Como planear recursos para vários projetos: 6 dicas de especialistas

1. Utilize software de gestão de recursos

Durante o processo de gestão de recursos, utilizar software para apresentar todos os calendários dos projetos pode ser útil. Quando introduz todos os detalhes dos projetos (como as tarefas e as respetivas durações) no software, pode gerar um relatório que poderá utilizar para planear a capacidade dos recursos. Os relatórios mostram quanto tempo cada membro da equipa tem reservado para trabalho de projeto e quanto tempo tem disponível para outros projetos.

Ter esta informação num único relatório ou painel pode ajudá-lo a perceber se precisa de realizar uma gestão adicional dos recursos do projeto, reagendar entregas ou contratar um freelancer ou um recurso de outra equipa para ajudar a equilibrar a carga de trabalho.

Ao definir a capacidade no seu software, tenha em consideração aspetos como reuniões da equipa ou relacionadas com a agência, pausas, dias de doença ou PTO, bem como quaisquer trabalhadores com horários não convencionais, para obter as informações mais precisas do seu software.

Outra vantagem da utilização de software de previsão de projetos é o facto de este poder ajudá-lo a prever as necessidades de recursos. A pessoa responsável por reservar novos projetos pode identificar quaisquer lacunas no calendário de recursos ou períodos de necessidade e, idealmente, preenchê-los antes de surgirem no calendário, maximizando a eficiência e o tempo faturável.

Eis uma lista resumida das melhores ferramentas de gestão de recursos para o ajudar na otimização de recursos:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Dayshape — Best AI powered Resource Management for Professional Services firms
2. 2. Productive — Best resource planning and capacity forecasting
3. 3. Retain — Best for multi-departmental complex organisations
4. 4. Scoro — Best for forecasting team utilization
5. 5. Float.com — Best for resourcing with financial visibility
6. 6. Saviom — Best for resource planning & capacity management
7. 7. Runn — Best for real-time team capacity planning
8. 8. Kantata — Best for people-centric resourcing
9. 9. Teamhood — Best for capacity planning on a low per-seat cost
10. 10. Resource Guru — Best for resource visibility with heatmaps

Se está a gerir projetos na sua pequena empresa ou tem um orçamento limitado, consulte esta lista de software gratuito de gestão de recursos.

2. Dê prioridade aos projetos

Ao gerir vários projetos, é fundamental para o seu sucesso (e sanidade mental) estabelecer prioridades. Projetos diferentes produzem resultados diferentes e não podem ser todos o projeto mais importante para cada membro da equipa ou recurso. Definir uma ordem de prioridades pode ajudá-lo a gerir melhor os congestionamentos de recursos dos projetos.

Por exemplo, numa agência digital, um projeto de sete dígitos com a duração de um ano pode ter prioridade sobre um projeto pontual com a duração de um mês. Se um recurso da agência estiver atribuído em duplicado, deverá trabalhar no projeto com a duração de um ano e verificar se outra pessoa (ou um prestador de serviços) pode assumir as tarefas do projeto mais pequeno. Se a resposta for não, vale a pena verificar se é possível alterar o prazo do projeto mais pequeno.

Nota: Esta conversa deve acontecer muito antes do prazo. Não um ou dois dias antes, ou pior ainda, no próprio dia em que a entrega deve ser feita.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

3. Monitorize a utilização dos recursos

O planeamento de recursos do projeto e a respetiva gestão não são uma atividade pontual. É necessário acompanhá-los em tempo real para garantir que os projetos estão a avançar conforme previsto. E, se já geriu vários projetos, sabe que isso raramente acontece.

Por vezes, acontecem imprevistos. Por exemplo, o cliente do projeto A precisa de mais uma semana para rever e aprovar os designs. O patrocinador do projeto B quer uma nova ronda de conceitos. O designer do projeto C ficou com gripe e o programador web do projeto B teve de realizar um procedimento médico de emergência esta semana.

Se esta situação o fez acenar vigorosamente com a cabeça (ou recear gerir vários projetos), compreende por que motivo precisa de monitorizar estas alterações e atualizar o seu software de gestão de recursos à medida que as coisas evoluem.

Pode também experimentar delinear alguns cenários para garantir que todos os projetos estão abrangidos e avançam da forma mais tranquila possível à medida que os prazos evoluem.

4. Esteja atento ao aumento do âmbito

Tal como os cronogramas podem evoluir, também o pode fazer o âmbito do projeto. Ao gerir vários projetos, é provável que as partes interessadas peçam revisões adicionais, novas funcionalidades ou, pior ainda, alterações à direção de todo o projeto. Estas alterações ao âmbito também podem modificar os cronogramas do projeto e os recursos necessários.

Por exemplo, se uma parte interessada decidir acrescentar algumas páginas adicionais ao website ou elementos criativos no final da fase de design, isso poderá ser um problema maior do que prolongar o cronograma e acrescentar horas. O seu designer pode estar ocupado noutro projeto e mantê-lo disponível para trabalhar nestes elementos adicionais irá pôr em risco o cronograma desse projeto. Isto é especialmente importante se o seu designer trouxer competências de design especializadas para o projeto e não puder ser substituído por outro designer da sua equipa ou empresa.

Para resolver o conflito de horários, será necessária alguma gestão de recursos de marketing. Considere concluir o trabalho de design adicional mais tarde no cronograma, informar a parte interessada de que não pode atender ao pedido ou contratar outro designer para prestar apoio adicional.

Outra forma de combater este problema é antecipá-lo e perguntar proativamente, na reunião de arranque, se as partes interessadas identificam necessidades adicionais que não estejam incluídas no plano do projeto. Mesmo que o âmbito adicional (leia-se: aumento do âmbito) não seja identificado com precisão, pelo menos todos estarão a pensar nele e a agir com atenção.

5. Planeie antecipadamente os períodos de maior atividade

Está bem, esta pode parecer uma sugestão óbvia. Mas, em vez de nos concentrarmos no facto de que precisa de planear antecipadamente esses períodos de maior atividade, vamos concentrar-nos na forma como pode realmente fazê-lo. Na gestão de projetos, todos conhecemos alguma versão da frase «Quando o homem faz planos, Deus ri-se», mas isto tem mais que ver com controlar aquilo que podemos e ter alguns planos de contingência.

Se estiver a alocar recursos a vários projetos (como aconteceria numa agência digital ou num ambiente semelhante), deverá analisar os recursos tanto a curto como a longo prazo. 

Sabendo que vai estar muito ocupado, quer sazonalmente (por exemplo, na preparação para a Black Friday), quer temporariamente (tem três grandes projetos a começar num determinado período), pode começar a planear com antecedência. Isto pode passar por contratar pessoal adicional, acrescentar margem aos cronogramas ou bloquear esse período para que não seja possível agendar trabalho adicional.

Se surgir um período de maior atividade a curto prazo e não puder agir de forma proativa, pense na prevenção do esgotamento. A sobrealocação de recursos é uma receita para o esgotamento, e deve trabalhar com a sua equipa de projeto e a sua equipa de liderança para definir formas de evitar que isso aconteça. Eis algumas formas de ajudar os membros da equipa com o esgotamento se já estiverem a senti-lo.

Se vir pessoas a atingir o limite das suas horas num projeto ou a trabalhar muitas horas extraordinárias (aprovadas) para cumprir marcos do projeto ou prazos, considere oferecer tempo de recuperação para permitir uma pausa muito necessária.

6. Continue a monitorizar o progresso dos projetos

Além de verificar o estado dos seus recursos, certifique-se de que acompanha o progresso de todos os projetos em curso, bem como de quaisquer novos projetos que possam estar em preparação. 

Os atrasos em qualquer ponto do processo podem conduzir a bloqueios adicionais no projeto ou a equipas com lacunas nos seus cronogramas. Nenhuma destas situações é ideal quando se tenta gerir vários fluxos de trabalho que podem convergir.

Se vir que um projeto do seu portefólio se está a afastar do cronograma planeado por qualquer motivo, é sempre inteligente agir de forma proativa e procurar compreender o que poderá acontecer à alocação geral de recursos, com base na forma como o projeto está a avançar (ou a ficar bloqueado).

Ferramentas para planear os recursos

Eis alguns tipos diferentes de software úteis para o planeamento da capacidade de trabalho:

1. Software de gestão de recursos: Atualmente, existem muitas opções excelentes de software de gestão de recursos no mercado. A escolha do mais adequado às suas necessidades dependerá do tamanho da sua equipa, do tipo de projetos que gere e do seu orçamento.
2. Gráficos de Gantt: Representar os calendários dos projetos numa série de gráficos de Gantt pode ajudá-lo a compreender quais são os seus períodos de maior atividade e a perceber se existe algum espaço disponível no calendário de alguém que possa aproveitar. Oferecem uma boa representação visual e podem ser codificados por cores para facilitar a consulta.
3. Microsoft Excel e Google Sheets: Se tiver equipas mais pequenas e projetos menos complexos, pode utilizar folhas de cálculo para gerir os seus recursos. Além disso, se o seu software de gestão de projetos não for excelente na gestão de recursos e não quiser adicionar outra ferramenta ao seu conjunto tecnológico, uma folha de Excel de confiança pode fornecer-lhe as informações de que precisa de uma forma bastante intuitiva. A principal desvantagem é que pode ser mais complicado apresentar e mapear dependências, além de não existir o mesmo nível de funcionalidade para apresentar automaticamente problemas que encontraria num software concebido especificamente para a gestão de recursos de projetos.

Desafios comuns no planeamento de recursos para vários projetos

Se já geriu um projeto, sabe que a gestão de recursos não é fácil. E, quando adiciona vários projetos e um conjunto maior de recursos à mistura, gerir projetos tão complexos pode tornar-se ainda mais desafiante. 

Vejamos alguns dos desafios mais comuns do planeamento de recursos para vários projetos e algumas formas de os ultrapassar.

Garantir que as pessoas certas estão disponíveis para os projetos certos

Ao planear vários projetos, pode ser difícil garantir que as pessoas certas estão disponíveis no momento certo para o projeto certo. 

Defina todos os calendários dos projetos o mais cedo possível ao desenvolver o seu plano de alocação de pessoal. O objetivo é encontrar uma forma de manter a taxa de utilização da equipa tão consistente e elevada quanto possível, sem sobrecarregar um membro da equipa nem deixar ninguém sem tarefas.

Nivelamento de recursos quando está sobrecarregado

Se verificar que tem projetos em curso e precisa de fazer algum nivelamento de recursos ou balanceamento da carga durante os seus projetos, pode ser especialmente difícil garantir que todos os projetos têm as suas necessidades satisfeitas com os recursos certos quando determinadas pessoas estão com excesso de trabalho. As técnicas de nivelamento de recursos podem ajudar a resolver esta situação.

Pode começar por utilizar a sua ferramenta de planeamento de recursos para equilibrar os calendários e, em seguida, verificar onde existem lacunas (isto é conhecido como análise de lacunas de recursos). Se não conseguir preencher as lacunas com o recurso ideal, deverá procurar a melhor alternativa seguinte. Isto pode incluir:

• Ter a pessoa ideal a supervisionar um membro da equipa mais novo ou menos experiente para concluir o trabalho dentro do mesmo prazo
• Adiar alguns prazos ou ajustar o plano do projeto quando possível
• Recorrer a alguma ajuda temporária para aliviar a pressão sobre a sua equipa principal

Utilizar boas competências de tomada de decisão e trabalho em equipa

Enquanto gestor de projetos, o seu trabalho consiste em defender as necessidades da sua equipa de projeto, mas pode chegar um momento em que tenha de tomar a melhor decisão possível devido a limitações de prazos, orçamento ou recursos.

Uma das partes mais difíceis deste processo é confiar na sua intuição e tomar a melhor decisão possível com as informações disponíveis.

Se você e a sua equipa realizarem retrospectivas regulares, seja a cada sprint ou no final do projeto, terão algum tempo para refletir sobre as decisões que tomaram e falar sobre como poderão querer lidar com situações semelhantes no futuro.

Lembre-se de que, quanto mais o fizer, melhor se tornará nesta tarefa.

Outro desafio que surge frequentemente é trabalhar em conjunto como equipa. Embora possa nem sempre concordar com todas as pessoas da equipa do projeto e com a forma como pretendem abordar uma determinada situação, é importante que trabalhem todos em conjunto para maximizar a eficiência e concluir os projetos em equipa.

Gerir prioridades conflituantes

Outro desafio bastante comum ao planear recursos para vários projetos é gerir prioridades conflituantes. Os intervenientes de cada projeto vão afirmar que o seu projeto é a prioridade máxima e que deve ser concluído primeiro.

E, embora haja alguma verdade nisso (para eles), o seu papel é analisar o panorama geral e dar prioridade aos recursos e ao trabalho com base no impacto que têm na sua equipa e organização.

Ora, isto é mais fácil dizer do que fazer. Quando o vice-presidente de operações o confrontar, exigindo que a sua iniciativa passe para o topo da lista, não vai ser agradável. Terá de ripostar e explicar (calmamente) por que razão o projeto dessa pessoa é útil, mas não essencial, enquanto o de outra pessoa é fundamental para a missão.

Gerir o stress do gestor de projeto e da equipa do projeto

Vários projetos e vários recursos podem trazer muito stress. Embora gerir o stress enquanto gestor de projeto possa ser, de um modo geral, um desafio, acrescentar mais projetos e mais recursos aumenta ainda mais a pressão.

Encontrar formas saudáveis de gerir o stress, tanto para si como para a sua equipa, é realmente importante. Se sabe que está a entrar numa época movimentada e de grande pressão, lembre-se de fazer pausas, marcar caminhadas, alimentar-se de forma saudável e considerar incluir alguns dias de licença remunerada planeados para recuperar. 

Se nada disto parecer possível, respire fundo e tente encontrar uma forma de trabalhar com a sua equipa para o tornar possível. E lembre-se de que o ótimo é inimigo do bom, por isso continue a dar o seu melhor.

Se a sua organização tiver um bom responsável de recursos humanos, fale com essa pessoa para saber que recursos poderão estar disponíveis para si e para a sua equipa. Além disso, utilizar uma ferramenta de gestão de recursos humanos pode ajudá-lo, a si e à sua equipa, a distribuir e gerir melhor os recursos humanos.

Junte-se a nós para obter mais informações sobre o planeamento de recursos e a gestão de vários projetos

Quer estabelecer contacto com outros gestores de projetos digitais para partilhar recursos, histórias de projetos e boas práticas, ou simplesmente desabafar? Junte-se à nossa comunidade de membros e obtenha acesso a mais de 100 modelos, amostras e exemplos, e estabeleça contacto com centenas de outros gestores de projetos digitais, muitos dos quais têm bastante experiência no planeamento de recursos para vários projetos, na nossa comunidade do Slack.