O que é a colaboração? Definição, tipos e & melhores práticas
A colaboração é uma daquelas palavras que têm sido omnipresentes ultimamente. Muitas pessoas falam sobre ela, mas nem todas a praticam ou o fazem de forma eficaz.
Vou explicar a colaboração em equipa, por que motivo é particularmente importante nos projetos digitais, as implicações do trabalho remoto e algumas boas práticas e ferramentas de software.
O que é a colaboração?
A colaboração é o processo de criar algo com outra pessoa ou com um grupo de pessoas. Nos projetos digitais, é a força vital daquilo que fazemos — criar experiências digitais com clientes, membros da equipa, partes interessadas, recursos técnicos e designers, entre outros.
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A colaboração remota, mais presente do que nunca, consiste em fazer isto com a barreira adicional da distância e da tecnologia. Ao utilizar ferramentas de colaboração e ferramentas de comunicação, pode melhorar o ambiente de trabalho, torná-lo mais envolvente e incentivar a partilha de conhecimentos, tornando a equipa mais resiliente, eficaz e capaz de alcançar resultados!
Quais são os diferentes tipos de colaboração?
Eis alguns dos muitos tipos diferentes de colaboração relevantes para os projetos digitais.
- Colaboração em equipa: Este tipo de colaboração envolve a reunião da equipa do projeto para trabalhar rumo a um objetivo comum, ou seja, a conclusão do projeto. É provavelmente o tipo de colaboração mais óbvio e todos os projetos que envolvam mais do que uma pessoa exigem-no.
- Colaboração comunitária ou colaboração social: Esta forma de colaboração envolve um grupo mais alargado do que apenas a equipa do projeto. Em projetos que sejam, por exemplo, programas ou iniciativas comunitárias ou sociais, será necessário obter contributos da comunidade ou do grupo afetado pelo projeto.
- Colaboração multifuncional: Envolve reunir pessoas de diferentes áreas para trabalharem num projeto. Os projetos digitais envolvem frequentemente programadores, designers e profissionais de marketing, e a colaboração multifuncional permite-lhes trabalhar em conjunto de forma eficaz e tirar partido dos seus pontos fortes. No entanto, tenha em atenção que a colaboração multifuncional pode ser desafiante.
Os programadores adoram o Jira, especialmente para gerir implementações e automatizações, mas os designers consideram-no muito rígido e pouco adaptado às suas necessidades. É uma luta constante para conseguir que ambas as equipas colaborem.
- Colaboração na nuvem: Se a sua equipa utiliza ferramentas de colaboração em projetos baseadas na nuvem, também conhecidas como ferramentas de colaboração na nuvem, considere de que forma a equipa irá colaborar e gerir o seu trabalho na nuvem. Por exemplo, se vários membros da equipa estiverem a trabalhar num documento na sua ferramenta de colaboração em documentos ao mesmo tempo, estabeleça um processo para garantir que não substituem o trabalho uns dos outros.
- Colaboração virtual: Com o aumento do trabalho remoto, muitas equipas colaboram virtualmente, em vez de presencialmente, utilizando ferramentas de colaboração por vídeo. A colaboração virtual exige um pouco mais de trabalho para manter todos informados, e, enquanto gestor de projetos, deve definir horários e reuniões específicos para incentivar a colaboração e garantir que a equipa não trabalha isoladamente.
- Colaboração assíncrona: Ocorre quando as equipas não colaboram em tempo real, ao contrário da colaboração síncrona, que acontece em tempo real. Os membros da equipa podem estar localizados em lugares diferentes ou trabalhar em fusos horários distintos. Em vez de uma reunião diária de ponto de situação, pode pedir aos membros da equipa que enviem uma mensagem na sua ferramenta de comunicação da equipa com as suas notas do dia.
- Colaboração interorganizacional: Este tipo de colaboração ocorre quando diferentes organizações têm de trabalhar em conjunto num projeto. Pode significar que duas agências trabalham em conjunto e partilham recursos para entregar um projeto de grande dimensão para o qual uma única agência não teria recursos suficientes.
- Colaboração criativa: Este tipo de colaboração é semelhante à colaboração multifuncional, mas é específico de áreas criativas, como as artes, o design e os meios de comunicação. Se o seu projeto for uma produção teatral ou uma instalação artística, é provável que utilize este tipo de esforço colaborativo.
Porque é importante a colaboração para a sua organização?
A colaboração traz muitos benefícios para a sua organização. Eis algumas razões pelas quais a colaboração é importante:
- A colaboração ajuda-o a manter-se competitivo: as alianças empresariais proporcionam às empresas acesso rápido à tecnologia, às competências e aos dados que conduzem à inovação, bem como maior agilidade e resiliência.
- Os ecossistemas colaborativos permitem às empresas tornarem-se mais rentáveis, aumentando a eficiência ou reduzindo os custos, expandindo-se para novas geografias e criando produtos novos e conjuntos.
- A colaboração permite-nos aceder aos recursos de que precisamos através de parcerias estratégicas que colmatam lacunas no seu conjunto de competências ou no conjunto de competências da equipa.
- São necessárias equipas com competências e conhecimentos especializados para entregar projetos: é muito provável que estas sejam constituídas por combinações de recursos de clientes, vendedores e fornecedores.
- A colaboração elimina os silos nas organizações, permitindo aceder a uma grande riqueza de conhecimentos para resolver problemas, melhorar a cultura de colaboração e alcançar objetivos partilhados ou objetivos empresariais.
Qual é o papel da colaboração na sua empresa?
A colaboração cria oportunidades para envolver mais os colaboradores, libertar a criatividade da equipa, atrair e reter os melhores talentos e entregar projetos rapidamente.
A colaboração interfuncional está no centro das práticas ágeis, que cada vez mais organizações estão a adotar. Utilizam estas práticas para responder à VUCA (os aspetos incontroláveis do ambiente empresarial) e ao seu antídoto, a VUCA Prime (uma resposta à VUCA através da aplicação de métodos ágeis).
A «grande demissão» é uma realidade, sobretudo no mundo digital, pelo que atrair e reter colaboradores é fundamental para o sucesso organizacional. Os colaboradores procuram constantemente formas significativas de contribuir, o que aumenta a satisfação profissional e apoia o seu crescimento em conhecimentos e competências.
Uma colaboração bem-sucedida ajuda a envolver os colaboradores, a tirar partido dos seus conhecimentos especializados e a utilizar plenamente as suas capacidades. Para apoiar este objetivo, muitas organizações investem em cursos de colaboração que reforçam as competências de comunicação, empatia e resolução de problemas, essenciais para um trabalho de equipa de elevado desempenho.
Nos locais de trabalho digitais, onde os conhecimentos especializados abrangem várias disciplinas, uma colaboração eficaz torna-se uma competência indispensável. Além disso, muitos projetos digitais exigem trabalho entre fronteiras organizacionais — quer entre departamentos internos (como conteúdos e design), quer entre agências e clientes.
Qual é o papel da liderança na colaboração no local de trabalho?
Os líderes são fundamentais para identificar e definir as prioridades das considerações empresariais que irão afetar a capacidade da organização para colaborar eficazmente. Entre estas, incluem-se:
- Presença empresarial: localizações de clientes e colaboradores, localizações dos principais vendedores, localizações dos fornecedores
- Infraestrutura informática: o seu escritório está centrado na Microsoft? Quais são os seus pilares tecnológicos (CRM, gestão documental, contabilidade, etc.)?
- Cultura: estilos de liderança, estilos de comunicação, estilos de gestão, literacia tecnológica, preferências relativamente ao modo de trabalho
- Interações fundamentais: interações com clientes versus interações internas, cocriar, tomada de decisões, criação de relações
- Atração e retenção: colaboração e trabalho de equipa; diferentes gerações; diversidade, equidade e inclusão
Não há respostas certas ou erradas neste caso, mas estas influenciam a forma como pode tornar a colaboração mais eficaz e identificar onde estão as prioridades. Por exemplo, se a sua infraestrutura informática depender fortemente de ferramentas centradas na Microsoft (como o OneNote), procure ferramentas de colaboração informática que tirem partido disso.
Outro exemplo seria se as interações numa página Web fossem um problema importante para os clientes, procure ferramentas que lhe permitam colaborar remotamente com os clientes na conceção, obter opiniões e fazer anotações no conteúdo que está a ser criado. Este é um dos principais benefícios das ferramentas de colaboração.
Quais são as melhores práticas para a colaboração?
Identifiquei algumas áreas críticas da colaboração nas quais se deve concentrar em projetos digitais:
- Utilizar a cocriação
- Criar e manter equipas com um elevado nível de confiança
- Ter sempre uma agenda para as reuniões
- Tomar decisões de forma colaborativa
Cocriação
A cocriação (baseada na prática da engenharia concorrente) é uma técnica que os gestores de projetos digitais podem utilizar para melhorar a colaboração nas suas equipas e com os seus clientes. Tem as seguintes características:
- Equipas multifuncionais: Os projetos digitais reúnem conjuntos de competências únicos e diversas funções colaborativas, como criadores de conteúdos, profissionais de design e especialistas técnicos. Certifique-se de que considera toda a diversidade cognitiva que está a tentar aproveitar nas suas práticas e no seu conjunto de ferramentas de colaboração.
- Desenvolvimento simultâneo de produtos: Esta é uma forma pomposa de dizer desenvolver vários produtos ao mesmo tempo. Deve ter uma visão global do seu projeto enquanto concebe e cria simultaneamente os seus subcomponentes. Clarifique a visão geral e certifique-se de que todos sabem onde se encontram as principais intersecções entre os elementos do projeto.
- Partilha incremental de informação: A maioria das equipas digitais deverá conseguir identificar-se facilmente com isto. Pense nos seus ciclos de trabalho, reuniões rápidas de equipa e reuniões de acompanhamento. Estes tipos de rituais e práticas são um excelente apoio à colaboração, mas, ainda assim, não se esqueça de incluir os seus clientes de forma adequada.
- Gestão integrada de projetos: Poderá estar a trabalhar de forma simultânea (o que favorece práticas mais ágeis), mas terá de sobrepor práticas de gestão de projetos para gerir o tempo e o orçamento.
Criar e manter equipas com um elevado nível de confiança
Dedique tempo a criar a sua equipa remota, proporcione-lhe espaço para que os seus elementos se conheçam através de atividades de formação de equipas e incentive-os a criar normas e práticas de equipa para serem mais eficazes. Continue a realizar retrospectivas de projetos e verificações regulares para perceber como estão.
Dedique tempo a compreender o que funciona e o que não funciona para a equipa, bem como as táticas que são eficazes para criar e manter a cultura adequada, que permita à equipa alcançar o sucesso. Poderá então reproduzir isto em projetos subsequentes.
Ter sempre uma agenda para as reuniões
Uma das ferramentas mais simples para aumentar a eficácia das reuniões é ter sempre uma agenda para a reunião! Não participe numa reunião sem uma e não marque uma reunião sem uma. Isto garante que tem as pessoas certas na sala para realizar as tarefas certas durante a reunião.
As reuniões não são o local adequado para partilhar informação. Respeite o tempo das pessoas — utilize ferramentas e técnicas assíncronas sempre que possível. Se quiser obter opiniões de diferentes perspetivas, utilize ferramentas especificamente orientadas para recolher comentários.
Tomar decisões de forma colaborativa
A utilização de técnicas de tomada de decisões colaborativa dá mais autonomia às equipas. Estas tomarão decisões mais informadas e isso reforçará o compromisso da equipa. Além disso, comunique — o que decidiu e por que motivo — a todas as pessoas que precisam de o saber.
Algumas boas práticas de colaboração e técnicas a explorar são:
- Tomada de decisões por grupos nominais: leva o brainstorming para o nível seguinte e garante que todas as vozes são ouvidas.
- Técnica da escada: permite à equipa sintetizar informação através de grupos de trabalho e, depois, tomar uma decisão.
Ferramentas que ajudam a melhorar a colaboração remota
A colaboração acontece de forma orgânica em contextos presenciais. Estar fisicamente em conjunto pode aumentar a camaradagem, as interações espontâneas, as ligações mais profundas, a resolução dinâmica de problemas em tempo real e as conversas de corredor, contribuindo assim para uma equipa produtiva, focada e apaixonada.
É difícil replicar isto num ambiente remoto. É provável que recorra a várias ferramentas de colaboração, que poderão ser semelhantes às seguintes:
- Ferramentas de comunicação empresarial, como o correio eletrónico, o correio de voz, as ferramentas de videoconferência como o Webex e as aplicações de chat e mensagens.
- Plataformas comunitárias, como a Mighty Networks, o Discord ou o Clubhouse.
- Ferramentas do Office online, como o Office 365 ou o Google Drive.
- Ferramentas empresariais de colaboração, como ferramentas de armazenamento na nuvem ou de partilha de ficheiros.
- Ferramentas de colaboração com IA, que oferecem funcionalidades capazes de acelerar e reduzir as tarefas repetitivas e manuais que os gestores de projetos utilizam para facilitar a colaboração.
- Software de gestão de projetos & software de gestão de tarefas, como o Jira, o Asana e o Trello, podem ajudar as equipas a manterem-se organizadas, enquanto software como o Milanote oferece opções adicionais para a organização visual e a colaboração em projetos.
É fundamental que as ferramentas empresariais de colaboração e quaisquer outras ferramentas que esteja a utilizar ofereçam integrações que lhes permitam comunicar entre si, para que a informação esteja atualizada e seja relevante para os membros da equipa em todas as plataformas utilizadas. O preço do software de colaboração também é um fator a considerar—certifique-se de que encontra uma opção adequada ao seu orçamento.
Eis uma lista das melhores ferramentas de colaboração para utilizar em projetos digitais e entre equipas de projeto.
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Pode encontrar aqui mais ferramentas de colaboração para equipas.
