Mapowanie przepływu pracy: proces i 3 najlepsze praktyki ekspertów

Czym jest mapowanie procesów przepływu pracy?

Mapowanie procesów przepływu pracy przedstawia wizualnie sposób, w jaki poszczególne osoby wykonują swoją pracę w organizacji — czasami nazywa się je mapowaniem procesów biznesowych. Nie daj się jednak zwieść tej nazwie; przepływy pracy i procesy bardzo się od siebie różnią.

Podczas gdy przepływy pracy koncentrują się na sekwencji zadań w ramach określonej funkcji, procesy obejmują szersze działania realizowane od początku do końca. Mapowanie procesów przepływu pracy pomaga wyjaśnić te różnice, przedstawiając zarówno przepływy pracy na poziomie zadań, jak i nadrzędne procesy biznesowe.

To jak tworzenie planu, który pokazuje, w jaki sposób każde zadanie w przepływie pracy łączy się z kolejnym. Chodzi o to, aby wszyscy dostosowali się do swoich ról i rozumieli je, co pozwoli utrzymać sprawność operacyjną i zadowolenie klientów.

Mapując przepływy pracy, możesz uzyskać całościowy obraz tego, jak poszczególne części organizacji łączą się ze sobą, zidentyfikować obszary optymalizacji przepływu pracy i upewnić się, że wszystko przebiega sprawnie, nawet gdy pojawiają się problemy pozostające poza Twoją kontrolą.

Prosty przykład przepływu pracy

Oto prosty przykład przepływu pracy dotyczącego składania i zwrotu wydatków pracownika.

1. Złożenie wniosku o zwrot wydatków: Pracownik wypełnia formularz raportu wydatków, wyszczególniając koszty poniesione podczas wykonywania obowiązków służbowych.
2. Weryfikacja i zatwierdzenie: Przełożony pracownika sprawdza wydatki pod kątem zgodności z zasadami i budżetem. Jeśli wszystko się zgadza, zatwierdza wydatek do zwrotu.
3. Weryfikacja księgowa: Zatwierdzone wydatki są przekazywane do działu księgowości. Księgowi sprawdzają ich poprawność i upewniają się, że są zgodne z przydziałami budżetowymi.
4. Przetwarzanie płatności: Po weryfikacji dział księgowości przetwarza płatność zwrotu na rzecz pracownika.
5. Prowadzenie ksiąg: Rejestr transakcji zwrotu jest przechowywany na potrzeby audytu i sprawozdawczości.

Zalety mapowania przepływu pracy

Przyjrzyjmy się zaletom mapowania przepływu pracy:

1. Ustanawia najlepsze praktyki: Jasne określenie tego, co najlepiej sprawdza się w Twojej firmie, oraz przypisanie odpowiedzialności gwarantuje, że klienci i pracownicy otrzymują spójne i niezawodne doświadczenia.
2. Wspiera doskonałość operacyjną: Mapowanie przepływu pracy pozwala organizacjom identyfikować nieefektywności i usprawniać przepływy pracy, co zwiększa produktywność członków zespołu.
3. Ułatwia cyfryzację przedsiębiorstwa: Możesz wskazać obszary, w których zadania manualne można zautomatyzować, zwiększając efektywność przepływu pracy i oszczędności kosztów. Zapewnia to plan działania na rzecz cyfryzacji przepływów pracy oraz wskazuje możliwości innowacji i technologicznej integracji przepływu pracy.
4. Upraszcza wdrażanie: Dobrze udokumentowane procesy usprawniają wdrażanie nowych pracowników lub klientów. Mogą oni szybko zrozumieć swoje role i obowiązki oraz od razu wnieść wkład w pracę zespołu lub projektu.
5. Umożliwia ciągłe doskonalenie: Korzystając z wizualnych przepływów pracy, możesz identyfikować obszary wymagające poprawy i z czasem wprowadzać iteracyjne zmiany. Sprzyja to kulturze ciągłego doskonalenia procesów, wspierając innowacje i rozwój organizacji.

Rodzaje map przepływu pracy

Istnieje wiele rodzajów diagramów przepływu pracy. Od podstawowych rodzajów schematów blokowych po diagramy torów i wykresy Gantta stosowane nawet w zarządzaniu projektami — każdy z nich zapewnia wyjątkowy sposób wizualizacji procesów biznesowych. Oto kilka przykładów mapowania procesów.

Mapa myśli to świetny punkt wyjścia do burzy mózgów, szczególnie w przypadku kreatywnych przepływów pracy. Umożliwia kategoryzowanie zadań według obszaru biznesowego lub grupy i jest również określana jako mapa kreatywna lub nieliniowa.

Schematy blokowe to najczęściej stosowana technika mapowania. Przedstawiają one poszczególne kroki procesu przepływu pracy w zarządzaniu projektem w kolejności sekwencyjnej, z wykorzystaniem zdefiniowanych symboli mapowania procesów (jak na poniższym schemacie).

Diagramy torów dzielą schemat blokowy na „tory”, z których każdy reprezentuje inny dział, rolę lub jednostkę zaangażowaną w proces.

Diagram ten służy do wyjaśnienia indywidualnych zakresów odpowiedzialności i ułatwia skuteczne przekazywanie obowiązków.

Mapowanie strumienia wartości koncentruje się na wskazywaniu i eliminowaniu nieefektywności, aby można było zwiększyć produktywność i zapewnić klientom większą wartość. Mapy te zazwyczaj zawierają dodatkowe informacje, takie jak czas cyklu, czas realizacji i wskaźniki procesu.

Więcej informacji na temat rodzajów zarządzania przepływem pracy znajdziesz tutaj.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Proces mapowania przepływu pracy

Oto jak utworzyć procesy biznesowe i przepływy pracy.

1. Określ, co chcesz zmapować, oraz zaangażowane strony

Wyraźnie określ zakres mapy przepływu pracy, wskazując nowy proces, bieżący proces lub przepływ systemowy, który chcesz zmapować. Poznaj granice procesu oraz konkretne cele, które chcesz osiągnąć dzięki ćwiczeniu planowania przepływu pracy.

Zidentyfikuj kluczowe strony zaangażowane w proces, w tym osoby wykonujące poszczególne kroki, dostarczające dane wejściowe lub otrzymujące dane wyjściowe. Zaangażuj te osoby, aby zebrać informacje zwrotne i uwzględnić ich spostrzeżenia w procesie.

2. Wybierz rodzaj mapy przepływu pracy

Jak wybrać właściwy rodzaj mapy przepływu pracy? Weź pod uwagę następujące kwestie:

• Oceń złożoność procesu. Czy jest on prosty, czy wieloaspektowy? 
• Określ poziom szczegółowości niezbędny do dokładnego przedstawienia każdego kroku/zadania.
• Zidentyfikuj docelowych odbiorców mapy przepływu pracy — czy są to członkowie zespołu, interesariusze, czy podmioty zewnętrzne? Możesz dostosować mapę procesu do ich poziomu zrozumienia, co ma kluczowe znaczenie dla skutecznej komunikacji.
• Wyjaśnij konkretne cele swojego przedsięwzięcia związanego z mapowaniem przepływu pracy. Czy chcesz usprawnić procesy, poprawić współpracę czy zidentyfikować wąskie gardła?

Wskazówka

Zalecam iteracyjne podejście do projektowania mapy przepływu pracy. Zacznij od podstawowego przedstawienia procesu, a następnie stopniowo uwzględniaj dodatkowe zawiłości lub niuanse. Takie podejście zapewnia, że ostateczna mapa przepływu pracy dokładnie odzwierciedla proces i spełnia swoje przeznaczenie.

 

Na przykład zacznij od ogólnego przeglądu procesu, a następnie dodawaj więcej szczegółów przy każdej iteracji, upewniając się, że mapa pozostaje dokładna i użyteczna.

3. Wymień kroki, podkroki, dane wejściowe i wyjściowe

Na tym etapie użyj wybranych narzędzi programowych, aby ograniczyć pracę ręczną. Narzędzia znacznie ułatwiają dostosowywanie i przenoszenie elementów w celu odwzorowania zależności i zakresów odpowiedzialności.

1. Wymień kroki wysokiego poziomu: Są to główne działania lub kamienie milowe, które należy zrealizować, aby osiągnąć pożądany rezultat. Na przykład: analiza, tworzenie projektu procesu, przegląd i informacje zwrotne, dokumentacja oraz szkolenie i wdrożenie
2. Podziel kroki na podkroki: Podziel każdy krok na mniejsze, bardziej szczegółowe podkroki. Kontynuuj dzielenie procesu, aż osiągniesz poziom szczegółowości, który jest możliwy do zarządzania i zastosowania w praktyce. Na przykład:
   1. Analiza
      1. Wywiady
      2. Identyfikacja interesariuszy
      3. Przegląd dokumentów
      4. Analiza trendów rynkowych
      5. itp.
   2. Tworzenie projektu procesu
      1. Wybór narzędzia
      2. Wybór typu schematu blokowego procesu
      3. Odwzorowanie początkowego procesu
      4. Wyróżnienie luk, zagrożeń i brakujących ról
      5. itp.
   3. Przegląd i informacje zwrotne
      1. Przesłanie do interesariuszy w celu przeglądu
      2. Udokumentowanie informacji zwrotnych
      3. Wprowadzenie aktualizacji do początkowej mapy procesu
      4. itp.
3. Zidentyfikuj i udokumentuj dane wejściowe oraz wyjściowe: Zidentyfikuj dane wejściowe wymagane do wykonania zadania oraz dane wyjściowe generowane dla każdego kroku i podkroku. 
   • Dane wejściowe to zasoby, informacje lub materiały potrzebne do ukończenia danego kroku.
   • Dane wyjściowe to rezultaty lub produkty powstające w wyniku realizacji danego kroku. 
   • Udokumentuj dane wejściowe i wyjściowe powiązane z każdym krokiem i podkrokiem. Dokładnie określ charakter danych wejściowych i wyjściowych oraz sposób ich wykorzystania lub wytworzenia w ramach procesu.
   • Na przykład: danymi wejściowymi do wywiadów będą pytania do wywiadu, a także harmonogram i dostępność interesariuszy. Danymi wyjściowymi będą informacje uzyskane od interesariuszy.

4. Ułóż wszystko w kolejności i utwórz mapę

Ułóż kroki i podkroki w kolejności sekwencyjnej w wybranym narzędziu do mapowania procesów, zgodnie z chronologicznym przebiegiem procesu. Użyj strzałek lub łączników, aby wskazać przepływ procesu od jednego kroku do następnego, i dowiedz się, jak utworzyć schemat blokowy, aby zastosować odpowiednie symbole. Następnie:

1. Odwzoruj zależności i przypisz właścicieli: Odwzoruj zależności między krokami, podkrokami, danymi wejściowymi i wyjściowymi oraz wskaż osoby za nie odpowiedzialne. Użyj łączników lub strzałek, aby wskazać przepływ informacji lub materiałów między różnymi elementami procesu i odwzorować zależności w ramach przepływu pracy.
2. Uwzględnij działania równoległe: Wiele kroków lub zadań może być wykonywanych równolegle. Zidentyfikuj te działania w ramach procesu i odpowiednio przedstaw je na mapie przepływu pracy. Użyj rozgałęziających się ścieżek lub równoległych linii, aby wskazać działania równoległe.

3. Uwzględnij punkty decyzyjne: Zidentyfikuj punkty decyzyjne, w których możliwe są różne ścieżki lub wyniki. Szczególnie przydatny jest tutaj schemat blokowy decyzji, który pomaga przedstawić wizualnie każdy warunek i odpowiadający mu wynik w przejrzystej, logicznej strukturze.
4. Odwzoruj dane wejściowe i wyjściowe: Współpracuj z właścicielami procesów, uczestnikami i klientami podczas sesji burzy mózgów. Pozwoli Ci to zebrać i uporządkować ich pomysły. Skorzystaj z modelu SIPOC (dostawcy, dane wejściowe, procesy, dane wyjściowe i klienci), aby wskazać podstawowe dane wejściowe i wyjściowe związane z każdym krokiem. Udokumentuj te dane wejściowe i wyjściowe na mapie procesu przepływu pracy, aby zapewnić kontekst i przejrzystość.

5. Zbieraj opinie i wprowadzaj ulepszenia

Sprawdź i zweryfikuj dokładność oraz kompletność mapy, a następnie wprowadź niezbędne zmiany, aby poprawić jej przejrzystość i wydajność.

1. Sprawdź i zweryfikuj: Dokładnie przeanalizuj mapę przepływu pracy, aby upewnić się, że kolejność kroków i ich logiczny przebieg są prawidłowe. Zweryfikuj ją z interesariuszami lub ekspertami merytorycznymi, aby potwierdzić jej dokładność i kompletność.
2. Wprowadzaj ulepszenia: Regularnie przeglądaj i aktualizuj mapę, uwzględniaj opinie oraz wprowadzaj poprawki.

Narzędzia do mapowania przepływu pracy

Istnieje wiele intuicyjnych platform do obsługi oprogramowania przepływu pracy, które pozwalają wizualizować każdy krok przepływu pracy, tworzyć szczegółowe przepływy poprawiające produktywność oraz zwiększać ogólną wydajność.

Wybierając oprogramowanie do tworzenia diagramów przepływu pracy, należy wziąć pod uwagę między innymi takie elementy jak Camunda lub jedna z jej alternatyw:

1. Integracja z innymi systemami
2. Możliwość dostosowania i elastyczność
3. Możliwości analizy i wizualizacji danych
4. Skalowalność i wydajność

Często można znaleźć narzędzia przeznaczone dla konkretnej branży, takie jak oprogramowanie przepływu pracy dla branży budowlanej.

Darmowe opcje narzędzi

Narzędzia te zwykle oferują bezpłatny podstawowy plan, jeśli dopiero zaczynasz i nie możesz uzasadnić kosztu platformy z pełnym planem.

1. Miro to wszechstronna internetowa platforma tablicy, która umożliwia tworzenie diagramów przepływu pracy oraz innych rodzajów diagramów. Oferuje narzędzie do tworzenia schematów blokowych z wykorzystaniem AI, a także funkcje współpracy, takie jak edycja w czasie rzeczywistym, komentowanie i integracja z wideokonferencjami, które można wykorzystywać podczas pracy z zespołami międzyfunkcyjnymi.
2. Lucidchart to elastyczne oprogramowanie do tworzenia schematów blokowych, które pozwala użytkownikom generować mapy przepływu pracy. Zapewnia szeroki wybór kształtów, szablonów i funkcji współpracy, a także integruje się z pakietami Microsoft Office i Google Workspace. 
3. Google Drawings to bezpłatne narzędzie internetowe w pakiecie Google Workspace. Choć może oferować mniej funkcji niż dedykowane narzędzia do tworzenia diagramów, nadal pozwala tworzyć podstawowe przepływy pracy za pomocą kształtów, linii i tekstu.
4. Cacoo oferuje bezpłatny plan z ograniczonymi funkcjami, który pozwala użytkownikom tworzyć maksymalnie 6 diagramów. Zapewnia przyjazny dla użytkownika interfejs, różne kształty i szablony map procesów oraz narzędzia do współpracy przy projektach zespołowych.
5. Diagrams.net (dawniej draw.io) to bezpłatne narzędzie o otwartym kodzie źródłowym do tworzenia diagramów, z przyjaznym dla użytkownika interfejsem i szerokim zakresem możliwości, w tym mapowaniem przepływu pracy. Można z niego korzystać online lub offline, a także integrować je z różnymi platformami przechowywania danych w chmurze.

Porada eksperta

Jeśli jesteś częścią małego zespołu, możesz skorzystać z jednego z narzędzi używanych przez inne działy, za które już płacisz, albo wybrać bezpłatne internetowe narzędzie do mapowania. Wiele z nich ma szablony i podstawowe funkcje do tworzenia map lub oferuje bezpłatny plan, który może być wystarczający dla potrzeb mniejszej firmy.

Oprogramowanie przepływu pracy o otwartym kodzie źródłowym często stanowi kolejną opłacalną opcję, oferującą zaawansowane funkcje i możliwość dostosowania do wyjątkowych potrzeb.

Płatne opcje narzędzi

Jeśli masz na to budżet, dostępnych jest dla Ciebie więcej opcji oprogramowania do diagramów przepływu pracy . Oto kilka propozycji, które warto rozważyć:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Lucidchart — Najlepszy do tworzenia diagramów zespołowych
2. 2. Miro — Najlepsze rozwiązanie do szablonów przepływów pracy dostosowanych do konkretnej branży
3. 3. Qntrl — Najlepsze rozwiązanie do automatyzacji procesów biznesowych
4. 4. FigJam — Najlepszy wybór dzięki ponad 300 wbudowanym szablonom
5. 5. Process Street — Najlepsze do tworzenia diagramów przepływów pracy metodą przeciągania i upuszczania
6. 6. Visio — Najlepsze rozwiązanie do wizualizacji organizacyjnych
7. 7. Camunda Platform — Najlepsze do procesów angażujących ludzi i systemy
8. 8. SmartDraw — Najlepszy do automatycznego formatowania diagramów
9. 9. Pneumatic Workflow — Najlepsze rozwiązanie do tworzenia szablonów przepływów pracy
10. 10. ClickCharts — Najlepszy do wszechstronnego tworzenia diagramów

Opcje narzędzi opartych na AI

AI nigdzie się nie wybiera, więc dlaczego by go nie wykorzystać, aby ułatwić sobie mapowanie przepływu pracy i pozwolić technologii wykonać za Ciebie pracę analityczną?  

Ważna uwaga dotycząca funkcji AI w narzędziach

Po przeanalizowaniu i przetestowaniu różnych narzędzi do obsługi przepływów pracy wyposażonych w funkcje AI zdałem sobie sprawę, że większość z nich ma ograniczenia. Funkcje AI nadal wymagają pełnego dopracowania i ulepszenia, aby można było polegać wyłącznie na nich, zwłaszcza jeśli korzystasz z narzędzia, w którym AI jest tylko niewielkim elementem szerszej oferty.

1. Flowster upraszcza zarządzanie procesami biznesowymi dzięki AI. Wykorzystuje innowacyjną technologię do znajdowania problemów i usprawniania przepływów pracy. AI sprawdza przepływy pracy i tworzy dla Ciebie mapy, oszczędzając czas i ograniczając pracę ręczną.
2. Decisions—Workflow Manager umożliwia integrację AI z przepływem pracy w organizacji. Skutkuje to automatyzacją operacji i zwiększoną wydajnością. Dzięki funkcji silnika reguł platformy możesz skodyfikować logikę biznesową i zautomatyzować podejmowanie decyzji. Funkcja eksploracji procesów pomaga również użytkownikom identyfikować i naprawiać problemy, aby jeszcze bardziej zoptymalizować działalność firmy.

Błędy, których należy unikać

Podczas tworzenia map przepływu pracy lub procesów biznesowych unikaj tych typowych błędów.

1. Nadmierne komplikowanie. Zbyt złożone mapy mogą dezorientować zamiast wyjaśniać procesy.
2. Brak precyzji lub nadmierna ogólnikowość. Podaj konkretne kroki i działania w ramach każdego procesu.
3. Brak zaangażowania odpowiednich interesariuszy. Upewnij się, że wszystkie odpowiednie osoby przedstawią swoje uwagi, aby można było dokładnie uchwycić przebieg procesu.
4. Ignorowanie informacji zwrotnych może prowadzić do przeoczenia możliwości optymalizacji.
5. Brak regularnej aktualizacji mapy przepływu pracy, aby odzwierciedlała zmiany i pozostawała aktualna. W przeciwnym razie użytkownicy będą postępować zgodnie z nieaktualnym procesem, co może prowadzić do mniej spójnych doświadczeń interesariuszy lub klientów.
6. Brak ustalenia priorytetów dotyczących tego, co należy zmapować w pierwszej kolejności. Najpierw zmapuj najważniejsze procesy, aby zapewnić efektywną alokację zasobów.
7. Brak spójności. Aby poprawić czytelność i zrozumienie mapy, zachowaj spójność symboli, terminologii i formatowania w całej mapie.

Porady ekspertów

Oto kilka wskazówek, na które natknąłem się podczas wieloletniego tworzenia map procesów przepływu pracy.

1. Spójrz na swój przepływ pracy świeżym okiem

Jako menedżer przydzielam proces biznesowy nowemu pracownikowi i proszę go o jego zmapowanie. Spotyka się on z osobami i zespołami w firmie, obserwuje innych pracowników zaangażowanych w konkretny proces biznesowy, a następnie tworzy jego mapę na podstawie zdobytej wiedzy.  

Pozwala mu to uczyć się poprzez zadawanie pytań i rzeczywiście zrozumieć role oraz zadania w ramach procesu. Zyskujesz również nowe spojrzenie na to, jak proces jest rozumiany i jak przebiega. Jeśli jesteśmy zbyt mocno zaangażowani w proces, możemy nie dostrzegać luk ani możliwości zwiększenia efektywności. 

2. Zmapuj wiele scenariuszy

Spróbuj utworzyć kilka wersji mapy przepływu pracy na podstawie różnych scenariuszy lub przypadków użycia.

Dzięki temu interesariusze zrozumieją, jak proces może się różnić w różnych warunkach, i będą przygotowani do skutecznego radzenia sobie z różnymi sytuacjami. Nadal istotne jest jednak zapewnienie ich poparcia i wdrożenia nowego lub ulepszonego przepływu pracy.

3. Zadbaj o atrakcyjność wizualną

Dodaj elementy wizualne, takie jak ikony, ilustracje i oznaczenia kolorami, aby mapa przepływu pracy była atrakcyjna wizualnie i łatwa do zrozumienia. Poprawi to przejrzystość i zwiększy zaangażowanie.

Dołącz, aby poznać więcej informacji na temat mapowania przepływów pracy

Czy chcesz nawiązać kontakt z innymi menedżerami projektów cyfrowych, aby dzielić się zasobami i najlepszymi praktykami? Zostań członkiem społeczności, uzyskaj dostęp do ponad 100 szablonów, próbek i przykładów oraz połącz się za pośrednictwem Slacka z setkami innych menedżerów projektów cyfrowych.