Para que serve um gráfico de Gantt? Os 4 principais casos de utilização

As tarefas são representadas como barras e cada barra é codificada por cores para indicar o seu estado (por exemplo, não iniciada, em curso ou concluída). Os gráficos de Gantt também incluem normalmente uma linha temporal que mostra quando cada tarefa está programada para começar e terminar, juntamente com quaisquer dependências importantes entre tarefas.

Os gráficos de Gantt também podem mostrar os recursos necessários para cada tarefa ou projeto ao longo do tempo e combinam bem com calendários de recursos, que permitem garantir que as tarefas têm os recursos humanos necessários e serão executadas atempadamente. 

4 principais casos de utilização dos gráficos de Gantt

Os gráficos de Gantt são utilizados para criar diagramas de planeamento de recursos, acompanhar prazos e ver o que precisa de ser feito e quem é responsável por fazê-lo.

Eis quatro casos de utilização importantes dos gráficos de Gantt na gestão de projetos:

1. Planeamento de tarefas: mostra o que precisa de ser feito e quando
2. Planeamento de pessoal: mostra quem precisa de fazer o quê e quando
3. Planeamento de recursos físicos: mostra que itens ou espaços físicos são necessários e quando
4. Acompanhamento dos prazos do projeto: mostra o que será feito e quando

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1. Planeamento de tarefas

A utilização mais comum dos gráficos de Gantt é o planeamento de tarefas de natureza sequencial. Ajudam a visualizar que tarefas precisam de ser realizadas e quanto tempo cada uma demorará, bem como a linha temporal geral e os prazos.

Os gráficos de Gantt também mantêm todas estas informações num só lugar, para consulta dos membros da equipa enquanto colaboram entre si. É melhor mantê-las na ferramenta de gestão de projetos que está a utilizar, pois será fácil para todos os membros da equipa acederem-lhes.

Uma nota sobre o caminho crítico

Na gestão de projetos, o caminho crítico é a sequência de tarefas essenciais para a conclusão de um projeto. Se alguma destas tarefas sofrer atrasos, isso afetará o prazo de todo o projeto.

 

A maioria das ferramentas de gráficos de Gantt identificará o caminho crítico do seu projeto com base nas dependências.

Passos para planear tarefas com um gráfico de Gantt

• Reúna as informações necessárias para desenvolver o gráfico de Gantt. Isto inclui uma lista de tarefas, juntamente com as datas de início e de conclusão estimadas.
• Determine quanto tempo demorará a concluir cada tarefa, utilizando dados ou estimativas baseadas na experiência com projetos semelhantes. 
• Crie o seu gráfico de Gantt. Pode começar em papel para fazer alterações rapidamente e, depois, passar para uma ferramenta quando o plano estiver definido.
• Atribua um membro da equipa a cada tarefa. Os gráficos de Gantt são mais eficazes quando todos os membros do projeto têm responsabilidades específicas e conseguem ver claramente de que trabalho são responsáveis e como este afeta as outras tarefas do projeto.
• Partilhe o gráfico de Gantt com a sua equipa e torne-o um elemento essencial do trabalho do projeto. Desta forma, as datas de início e de conclusão planeadas para cada tarefa e membro ficam visíveis para todo o grupo. Os gráficos de Gantt devem ser atualizados semanalmente, para que possa acompanhar o progresso e fazer ajustes, se necessário. 

Author's Tip

Se não pretende utilizar software, consulte este modelo de gráfico de Gantt. Não é tão rápido como uma ferramenta de gráficos de Gantt, mas ainda assim permitir-lhe-á poupar algum tempo.

2. Planeamento de recursos humanos

Os gráficos de Gantt são excelentes para planear os recursos humanos, uma vez que permitem acompanhar a alocação de recursos e os horários dos membros da equipa ao longo do projeto. São especialmente úteis quando um projeto envolve tarefas sobrepostas ou quando existem vários projetos que requerem a atenção da mesma pessoa.

Os gráficos de Gantt ajudam no planeamento a curto prazo, na alocação de tarefas e no planeamento a longo prazo, bem como a identificar quando existem demasiadas tarefas a decorrer em simultâneo. Se as coisas estiverem atrasadas em relação ao planeamento, isso é um sinal de que precisa de mais assistência ou de que são necessários ajustes ao planeamento.

Passos para o planeamento dos recursos humanos

1. Identifique as tarefas, a sua sequência e quaisquer dependências. Identifique o caminho crítico e quaisquer outros requisitos inegociáveis.
2. Decida quais os recursos humanos mais adequados para o seu projeto, com base nos conjuntos de competências ou na alocação de tarefas. Os membros da equipa só devem ser alocados a tarefas que correspondam às suas competências. Se não tiver a certeza de quem é bom no quê, pergunte! Uma abordagem colaborativa funciona melhor ao atribuir tarefas. 
3. Crie e publique o gráfico de Gantt com os detalhes da alocação dos recursos humanos. Considere utilizar um calendário de recursos para minimizar a sobrecarga dos membros individuais da equipa do projeto. 
4. Atualize o seu gráfico semanalmente. Dê acesso a todos os membros da equipa para garantir que compreendem o caminho crítico, o calendário do projeto, a data de início e a data de fim. Certifique-se de que a equipa sabe com quem deve contactar caso detete problemas no plano ou precise de alterar o seu trabalho.

Muitas ferramentas de software permitem alocar tarefas diretamente a indivíduos ou equipas na própria ferramenta. Por exemplo, o TeamGantt permite gerir os recursos diretamente na ferramenta através de um gráfico de Gantt integrado. 

3. Planeamento dos recursos físicos

Os gráficos de Gantt também são excelentes para planear e alocar recursos, e podem ajudar a identificar quando existe demasiado ou pouco de um determinado recurso físico.

Acompanhar os recursos físicos num calendário de recursos também é útil neste caso. Isto pode ajudar a evitar conflitos na utilização de salas de reunião, o uso excessivo de licenças de software e outros conflitos do projeto.

De um modo geral, os recursos físicos dividem-se em duas categorias:

1. Equipamento (por exemplo, computadores, software, licenças de software limitadas ou ferramentas especializadas)
2. Instalações (por exemplo, edifícios, salas de reunião, quartos de hotel)

Passos para o planeamento dos recursos físicos

1. Identifique os recursos disponíveis: por exemplo, número de quartos de hotel
2. Identifique quaisquer detalhes importantes sobre os recursos: por exemplo, 1 cama, 2 camas ou 3 camas num quarto
3. Identifique o estado operacional dos recursos: por exemplo, a eletricidade não funciona no quarto 3 (não deve estar disponível para reserva), o quarto 5 precisa de ter as alcatifas limpas (o trabalho será feito esta semana)
4. Reúna os detalhes das reservas existentes dos recursos físicos: por exemplo, reservas feitas anteriormente que limitarão novas reservas
5. Adicione ao gráfico as reservas dos recursos de que necessita. Verifique se consegue realmente obter os recursos físicos de que precisa quando precisa deles. Se já estiverem reservados, prepare-se para fazer ajustes.

4. Acompanhamento dos prazos do projeto

Também pode utilizar um gráfico de Gantt para registar as datas-limite das tarefas, os marcos e as datas-limite do projeto.

• Datas-limite das tarefas: são os prazos que você e a sua equipa têm de cumprir para cada tarefa individual.
• Marcos: são indicadores significativos que mostram que o progresso do seu projeto está a decorrer conforme o planeado.
• Datas-limite do projeto: são as datas que indicam quando o seu projeto estará concluído.

Como podem ajudar a identificar o caminho crítico, os gráficos de Gantt são uma excelente forma de planear a duração das tarefas. Esta pode ser uma informação útil para decidir o que deve ter prioridade e para mapear dependências ou outras possíveis causas de atraso.

Author's Tip

Todos os prazos do seu projeto devem ser definidos e acordados durante a fase de planeamento do seu projeto. À medida que as coisas mudam, o gráfico de Gantt deve ser atualizado com base nos resultados reais, para permitir ajustar as expectativas com base nos resultados reais. Lembre-se: a comunicação é fundamental!

Passos para planear os prazos do projeto

1. Determine o âmbito do seu projeto e os requisitos fundamentais junto das partes interessadas. Obtenha o compromisso das partes interessadas relativamente ao âmbito do projeto. 
2. Divida as tarefas grandes em atividades mais pequenas.
3. Planeie as atividades do projeto por uma ordem lógica e registe quaisquer dependências importantes entre tarefas.
4. Estime as datas de início e de conclusão de cada tarefa, tendo em conta as dependências (as ferramentas de software são excelentes para isto).
5. Estime os recursos necessários para concluir cada tarefa. A alocação de recursos pode ser feita ao nível da equipa ou do indivíduo. Utilize um calendário de recursos para garantir que estes estão efetivamente disponíveis para executar as suas tarefas. Faça os ajustes necessários.
6. Estime quanto tempo será necessário para concluir cada atividade do projeto, tarefa e o projeto como um todo. Atualize conforme necessário e certifique-se de que mantém todas as equipas e partes interessadas envolvidas.
7. Reúna todas as informações no seu gráfico de Gantt e partilhe-o amplamente. Apresente o gráfico à equipa do projeto e às partes interessadas, para que possam visualizar o que está a acontecer, quando e por quem será concluído. Mantenha o gráfico de Gantt atualizado, para que todos tenham uma visão clara do que está a acontecer. 

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