Como Evitar Conflitos em Projetos Gerindo Melhor os Recursos
Os conflitos de recursos nos seus projetos são inevitáveis. Passar os seus dias a resolver conflito após conflito é entediante, mas faz parte das dificuldades de ser gestor de projetos.
Se quer que o seu projeto seja bem-sucedido — e sejamos realistas, todos queremos — precisa de minimizar os conflitos desde o início do projeto e utilizar as melhores estratégias de resolução de conflitos de recursos.
Porque é importante a gestão de recursos?
Acredite ou não, a gestão de recursos do projeto pode determinar o sucesso ou o fracasso do seu projeto. Objetivos em constante mudança e equipas que não cumprem os prazos são queixas comuns dos gestores de projetos em todo o lado. Mas a alocação, gestão e distribuição eficazes dos recursos podem tornar estes conflitos de recursos tão comuns mais fáceis de resolver ou evitar por completo.
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Garantir que dispõe da quantidade certa de recursos para que o seu projeto seja bem-sucedido — sem prejudicar outras áreas da empresa — deixa toda a gente satisfeita. No entanto, fazê-lo é mais fácil de dizer do que de fazer.
Leia mais sobre a importância da gestão de recursos aqui.
5 estratégias de resolução de conflitos de recursos do projeto
Eis cinco estratégias de gestão de recursos que pode utilizar para resolver conflitos de recursos nos seus projetos.
- Seja claro quanto ao valor acrescentado pelo seu projeto
- Atribua os recursos certos ao seu projeto
- Defina as necessidades e o objetivo dos recursos
- Prepare-se para a competição por recursos
- Invista em software de gestão de recursos
Também vale a pena investir no desenvolvimento das suas competências de gestão de recursos, pois isso proporcionar-lhe-á mais formas de evitar conflitos.
1. Seja claro quanto ao valor acrescentado pelo seu projeto
Recorrer a recursos valiosos sem explicar claramente porquê pode levar a uma cultura profissional que se ressente do impacto que o seu projeto tem na empresa.
É importante demonstrar o valor acrescentado pelo seu projeto, para que as equipas internas compreendam melhor por que motivo está a utilizar determinados recursos e quais serão os benefícios a longo prazo.
Os recursos estão sempre em grande procura e são escassos, por isso tenha em consideração que o talento, as finanças e os materiais de que o seu projeto necessita podem fazer com que outra equipa se sinta sobrecarregada e desvalorizada.
Quando o seu projeto é visto como um dreno de recursos, com poucos ou nenhuns benefícios, as tensões podem aumentar. São situações como esta que aumentam a probabilidade de conflitos de recursos e agravam a sua natureza, o que pode ser prejudicial para o sucesso do seu projeto.
Um pouco de marketing interno pode ter um grande impacto. Não precisa de ser demasiado insistente, mas explicar o objetivo do seu projeto, o tempo previsto para a sua conclusão e a quantidade de recursos de que necessitará pode fazer com que todos se sintam um pouco mais preparados e pacientes.
2. Atribua os recursos certos ao seu projeto
Os projetos são, por natureza, temporários. Conseguir que as empresas contribuam com o seu talento pode ser complicado, e obter orçamento para os contratantes certos pode ser ainda mais desafiante. É fundamental decidir atempadamente como abordar a alocação e a gestão de recursos.
Se a sua empresa for uma grande organização com a possibilidade de transferir funcionários, utilizar os recursos existentes costuma ser a melhor opção. Os funcionários atuais já estão familiarizados com os processos da empresa e provavelmente poderão começar a trabalhar de imediato quando se juntarem à sua equipa de projeto. Certifique-se apenas de que a sua alocação de recursos não sobrecarrega demasiado a sua equipa. Contratantes adicionais podem ajudar a tornar as cargas de trabalho mais geríveis.
Por outro lado, os contratantes podem ser uma boa opção se a sua empresa não conseguir reafetar os membros da equipa durante algum tempo. Utilizar os seus recursos financeiros para obter o talento certo desde o primeiro dia pode significar evitar conflitos internos de recursos relacionados com membros da equipa mais tarde.
Para evitar conflitos, é essencial aplicar estratégias para gerir vários projetos que deem prioridade a uma gestão eficaz dos recursos.
3. Defina as necessidades e o objetivo dos recursos
Ter um plano de gestão de recursos que defina os recursos de que necessita é um excelente objetivo a alcançar. Embora possa não obter todos os recursos de que precisa (podemos sempre sonhar!), ter uma definição clara e exata das necessidades do seu projeto pode ajudar a colocar todas as partes interessadas em sintonia desde o início.
Significa também que pode apresentar uma justificação fundamentada para explicar por que precisa dos recursos de que precisa, reduzindo a probabilidade de estes serem contestados.
Para além de apresentar uma visão geral dos recursos necessários, deve também atribuir claramente a responsabilidade por esses recursos às suas equipas internas, incluindo outros gestores de projetos e partes interessadas. Dessa forma, toda a sua equipa compreenderá o valor dos seus recursos e geri-los-á de forma mais eficaz.
Torne clara a atribuição de responsabilidades e tente obter a aprovação de todos desde o início. Dessa forma, terá algo que o apoie e que possa utilizar para responsabilizar as pessoas.
Todos terão uma compreensão clara do seu papel, pelo que será possível evitar conflitos de recursos resultantes de mal-entendidos. Além disso, será mais fácil perceber quando as pessoas não estão a gerir os seus recursos de forma eficaz, uma vez que poderá identificar quem não cumpriu a sua parte do acordo e resolver essas questões desde o início.
4. Prepare-se para a concorrência pelos recursos
Gerir um projeto implica ser realista. E, sejamos francos, a concorrência pelos recursos é generalizada nas organizações.
Embora possa tentar manter os seus recursos para si, não criar um plano de recursos é muitas vezes planear o fracasso no que diz respeito à gestão de projetos. Ter um plano de contingência para o caso de não conseguir obter (ou manter) os recursos de que precisa é crucial.
Parte deste processo consiste em responsabilizar as partes interessadas pela utilização dos recursos. Torne claro e assuma o impacto de não partilhar os recursos.
Registe por escrito um plano de contingência e disponibilize-o facilmente à sua equipa. O seu plano de contingência deve incluir as medidas a tomar para resolver disputas sobre recursos que possam surgir, por exemplo, quando um prazo não é cumprido e outra equipa fica sobrecarregada.
Crie um conjunto de procedimentos de ação e obtenha a aprovação das partes interessadas antes de surgir um conflito de recursos. Pode parecer muito trabalho inicial, mas compensará dez vezes mais a longo prazo.
Além disso, não seja egoísta. Os conflitos exigem cedências de parte a parte. Por vezes, as coisas correm mal e ficará com recursos insuficientes durante algum tempo.
Encontrar formas de evitar que isto aconteça é o ideal, mas também precisa de compreender as outras equipas. É necessário chegar a compromissos para encontrar soluções vantajosas para todos (ou, pelo menos, que não sejam prejudiciais para ninguém).
5. Invista em software de gestão de recursos
Implementar estas estratégias já é suficientemente desafiante — fazê-lo enquanto mantém os olhos postos em projetos concorrentes, pessoas difíceis, partes interessadas imprevisíveis e clientes é avassalador. Quando também tem de ter em conta baixas por doença e férias, pode acabar por desistir. É aqui que o software de gestão de recursos pode ajudar. Entre as muitas funcionalidades oferecidas pelas várias ferramentas de gestão de recursos, os alertas de conflitos de recursos disponibilizados por algumas ferramentas podem notificá-lo proativamente sobre potenciais problemas, permitindo-lhe resolvê-los antes que se agravem.
Obter apoio da sua empresa para comprar uma nova ferramenta pode ser difícil (quer dizer que quer todos esses recursos E novas ferramentas de software?), mas isso pode poupar-lhe muitas dores de cabeça. Se tiver uma equipa pequena, uma ferramenta gratuita de gestão de recursos pode ajudá-lo a começar.
Se apresentar uma justificação para utilizar software de gestão de recursos e, ainda assim, não conseguir obtê-lo, encontre um processo e mantenha-se fiel a ele. As folhas de cálculo de alocação de recursos podem ser verdadeiramente complexas, mas, se é tudo o que tem, comprometa-se com a sua utilização. Processos de gestão de recursos aplicados sem convicção podem tornar a resolução de conflitos numa verdadeira confusão mais tarde.
Ter um único local central onde são mantidas todas as informações sobre os recursos significa que nunca perde o controlo dos seus recursos. Isso facilita a defesa da sua posição quando surgem potenciais conflitos sobre a alocação de recursos, além de permitir responsabilizar as pessoas responsáveis.
O que se segue?
Qual é a sua estratégia de eleição quando se depara com um conflito de recursos nos seus projetos? Junte-se à conversa no Slack com centenas de outros gestores de projetos digitais através da DPM Membership!
