Carregamento de recursos: dicas essenciais para gestores de projetos
O carregamento de recursos consiste em dividir as horas de trabalho necessárias para concluir um projeto pelas horas disponíveis da sua equipa de projeto.
Fácil, certo?
Tal como acontece com tudo o que está relacionado com o planeamento de recursos e a sua alocação, há muito mais no carregamento de recursos do que aquilo que parece. Vamos analisar os detalhes para que possa compreender como utilizar eficazmente o carregamento de recursos. Vale a pena considerar um software de alocação de recursos, que ajuda bastante a carregar os recursos de forma otimizada.
O que é o carregamento de recursos?
O carregamento de recursos calcula o tempo necessário para concluir as tarefas de um projeto com base na disponibilidade dos recursos, ou seja, na quantidade de trabalho que a sua equipa de projeto está programada para assumir.
Um software de gestão de recursos ou de planeamento de projetos pode ajudá-lo a construir a equação, mas é útil compreender o raciocínio por detrás da fórmula. Felizmente, é um conceito bastante fácil de compreender.
Se fosse um problema de matemática, teria este aspeto:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Horas de trabalho necessárias para concluir o projeto
————————————————————
Horas disponíveis para realizar o trabalho
Obviamente, o primeiro passo é introduzir os seus números. Para estimar o numerador, consulte o guia do DPM sobre o processo de gestão de recursos do projeto.
Aqui, vamos calcular o denominador — a disponibilidade dos recursos.
A forma errada de o fazer
Partindo do princípio de que os membros da equipa estão 100% disponíveis para o projeto e que a semana de trabalho normal tem 40 horas, basta multiplicar 40 horas pelo número de recursos disponíveis e, depois, pelo número de semanas.
O que há de errado com essa matemática? Estamos a falar de pessoas, não de robôs. Quando foi a última vez que produziu oito horas de trabalho sem interrupções? E as reuniões? As pausas para café? As pausas para ir à casa de banho? Sem esquecer as férias pagas e as baixas por doença.
A forma certa de o fazer
Por isso, ao contrário do que o seu ex-chefe pensa, a utilização de recursos não deve ser igual a 100%.
Se oito horas por dia não são uma estimativa realista da utilização de recursos para o planeamento de projetos, que número é razoável?
É provável que as partes interessadas não se oponham a uma referência de 5-6 horas por dia, tendo em conta as pausas para ir à casa de banho, a mudança de contexto entre tarefas do projeto e as inevitáveis situações urgentes.
Compreender o carregamento de recursos é fundamental ao desenvolver estratégias para gerir vários projetos, de modo a evitar a sobrealocação e garantir o sucesso do projeto.
Carregamento de recursos vs. nivelamento de recursos
Agora que abordei o carregamento de recursos, poderá estar a perguntar-se sobre outra técnica de gestão de recursos frequentemente utilizada — o nivelamento de recursos. A tabela abaixo resume as principais diferenças entre o carregamento de recursos e o nivelamento de recursos.
| Aspeto do projeto | Carregamento de recursos | Nivelamento de recursos |
|---|---|---|
| Calcular a quantidade de trabalho que se espera que os membros da equipa realizem com base na sua capacidade disponível (ou seja, utilização de recursos) | Sim | Não |
| Ajustar a alocação de recursos com base na prioridade, no calendário do projeto, nos marcos e no orçamento | Não | Sim |
| Data de início e de conclusão do projeto | Fixas | Podem ser ajustadas para acomodar conflitos de recursos |
Consulte este artigo sobre técnicas de nivelamento de recursos para saber mais.
Quando efetuar o carregamento de recursos
Deve efetuar o carregamento de recursos durante a fase de planeamento do projeto para estabelecer uma referência sobre quanto tempo as pessoas terão disponível para dedicar ao projeto. No entanto, este não é um exercício de “definir e esquecer”.
Deve reavaliar o carregamento de recursos durante a fase de monitorização e controlo de um projeto, uma vez que muitos fatores podem afetar a disponibilidade dos recursos:
- Surgem novos projetos que retiram tempo aos recursos críticos
- Os requisitos do projeto alteram-se, afetando a duração do projeto e/ou os conjuntos de competências necessários
- A equipa otimizou o seu fluxo de trabalho e consegue concluir as tarefas do projeto num período de tempo mais curto.
Como criar um gráfico de carregamento de recursos
Os gráficos de carregamento de recursos mostram como o trabalho é distribuído pela sua equipa. A melhor parte? Um gráfico de carregamento de recursos não tem de ser muito mais sofisticado do que uma folha de cálculo (embora a utilização de software de agendamento de recursos possa simplificar o processo). Siga estes passos para criar o seu modelo de gráfico de carregamento de recursos:
- Crie uma matriz que compare os membros da equipa com as tarefas do projeto
- Calcule o número de horas despendidas nas tarefas do projeto
- Compare o número real de horas com a taxa de utilização alvo.
1. Crie uma matriz que compare os membros da equipa com as tarefas do projeto
Indique os membros da equipa que apoiam o seu projeto no eixo Y. Indique as tarefas necessárias para concluir o projeto no eixo X.
2. Calcule o número de horas despendidas nas tarefas do projeto
Consulte os membros da sua equipa para perceber quantas horas dedicam às tarefas do projeto por semana. Para este exemplo, vou assumir uma semana de trabalho normal de 40 horas.
3. Compare o número real de horas com a utilização alvo
Agora que compreende o agendamento de recursos, deve compará-lo com a utilização alvo. Neste exemplo, decidi que os membros da equipa devem procurar dedicar 6 horas por dia às tarefas do projeto. Configure a formatação condicional para o alertar caso alguém exceda a sua utilização alvo.
Uma vez que as datas de início e de fim do projeto são fixas, terá de fazer algumas cedências. Reduza o âmbito de algum trabalho ou identifique oportunidades de melhoria de processos se quiser reduzir o tempo que Bertram e Lisa dedicam às tarefas do projeto.
More Articles
Porque é importante o carregamento de recursos na gestão de projetos?
O carregamento de recursos é uma parte importante da gestão de recursos. Beneficia as partes interessadas, os membros da equipa e também a si! Quando é feito corretamente, o carregamento de recursos:
- Mantém as partes interessadas satisfeitas ao definir expectativas realistas para o sucesso do projeto. Ter um calendário de recursos robusto e considerar as restrições de recursos aumenta a probabilidade de exceder as expectativas, em vez de prometer demasiado e ficar aquém do esperado.
- Reduz o risco de esgotamento ao garantir que não sobrecarrega a sua equipa.
- Simplifica o seu trabalho enquanto gestor de projetos ao prever os recursos e o trabalho que a sua equipa consegue realizar com precisão.
Leia mais sobre a importância da gestão de recursos.
O que se segue?
Quer dominar os aspetos mais específicos do carregamento de recursos? Consulte a formação criada por especialistas da nossa DPM School.
