8 controlos de projeto para manter os seus projetos no caminho certo
Sinais de alerta: evite o colapso dos projetos: Os controlos de projeto fornecem alertas antecipados quando os projetos se desviam do caminho previsto, permitindo ajustes rápidos e mantendo o trabalho alinhado com os objetivos iniciais.
Modelos: o melhor aliado do seu projeto: A utilização de modelos pode simplificar a implementação dos controlos de projeto, ajudando a gerir os problemas de forma sistemática sem os eliminar completamente.
Controlos e gestão: uma dupla dinâmica: Os controlos de projeto acompanham métricas de desempenho como o orçamento e o calendário, enquanto a gestão de projetos supervisiona todo o ciclo de vida do projeto, proporcionando estratégia e execução.
Os dados são a sua estrela-guia: Com base em informações obtidas em tempo real e orientadas por dados, previsões e relatórios, os controlos de projeto ajudam a evitar atrasos e derrapagens de custos.
Os controlos do projeto mantêm um projeto no rumo certo. Quando as coisas não estão a correr como deveriam e um projeto começa a desviar-se, os controlos dão-lhe um sinal de alerta precoce para que possa ajustar o rumo e voltar a pôr tudo em ordem o mais rapidamente possível.
Neste artigo, apresento alguns documentos, modelos e listas de verificação de controlo de projetos que pode utilizar para controlar o seu projeto e começar a lidar com este tipo de problemas de forma sistemática.
NOTA: Não disse que seria capaz de eliminar estes problemas. Não será!
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Os projetos raramente correm como planeado. As coisas mudam constantemente, seja no que diz respeito aos membros da sua equipa, às expectativas do cliente ou a complexidades imprevistas que afetam os seus planos. Os gestores de projetos são responsáveis por minimizar as probabilidades de os riscos se transformarem em problemas, mas também faz parte do nosso trabalho resolver os problemas quando estes ocorrem.
UMA NOTA SOBRE OS MODELOS
Pode obter modelos para o ajudar a implementar estes controlos de projeto — encontrará estes modelos na DPM Membership, juntamente com mais de 100 outros modelos de projetos, documentos, exemplos, livros eletrónicos, listas de verificação e workshops.
O que são os controlos de projeto?
Os controlos de projeto são as ações que realiza enquanto gestor de projetos e a documentação que utiliza para manter os seus projetos no rumo certo. São um conjunto de ferramentas que o ajudam a produzir as entregas do projeto com sucesso.
Consulte a seguinte definição de controlo de projetos do Project Management Institute (PMI):
Um sistema de controlo de projetos tem como objetivo minimizar a diferença entre o planeamento do projeto e a execução do projeto, de modo a alcançar os objetivos do projeto, ou seja, custo, tempo e conteúdo.
Na prática, os controlos de projeto centram-se na monitorização dos principais indicadores de desempenho (KPIs) do projeto, como os custos e o calendário, que acabam por estar relacionados com o âmbito e a entrega. Ao acompanhar as métricas em tempo real, os controlos de projeto podem ajudar os gestores de projetos a antecipar problemas e oportunidades.
Por exemplo, se o seu projeto estiver adiantado em relação ao calendário e/ou abaixo do orçamento, poderá gastar um pouco mais para melhorar a qualidade. Se o orçamento estiver apertado, poderá identificar formas de reduzir custos noutras áreas, como substituir um recurso por outro de menor custo para produzir futuras entregas.
Controlos de projeto vs. gestão de projetos
Agora que defini os controlos de projeto como um conjunto de ferramentas para manter um projeto no rumo certo, poderá estar a perguntar-se em que diferem da gestão de projetos.
A principal diferença é o âmbito. Os controlos de projeto centram-se no acompanhamento de métricas de desempenho específicas — orçamento, calendário e risco — enquanto a gestão de projetos supervisiona todo o ciclo de vida do projeto, desde o início até ao encerramento.
A gestão de projetos diz respeito à estratégia e à execução. Envolve definir os objetivos do projeto, alinhar as partes interessadas, atribuir recursos e garantir entregas de qualidade. É uma combinação de planeamento, liderança e adaptabilidade para manter o projeto em andamento.
Os controlos de projeto, por outro lado, fornecem os mecanismos de verificação e equilíbrio que ajudam os gestores a conduzir o projeto na direção certa. Baseiam-se em informações orientadas por dados, previsões e relatórios para evitar atrasos e derrapagens de custos.
Pense nisto da seguinte forma: a gestão de projetos é o capitão que conduz o navio, enquanto os controlos de projeto funcionam como ferramentas de navegação — acompanham a velocidade, os níveis de combustível e os desvios de rota para garantir uma viagem tranquila. Ambos são essenciais, mas os controlos de projeto fornecem as barreiras de proteção que mantêm o projeto alinhado com os seus objetivos originais.
Existe alguma diferença entre um gestor de projetos e um controlador de projetos?
Sim. Em algumas organizações, o controlador de projetos é como o braço direito do gestor de projetos.
O controlador de projetos centra-se mais nas métricas, no acompanhamento, nos controlos e na análise do projeto, enquanto o gestor de projetos se concentra mais na equipa do projeto, na forma como o trabalho do projeto é executado e no nível de qualidade exigido, bem como na gestão das relações com clientes e partes interessadas.
Normalmente, os gestores de projetos digitais desempenham tanto as funções de gestores de projetos como de controladores de projetos.
Porque são importantes os controlos do projeto
O chamado triângulo de ferro da gestão de projetos — âmbito, calendário e qualidade — pode, por vezes, colocá-lo em situações delicadas. Sem dúvida, já teve conversas como estas:
Equipa: “Certamente o cliente ficaria muito mais satisfeito se tivéssemos apenas mais dois dias para aperfeiçoar isto…”
Cliente: “Gosto da abordagem aqui, mas pode ser mais rigoroso e encontrar uma forma de fazer isto com metade do orçamento?”
Este exercício de equilíbrio é uma das tarefas mais difíceis para nós, enquanto gestores de projetos.
Por um lado, temos de entregar um produto que deixe o cliente satisfeito. Por outro lado, devemos apoiar sempre a equipa e permitir que apresente o seu melhor trabalho.
Os controlos do projeto permitem-lhe entrar bem preparado neste tipo de conversas difíceis com clientes. Eis alguns dos benefícios dos controlos do projeto:
- Ajudam-no a tomar decisões informadas sobre o equilíbrio ideal entre custo, calendário e qualidade
- Reduzem o risco de expansão do âmbito, mostrando os impactos da aceitação de tarefas adicionais
- Ajudam-no a antecipar custos imprevistos
- Permitem-lhe formular planos de contingência para lidar com variações do calendário e/ou desafios relacionados com os recursos
- Servem como ferramenta para gerir as expectativas das partes interessadas relativamente aos resultados do projeto.
Controlos do projeto no ciclo de vida do projeto
Os controlos do projeto não são uma tarefa que se faz uma única vez. Estão presentes em todas as fases do ciclo de vida do projeto, ajudando a manter o âmbito, o calendário e o orçamento sob controlo. Eis como se enquadram em cada fase:
- Iniciação – Nesta fase, os controlos do projeto estabelecem as bases para o sucesso. Isto inclui definir os principais objetivos, identificar os riscos e estabelecer uma linha de base inicial para os custos e o calendário. Sem este trabalho preparatório, o projeto corre o risco de sofrer uma expansão do âmbito antes mesmo de começar.
- Planeamento – Os controlos do projeto moldam o plano do projeto ao estabelecerem KPIs mensuráveis, definirem estruturas de elaboração de relatórios e detalharem a alocação de recursos. É aqui que entram em ação as ferramentas de calendarização e os controlos orçamentais.
- Execução – À medida que o trabalho avança, os controlos do projeto garantem que as equipas se mantêm no caminho certo. A monitorização em tempo real, o acompanhamento dos custos e as avaliações de riscos ajudam a assinalar precocemente potenciais problemas. Um exemplo disso é um registo de decisões, que pode ajudá-lo a acompanhar as decisões importantes e a responsabilizar as pessoas. As alterações são inevitáveis, mas, com uma estrutura de controlo sólida, podem ser geridas de forma proativa em vez de reativa.
- Monitorização & Controlo – A supervisão contínua é fundamental. Esta fase envolve acompanhar o progresso em relação à linha de base, gerir alterações e aperfeiçoar as previsões. Os controlos do projeto funcionam como guardas de proteção que impedem o projeto de se desviar do rumo.
- Encerramento – Concluir um projeto não significa que os controlos do projeto terminem. As análises pós-projeto, as lições aprendidas e as reconciliações financeiras finais ajudam a melhorar os processos para projetos futuros.
Sem controlos integrados em todas as fases, os projetos tornam-se um jogo de adivinhação. Implementar controlos do projeto como um processo contínuo — em vez de uma solução de última hora — garante uma execução tranquila e resultados previsíveis.
8 exemplos de controlos do projeto para dominar o caos do seu projeto
Agora que abordei os controlos do projeto e os seus benefícios, apresento 8 exemplos práticos de controlos do projeto — incluindo modelos — que pode aplicar aos seus projetos.
- Documentação de planeamento do projeto
- Matriz RACI
- Plano de comunicação
- Estrutura de decomposição do trabalho
- Lista de verificação de QA
- Registo RAID/registo de riscos
- Relatório de estado
- Pedido de alteração
1. Documentação de planeamento do projeto
Pare aqui. Não avance mais neste artigo se ainda não tiver algum tipo de documento essencial de planeamento do projeto. Essa é a base dos seus controlos — um registo que mostra o que pretendia para o projeto, para que possa verificar se este está a evoluir de acordo com o plano.
Não vou entrar aqui em detalhes aprofundados sobre como criar e utilizar estes documentos, uma vez que isso está fora do âmbito do artigo. Vou simplesmente abordar o que são e como encontrar mais informações.
Os documentos de planeamento do projeto incluem:
Resumo do projeto
Este documento abrange quem, o quê, quando, porquê, como e outros elementos essenciais do seu projeto, para que possa criar uma base sólida para a execução
Obtenha um modelo de resumo do projeto já preparado, incluindo sugestões para o ajudar a refletir sobre como preencher cada secção, e um exemplo que mostra o aspeto de uma versão concluída.
Orçamento do projeto/estimativa de custos
Para determinar se o seu projeto está dentro ou abaixo do orçamento, precisa de uma estimativa de custos original que possa utilizar como referência. Consulte este guia de estimativa do orçamento do projeto que pode utilizar para elaborar uma estimativa.
Linha temporal, plano do projeto, cronograma e/ou gráfico de Gantt
Tal como acontece com o orçamento do projeto, precisa de uma referência para determinar se está a acompanhar o plano. Um plano do projeto, incluindo um cronograma do projeto, é a sua ferramenta mais básica para controlar os seus projetos — e para os tornar controláveis desde o início.
Leia aqui o nosso guia para criar um plano do projeto.
Se tiver curiosidade em ver o aspeto de algumas linhas temporais de projetos reais, pode encontrar exemplos de linhas temporais na DPM Membership.
Declaração de trabalho
A sua declaração de trabalho contém muitas informações para o ajudar a definir controlos para o resto do projeto. Se não estiver familiarizado com o conceito, pode começar pelo guia definitivo da DPM sobre como redigir uma declaração de trabalho.
2. Matriz RACI
RACI é um acrónimo de responsável, responsabilizado, consultado e informado. Os gestores de projeto utilizam uma matriz RACI para atribuir funções e responsabilidades relativamente às tarefas do projeto e à tomada de decisões.
Quando é necessária?
Um projeto com processos complexos de tomada de decisões ou de aprovação pode exigir uma matriz RACI. Uma matriz RACI é particularmente útil se existir um conflito relacionado com a responsabilidade.
Pode ser difícil dominar as matrizes RACI, mas, quando o conseguir, verá que podem ajudar a evitar que se apontem culpas mais tarde.
Um quadro RACI (e o seu parente, o quadro RASCI) é útil porque documenta quem é responsável por concluir uma determinada tarefa e quem precisa de ser informado sobre o estado. Pode ser uma solução para um provável atraso na tomada de decisões ou para uma distribuição desigual da carga de trabalho.
Eis as definições dos vários termos num quadro RACI:
- Responsável: A pessoa que executa a tarefa. Esta pessoa toma a iniciativa principal e apresenta os resultados.
- Responsabilizado: A pessoa que garante que a tarefa ou o trabalho é concluído. Não é necessariamente a pessoa que executa a tarefa, mas é quem aprova o produto final.
- Consultar: A pessoa ou pessoas que fornecem informações, aconselhamento ou feedback sobre a tarefa.
- Informar: A pessoa ou pessoas que devem estar a par dos prazos críticos e do progresso do projeto, uma vez que têm interesse no resultado.
Como utilizá-lo?
Para utilizar um quadro RACI, enumere as principais tarefas a executar no projeto. Em seguida, indique os membros da equipa do projeto e as outras partes interessadas envolvidas. Em cada coluna e linha do quadro, atribua uma letra RACI (responsável, responsabilizado, consultar ou informar) para explicar o papel de cada pessoa.
Modelo e exemplos de quadro RACI
A DPM Membership disponibiliza vários recursos RACI:
- Modelo RACI
- Exemplos RACI preenchidos
- Workshop: Domine os quadros RACI em 30 minutos
- Lista de verificação RACI para o ajudar a fazê-lo corretamente
- Folha-resumo RACI
3. Plano de comunicação
Um plano de comunicação é um documento que enumera as partes interessadas no projeto e define os canais de comunicação de acordo com as preferências e o nível de prioridade.
Quando precisa dele?
Precisa de um plano de comunicação se o seu projeto envolver várias pessoas ou grupos que tenham de ser mantidos a par ao longo do ciclo de vida do projeto. Portanto, basicamente, precisa de um plano de comunicação para todos os projetos.
Lembre-se de que o plano de comunicação é tão útil para si como para qualquer outra pessoa. O plano de comunicação determina a frequência com que comunica com o cliente e permite-lhe dar a conhecer as suas intenções antes mesmo de o projeto começar.
Como utilizá-lo?
Um plano de comunicação define quem, no projeto, deve estar ligado, com que frequência, através de que mecanismo e com que periodicidade. Criar um plano de comunicação ajuda a definir os objetivos de comunicação do projeto, a documentar as informações das partes interessadas e a identificar que informações partilhar.
Modelo e exemplo de plano de comunicação
4. Estrutura de decomposição do trabalho
Uma estrutura de decomposição do trabalho (WBS) decompõe o âmbito do projeto nas tarefas individuais necessárias para cumprir os objetivos do projeto e concluir os entregáveis atribuídos. É um dos controlos de projeto mais importantes, pois representa visualmente o trabalho que os membros da equipa têm de concluir e constitui, por isso, um bom mecanismo para acompanhar o progresso face aos requisitos do projeto.
Quando é necessária?
É necessária uma WBS para clarificar funções e responsabilidades, ajudar a garantir que as tarefas são concluídas atempadamente e com elevada qualidade, e acompanhar as atividades do projeto. É fundamental desenvolver a WBS durante a fase de planeamento do projeto para garantir que as partes interessadas têm uma compreensão comum do trabalho necessário para concluir o projeto.
Como é utilizada?
Para utilizar uma WBS, identifique os entregáveis do projeto e, em seguida, decomponha esses entregáveis nas tarefas necessárias para os produzir.
Depois de obter uma visão geral de alto nível dos entregáveis e das tarefas de apoio, sequencie o trabalho. Estime o nível de esforço necessário para cada tarefa e planeie o trabalho em conformidade. Em seguida, crie um plano de gestão de recursos sobre a forma como irá dotar o trabalho de recursos com base no nível de esforço e partilhe-o com as partes interessadas para obter o seu apoio.
Modelo e exemplo de WBS
Incluí um modelo de WBS gratuito e transferível e um exemplo de WBS que pode utilizar nos seus projetos. Para editar o ficheiro, transfira-o como ficheiro XLSX e utilize-o no Google Sheets ou no Excel.
5. Lista de verificação de garantia da qualidade
Uma lista de verificação de garantia da qualidade (QA) contém itens importantes relacionados com os processos do projeto, a metodologia de testes e/ou as categorias de produtos.
Quando é necessária?
Um gestor de projeto assume a responsabilidade por erros ou itens não identificados. A QA é um processo essencial para garantir que tudo funciona como deveria e que nada importante foi omitido.
Um gestor de projeto deve assumir um papel de liderança no processo de QA para garantir que os membros da equipa dão a devida prioridade aos problemas e os registam utilizando uma lista de verificação de QA. O gestor de projeto trabalha depois com os membros da equipa para atribuir uma pessoa responsável por resolver cada item da lista. Essa pessoa testa, volta a testar, implementa a correção e regista os resultados finais.
Uma lista de verificação de QA é frequentemente dividida em diferentes categorias ou fases do projeto que exigem verificações de QA distintas. A lista de verificação cataloga as etapas de teste necessárias para cada categoria de produto, como requisitos ou segurança.
Como é utilizada?
Uma lista de verificação de QA divide o projeto em categorias ou fases, cada uma das quais pode exigir testes independentes por parte de vários especialistas da equipa.
Modelo de lista de verificação de QA
A lista de verificação de QA da DPM é uma referência rápida para garantir que as pessoas responsáveis pela QA nos seus projetos verificaram se o conteúdo e a funcionalidade estão alinhados com os padrões de qualidade do projeto.
6. Registo RAID/registo de riscos
Um registo RAID é uma ferramenta para registar e gerir riscos. É um documento de gestão de riscos no qual regista riscos, pressupostos, problemas e dependências.
Consulte aqui o nosso workshop sobre gestão de riscos.
Quando é necessário?
Os registos RAID são particularmente úteis para projetos em ambientes complexos com muitas partes interessadas, como terceiros, comités de direção, departamentos de TI ou prestadores de serviços.
Os relatórios de estado têm geralmente um foco de alto nível, enquanto os registos RAID vão mais longe, concentrando-se especificamente na gestão de riscos. É um documento que responsabiliza os membros da equipa e outras partes interessadas, acompanhando rigorosamente os riscos e as ações atribuídas.
Um registo RAID assinala quaisquer riscos ou potenciais sinais de alerta, criando uma cultura de transparência proativa. É extremamente útil para expor várias perspetivas sobre os processos do seu projeto (por exemplo, o processo de aprovação de TI demora 4 semanas? O número de revisões atribuído é suficiente?)
Se prevê um problema, documente-o no seu registo RAID e fale sobre ele na sua reunião de estado. Atribua um responsável a cada risco para formular um plano de ação sobre como o abordar (mesmo que a resposta seja não fazer nada e aceitar o risco!)
Como o utiliza?
Deve iniciar um registo RAID no começo do projeto e atualizá-lo em reuniões regulares, com o contributo do cliente. É importante que também o utilize para documentar decisões. Um registo RAID deve incluir:
- Riscos: ameaças ou oportunidades conhecidas que ainda não se materializaram
- Ações: itens de ação resultantes de reuniões, tarefas em curso, etc., incluindo os responsáveis
- Problemas: desafios em curso que podem ameaçar o sucesso do projeto
- Dependências: tarefas que têm de ser concluídas antes de outra tarefa poder começar ou terminar.
Modelo de registo RAID
Comece já com:
- Modelo de registo RAID numa folha de cálculo pré-preparada
- Exemplo de registo RAID para mostrar o aspeto de um registo RAID preenchido para um projeto de reformulação de um sítio Web
- Webinário sobre gestão de riscos
Aceda a estes recursos tornando-se Membro DPM.
7. Relatório de estado
Um relatório de estado garante que as partes envolvidas têm uma compreensão clara da situação atual do projeto.
Quando é necessário?
Ser consistente com os relatórios de estado é fundamental para a transparência e uma gestão eficaz. É essencial ter um relatório de estado atualizado, preparado com uma periodicidade consistente que os intervenientes possam esperar.
Para estabelecer uma periodicidade adequada de apresentação de relatórios, procure elaborar relatórios semanais do estado do projeto. Embora possa enviá-los de forma assíncrona, por vezes é útil ter uma conversa síncrona com o cliente. Estas reuniões não precisam de ser longas — 30 minutos podem ser suficientes —, mas são uma boa forma de estabelecer uma relação com o cliente e criar confiança.
Se possível, realize as reuniões de estado presencialmente, num ambiente mais informal. Não se limite a falar sobre o projeto; em vez disso, mostre interesse pelas outras atividades que estão a acontecer na empresa do cliente e partilhe alguns dos destaques do seu portefólio. Estas conversas podem por vezes gerar oportunidades de negócio que, de outra forma, não teria conhecido.
Como o utiliza?
Alguns clientes esperam ver relatórios horários detalhados, enquanto outros preferem uma visão geral. No mínimo, um relatório de estado deve incluir o seguinte:
- Custo total do projeto, orçamento atribuído, orçamento restante
- Custo mensal/taxa de consumo do orçamento
- O que foi alcançado no último mês e o que está planeado para o próximo
- Atualizações sobre o cronograma
- Itens de ação
- Riscos, bloqueios e decisões.
Modelo e exemplo de relatório de estado
Apresente o estado do seu projeto utilizando um modelo de relatório de estado. Utilize o nosso exemplo de relatório de estado como guia e preencha simplesmente as secções relativas ao seu resumo executivo, resumo financeiro, progresso, registo RAID, itens de ação e marcos.
8. Pedido de alteração
Um pedido de alteração descreve e define uma alteração ao âmbito que ocorreu no projeto relativamente à declaração inicial de trabalhos ou à estimativa de custos.
Quando é necessário?
Ambas as partes devem reconhecer formalmente e concordar com um pedido de alteração. A documentação do pedido de alteração deve explicar a alteração e a sua justificação, bem como os impactos no orçamento e no calendário do projeto.
Embora seja um equívoco comum considerar que os pedidos de alteração são negativos, estes são simplesmente uma parte da gestão eficaz de projetos, uma vez que comunicam que o âmbito previsto foi alterado. Especialmente quando isto acontece numa fase mais avançada dos projetos, estas decisões relativas à alteração do âmbito podem ser tomadas com confiança e resultarão em melhores resultados.
É essencial informar o cliente sobre o processo de pedidos de alteração desde o início, para que todos estejam familiarizados com o mesmo. Não evite emitir pedidos de alteração, mesmo para itens aparentemente simples com impactos reduzidos. Os pedidos de alteração sem impacto no orçamento ajudam a fazer cumprir o processo de gestão da mudança e mantêm todos alinhados quanto às decisões.
Como utilizá-lo?
Os pedidos de alteração normalmente descrevem o seguinte:
- Descrição da alteração ao âmbito
- Motivo da alteração ao âmbito
- Implicações da alteração ao âmbito (orçamento, calendário)
- Reconhecimento oficial (assinatura ou confirmação de aceitação.)
Modelo de pedido de alteração
Transfira o nosso modelo de pedido de alteração, que ajuda a registar o contexto, a abordagem, o âmbito, os resultados, os pressupostos, o orçamento, as dependências, a faturação e as aprovações relativas às alterações.
Funções na gestão do controlo do projeto
Os controlos do projeto não se gerem sozinhos. Diferentes funções contribuem para o seu sucesso, garantindo que os dados são recolhidos, analisados e utilizados. Eis quem participa:
- Gestor de projeto – O capitão do navio, responsável por garantir que os controlos do projeto são implementados e utilizados de forma eficaz. Monitoriza o progresso, supervisiona os relatórios e toma decisões baseadas em dados, com base nas métricas de controlo. Saiba mais sobre as tarefas diárias de um gestor de projeto.
- Controlador de projeto – Concentrada no acompanhamento das finanças, dos calendários e dos riscos, esta função analisa os dados em profundidade para garantir o cumprimento dos custos e do calendário. Trabalha em estreita colaboração com o gestor de projeto para identificar tendências e recomendar ações corretivas.
- Planeador – A pessoa responsável pelos gráficos de Gantt e pelo acompanhamento do calendário. Garante que as tarefas estão corretamente sequenciadas, que as dependências são geridas e que os caminhos críticos são monitorizados.
- Equipa de Finanças e Compras – O orçamento, os contratos e os custos dos recursos estão todos sob a sua responsabilidade. Garante que as despesas estão alinhadas com as previsões e que os controlos financeiros são devidamente mantidos.
- Gestor de riscos – Concentra-se na identificação, análise e mitigação dos riscos ao longo do projeto. Trabalha com todas as partes interessadas para garantir que os potenciais problemas são resolvidos antes de se agravarem.
- Partes interessadas e patrocinadores – Embora não sejam diretamente responsáveis pelos controlos do projeto, as partes interessadas dependem destes processos para garantir a transparência e apoiar a tomada de decisões. O seu papel é apoiar os controlos do projeto, fornecendo contributos estratégicos e garantindo o alinhamento com os objetivos empresariais.
O processo diário de controlo de projetos
Enquanto gestores de projetos, seguimos uma rotina diária para garantir que os nossos projetos se mantêm no caminho certo. Para isso, temos de saber o que está a acontecer. Parece simples! Mas, na realidade, a gestão de projetos é um ciclo constante de processamento de informação, planeamento e tomada de decisões.
Para manter tudo no caminho certo, os gestores de projetos têm de funcionar como um sistema de radar, fazendo verificações para perceber o que se aproxima e alertando todos para a possibilidade de um desastre iminente.
A configuração eficaz de um processo de controlo do projeto permite-lhe acompanhar os custos e o calendário à medida que o projeto evolui. Será esperado que conduza o seu projeto por águas turbulentas — estar preparado evitará que o seu projeto naufrague.
Para prosseguir, siga estas quatro fases como parte de um processo simples de controlo do projeto:
Avaliar
Acompanhe o plano do projeto, os resultados previstos e a trajetória do trabalho. Tem de saber em que ponto se encontra para poder gerir diligentemente as expectativas das partes interessadas. Faça perguntas para garantir que compreende o estado do projeto. Ao avaliar, utilize relatórios de estado do projeto e métricas como base para a tomada de decisões.
Planear
Com base no estado determinado, será frequentemente necessário implementar correções de trajetória. Garanta que são devidamente planeadas — tente antecipar a direção que as coisas estão a tomar. Uma alteração afetará outros fluxos de trabalho? Terá de envolver o cliente? Toda a equipa está de acordo? Se o problema parecer persistente ou sistémico, utilize uma análise da causa-raiz para explorar o que o está a provocar abaixo da superfície. Trata-se de um caso isolado ou está a tornar-se um problema maior?
Reagir
Assim que tiver um plano, implemente as suas alterações. Isto inclui informar o cliente sobre o que está a mudar e garantir que a equipa está totalmente informada e de acordo. Conheça o impacto no orçamento e no calendário e faça os ajustes adequados.
Estabelecer ligação
Enquanto gestor de projetos, é a cola que mantém a equipa unida. Garanta que partilha os seus conhecimentos com a equipa, para que todos tenham uma visão completa. Mantenha o cliente e as restantes partes interessadas informados.
Acompanhar
Defina lembretes para fazer acompanhamentos, tanto internos como externos, a fim de evitar atrasos.
Acompanhar a sua equipa
Não podemos assumir que a nossa equipa se lembra de todos os pedidos ou de todos os conselhos úteis que lhe damos. Tem de enviar muitos lembretes amigáveis, como “olá, desculpa estar a ser chato, mas já conseguiste tratar de X?” ou “não te esqueças de Y.”
Fazer acompanhamentos dá-lhe alguma tranquilidade, pois permite-lhe confirmar que as pessoas estão no caminho certo, além de oferecer uma verificação rápida do estado das coisas. É frequentemente durante essas breves verificações que descobre que algo não está a correr exatamente como planeado.
Acompanhar os seus clientes ou partes interessadas
Em parte, fazer acompanhamentos com clientes e partes interessadas envolve fornecer atualizações sobre o estado do projeto — isto é, o que está a acontecer, o que vai acontecer e quaisquer problemas.
Mas também é semelhante à forma como fazemos acompanhamentos com a equipa. É importante utilizar estes acompanhamentos para enviar lembretes amigáveis sobre o calendário do projeto ou sobre quaisquer decisões pendentes que exijam a intervenção do cliente.
Ferramentas de gestão de projetos para o controlo de projetos
Os controlos do projeto dependem de dados precisos, monitorização em tempo real e colaboração eficiente. As ferramentas de gestão de projetos certas proporcionam visibilidade sobre orçamentos, calendários, riscos e métricas de desempenho — ajudando as equipas a manterem-se no caminho certo e a tomarem decisões informadas.
Estas são as minhas escolhas para o melhor software de gestão de projetos atualmente disponível:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Perguntas frequentes sobre os controlos do projeto
Estas são as respostas a algumas perguntas frequentes sobre os controlos do projeto.
Onde se enquadram os controlos do projeto no ciclo de vida do projeto?
Por definição, os controlos do projeto são uma componente crítica da fase de monitorização e controlo do ciclo de vida do projeto. Dito isto, muitos dos exemplos de controlos do projeto que discuti neste artigo devem ser desenvolvidos durante a fase de planeamento do projeto e disponibilizados durante a execução. Por conseguinte, pode argumentar-se que os controlos do projeto são utilizados ao longo de todo o ciclo de vida.
Controlar é o mesmo que fazer microgestão dos meus projetos?
O maior equívoco sobre os controlos do projeto é provavelmente a ideia de que, enquanto gestor de projeto, precisa de controlar (ou seja, fazer microgestão da) sua equipa para obter os resultados certos. Mas essa não é a abordagem.
Controlar sob a forma de microgestão não tira partido dos pontos fortes da sua equipa e, por isso, pode fazer com que o projeto se desvie do rumo (sem mencionar o esgotamento que provavelmente irá experienciar ao tentar assumir uma carga de trabalho demasiado pesada!)
Em suma: os controlos do projeto não consistem em controlar diretamente o trabalho ou as pessoas que o realizam; destinam-se a gerir a estrutura e o fluxo do próprio projeto.
O que pensa?
Um processo de controlo do projeto bem estabelecido e consistente é a espinha dorsal para entregar projetos dentro do prazo e do orçamento. Também proporciona à equipa a tranquilidade de saber que, enquanto gestor de projeto, está ao lado dela.
Quais são as suas experiências com os controlos do projeto? Existem outras métricas do projeto que mede? Partilhe a sua experiência ou as suas perguntas nos comentários.
