O que são ferramentas EPM? Definição + 10 melhores opções
Quer seja um gestor de projetos sénior que está a criar uma capacidade de gestão de projetos numa agência digital em crescimento, quer seja um fundador ambicioso à procura de expandir as suas práticas, o software de gestão de projetos empresariais pode ser o seu melhor aliado quando se trata de gerir projetos complexos e equipas multifuncionais.
As ferramentas de gestão de projetos empresariais são versões mais robustas das ferramentas de gestão de projetos que conhece e adora, permitindo aos utilizadores acompanhar o progresso da sua equipa, partilhar documentos, enviar notificações, atribuir tarefas e fazer muito mais!
Aqui, abordarei alguns dos casos de utilização, funcionalidades principais e benefícios que os gestores de projetos empresariais podem esperar quando se trata de ferramentas de gestão de projetos empresariais e fornecerei uma lista das melhores ferramentas disponíveis no mercado.
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O que é uma ferramenta de gestão de projetos empresariais?
As ferramentas de gestão de projetos empresariais agregam informações de várias equipas para apresentar uma visão unificada do panorama dos projetos na sua organização.
Quando se trata de uma empresa pequena, pode recorrer ao passa-palavra ou a um simples gestor de tarefas para se manter a par do trabalho de todos. À medida que a sua organização cresce, acaba por chegar a um ponto de viragem em que já não sabe o que os outros estão a fazer apenas por osmose. É aqui que o software de gestão de projetos empresariais se torna útil.
O software de gestão de projetos empresariais foi concebido para ser utilizado por grandes organizações empresariais em projetos mais complexos. Além disso, estes projetos decorrem frequentemente durante longos períodos de tempo, têm orçamentos maiores e envolvem mais membros da equipa do projeto e partes interessadas.
Saiba mais sobre as diferentes ferramentas utilizadas pelas empresas aqui.
Casos de utilização de ferramentas de gestão de projetos empresariais
Uma ferramenta de gestão de projetos empresariais é mais adequada para projetos grandes e complexos. Consequentemente, se o seu projeto não exigir que diferentes equipas comuniquem e colaborem num único local, poderá ser melhor utilizar software de gestão de projetos adaptado a gestores de projetos individuais. Isto aplica-se especialmente a pequenas empresas com tarefas simples.
No entanto, se tiver uma tarefa de âmbito empresarial para acompanhar, uma ferramenta de gestão de projetos empresariais é uma solução ideal de gestão de projetos. Exemplos deste tipo de tarefas incluem projetos para clientes, como lançamentos de websites, projetos de desenvolvimento de software ou campanhas de marketing digital, ou esforços de transformação interna, como alterações organizacionais na sequência de uma fusão ou aquisição.
Se a sua organização não precisar de uma ferramenta EPM neste momento, mas tiver planos de crescimento, poderá ainda assim valer a pena selecionar e configurar uma ferramenta antecipadamente, para ter tempo de aperfeiçoar a sua solução EPM preferida antes de esta ser realmente necessária.
Também deverá certificar-se de que a ferramenta selecionada funciona com o seu modelo existente de gestão de projetos empresariais.
Para que são utilizadas as ferramentas de gestão de projetos empresariais?
As ferramentas de gestão de projetos empresariais partilham muitos casos de utilização com outros tipos de software de gestão de projetos, mas numa escala muito maior. Eis alguns casos de utilização específicos que exigem uma solução empresarial.
Acompanhar o progresso dos projetos em várias áreas
Alguns projetos incluem partes interessadas de vários níveis de uma organização, desde gestores de projetos e executivos até funcionários da linha da frente. Por exemplo, um esforço de migração de software exige trabalho de desenvolvimento, coordenação da gestão do projeto e comunicações internas ao nível executivo, o que significa que várias equipas estarão envolvidas no processo.
A utilização de tipos específicos de ferramentas EPM, como um software de acompanhamento de projetos, é especialmente importante em empresas maiores, onde os membros das equipas estão espalhados por todo o mundo ou trabalham em diferentes escritórios.
Expandir para projetos de grande dimensão
A capacidade de expansão é uma das capacidades mais importantes que uma ferramenta de gestão de projetos empresariais pode proporcionar a uma organização. À medida que uma agência conquista novos clientes, a gestão de projetos torna-se cada vez mais importante para gerir um portefólio em crescimento.
Colaboração
Independentemente da dimensão da equipa, uma colaboração eficaz e eficiente é fundamental. Os gestores de projetos e os restantes membros da equipa devem conseguir comunicar em tempo real.
As ferramentas de gestão de projetos empresariais permitem partilhar documentos dentro das equipas e entre equipas. Os gestores de projetos também podem enviar tarefas ou notificações através da ferramenta de gestão de projetos empresariais, em vez de as enviarem individualmente a cada membro da equipa.
Além disso, as ferramentas de colaboração empresarial permitem a colaboração entre diferentes áreas funcionais. Por isso, se tiver um sistema empresarial de gestão de projetos implementado na sua empresa, pode utilizá-lo em vários departamentos. Isto é ideal para um projeto, como o lançamento de um website, que inclua representantes de vários grupos (engenharia, marketing, gestão de produto, etc.).
Relatórios
As funcionalidades de elaboração de relatórios permitem-lhe consultar os dados do projeto de diferentes perspetivas, o que pode ser especialmente útil para gestores de projetos que precisam de apresentar o progresso de um projeto a um cliente interessado.
Tenha em conta que algumas ferramentas, como a Wrike, têm vários níveis Enterprise. Por isso, certifique-se de que o plano inclui as funcionalidades de que necessita. Para uma comparação abrangente das opções de software empresarial de gestão do trabalho, considere avaliar várias plataformas.
Precisa do plano Pinnacle da Wrike para análises avançadas, e é aí que começam a tentar vender-lhe planos superiores.
Além disso, as ferramentas empresariais de gestão de projetos com funcionalidades de elaboração de relatórios reduzem a necessidade de os gestores de projetos andarem atrás de atualizações dos membros da equipa, desde que os estados, as folhas de horas e as datas-limite sejam mantidos atualizados na ferramenta. Uma situação vantajosa para todas as pessoas envolvidas!
Orçamentação
As funcionalidades de orçamentação permitem-lhe planear os custos do projeto e consultar as despesas previstas. Isto ajuda os gestores de projetos a garantir que se mantêm dentro do orçamento, mantendo simultaneamente os objetivos do projeto no caminho certo.
O software empresarial de gestão de projetos permite-lhe utilizar facilmente painéis gerados pelo software para manter os clientes informados quando os custos possam aproximar-se do limite e/ou quando o âmbito tenha tendência para aumentar.
Maior capacidade de personalização
Dependendo do projeto, as ferramentas empresariais de gestão de projetos podem ser personalizadas. Por exemplo, poderá precisar de funcionalidades de segurança adicionais se o seu projeto exigir que os ficheiros estejam protegidos quando são carregados ou descarregados de um servidor.
Também pode personalizar as ferramentas de gestão de projetos alterando os estados e as etiquetas dos projetos. Se tiver um projeto que envolva vários departamentos, é importante saber em que ponto do processo se encontra cada projeto, para que os membros da equipa deem a devida prioridade ao seu trabalho.
Funcionalidades padrão das ferramentas empresariais de gestão de projetos
A maioria das ferramentas empresariais de gestão de projetos inclui ferramentas padrão de gestão de projetos, além de alguns extras úteis. Eis uma descrição detalhada das funcionalidades típicas das ferramentas EPM. Também pode procurar funcionalidades de IA na gestão empresarial de projetos que possam acelerar e simplificar os seus fluxos de trabalho e processos.
Funcionalidades de comunicação
A maioria das ferramentas empresariais de gestão de projetos inclui funcionalidades que lhe permitem comunicar com outros membros da equipa na aplicação ou através de integrações de terceiros.
Os métodos de comunicação na aplicação podem incluir @menções ou mensagens diretas para notificar os membros da equipa sobre tarefas futuras. Os fóruns ou painéis de discussão facilitam a comunicação entre departamentos. O Slack é uma integração de terceiros habitual que permite desenvolver as discussões na aplicação sobre vários temas relacionados com o projeto.
Uma aplicação de gestão de projetos é outra funcionalidade útil que facilita a colaboração à distância.
Funcionalidades de acompanhamento e gestão
Para além do planeamento padrão da capacidade e da gestão de recursos dos projetos, as ferramentas empresariais de gestão de projetos devem incluir as seguintes capacidades:
- Orçamentação e previsão robustas: Isto é excelente para gestores de projetos que trabalham com vários orçamentos e querem perceber de que forma cada projeto afeta o orçamento do departamento e/ou da empresa.
- Visualização de dados: Isto permite aos gestores de projetos ter conhecimento do progresso de um projeto sem terem de ler uma grande quantidade de dados sobre o projeto. O software de gestão de projetos empresariais permite visualizar o progresso de um portefólio com vários projetos.
- Monitorização avançada de indicadores-chave de desempenho: Os indicadores-chave de desempenho (KPIs) são normalmente a primeira prioridade de um gestor de projetos, pelo que a monitorização em tempo real é crucial. A maioria dos softwares de gestão de projetos empresariais permite ligar KPIs específicos de equipas ou projetos aos KPIs da empresa, de modo a avaliar o impacto de projetos individuais no desempenho da empresa.
- Consolidação financeira e capacidades de fecho: Estas funcionalidades são úteis quando os gestores de projetos pretendem obter uma visão global da empresa sobre o destino dos fundos.
- Relatórios sobre a eficácia da cadeia de abastecimento: Esta ferramenta é útil para gestores de projetos que precisam de saber quão bem está a funcionar a cadeia de abastecimento em todo o seu portefólio de projetos.
- Relatórios de gestão do capital humano: Os gestores de projetos utilizam esta funcionalidade para verificar quão bem os membros da sua equipa trabalham em conjunto e partilham informações. Também pode ajudar a identificar situações em que os membros da equipa estejam subalocados ou sobrealocados.
- Registo de tempo: A utilização das funcionalidades de software de registo de tempo é importante para os gestores de projetos que precisam de saber de que forma os prazos de projetos individuais podem ser afetados caso existam mais ou menos membros da equipa a apoiar o portefólio.
- Relatórios: As capacidades de elaboração de relatórios são cruciais para que os gestores de projetos, os responsáveis de departamento e os executivos seniores compreendam o desempenho dos projetos em toda a organização, sem terem necessariamente de analisar os detalhes de um projeto individual.
Planeamento estratégico
O planeamento estratégico ao nível empresarial proporciona aos gestores de projetos uma visão geral dos objetivos e metas dos projetos, bem como da forma como um projeto específico contribui para os objetivos da empresa. O software de gestão de projetos empresariais permite aos gestores de projetos consultar as informações dos projetos de diferentes perspetivas e tomar facilmente decisões sobre os projetos e os passos específicos que devem ser realizados em seguida, tendo em conta os fatores ambientais da empresa.
O software de gestão de projetos empresariais também pode ajudar os utilizadores a definir orientações operacionais que regem os projetos da empresa, independentemente da sua dimensão. Isto é útil quando os gestores de projetos têm de trabalhar com equipas de projeto de diferentes departamentos ou quando o projeto envolve fornecedores externos — todos podem manter-se alinhados.
Benefícios das ferramentas de gestão de projetos empresariais
O benefício mais significativo da utilização de software de gestão de projetos empresariais é o facto de ajudar a obter uma melhor compreensão do progresso dos projetos. Por sua vez, isto permite poupar tempo ao reduzir os erros causados por falhas de comunicação ou falta de organização, e permite à equipa cumprir os prazos dos projetos.
As ferramentas de gestão de projetos empresariais também:
- Melhoram a produtividade ao reduzir o tempo que os restantes membros da equipa passam em “trabalho sobre o trabalho”, aumentando assim o tempo dedicado ao trabalho para o qual foram contratados
- Reduzem o tempo gasto a recolher informações de fontes distintas para partilhar com os executivos — a ferramenta de gestão de projetos empresariais sintetiza estas informações por si
- Melhoram a definição de prioridades ao tornar visível o tempo despendido nos vários projetos
- Promovem as melhores práticas de gestão de projetos em toda a organização, ajudando a formar a próxima geração de gestores de projetos.
Melhores ferramentas de gestão de projetos empresariais
Se está à procura de uma ferramenta de gestão de projetos empresariais para a sua organização, apresentamos uma lista das melhores opções, juntamente com uma breve análise para lhe dar uma ideia dos pontos fortes de cada ferramenta.
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Em que diferem as ferramentas de gestão de projetos empresariais de outros softwares de gestão de projetos?
O software de gestão de projetos empresariais é diferente de outros softwares de gestão de projetos porque foi concebido para projetos maiores e mais complexos, que envolvem muitas pessoas e recursos e que, frequentemente, exigem a coordenação entre vários departamentos da organização.
Quando deve ser utilizada uma ferramenta de gestão de projetos empresariais em vez de outro software de gestão de projetos?
Deve utilizar uma ferramenta empresarial de gestão de projetos para gerir projetos que envolvam um orçamento elevado, vários departamentos ou muitas pessoas. O software empresarial de gestão de projetos foi concebido para este tipo de projetos e, frequentemente, inclui mais funcionalidades do que as ferramentas padrão de gestão de projetos.
A necessidade de gerir um portefólio de projetos entre departamentos é outro sinal de que precisa de ferramentas de gestão de portefólios de projetos empresariais. Nestes casos, em que as equipas de projeto estão a trabalhar em vários tipos diferentes de projetos ao mesmo tempo, ou em que o projeto envolve várias empresas com orçamentos e prazos departamentais distintos, o software empresarial de gestão de projetos é fundamental.
Em Que Aspetos São Semelhantes as Ferramentas Empresariais de Gestão de Projetos e Outras Formas de Software de Gestão de Projetos?
O software empresarial de gestão de projetos teve origem nas ferramentas padrão de gestão de projetos. Por isso, até as mais recentes ferramentas empresariais de gestão de projetos fazem lembrar as suas versões anteriores e mais simples. Eis algumas das funcionalidades que foram mantidas.
Colaboração em equipa: Partilhar documentos, atribuir tarefas e enviar notificações aos membros da equipa são funcionalidades padrão em todo o software de gestão de projetos.
Relatórios: A capacidade de comunicar o progresso alcançado num projeto pode ajudar os gestores de projeto a perceberem o desempenho das suas equipas. Os relatórios são fundamentais para gerir projetos de qualquer tipo.
Registo de tempo: Registar o tempo despendido em projetos através de software empresarial de registo de tempo permitirá aos gestores de projeto estimar melhor quando um projeto poderá terminar e se precisarão de mais recursos para o concluir, e dados precisos de registo de tempo significam orçamentos de projeto precisos.
Gráfico de Gantt: Estes são cronogramas de projetos que os gestores de projeto podem criar e partilhar com as suas equipas. Permitem aos gestores de projeto visualizar as tarefas do projeto por ordem cronológica, o que é importante para identificar dependências entre tarefas. Os gráficos de Gantt também ajudam os gestores de projeto a definir prazos adequados para os membros da equipa e a identificar potenciais atrasos e estrangulamentos.
Está Convencido de que Precisa de Software Empresarial de Gestão de Projetos?
Se a sua organização está a começar a ficar demasiado grande para si (no bom sentido!), talvez seja altura de considerar investir em software empresarial de gestão de projetos para simplificar e normalizar os fluxos de trabalho dos projetos. Porque não experimentá-lo hoje?
Compreender o conceito de gestão empresarial de projetos pode melhorar a eficiência em todos os departamentos (descarregue o nosso guia em PDF) e, para obter mais informações sobre software empresarial de gestão de projetos (como o custo!) e software relacionado, subscreva a newsletter do The Digital Project Manager.
