7 elementos a incluir num gráfico de Gantt + outras dicas simples
Um gráfico de Gantt pode ser uma ferramenta eficaz para os gestores de projetos representarem visualmente o progresso de um projeto. Mas como garantir que o seu gráfico de Gantt inclui a informação correta para impressionar as partes interessadas? Tal como acontece com qualquer ferramenta de gestão de projetos, quanto melhor compreender um gráfico de Gantt, mais poderá utilizá-lo em benefício próprio e da sua equipa.
Neste artigo, iremos abordar os elementos de um gráfico de Gantt básico, os aspetos a considerar ao criar um, a forma de personalizar os gráficos de Gantt de acordo com as suas necessidades e as orientações de elaboração de relatórios.
Elementos de um gráfico de Gantt básico
Por predefinição, um gráfico de Gantt é simples e rudimentar. No entanto, isso não significa que este tipo de ferramenta de gestão de projetos careça de substância.
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Os gráficos de Gantt são normalmente configurados com os nomes das tarefas listados ao longo do eixo y e a linha cronológica do projeto representada no eixo x. Mesmo um gráfico de Gantt simples deve incluir os 7 elementos fundamentais seguintes:
- A lista de tarefas necessárias para este projeto: que atividades são necessárias para concluir o projeto?
- A data de início e a data de conclusão de cada tarefa
- O progresso realizado para concluir cada tarefa: a tarefa está no caminho certo, em risco ou atrasada?
- As dependências entre tarefas: existem relações de predecessora e sucessora no seu projeto?
- A data de início e a data de conclusão de todo o projeto (se apenas tiver estimativas, talvez seja melhor voltar atrás e criar um gráfico PERT; estes diferem dos gráficos de Gantt, mas complementam-se quando utilizados em conjunto)
- Datas importantes de marcos ao longo da cronologia do projeto
- O caminho crítico do projeto: ou seja, o conjunto de tarefas que demora mais tempo a concluir num projeto e que, por isso, fornece uma estimativa da duração do projeto
É muito mais fácil compreender este tipo de informação essencial sobre o projeto num formato visual, especialmente para as partes interessadas que poderão não estar tão envolvidas nas atividades diárias do projeto. É aqui que o gráfico de Gantt se torna útil.
Considerações ao criar um gráfico de Gantt
Nesta secção, iremos destacar alguns aspetos a considerar ao criar um gráfico de Gantt.
1. Os gráficos de Gantt no processo de planeamento do projeto
Antes de avançar diretamente para a visualização, é útil reservar algum tempo para planear e organizar as suas ideias. Os gestores de projetos bem-sucedidos utilizam muitas ferramentas diferentes de gestão de projetos para o planeamento de projetos.
Especificamente, recomendo desenvolver uma estrutura analítica do projeto (WBS) como etapa preliminar à criação de um gráfico de Gantt. Para além de fornecer um resumo das tarefas, uma WBS organiza convenientemente as tarefas de forma hierárquica em fases e grupos.
Assim que os dados do projeto estiverem organizados em blocos, torna-se mais fácil estabelecer marcos e prazos que poderá visualizar utilizando um gráfico de Gantt.
Mesmo que esteja a utilizar um modelo de gráfico de Gantt do seu software de gestão de projetos, certifique-se de que define claramente cada tarefa do projeto, bem como cada dependência entre tarefas. Isto também facilita a atribuição de membros da equipa para concluir cada tarefa do projeto.
2. Identifique as dependências entre tarefas
Depois de os gestores de projetos identificarem as tarefas que compõem um projeto, o passo seguinte é mapear as dependências entre tarefas. A identificação das dependências entre tarefas, juntamente com a data de início e de conclusão de cada tarefa, ajuda a visualizar o caminho crítico para a conclusão do projeto.
Os gestores de projetos utilizam abreviaturas para identificar os quatro tipos de dependências entre tarefas.
- FS – término para início: Uma tarefa tem de ser concluída antes de a tarefa seguinte poder começar. Este é o tipo de dependência mais comum na maioria dos projetos em cascata.
- SS – início para início: Assim que uma tarefa tiver começado, a tarefa seguinte pode começar, mesmo que a primeira ainda não tenha terminado.
- FF – término para término: Uma tarefa que não pode terminar até que outra tarefa esteja concluída.
- SF – início para término: Uma tarefa que não pode terminar até que outra tarefa tenha começado. Este é o tipo de dependência menos comum na maioria dos projetos em cascata.
3. Tenha em Conta a Disponibilidade dos Membros da Equipa e os Horários de Trabalho
Ao criar um gráfico de Gantt, certifique-se de que considera os feriados e outros dias não úteis que possam ocorrer durante o calendário do projeto.
Também deverá considerar o horário de trabalho dos membros da sua equipa. Saber qual é a disponibilidade da sua equipa e quanto do seu dia de trabalho pode ser dedicado a um projeto é necessário para definir um prazo realista.
4. Nem Todas as Informações são Transmitidas num Gráfico de Gantt
Um gráfico de Gantt não é uma solução infalível para uma gestão de projetos eficaz. Especificamente, os gestores de projeto devem:
- Definir de forma precisa e abrangente as tarefas necessárias para concluir o projeto — o seu gráfico de Gantt é tão bom quanto os dados que nele introduzir
- Ter em conta que um gráfico de Gantt não contempla os recursos necessários para um projeto. Estas informações são recolhidas ao criar um plano de projeto.
- Utilizar uma ferramenta adicional para acompanhar o custo ou o âmbito de um projeto. Os gráficos de Gantt estão organizados para apresentar informações com base no calendário do projeto, e não no orçamento ou no âmbito do projeto.
Personalizar o Seu Gráfico de Gantt para a Sua Equipa e os Seus Projetos
Com a vasta variedade de software para gráficos de Gantt disponível, é possível criar um gráfico de Gantt personalizado que satisfaça as necessidades da sua equipa. Quanto mais específico for o seu gráfico de Gantt, mais clara e precisamente promoverá a comunicação dentro da sua equipa.
Um gráfico de Gantt personalizado pode ser um elemento visual eficaz ao fazer apresentações à direção. Também pode utilizar esta ferramenta para comunicar o progresso do seu projeto às partes interessadas que pretendem ter a garantia de que os prazos estão a ser cumpridos.
Saiba mais sobre casos de utilização específicos dos gráficos de Gantt aqui.
Algumas Vantagens da Personalização
O software para gráficos de Gantt oferece aos gestores de projeto uma infinidade de opções de personalização. Pode utilizar cores diferentes para representar diferentes membros da equipa ou cores diferentes para representar diferentes fases de um projeto.
Ao personalizar as barras, garante que as informações são transmitidas visualmente com o mínimo de confusão, que é o objetivo de qualquer relatório.
Uma ferramenta de gráficos de Gantt também permite personalizar o calendário do projeto. Um gestor de projeto pode precisar de ajustar um gráfico de horas para dias, de dias para semanas ou até de semanas para meses.
Como isto pode ser feito com um único clique, o software para gráficos de Gantt proporciona-lhe a capacidade de se adaptar às circunstâncias variáveis de um projeto.
Outras Opções de Personalização
Um gráfico de Gantt online permite que as equipas trabalhem em colaboração para manter as partes interessadas informadas sobre o progresso do projeto. Pode personalizar os alertas por e-mail para que as pessoas envolvidas na execução de um projeto se mantenham alinhadas. Isto reduz qualquer atraso entre departamentos ou membros da equipa.
Os gestores de projeto podem personalizar os gráficos de Gantt com notas, vídeos ou ligações. Quando as dependências entre tarefas na gestão de projetos estão altamente concentradas, a possibilidade de os membros da equipa colaborarem em tempo real pode ser inestimável em termos de eficiência dos trabalhadores.
Relatórios a Partir de um Gráfico de Gantt
Os gráficos de Gantt oferecem aos gestores de projeto uma forma eficaz de produzir relatórios de progresso em tempo real.
Além de proporcionarem uma visão geral em tempo real, os gráficos de Gantt também podem ser eficazes na análise preditiva. Os gestores de projeto podem utilizar gráficos de Gantt para prever quando e onde poderá ser necessário ajustar o calendário de um projeto.
Por exemplo, uma alteração no prazo de uma tarefa também afetará os prazos das tarefas dependentes. Uma vez que as tarefas podem ser concluídas antes da data prevista (de acordo com o calendário do projeto) ou demorar mais tempo do que o inicialmente previsto, o gestor de projeto que utiliza um gráfico de Gantt como ferramenta de gestão de projetos mantém-se sempre um passo à frente do que está a acontecer.
Considerações finais
Em última análise, o gráfico de Gantt não se destina apenas aos gestores de projeto, sendo também uma ferramenta que beneficia toda a equipa do projeto. Os gráficos de Gantt são acessíveis às partes interessadas, independentemente do seu nível de senioridade e familiaridade com os detalhes do projeto. Além disso, o software de gráficos de Gantt facilita ainda mais a criação destas visualizações úteis dos dados do projeto.
Se pretende criar especificamente um gráfico de Gantt no Jira, consulte as nossas sugestões e soluções alternativas para gráficos de Gantt do Jira aqui.
Continue a ler para encontrar as melhores soluções de software de gráficos de Gantt que o ajudarão a gerir os seus projetos da forma mais eficaz.
