Gestão de Recursos: 5 Dicas Centradas nas Pessoas para 2026
Sejamos realistas: de todos os recursos que precisa de gerir ao longo de um projeto, as pessoas são provavelmente os mais imprevisíveis. Os seres humanos podem lançar mais contratempos a um gestor de projetos do que as condições macroeconómicas que causam estragos no seu orçamento, o clima extremo que o obriga a trabalhar com um “saco de emergência” ao lado da secretária e o software que insiste em avariar precisamente quando mais precisa dele. (Pessoal da área tecnológica: apoiem-me aqui. Esta última expressão é um termo oficial e não apenas uma desculpa para usar linguagem imprópria.)
As pessoas são, inegavelmente, o componente mais importante de impulsionar a produtividade na gestão de projetos. No entanto, chamamos-lhes “recursos”.
Ouça, não estou a julgar. Eu faço-o. Provavelmente também o faz. Faz parte do léxico oficial da gestão de projetos, por isso, que escolha temos?
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Mas e se pudéssemos mudar a nossa mentalidade, se não o nosso vocabulário, para adotar uma abordagem mais centrada nas pessoas? E se um pequeno investimento na vertente humana da gestão de recursos de projetos resultasse num aumento da produtividade? Isso seria do seu interesse? Vamos falar sobre como lá chegar.
Porque é que uma gestão eficaz de recursos é, na realidade, gestão de pessoas
Uma vez que parece que ainda temos pelo menos mais alguns meses até a IA dominar o planeta, por enquanto, os seres humanos continuam a ser a força motriz por detrás dos projetos. E as pessoas são maravilhosamente complexas, o que pode criar desafios adicionais para os gestores de projetos. Mas todas essas complexidades também podem criar oportunidades para … magia.
Courtney Johnston é gestora de projetos há muitos anos e uma grande defensora da “gestão de projetos centrada nas pessoas”. Num episódio recente de O podcast do DPM, partilhou esta perspetiva:
“A minha hipótese sobre a gestão de projetos centrada nas pessoas passa realmente por estar consciente, prestar atenção e ser uma pessoa melhor para os seres humanos à sua volta. [Trata-se de] tentar encontrar as respostas incluindo a perspetiva humana e a experiência humana em todas as etapas do processo que está a tentar resolver.”
Johnston defende também que esta abordagem humana terá efeitos positivos na criatividade, na produtividade e na lealdade.
“Se levar alegria para o local de trabalho, obterá melhores resultados?”, pergunta. “Sem dúvida alguma, aposto tudo o que tenho e digo que sim. Digo que sim, mil por cento. Porque a alegria é uma dessas emoções humanas grandes, intensas e mágicas.
“E se conseguir despertar a alegria na sua equipa todos os dias — talvez não todos os dias, mas na maior parte do tempo —, eles vão permanecer”, continua Johnston. “Vão contribuir com as suas ideias. Vão esforçar-se mais para resolver algo porque estão felizes, certo?”
Então, como pode criar alguma magia na sua equipa? Vejamos algumas formas práticas de adotar uma abordagem centrada nas pessoas para aumentar a produtividade e a rentabilidade sem comprometer os seus prazos.
5 formas de abordar a utilização de recursos através de uma perspetiva humana
Chegou o momento. Tem um plano de gestão de recursos do projeto excelente, pronto a utilizar no seu software favorito. Muito bem, gestor de projetos! Mas, antes de começar, faça uma verificação intuitiva de algumas destas estratégias de utilização de recursos para impedir que esses humanos irritantes — ou melhor, encantadores — compliquem o trabalho.
1. Encontre o equilíbrio certo com a utilização de recursos pessoas
Pode ser tentador atribuir os componentes mais importantes de um projeto às suas melhores pessoas. Mas isso pode ser uma faca de dois gumes. Todos os elogios que as pessoas recebem por serem as “melhores” vêm muitas vezes acompanhados de uma boa dose de excesso de trabalho.
Por outro lado, os colaboradores com baixo desempenho são frequentemente subutilizados. Sabe de quem estou a falar — aquelas pessoas que fazem o mínimo indispensável para não serem despedidas, mas não o suficiente para serem verdadeiramente úteis. Todos já trabalhámos com pessoas assim.
E, se ficar com uma delas (e não estiver ao seu alcance despedi-la), pode ser tentador atribuir-lhe o mínimo possível de trabalho no projeto, para que não sabote os seus prazos.
Quando estiver a criar o seu plano de alocação de recursos, dedique algum tempo a investigar mais para descobrir em que é que todas as pessoas estão a trabalhar fora do seu projeto.
Para gerir eficazmente a carga de trabalho da sua equipa, deve realizar reuniões individuais com os seus colaboradores de alto desempenho para perceber de que forma o seu projeto se enquadra no restante trabalho deles. Peça-lhes uma avaliação honesta sobre se conseguirão dedicar toda a sua atenção ao seu projeto. Mesmo que tenham disponibilidade horária no papel, lembre-se de que alternar entre contextos pode afetar a produtividade e causar esgotamento.
Se não tiverem a certeza de quanto conseguem comprometer-se, peça-lhes a opinião sobre quem mais recomendariam. É provável que tenham uma boa noção de quem está a realizar o trabalho de qualidade de que irá precisar dentro da respetiva área.
Quanto ao colaborador de baixo desempenho, voltaremos a falar dele dentro de instantes.
2. Utilize software de gestão de recursos para identificar estrangulamentos
A maioria das ferramentas de gestão de recursos permite obter rapidamente uma visão de quem está a trabalhar em quê, bem como da fase em que se encontra atualmente. Verificar esta vista regularmente pode ajudar a revelar oportunidades para avançar mais rapidamente. Mais importante ainda, pode ajudá-lo a identificar estrangulamentos no projeto que poderiam comprometer completamente o prazo do seu projeto.
Algumas ferramentas incluem também funcionalidades que assinalam recursos disponíveis e sugerem a sua reafetação, para que possa cumprir os prazos previstos.
Lembra-se do colaborador de baixo desempenho de que falámos? Ter uma representação visual dos locais onde ocorrem estrangulamentos pode ajudá-lo a perceber se esse membro da equipa está simplesmente a arrastar os pés ou se existe outro problema.
Por exemplo, talvez as tarefas dessa pessoa pareçam ficar sempre bloqueadas no mesmo ponto do projeto. Encare isso como um sinal para descobrir porquê. Talvez não se sinta à vontade a utilizar determinado software e beneficie de mais formação.
Talvez esteja a sofrer da síndrome do impostor (não estaremos todos?) e evite fazer avançar o seu trabalho para que os outros o vejam. Nesse caso, considere juntá-lo a um mentor que o possa ajudar a desenvolver as suas competências.
Ou talvez essa pessoa seja simplesmente alguém que deixa tudo cair. Nesse caso, executar relatórios ou tirar capturas de ecrã do seu software de gestão de recursos pode ajudá-lo a documentar o problema e a fundamentar a necessidade de uma ação mais firme.
Se precisar de uma opção de baixo custo para começar, consulte a nossa lista de software gratuito de gestão de recursos. Ou, se estiver a tentar encontrar a ferramenta de gestão de recursos certa para a sua equipa, consulte este guia de demonstração de software de gestão de recursos para o ajudar a tomar uma decisão informada.
3. Lembre-se da regra 80/20
Sim, claro, todos os aspetos do seu plano de gestão de projetos são importantes!
Mas serão mesmo?
Todos conhecemos a regra 80/20, segundo a qual 80% do impacto resulta de 20% do trabalho. Isso não significa que os restantes 80% do trabalho não sejam importantes, mas é um bom lembrete para manter o foco.
Lembre-se de que o seu papel não é executar um projeto na perfeição e manter todos alinhados, mas sim servir o seu objetivo final: criar um site, lançar um produto, aumentar o reconhecimento da marca ou algo semelhante. No final do dia, o cliente não se preocupa com o aspeto do seu painel de controlo do projeto, por isso lembre-se de que o seu plano de gestão de recursos é um guia, não um mandato.
Identifique o objetivo final e principal do seu projeto e repita-o constantemente a si próprio e à sua equipa. Diga-o no início de todas as reuniões. Utilize-o como um mantra quando a Joelle, da equipa criativa, insistir que as imagens do anúncio não respeitam a estética de design modernista de meados do século que pretendia. (E agradeça à Joelle pelo seu sentido de detalhe e garanta-lhe que terá outra oportunidade no próximo projeto. Tem imenso talento! Quer tê-la do seu lado!)
Quando surgirem obstáculos — e surgem sempre — pergunte a si próprio e ao grupo: “Qual é o impacto disto no nosso objetivo final?” Se a resposta for “muito”, torne uma prioridade máxima eliminar o estrangulamento. Se não for assim tão significativo, encontre uma solução alternativa e avance.
4. Tire partido da automatização
A automatização pode ser uma excelente forma de lidar com aquelas tarefas de “80%” que não aparecem no resultado a entregar, mas que têm de ser concluídas na mesma. Por exemplo, a funcionalidade de controlo de tempo inclui frequentemente uma definição que permite enviar notificações push para lembrar os membros da equipa de atualizarem os seus registos. Ou pode utilizar software de controlo de tempo para retirar completamente esta tarefa das responsabilidades das pessoas. (Veja a nossa opinião sobre o melhor software de controlo de tempo.)
Existe uma grande variedade de funcionalidades de automatização que ajudam a manter o ritmo do fluxo de trabalho e a aumentar a produtividade. Uma medida simples, mas eficaz, consiste em configurar lembretes automáticos de que as tarefas estão próximas do prazo, para garantir que os itens essenciais não ficam esquecidos.
No lado mais avançado do espetro, muitas ferramentas de gestão de recursos têm automatizações que podem desencadear outras ações num fluxo de trabalho, para que não esgote recursos humanos valiosos em tarefas repetitivas. Precisa de inserir uma lista de verificação, enviar um e-mail ou desencadear um novo fluxo de trabalho? Deixe a automatização tratar disso.
Para além de aprender a configurar automatizações por si próprio, certifique-se de que todas as pessoas da equipa sabem como funcionam. Uma forma simples de partilhar esta informação é criar um vídeo rápido no Loom, Zoom ou numa ferramenta semelhante e explicar o processo passo a passo.
Não se esqueça de pedir aos membros da equipa outras opiniões sobre tarefas que podem ser automatizadas. Permitir que os robôs se concentrem no trabalho repetitivo, enquanto os profissionais do conhecimento se concentram no trabalho humano, significa que atribui recursos de forma mais eficiente.
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5. Inclua tempo de contingência nos calendários dos projetos
Um corredor de maratona não corre à mesma velocidade durante toda a prova. Os atletas de elite não conseguem trabalhar sempre à sua capacidade máxima, e os profissionais do conhecimento também não. Os seres humanos simplesmente não foram feitos dessa forma.
Tal como inclui margens de contingência nos seus prazos para ter em conta atrasos nas entregas ou outros fatores fora do seu controlo, é sensato criar uma margem temporal para “problemas relacionados com pessoas” inesperados. As crianças ficam doentes. As pessoas perdem familiares. É terça-feira à tarde e Galen está distraído por não ter cupcakes. Acontecem coisas.
Ao planear os seus recursos, é boa ideia abordar o planeamento através de duas perspetivas diferentes:
- Calendário se tudo correr bem
- Calendário se tudo correr mal
Depois, obviamente, esqueça a sua primeira previsão, porque isso nunca acontecerá. Em vez disso, encontre um ponto intermédio entre as duas para ter uma noção mais realista.
Assim que o seu projeto começar a avançar, é provável que descubra que algumas fases terminam mais depressa do que o esperado, enquanto outras demoram mais tempo. Uma rápida auditoria ao tempo durante o projeto pode ajudar a perceber porquê — e, com alguma margem já incluída, estará em melhor posição para fazer ajustes inteligentes à medida que avança.
A gestão de projetos implica cuidar das pessoas
Quer saber mais sobre como adotar uma abordagem centrada nas pessoas à gestão de projetos? Se trabalha numa área criativa ou numa agência, aprofunde os temas da gestão de recursos num contexto criativo e da gestão de recursos numa agência.
Se está pronto para melhorar a forma como gere os recursos do seu projeto, consulte estes principais cursos de gestão de recursos.
