esteve ausente.

Como podemos ir de férias sem nos stressarmos, nem aos nossos colegas de equipa, durante o processo? Tudo será revelado no podcast de hoje, enquanto falamos sobre boas festas para todos.

Hoje estou a falar com Mackenzie Dysart, gestora sénior de projetos na ecentricarts. É PMP, CSM, gestora de projetos certificada e, curiosamente, escolheu realmente a gestão de projetos como percurso profissional, por isso vamos falar sobre isso dentro de momentos. Trabalhou em todo o tipo de projetos… digitais, impressos e aplicações. Também tem experiência do lado do cliente e do lado da agência, por isso estamos ansiosos por falar com a Mackenzie. Olá, Mackenzie.

Mackenzie Dysart:

Olá.

Ben Aston:

Obrigado por vires ao programa hoje. Conheci a Mackenzie na Cimeira do DPM, em setembro, e achei que parecia uma pessoa inteligente, com muitas coisas interessantes para dizer. Pedi-lhe que escrevesse um artigo para nós. Na verdade, a Mackenzie é muito ativa no Twitter. Uma das coisas que reparei que a Mackenzie escreveu no Twitter durante a Cimeira do DPM foi que se ia desafiar a fazer exercício físico com mais regularidade. Achei que seria bom termos alguma responsabilização em direto. Tens feito os teus treinos regulares, Mackenzie?

Mackenzie Dysart:

Não. Mas inscrevi-me em alguns desportos, o que considero que me responsabiliza muito mais, porque tenho uma equipa a depender de mim. Agora jogo voleibol e futebol semanalmente. Pelo menos assim saio de casa. Estou a fazer alguma coisa. É físico. Fico exausta-

Ben Aston:

Aí está. Isso conta.

Mackenzie Dysart:

… responsável, certo?

Ben Aston:

Sim. Aqui está. Isso é um treino regular. Conta.

Mackenzie Dysart:

Funciona de algumas formas.

Ben Aston:

Sim, claro. Estou realmente intrigado porque… Sim. Dizes que escolheste a gestão de projetos como carreira. Não é algo que me pareça ter ouvido alguém dizer. Acho que és a primeira pessoa que conheço que alguma vez-

Mackenzie Dysart:

Eu sei, não achei que fosse assim tão estranho. Pensei que fosse bastante normal.

Ben Aston:

Como é que alguém escolhe ser gestor de projetos? Como aconteceu?

Mackenzie Dysart:

Terminei a universidade sem fazer ideia do que queria fazer. Tinha uma licenciatura em comércio, na área de gestão internacional. Mudei-me para Toronto. Não sabia realmente o que queria fazer. Acabei por arranjar emprego como recrutadora. Trabalhei como recrutadora técnica e era péssima nisso. Mesmo muito má. As pessoas com quem trabalhava eram muito simpáticas, mas eu simplesmente não era muito boa naquele trabalho.

Ben Aston:

Li as tuas avaliações. Diziam coisas simpáticas sobre ti, por isso não te preocupes.

Mackenzie Dysart:

Sim! Sim, é tudo positivo.

Ben Aston:

Porque eras tão má? O que havia de tão mau nisso?

Mackenzie Dysart:

Tinha dificuldade com o facto de não haver nada tangível no final do dia. Entrava às 8:00 e saía às 17:00. Tentava encontrar pessoas para todas aquelas funções diferentes e… Havia um elemento de sorte associado àquele trabalho, e eu não sou uma pessoa sortuda. Mas também havia o facto de trabalhar arduamente e, por vezes, não ter nada para mostrar no final. As pessoas que eu apresentava não eram escolhidas, por qualquer motivo, e não havia nada tangível que demonstrasse aquilo que tinha feito no final do dia.

Mas uma das coisas que fazia era recrutar para funções de gestão de projetos. Falava com essas pessoas, descobria o que faziam e o que gostavam no trabalho. Comecei a ligar os pontos e pensei: “Não, isto é algo em que eu seria realmente boa e de que gostaria.” Abrange tudo o que me faz feliz na vida e dá-nos um resultado tangível no final do dia.

Acabei por sair da empresa de recrutamento onde estava, voltei a estudar no Sheridan College e fiz um certificado de pós-graduação em gestão de projetos. Isso deu-me um curso intensivo de oito meses sobre tudo o que era gestão de projetos… âmbito, gestão, tempo, todas essas coisas. Toda a parte técnica e teórica. A partir daí, deu-me toda a formação necessária para o meu PMP. Depois entrei numa agência chamada Mosaic Sales Solutions, onde consegui o meu primeiro emprego como coordenadora de projetos, e comecei logo a trabalhar a sério. Nunca mais olhei para trás.

É um dos trabalhos mais gratificantes, na minha opinião. Posso trabalhar com pessoas muito inteligentes, ajudá-las a ter sucesso e, no final do dia, tenho algo para mostrar pelo trabalho que estou a realizar.

Ben Aston:

Sim. Isso é ótimo. Estou curioso: estudaste as competências técnicas… Foi um curso de oito meses sobre competências técnicas e interpessoais de gestão de projetos?

Mackenzie Dysart:

Sim, na verdade. Essa foi uma das coisas mais interessantes. Havia as competências técnicas sobre como gerir o âmbito, o tempo, o custo, a qualidade, todas essas áreas, e os recursos humanos. Mas também havia cursos de criatividade, liderança e inovação. Foi aí que tive aulas sobre como conduzir uma reunião de brainstorming e como ganhar confiança para falar em público.

Ajudou-me imenso… Isso e algumas outras apresentações… a ganhar confiança para falar em público, a aprender a ler uma sala e a trabalhar com diferentes tipos de pessoas. Também trabalhavam bastante as competências interpessoais, para nos ajudarem a ter sucesso, o que considero ter sido um dos aspetos mais interessantes do programa, porque pude fazê-lo a tempo inteiro durante oito meses.

Ben Aston:

Excelente. Também estou curioso… não são muitas as pessoas que, nesta fase da carreira, tenham trabalhado tanto do lado do cliente como do lado da agência. Obviamente, estás a trabalhar agora do lado da agência, por isso tens de ter cuidado com o que dizes sobre isso. Quais dirias que são as diferenças enquanto gestora de projetos digitais? Porque acabaste por ficar do lado da agência em vez do lado do cliente?

Mackenzie Dysart:

Acho que há muitas semelhanças que as pessoas nem sempre veem e depois há as diferenças. Uma coisa que diria sobre trabalhar do lado do cliente é que, de alguma forma, continuamos a sentir que somos tratados como uma agência. Pelo menos onde eu estava. Continuávamos a ser o centro de serviços digitais, por isso eram diferentes áreas de negócio dentro da empresa que nos contactavam e diziam: “Precisamos disto, disto e disto.” E nós tínhamos de tratar de tudo e funcionar quase como uma agência interna.

Mas existe a monotonia de trabalhar sempre com a mesma marca. Uma das coisas que me levou de volta ao lado da agência foi precisamente ter uma mudança de ritmo, com todos os projetos diferentes, todos os clientes diferentes, as suas necessidades e os seus requisitos. Sei que pode ser um pouco caótico para algumas pessoas, mas gosto da mudança de ritmo e de manter o cérebro ativo.

Acho que a melhor forma de descrever a gestão de projetos de maneira vaga é dizer que é como trabalhar como empregado de mesa. Temos todos estes clientes diferentes cujas expectativas temos de gerir, assim como a rapidez com que recebem as coisas… Se houver atrasos, temos de definir essas expectativas. Obter os requisitos certos para começar e garantir também que pagam a fatura no final do dia. É realmente fazer malabarismos com tudo isso, e considero gratificante e desafiante, mas de uma forma positiva, saltar entre marcas diferentes, requisitos diferentes… pessoas diferentes. Mantém as coisas interessantes.

Ben Aston:

Sim. Conta-nos com que tipo de projetos estás a trabalhar neste momento?

Mackenzie Dysart:

Neste momento, estou muito concentrada em reformulações de websites, a trabalhar com alguns clientes sem fins lucrativos e também com clientes comerciais, e simplesmente… Gerimos projetos tanto para WordPress como para outro CMS chamado Kentico, e depois gerimos websites para os clientes. Também apoio alguns acordos de nível de serviço. Tenho cerca de três ou quatro clientes e depois todos os seus subprojetos.

Ben Aston:

Ótimo. És obviamente qualificada como gestora de projetos. Fizeste muitas coisas diferentes. Estou curioso: o que é que consideraste mais útil? Tens o teu PMP. Tens o teu CSM. Também tens este certificado do Sheridan College. Há muito desprezo na comunidade de gestores de projetos digitais pelas certificações, mas estou curioso, enquanto alguém que tem algumas… Muitas pessoas dizem que não têm nenhuma, por isso gostava de conhecer a tua perspetiva. Qual é o teu ponto de vista sobre o PMP, o CSM e as certificações de gestão de projetos?

Mackenzie Dysart:

Bem, trabalhei como recrutadora. É aqui que tudo se relaciona: sei e compreendo a importância das palavras-chave. Essa foi uma das principais razões para obter o meu PMP, sobretudo porque é um fator muito fácil para as pessoas usarem para o excluir. À medida que avançamos na carreira, isso torna-se menos relevante, mas, especialmente por estar a começar, queria garantir que tinha tudo o que podia para me apoiar.

O PMP é difícil, no sentido em que está realmente orientado para projetos de grande escala, como engenharia e infraestruturas de TI. Foi aí que tive mais dificuldades, sobretudo porque tive de escrever… A formação que fiz no meu certificado de pós-graduação foi muito útil para me preparar para o PMP. Dá-nos toda a formação necessária. Ensina-nos, segundo o manual, o que devemos saber e como devemos pensar.

Mas o interessante do PMP é que não nos deixam fazer o exame até termos um determinado número de horas… penso que equivale a dois ou três anos de experiência, antes de podermos fazer o exame. Acabamos por desfazer toda a nossa forma de pensar sobre como deveríamos fazê-lo, em comparação com a forma como o faríamos agora.

É um pouco difícil, porque há muita coisa com que é difícil relacionarmo-nos enquanto gestores de projetos digitais quando fazemos o PMP. Mas tem algumas bases sólidas sobre como gerir alterações, expansão do âmbito, orçamento… Os relatórios de valor agregado são bastante úteis. Sei que agora gostamos de utilizar gráficos de burndown com projetos ágeis, mas um bom relatório de valor agregado continua a ser muito útil para mostrar até onde estamos a chegar.

Acho que tem valor, especialmente quando estamos a começar. Não faz mal tê-lo. Se já tivermos experiência em gestão de projetos, não creio que seja necessário, mas é definitivamente um excelente ponto de partida para alguém que está a iniciar a carreira de gestão de projetos ou a pensar fazê-lo. É uma boa forma de compreender como é essa realidade.

Quanto ao Scrum Master Certificado, acho que é uma questão difícil, porque, realisticamente, essa certificação serve apenas para garantir que somos humanos. Foi um curso de dois dias em que trabalhámos sobretudo as competências interpessoais. Estas competências são muito importantes, por isso acho que tem valor, mas foi um dos exames mais fáceis que já fiz, porque tinha apenas 30 perguntas.

Ben Aston:

Sei que podemos repeti-lo três vezes.

Mackenzie Dysart:

Sim, e tenho quase a certeza de que também podemos pesquisar as respostas no Google. É mais uma questão de aprender as competências interpessoais e praticar. É aí que penso que, se fizermos algum tipo de curso de liderança ou facilitação, podemos compensar isso. Mas, mais uma vez, ter certificações ajuda a diferenciarmo-nos de outras pessoas se estivermos à procura de emprego, a tentar encontrar uma nova posição, especialmente se estivermos a sair da nossa rede habitual. Por exemplo, se mudarmos de localidade ou simplesmente sairmos da nossa rede mais próxima e não tivermos necessariamente contactos. Ter essas letras depois do nome ajuda bastante a distinguir-nos de todos os outros.

Ben Aston:

Sim, sim. Acho que concordo. Principalmente em relação ao Scrum Master Certificado, que fiz. Para mim, pareceu um pouco uma forma de ganhar dinheiro, em que basicamente… Sim, bastava aparecer e passar. Já no PMP, é mesmo preciso aprender coisas.

O que é confuso no PMP é que nos dão estas perguntas de escolha múltipla, e todas parecem coisas razoáveis para fazer, mas existe uma sequência específica que o PMP diz que devemos… ou o PMBOK diz: “Está bem. Faça isto, depois aquilo e depois aquilo.” Eventualmente fazemos tudo, mas querem que digamos que o fazemos numa ordem muito específica.

Mackenzie Dysart:

Sim, e depois… Mas essas são as 25 perguntas fictícias que não sabemos que não contam. Há 25 perguntas, das 200, que não contam porque são perguntas de teste que estão a tentar avaliar para poderem acrescentá-las a exames em anos posteriores. No meu exame havia uma em que… Como é uma organização internacional, certo? Por vezes traduzem tudo de outras línguas para inglês.

Ben Aston:

Certo.

Mackenzie Dysart:

Havia uma palavra que alterava completamente o significado da pergunta e não havia respostas corretas a menos que eu alterasse essa palavra; depois havia uma resposta correta. Pensei: “Hum. Vou fazer esta suposição e também esperar que esta não seja uma pergunta real que esteja a ser avaliada.”

Mas, para o CSM, escolhi simplesmente o que era menos caro e que ainda incluía pequeno-almoço e almoço.

Ben Aston:

Sim, isso é bom. Eu não tive pequeno-almoço nem almoço com o meu, por isso ficaste a ganhar.

Mackenzie Dysart:

Sim.

Ben Aston:

Sim, por cerca de 1.000 dólares… Pagaste cerca de 1.000 dólares, incluindo pequeno-almoço e almoço?

Mackenzie Dysart:

Sim, penso que foram 1.100 dólares… sim.

Ben Aston:

Bem, e com pequeno-almoço e almoço. Nada mau.

Mackenzie Dysart:

Sim. Pesquisei. Tinha requisitos. Os meus requisitos não eram muito exigentes.

Ben Aston:

Isso é bom. Pergunto sempre às pessoas o que… Encontraste recentemente alguma coisa que esteja a tornar a tua vida de gestora de projetos mais fantástica? Alguma ferramenta, tecnologia ou algo que te esteja a entusiasmar neste momento?

Mackenzie Dysart:

Neste momento, internamente, na ECA, estamos a identificar uma nova ferramenta de gestão de projetos. Ainda não diria que encontrei uma ferramenta, mas estamos a tentar identificar uma nova ferramenta de gestão de projetos, por isso tenho feito demonstrações de todas estas soluções e tentado perceber o que funciona melhor. Do que gosto? Do que não gosto? Isso tem ocupado grande parte da minha atenção. Mas é muito interessante ver como diferentes empresas criaram ferramentas que fazem a mesma coisa, mas de formas ligeiramente diferentes.

Ben Aston:

Então, quais estão na tua lista curta neste momento?

Mackenzie Dysart:

Acho que… a que demonstrámos na semana passada foi a 10,000 Feet. Depois, não me lembro qual é a próxima. Sou muito má a indicar nomes de ferramentas, mas não me lembro.

Ben Aston:

Estás a analisar mais a gestão de recursos, o registo de tempo e coisas desse género? Está bem.

Mackenzie Dysart:

Sim, partimos do princípio, ou chegámos à decisão que penso que toda a gente toma, de que, do ponto de vista da emissão de pedidos e do desenvolvimento, não há como evitar ter um sistema apenas para isso. Vamos continuar a utilizar o Jira. Depois estamos a tentar encontrar um sistema para reunir tudo o resto, porque atualmente o planeamento da gestão de projetos, a alocação de recursos e o registo de tempo estão todos em ferramentas diferentes. Consolidá-los seria uma mudança muito positiva para nós.

Ben Aston:

Sim, há muitas ferramentas boas por aí, por isso… Imagino que provavelmente já tenhas analisado-

Mackenzie Dysart:

Sim…

Ben Aston:

Sim. Há o Resource Guru, o Hub Planner e o Float. Também são boas opções.

Mackenzie Dysart:

Sim.

Ben Aston:

Muito bem. Vamos avançar para falar sobre o teu artigo. Lembro-me de que, provavelmente, a minha memória mais traumatizante foi uma vez em que fui de férias e pensei que tinha feito uma passagem muito boa com o meu gestor de contas. Achei que lhe tinha dado notas de passagem muito claras. Sentia-me bem com isso, e ele disse: “Não te preocupes. Eu trato disto.” Éramos bons amigos. O homem chama-se Paul Finch. Continuamos a ser bons amigos.

Mas, de alguma forma, quando regressei das férias, não só o projeto não tinha avançado, como tinha realmente recuado. Tinha recuado mais de três… penso que estive ausente durante três semanas e o projeto tinha voltado ao início do projeto, quando deveríamos estar no final. Isto pode fazer-te sentir bem, por saberes que as tuas passagens de projeto nunca foram assim tão más, ou assustar-te ao ponto de nunca mais quereres tirar férias.

Mas estamos na época das festas, ou das férias. Estamos a aproximar-nos do Natal e, na verdade, acho que esta é uma das alturas mais difíceis do ano para fazer passagens, porque muitas vezes não há ninguém a quem passar o projeto. Toda a gente vai embora. Mas vamos fingir que é uma situação normal, em que existe alguém a quem passar os projetos. No teu artigo, falas sobre fazer uma passagem de projeto e sobre utilizar diferentes modelos.

Estou curioso… Explica-nos estes diferentes modelos que utilizarias, porque acho que o mais importante que estamos a tentar fazer ao passar um projeto é garantir que a outra pessoa compreende realmente o estado atual e onde estamos a tentar chegar, além de gerir todas as expectativas e todo o conhecimento que temos enquanto estamos ausentes. Mas, obviamente, temos imensa informação na cabeça. Explica-nos como geres o processo de não dar demasiada informação a alguém, mas dar-lhe o suficiente.

Mackenzie Dysart:

Acho que depende realmente da organização onde trabalhamos. Já tive de fazer passagens muito, muito detalhadas, em que, por vezes, a passagem dava mais trabalho do que as minhas férias… ou seja, não compensava ir de férias. O que não é ideal. Acho que tudo se resume a encontrar esse equilíbrio e compreender quanto conhecimento as pessoas já têm.

Normalmente sei o que está a acontecer nos projetos das outras pessoas, porque falamos muito sobre eles enquanto equipa de gestores de projetos, e acho que isso é muito útil. É aí que a partilha regular enquanto equipa ajuda a reduzir parte desse risco, porque já sei quais são os projetos que estão a correr bem e quais não estão, nas outras equipas.

Depois, quando escolhemos alguém para substituir-nos no projeto, podemos escolher a pessoa que tem mais tempo disponível ou que tem projetos mais fáceis e menos stressantes a seu cargo, se possível. Também é útil ter alguém que tenha estado envolvido, que já tenha trabalhado com o cliente ou que tenha algum conhecimento prévio. Isso ajuda sempre muito ao escolher alguém para substituir-nos.

Quanto ao modelo, depende realmente dos sistemas internos. Prefiro um nível mais elevado… disponibilizei dois modelos que podem ser consultados através do thedigitalprojectmanager.com. Um é basicamente uma folha de cálculo do Google e é muito bom para mostrar vários projetos ao mesmo tempo, em termos gerais: o que está a acontecer, qual é o intervalo do orçamento, qual é o estado, em que fase estamos, quais são as próximas entregas principais e quaisquer outras notas necessárias. Considero-o bastante útil, especialmente para projetos de manutenção ou projetos que não sejam demasiado intensos.

Também é muito útil quando não vamos estar ausentes durante muito tempo, como três semanas. Se só estivermos ausentes uma semana, é algo como: “Está bem, na segunda-feira temos o ponto de situação. Na quarta-feira vão esperar isto e, na sexta-feira, envia um resumo do final da semana; é tudo o que precisa de acontecer.” Ou: “Estas são as coisas que esperam concluir e este é o orçamento que tens para trabalhar durante a semana.”

Quando temos um projeto mais detalhado e complexo, estamos ausentes durante algum tempo e é necessária muito mais informação de contexto, existe uma versão mais detalhada num documento do Google. É aí que explico quem é o contacto principal, qual é a melhor forma de o contactar, onde estão todos os ficheiros do projeto… Acho que uma das chaves é permitir que qualquer pessoa encontre a documentação ou qualquer outra coisa de que precise no projeto durante a nossa ausência. Ter tudo num só lugar e organizado é ótimo, mas também é preciso conseguir encontrá-lo.

Também é importante incluir informações essenciais sobre como comunicar com o cliente. Talvez alguém prefira chamadas telefónicas em vez de mensagens de correio eletrónico ou tópicos no Basecamp. A melhor forma de lidar com o cliente, com o projeto ou com um recurso pode ficar documentada nesse local. Mais uma vez, digo no meu artigo: “Não sobrecarregues as pessoas. Não lhes passes a tua bagagem.” Também é muito importante dar-lhes apenas o que precisam de saber, mas fornecer tantos detalhes quantos necessitam para ter sucesso.

Escreve por pontos. Os pontos são mais fáceis. Não escrevas uma história, porque ninguém a vai ler. Certifica-te de que tudo está em pontos e frases curtas, para que consigam encontrar a informação de que precisam. Se ela não estiver toda ali, poderão encontrá-la noutro documento necessário, em qualquer local onde esteja armazenada a documentação de gestão do projeto.

Ben Aston:

Acho que uma das coisas importantes é que recentemente estive do lado de quem recebeu uma passagem de projeto. Penso que o próprio processo da passagem também é bastante importante, porque uma coisa é escrever as notas. Na nossa mente, enquanto pessoa que escreve as notas de passagem, estamos entusiasmados por ir de férias. Provavelmente não reservámos tempo suficiente para concluir as notas. A minha experiência mais recente foi: “Oh, não tivemos realmente tempo suficiente para falar disto como deve ser e agora vais embora.” Explica-nos o teu processo de boas práticas para… Uma coisa é criar documentação e tentar escrever tudo. Mas o processo não termina aí, pois não?

Mackenzie Dysart:

Não. É muito importante planear com antecedência. Não é como se não soubéssemos que vamos de férias. Sei que elas nos apanham de surpresa. Por alguma razão, enquanto gestores de projetos, conseguimos planear muitas coisas, mas planear a nossa ausência do escritório é, por alguma razão, a coisa mais assustadora do mundo. Mas planeia com antecedência. Sabes que vais estar fora do escritório daqui a um mês. Começa a falar sobre quem vai assegurar a cobertura.

Quando souberes quem vai substituir-te, digo que deves fazer a reunião inicial de integração pelo menos uma semana antes, se não mais cedo, se conseguires. Explica-lhe o contexto e coloca essa pessoa em cópia nas comunicações que ocorrerem a partir daí. Convida-a para as reuniões de ponto de situação, se quiser. Dá-lhe simplesmente a oportunidade de se atualizar ou ver como o projeto funciona antes de partires, para que possa perguntar: “Porque é que isto aconteceu?” ou “É assim que fazem isto sempre? Ou é um caso especial? É algo com que eu tenha de me preocupar enquanto estiveres de férias?” Tudo o que lhe dê a oportunidade de se integrar gradualmente, em vez de simplesmente: “Aqui tens isto, vou-me embora durante alguns dias e depois volto.”

Acho que uma das coisas importantes é esse processo gradual, dar-lhe contexto e estar disponível para responder às perguntas. Uma reunião de transição do projeto no dia anterior à partida não vai ajudar ninguém, porque a pessoa não terá tempo para absorver a informação e perceber se tem perguntas. Isso não vai surgir numa reunião de meia hora. Pode ter algumas perguntas, mas as que serão realmente difíceis de responder só vão surgir depois de ter tempo para pensar. Acho que isso é uma das coisas importantes.

Mais uma etapa importante, como disse, é adicioná-la cedo às reuniões, o que é ótimo, mas também garantir que terá acesso às reuniões enquanto estivermos ausentes… Não apenas ser convidada, mas poder organizá-las. Acho que esta é uma das maiores falhas… e também sou totalmente culpada disso… simplesmente ter a reunião semanal de ponto de situação. Mas, de repente, ela já não está no link de participação dessa pessoa, na reunião Zoom ou no Google Hangout. Está agora no meu e ela não consegue aceder. Por isso, garantir que tudo está atualizado para o período da ausência e planear com antecedência é muito, muito importante.

Também sou uma grande defensora de dizer ao cliente que vou de férias e ser honesta sobre isso. Acho que é importante. Permite-lhe estar preparado, porque, na pior das hipóteses, vai dizer: “Ah, não vais estar no escritório. Vamos tentar conter algumas coisas.” Ou: “Não vamos deixar que aconteça nada de importante.” Depois sobrecarregam-nos na semana anterior à partida, mas pelo menos as coisas grandes e difíceis… geralmente, tentam trabalhar connosco para garantir que a carga é mais leve para todos enquanto não estamos no escritório.

Ben Aston:

Sim. Acho que o pior é fazer tudo às escondidas, quando pensamos: “Sei que o cliente vai odiar isto, por isso não lhe vou dizer.” Ou simplesmente esperar que não repare. Depois, enquanto pessoa que assume o projeto, o cliente diz: “O quê? O que se passa… Onde está o meu gestor de projetos e porque é que não sabes nada?”

Mackenzie Dysart:

Nunca me vou esquecer de que, quando estava do lado do cliente, trabalhávamos com uma agência e o gestor de projetos simplesmente deixou de responder às minhas mensagens de correio eletrónico. Mas também não tinha uma resposta automática de ausência. Não sei se o que aconteceu foi a resposta automática ter sido configurada… Sabes como, por vezes, podemos configurá-la apenas para os funcionários internos e não para toda a gente?

Ben Aston:

Sim, claro.

Mackenzie Dysart:

Acho que pode ter sido isso. Mas, a certa altura, passaram-se quase duas semanas sem resposta. Estávamos à espera de uma entrega e, de repente, pensei: “Está bem. Vou enviar uma mensagem a todas as outras pessoas com quem alguma vez falei nesta empresa até alguém me responder.” E disseram: “Ah, sim. Ela está de férias.” Pensei: “Teria sido bom saber isso.” Comunica em excesso. Partilha. Ninguém vai ficar zangado contigo por tirares férias. Se tens uma boa relação com o cliente, ele vai ficar tão feliz por ti como tu.

Ben Aston:

Sim. Acho que sim. Penso que grande parte disto se resume a uma boa comunicação, certo? Porque o que estamos a dizer é que, quando escrevemos as notas de passagem, não estamos apenas a escrevê-las, mas há… a comunicação é uma troca, garantindo que a pessoa a quem estamos a passar o projeto compreende o que lhe está a ser pedido e o que é esperado.

Acho que é aí que as coisas falham muitas vezes: pensamos que escrevemos boas notas de passagem e elas fazem sentido para nós, mas isso acontece porque temos todo este conhecimento de contexto e compreendemos o panorama geral. Garantir que a pessoa entende é, para mim, o componente crítico de uma passagem de projeto que funciona. Mas-

Mackenzie Dysart:

Sim. Especialmente coisas como os pontos de comunicação, em que o cliente vai esperar uma agenda num determinado dia e as notas da reunião têm de ser publicadas de determinada forma. Qualquer que seja o processo habitual, que damos como adquirido porque o fazemos constantemente, sentarmo-nos e escrever “É assim que faço as coisas” é muito útil para a pessoa que nos substitui.

Ben Aston:

Mas, sendo honesta, trabalhas mesmo durante as férias, Mackenzie?

Mackenzie Dysart:

Uma vez tive de utilizar um computador para reencaminhar um ficheiro, o que foi culpa minha por não ter acesso a alguma coisa… ou por não ter dado acesso a alguém. Mas, de resto, sou bastante rigorosa. A única coisa que admito fazer é verificar… analisar as minhas mensagens de correio eletrónico à medida que chegam. Mais para facilitar a minha vida quando regressar, para que nada me surpreenda.

Mas não respondo às mensagens. Sou bastante firme quanto ao facto de estar ausente por uma razão. Também costumo fazer questão de sair do país e de ir para fora de zonas com Wi-Fi, para que não me possam contactar de qualquer forma.

Ben Aston:

Sim, é uma boa dica. Eu diria sempre que uma ótima dica para quando se vai de férias é dizer: “Sim, não me parece que haja internet. Não acho que vá ter ligação à internet.” Na verdade, no Canadá, podemos dizê-lo com bastante confiança. É perfeitamente credível que possamos ir para algum lugar sem sinal e sem Wi-Fi. Essa é uma das grandes coisas do Canadá. Ainda não há muitos lugares no mundo onde isso seja possível. Venham para o Canadá se quiserem férias sem ligação à internet.

Mackenzie Dysart:

Se fores para a costa leste, a certa altura perdes até o acesso aos dados móveis. É ótimo. Viva as telecomunicações canadianas.

Ben Aston:

Sim. Ótimo. Acho que, no fundo, grande parte disto também tem a ver com uma boa documentação do projeto, certo?

Mackenzie Dysart:

Hum-hum (afirmativo).

Ben Aston:

Porque acho que, se partirmos e, como disseste, planearmos as férias com bastante antecedência, parte disso é começar a documentação cedo. Mas, se a nossa documentação estiver toda atualizada e se tivermos… Se a linha temporal do projeto estiver atualizada, o acompanhamento do orçamento estiver atualizado e os requisitos estiverem bem definidos, então… se tudo estiver lá, assumir um projeto de outra pessoa não é assim tão difícil. É quando as coisas não estão bem definidas e tudo está na nossa cabeça que se torna muito mais difícil para alguém gerir enquanto estamos ausentes.

Acho que essa tem sido a minha… É ótimo que sejas firme ao dizer: “Não vou responder a nada enquanto estiver de férias.” A minha experiência, para ser honesto, é que costumo ter muita informação na cabeça, por isso é muito difícil para alguém assumir o projeto. Depois fico a pensar… quando estás a acompanhar a cadeia de mensagens e pensas: “Esta pessoa não está mesmo a compreender. Precisas de intervir aqui, ou vou ter um desastre para resolver quando regressar.” Mas acho que, para mim, a chave é ter uma documentação de projeto realmente boa para preparar-te a ti e à tua equipa para o sucesso enquanto estás ausente.

Mackenzie Dysart:

Sim, e essa é a questão. Também afeta a equipa, certo? Ninguém quer ficar desamparado. Eu diria que já estive numa situação em que passei um projeto e a passagem foi fraca, ou em que me passaram um projeto e não me deram informação suficiente. Falo mais sobre isso no meu artigo, numa história mais infernal, se quisermos, sobre como as coisas podem correr terrivelmente mal.

Mas, há algumas semanas, substituí uma gestora de projetos daqui que tinha partido durante um mês para o casamento e a lua de mel, e tudo mais, e foi… O próprio cliente disse que a transição tinha sido perfeita, porque eu compreendi muito bem qual era o processo. Era bastante semelhante ao de outro cliente que temos, por isso foi muito fácil gerir. Mas consegui intervir porque sabia quais eram os pontos de contacto essenciais.

Mesmo que não tivesse o contexto necessário sobre o motivo pelo qual algumas decisões tinham sido tomadas, a equipa tinha-o e conseguiu preencher essas lacunas, porque eu podia contactá-la. Mais uma vez, sabiam que a gestora de projetos ia de férias, por isso sabiam que teriam de preencher algumas lacunas. Mas foi uma transição muito simples porque eu sabia quais eram esses pontos essenciais…

É realmente muito uma questão de comunicação. Já o disseste várias vezes. Eu também. É realmente uma questão desses pontos essenciais de comunicação: “É neste momento que esperam estas atualizações. É assim que estas decisões devem ser tomadas e é aqui que deve ser colocada toda a informação.” Foi uma transição bastante simples. As boas transições acontecem. É isso que estou a tentar mostrar no artigo: “É uma coisa. É real. Não é um unicórnio. É possível. Só têm de trabalhar todos em conjunto.”

Ben Aston:

Sim. Excelente. Mackenzie, muito obrigado por te juntares a nós. Foi ótimo ter-te connosco.

Mackenzie Dysart:

Muito obrigada. Foi maravilhoso.

Ben Aston:

Se quiseres ir de férias, escreve boas notas de passagem. Mas, se quiseres contribuir para esta conversa, se tiveres histórias de terror para partilhar sobre passagens, ou talvez estejas a meio de uma agora, comenta o artigo ou visita a secção de recursos do thedigitalprojectmanager.com para aderires à nossa equipa no Slack, onde encontrarás todo o tipo de conversas interessantes. Mas, até à próxima, obrigado por nos ouvires.