6 formas como a gestão de recursos é diferente para equipas remotas
Alguma vez tentou gerir um projeto com um orçamento insuficiente, poucas pessoas, ferramentas em falta ou conjuntos de competências essenciais insuficientes? Se está a acenar afirmativamente ou a pensar naquele projeto (sabe qual) que foi particularmente desafiante por não ter os recursos adequados, então este artigo é para si!
Gerir um projeto sem os recursos adequados é um desafio, mas gerir um projeto sem os recursos adequados E ter membros da equipa espalhados pelo país ou pelo mundo é um desafio ainda maior. Por isso, vamos abordar ambos os desafios num só artigo.
O que é a gestão de recursos?
No contexto da gestão de projetos, o processo de gestão de recursos consiste em garantir que dispõe das pessoas certas, dos materiais necessários e de dinheiro suficiente (ou seja, orçamento) para concluir o projeto que lhe foi confiado.
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Quando se trata da gestão de recursos de uma agência, esta começa frequentemente pelo orçamento. Antes de o âmbito do trabalho ser aprovado, deve trabalhar com a pessoa responsável pelo desenvolvimento de negócio na sua organização para garantir que as estimativas são exatas, para que a empresa possa cobrar ao cliente o suficiente para cobrir o custo de realização do projeto (mão de obra, ferramentas/recursos, custos gerais, etc.). Saiba mais sobre a gestão de recursos criativos aqui.
Antes do arranque e durante o planeamento do projeto, trabalhará com a liderança para determinar quem, na equipa, irá trabalhar no projeto e de que ferramentas ou licenças de software poderá precisar.
Durante o projeto, poderá ter de coordenar-se com membros da equipa ou outros gestores de projeto (ou com o gestor de recursos da sua organização) para garantir que não existem conflitos de agenda e que todos têm expectativas claras sobre o trabalho que será realizado e quando. Também é importante saber se determinados projetos têm prioridade sobre outros e determinar de que forma isso poderá afetar os seus prazos.
Quando trabalha num projeto como gestor de projeto interno, ou quando lhe é confiado um projeto interno em que não cobra aos clientes, a situação poderá ser um pouco diferente. Poderá simplesmente começar por reunir a sua equipa de projeto para determinar o que cada pessoa fará, como o fará e se a equipa poderá precisar de outras ferramentas ou recursos para concluir o projeto no prazo necessário.
A composição da sua equipa poderá ser determinada por diferentes responsáveis de departamento, especialmente se o projeto envolver uma equipa multifuncional.
Como fazer a gestão de recursos remotamente
Os conceitos fundamentais da gestão de recursos remota não são muito diferentes de quando esta é feita no escritório, mas as nuances acrescentam alguma complexidade.
É aqui que criar uma cultura empresarial que dê prioridade a modelos de trabalho flexíveis pode ter um grande impacto. Vale a pena defender algumas destas políticas e práticas dentro da sua esfera de influência:
- Ao gerir equipas remotas ou trabalhar a partir de casa, os protocolos de comunicação e colaboração precisam, por vezes, de ser alterados. Por exemplo, comunicar proativamente com os trabalhadores remotos sobre horários e atribuições de pessoal pode ajudar a promover uma cultura empresarial que permita modelos de trabalho flexíveis.
- Poderá ser necessário considerar algumas políticas de trabalho aplicáveis a toda a organização para garantir uma distribuição justa e consistente de pessoal em ambientes de trabalho remoto. Isto inclui políticas de integração e de gestão do desempenho (sem microgestão).
- Ao gerir recursos financeiros, poderá verificar que uma menor parte do seu orçamento é destinada a espaços físicos de trabalho e uma maior parte a ferramentas de colaboração, como o software de videoconferência.
6 considerações para gerir recursos remotamente
1. Como o tempo de colaboração remota afetará o orçamento
Poderá haver considerações orçamentais adicionais (ou diferentes) ao trabalhar com colaboradores remotos.
Ter tempo suficiente para uma boa comunicação e verificações regulares é uma prioridade elevada num ambiente de trabalho remoto. Certifique-se de que não está a poupar na comunicação e na colaboração para economizar algumas horas ou dólares–isso pode acabar por sair-lhe caro quando as pessoas não recebem atualizações importantes ou quando é necessário refazer entregáveis porque alguém não estava a par do que se passava.
Uma vez que as tarifas faturáveis podem fazer com que as reuniões pareçam dispendiosas, deve garantir que inclui o tempo das reuniões nas suas estimativas. Pode fazer sentido realizar reuniões mais frequentes no início de um novo projeto para ajudar a tornar mais fluida a comunicação entre os membros, mas não deve exagerar.
Uma equipa de sete pessoas, com cada membro a faturar $100 por hora, significa que uma reunião de uma hora vai custar $700. Multiplique esse valor por um projeto de seis meses e, com uma reunião por semana, estará a gastar $16,800 do seu orçamento apenas numa reunião semanal.
2. Que materiais ou recursos são necessários para concluir o trabalho (incluindo hardware e software)
Obviamente, é importante garantir que está a utilizar um sistema eficaz de software de gestão de recursos para gerir o seu trabalho (consulte as nossas escolhas para o melhor software de gestão de recursos e o melhor software gratuito de gestão de recursos)
Mas isso não é tudo de que vai precisar.
Para facilitar uma boa comunicação, terá de adicionar algumas ferramentas de colaboração ao seu conjunto de ferramentas. Algumas das ferramentas mais utilizadas incluem o Slack, o Microsoft Teams e o Zoom, juntamente com outras plataformas de colaboração como o Webex, mas podem ser necessárias ferramentas ou recursos adicionais para ajudar uma equipa distribuída a trabalhar num projeto. Isto pode incluir ferramentas de colaboração visual, como software de mapas mentais ou de quadros brancos, e itens físicos como computadores portáteis, monitores adicionais e colunas.
Para projetos digitais que funcionam como aplicações num telemóvel ou até num quiosque, pode ser necessário hardware e software especializados para testes e garantia de qualidade, de modo a assegurar que o produto final é perfeito. Estes itens podem ocupar uma parte considerável do orçamento, pelo que é essencial ter estas necessidades em conta ao planear os recursos.
Ao elaborar o plano do projeto, as equipas remotas podem beneficiar da utilização de modelos concebidos especificamente para gerir o trabalho e as comunicações. Isto pode incluir modelos e fluxos de trabalho de planos de projeto, agendas de reuniões e até atualizações de estado utilizadas para manter as partes interessadas informadas ao longo do projeto. Enquanto gestor de projeto, pode também querer incluir estas necessidades na lista de materiais.
3. Como planear o trabalho síncrono e assíncrono entre diferentes fusos horários
Enquanto gestor de projeto, ao iniciar um projeto e atribuir recursos e membros à equipa, tenha em consideração os fusos horários de todas as pessoas envolvidas e tente obter o maior número possível de horas coincidentes entre os membros da equipa. Poderá pedir às pessoas que ajustem um pouco os seus horários para permitir mais tempo de colaboração quando necessário, mas seja estratégico quanto a isso. Ninguém quer trabalhar até tarde (no seu fuso horário) numa sexta-feira à noite!
Nos projetos em que o trabalho é transmitido de um membro da equipa para outro à medida que avança num processo, os fusos horários podem ser menos importantes. No entanto, quando os membros da equipa precisam de colaborar em tempo real, como dois programadores a participar numa sessão de programação a pares, terão de coordenar-se intencionalmente para agendar tempo suficiente para a colaboração durante as horas de trabalho coincidentes.
Estas necessidades de colaboração devem ser tidas em consideração ao planear um projeto e escolher os seus recursos. Utilizar uma ferramenta de gestão de projetos para equipas remotas também pode ser útil para planear os seus fluxos de trabalho e atribuir tarefas.
Pedir ao seu programador sediado em Nova Iorque que se levante muito cedo para se adaptar ao horário do programador sediado em Paris, ou vice-versa, é uma receita para o esgotamento ou, pelo menos, para um pior equilíbrio entre a vida profissional e pessoal de pelo menos um membro da equipa.
4. As funções necessárias na equipa para concluir o projeto
Ao gerir os recursos necessários para projetos em equipas remotas, comece por analisar as funções e competências necessárias para concluir o trabalho. Uma vez que é provável que esteja a trabalhar com um orçamento definido e possivelmente com outros projetos e prioridades para a sua agência ou empresa, deve analisar a capacidade dos membros da equipa ao formar novas equipas de projeto.
Alguns aspetos que poderá querer considerar incluem:
- Que competências pode cada pessoa trazer para a equipa?
- Qual é a disponibilidade desta pessoa (por dia, semana ou iteração)?
- Há partes do projeto que precisam de recursos adicionais ou competências especializadas?
- Há algum fuso horário, barreira de comunicação ou barreira linguística a ter em conta?
- O cliente tem algum requisito relativamente ao local onde os membros da equipa estão sediados?
- Qual será o horário de trabalho deste projeto?
- O que acontece se alguém sair da empresa ou da equipa durante este projeto?
O software de planeamento de recursos pode ajudar a simplificar este processo, proporcionando uma visão clara das competências, disponibilidade e fusos horários dos membros da equipa enquanto planeia o projeto. Estes são apenas alguns dos principais benefícios das ferramentas de planeamento de recursos.
5. Como será abordado o envolvimento dos colaboradores
Embora muitas pessoas prefiram a flexibilidade que o trabalho remoto pode proporcionar, se não existirem oportunidades para colaborar e interagir com outras pessoas, este pode tornar-se muito isolador e conduzir ao esgotamento. Por isso, ao planear projetos para equipas remotas, é necessário considerar e planear este aspeto, uma vez que não acontecerá naturalmente.
Reservar tempo para atividades de formação de equipas durante as reuniões de equipa pode ser uma forma de abordar o envolvimento dos colaboradores. Se nunca fez isto ou se as suas atividades de quebra-gelo começam a parecer repetitivas, experimente alguns jogos virtuais. Existem muitos jogos online curtos que podem ser jogados com equipas virtuais, como um concurso de perguntas e respostas utilizando o Kahoot ou um desafio de um minuto. Outra boa prática na gestão de colaboradores remotos é perguntar-lhes o que considerariam envolvente ou de que precisam.
Avaliar periodicamente o nível de envolvimento ao longo do projeto é uma boa prática para gestores de projetos e líderes da organização. Se descobrir que algo é particularmente desafiante para a sua equipa, trabalhem em conjunto para resolver os problemas. Por outro lado, se algo estiver a funcionar muito bem para a equipa, considere de que forma pode ser aproveitado em projetos futuros ou aplicado em maior escala em toda a empresa.
6. O que acontece se surgirem problemas de desempenho
Preparar-se para o pior, mas esperar o melhor, pode ser o lema de um líder de projeto. Assim, ao gerir recursos em projetos remotos, podemos partir do princípio de que existem boas intenções e de que todas as pessoas estão plenamente empenhadas todos os dias e fazem o seu melhor trabalho. Mas o que acontece quando isso não se verifica?
Não é como num escritório, onde pode chamar os membros da equipa para um espaço privado para conversar sobre problemas de desempenho, caso surjam. Então, como pode lidar com estes problemas durante projetos remotos?
Os gestores de equipas remotas devem utilizar reuniões individuais ou pontos de situação através de videochamada para discutir problemas de desempenho ou desafios existentes na equipa. Isto pode incluir abordar a disponibilidade dos colaboradores durante o horário de trabalho, a gestão do tempo, lacunas de competências ou até falhas de comunicação. Para problemas realmente graves, como o incumprimento de um prazo ou um desacordo na equipa, deve ser marcada uma reunião entre todas as partes envolvidas através de videoconferência ou presencialmente, caso todos possam reunir-se num local central ou num escritório.
É importante pôr fim a quaisquer mexericos ou conversas paralelas e abordar os problemas diretamente. Isto ajuda a criar confiança entre os membros das equipas remotas. Tenha as conversas diretamente e resuma por escrito a discussão e os próximos passos.
As recompensas de gerir bem os recursos de projetos remotos
Ser capaz de gerir projetos com membros da equipa e outros recursos distribuídos por todo o mundo é uma competência que requer alguma prática. Com benefícios que vão desde uma maior flexibilidade e um acesso mais amplo a talento até um melhor equilíbrio entre a vida profissional e pessoal, é uma competência que vale a pena desenvolver enquanto gestor de projetos.
Se quiser saber mais sobre a gestão de membros de equipas remotas ou sobre a seleção das ferramentas certas, temos artigos sobre vários temas que podem ajudar. Para receber estas dicas diretamente na sua caixa de entrada, subscreva a nossa newsletter para se manter a par!
