Jak utworzyć obieg akceptacji dokumentów w 7 krokach

Wdrożenie obiegu zatwierdzania dokumentów nie polega wyłącznie na unikaniu chaosu — chodzi również o zwiększenie produktywności, ograniczenie liczby błędów i wspieranie lepszej współpracy. Chodzi o uzyskanie lepszej kontroli nad procesami związanymi z dokumentami, aby każdy etap był efektywny i zgodny z wymaganiami. 

Dzięki odpowiednim narzędziom do automatyzacji obiegu zatwierdzania i technologiom możesz usprawnić realizację obiegu pracy, ograniczyć zadania wykonywane ręcznie i zoptymalizować efektywność zarządzania dokumentami. 

Zanim jednak wdrożysz obiegi pracy przeznaczone do zatwierdzania w narzędziach takich jak Jira czy SharePoint, warto rozważyć szersze korzyści wynikające z wdrożenia systemu zarządzania dokumentami, który będzie bezpieczną i skalowalną podstawą procesów związanych z dokumentacją. Zawsze możesz zacząć od bezpłatnego systemu zarządzania dokumentami, aby sprawdzić, czy jest odpowiedni, zanim podejmiesz ostateczną decyzję.

Dlaczego potrzebujesz obiegu zatwierdzania dokumentów? 

Obiegi przeglądu dokumentów zapobiegają chaosowi w następujący sposób:

• Spójność: Spójność ma kluczowe znaczenie dla utrzymania standardów jakości w całej organizacji. Gwarantuje, że dokumenty zawierają wszystkie wymagane informacje przed ich wysłaniem.
• Przejrzystość: Obiegi zatwierdzania dokumentów zapewniają przejrzysty ślad audytowy zmian i zatwierdzeń dokumentów, dzięki czemu Ty i interesariusze możecie śledzić zmiany, identyfikować zakresy odpowiedzialności oraz być na bieżąco z aktualizacjami i terminami. Sprzyja to rozliczalności, zaufaniu i odpowiedzialności wśród członków zespołu. 
• Współpraca: Zespoły projektowe współpracują skuteczniej, gdy istnieją przejrzyste obiegi pracy w projekcie dotyczące tworzenia, przeglądania i zatwierdzania dokumentów. Procesy obiegu pracy ułatwiają również komunikację między członkami zespołu, umożliwiając im przekazywanie opinii, śledzenie zmian i wersji oraz sprawne podejmowanie decyzji.

Rodzaje zatwierdzania dokumentów

Oto rodzaje dokumentów, które mogą wymagać obiegu zatwierdzania dokumentów.

• Umowy: Mogą być zawierane między firmą a klientami, dostawcami lub pracownikami. Są to dokumenty prawne, które wymagają przeglądu i zatwierdzenia przez wiele stron. Obieg zatwierdzania dokumentów pomaga dopilnować, aby wszystkie szczegóły zostały sprawdzone na czas.
• Oferty lub zakres prac: Informacje zawarte w ofercie lub zakresie prac (SOW) mają kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu i stanowią zabezpieczenie na wypadek, gdyby klient oczekiwał czegoś więcej niż tego, co zawiera dokument. Czy ktoś powiedział: niekontrolowane rozszerzanie zakresu?
• Produkty projektu: Produkty projektu, takie jak dokumenty projektowe, specyfikacje i prototypy, wymagają przeglądu i zatwierdzenia przez zespoły projektowe, klientów i interesariuszy. Obiegi zatwierdzania dokumentów pomagają upewnić się, że wszystkie produkty projektu spełniają wymagania i oczekiwania.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Kto jest zaangażowany?

• Autor/twórca: Osoba odpowiedzialna za przygotowanie oryginalnej wersji dokumentu, wprowadzanie treści, ustalanie formatowania oraz organizowanie informacji zgodnie z celami i specyfikacjami dokumentu.
• Menedżer dokumentu: Osoba ta nadzoruje proces przepływu pracy dokumentu. Przydziela zadania związane z przeglądem, monitoruje postępy, śledzi terminy i dba o przestrzeganie przez wszystkich procedur przepływu pracy.
• Recenzenci: Osoby lub zespoły odpowiedzialne za ocenę dokumentu w celu upewnienia się, że jest on dokładny, kompletny i zgodny ze standardami, przepisami lub zasadami organizacji. Recenzenci mogą przekazywać uwagi, proponować poprawki lub zatwierdzać dokument do kolejnych etapów przetwarzania.
• Zatwierdzający: Wyznaczone osoby lub organy odpowiedzialne za zatwierdzenie dokumentu przed jego sfinalizowaniem lub dystrybucją. Osoby zatwierdzające sprawdzają, czy dokument jest zgodny ze standardami organizacji i czy uzyskano wymagane upoważnienie do jego rozpowszechniania.

Jako kierownik projektu możesz pełnić wiele ról w przepływie pracy dokumentu. Na przykład możesz być recenzentem w procesie SOW/oferty. Daje ci to możliwość oceny wykonalności projektu, zanim produkty projektu, szacunkowe czasy realizacji i koszty zostaną zatwierdzone.

Typowe etapy przepływu dokumentu

Oto omówienie kluczowych elementów przepływów pracy dokumentów na przykładzie karty projektu.

1. Tworzenie dokumentu

Przepływ pracy związany z tworzeniem dokumentu może obejmować rozpoczęcie od szablonu lub utworzenie go od podstaw. Polega on na wprowadzaniu treści, formatowaniu i organizowaniu informacji zgodnie z przeznaczeniem dokumentu oraz jego docelowymi odbiorcami.

• Kto: Za utworzenie karty projektu odpowiada kierownik projektu (jest to znacznie łatwiejsze, jeśli korzystasz z szablonu karty projektu).
• Co: Obejmuje to przygotowanie dokumentu określającego zakres projektu, jego cele i kluczowych interesariuszy oraz wyznaczającego kierunek całego projektu.
• Kiedy: Zwykle na początkowych etapach projektu.
• Gdzie: W procesie tworzenia zwykle korzysta się z oprogramowania do tworzenia dokumentów (lub oprogramowania do współpracy nad dokumentami, jeśli dokument jest tworzony wspólnie przez wielu członków zespołu).
• Jak: Kierownik projektu może zdecydować się na użycie gotowego szablonu udostępnionego przez organizację lub utworzyć dokument od podstaw, w zależności od konkretnych wymagań projektu.

2. Wyznaczenie recenzentów

Na tym etapie recenzenci sprawdzają dokument, aby upewnić się, że jest dokładny i kompletny oraz że jest zgodny z celami projektu. Wybierzesz odpowiednie osoby lub zespoły do przeglądu dokumentów i zagwarantujesz ich jakość oraz skuteczność.

• Kto: Kierownik projektu wskazuje odpowiednie osoby lub zespoły do przeglądu karty projektu.
• Co: Recenzenci oceniają dokładność, kompletność dokumentu oraz jego zgodność z celami projektu.
• Kiedy: Proces przeglądu zwykle odbywa się po zakończeniu etapu tworzenia dokumentu.
• Gdzie: Recenzenci są zwykle wybierani spośród członków zespołu zarządzania projektem lub odpowiednich interesariuszy.
• Jak: Recenzenci mogą być wybierani na podstawie swojej wiedzy specjalistycznej, roli w projekcie lub zaangażowania jako interesariuszy.

3. Konfiguracja w oprogramowaniu do obsługi przepływu pracy dokumentów i kryteriów zatwierdzania

Ten etap procesu zapewnia sprawne działanie przepływu pracy związanego z zarządzaniem dokumentami oraz stosowanie skutecznych procedur zatwierdzania, a orkiestracja przepływu pracy pomaga koordynować przekierowywanie dokumentów, osoby zatwierdzające i automatyczne wyzwalacze w całym systemie.

• Kto: Kierownik projektu jest zwykle odpowiedzialny za skonfigurowanie karty projektu w oprogramowaniu do obiegu dokumentów.
• Co: Obejmuje to skonfigurowanie dokumentu na platformie programowej i ustalenie kryteriów zatwierdzania.
• Kiedy: Następuje to po etapach tworzenia dokumentu i identyfikacji recenzentów.
• Gdzie: Dokument jest zarządzany w wyznaczonym oprogramowaniu lub na wyznaczonej platformie do obiegu dokumentów (dostępne jest również oprogramowanie do obiegu dokumentów o otwartym kodzie źródłowym).
• Jak: Kryteria zatwierdzania są określane na podstawie zasad organizacyjnych, wymagań projektu lub norm zgodności.

4. Monitorowanie postępów prac nad dokumentem

Ten etap zapewnia płynny przepływ dokumentów przez proces zatwierdzania. Będziesz sprawować nadzór, śledzić status dokumentu i rozwiązywać wszelkie problemy, które mogą pojawić się podczas procesu zatwierdzania.

• Kto: Kierownik projektu zazwyczaj monitoruje postęp prac nad kartą projektu w procesie zatwierdzania.
• Co: Obejmuje to śledzenie statusu dokumentu i upewnianie się, że sprawnie przechodzi on przez proces zatwierdzania.
• Kiedy: Monitorowanie odbywa się nieprzerwanie przez cały proces zatwierdzania.
• Gdzie: Postępy są śledzone w oprogramowaniu do obiegu dokumentów lub systemie zarządzania projektami.
• Jak: Regularne sprawdzanie statusu, powiadomień i potencjalnych wąskich gardeł w projekcie.

5. Przegląd opinii i aktualizacja

Na tym etapie upewnisz się, że dokumenty są zgodne z wymaganiami, i uzyskasz od interesariuszy cenne opinie na ich temat.

• Kto: Kierownik projektu odpowiada za przegląd opinii otrzymanych od recenzentów dokumentu.
• Co: Opinie są analizowane w celu zidentyfikowania obszarów wymagających poprawy lub wyjaśnienia w karcie projektu.
• Kiedy: Ten etap ma miejsce po przekazaniu opinii. Jeśli zasugerowano jakiekolwiek zmiany, wprowadź je przed wysłaniem dokumentu do zewnętrznego podmiotu, gdzie mogą mieć wpływ finansowy.
• Gdzie: Zmiany są wprowadzane w dokumencie.
• Jak: Na podstawie otrzymanych opinii w dokumencie wprowadzane są niezbędne aktualizacje, aby zachować jego zgodność z celami projektu i oczekiwaniami interesariuszy.

6. Ponowne przesłanie do ostatecznego zatwierdzenia

Po przejrzeniu dokumentów i uwzględnieniu opinii może być wymagane uzyskanie zatwierdzenia od wyznaczonych osób lub działów przed ich sfinalizowaniem lub rozpowszechnieniem.

• Kto: Kierownik projektu ma za zadanie ponownie przesłać zmienioną kartę projektu do ostatecznego zatwierdzenia.
• Co: Zaktualizowany dokument jest przesyłany do ostatecznego przeglądu i zatwierdzenia po wprowadzeniu wszelkich niezbędnych zmian.
• Kiedy: Odbywa się to po uwzględnieniu opinii i zaktualizowaniu dokumentu.
• Gdzie: Ponowne przesłanie odbywa się w oprogramowaniu do obiegu dokumentów lub oprogramowaniu do zarządzania projektami.
• Jak: Zmieniony dokument jest przesyłany przez proces zatwierdzania w celu uzyskania ostatecznej autoryzacji.

7. Przechowywanie dokumentów i nadawanie uprawnień

Po ostatecznym zatwierdzeniu dokumenty należy bezpiecznie przechowywać i zapewnić do nich dostęp na potrzeby przyszłego wykorzystania, wyszukiwania i zachowania zgodności.

Bezpieczne przechowywanie ostatecznych dokumentów to tylko jeden z elementów najlepszych praktyk zarządzania dokumentami. Należy również ustanowić zasady kontroli wersji, reguły uprawnień i regularne audyty, aby zapewnić aktualność, dostępność i zgodność dokumentacji.

Dokumenty muszą być bezpiecznie przechowywane na potrzeby przyszłego wykorzystania, wyszukiwania i zachowania zgodności. Możesz korzystać ze wszystkiego — od fizycznych systemów archiwizacji po elektroniczne systemy zarządzania dokumentami (DMS) lub oparte na chmurze platformy do przechowywania danych (Dropbox, Google Drive). 

Ustanów zasady przechowywania i archiwizowania dokumentów, aby móc skutecznie zarządzać cyklem życia dokumentów. Określ, jak długo dokumenty powinny być przechowywane, kiedy należy je archiwizować i kiedy można je bezpiecznie usunąć.

• Kto: Kierownik projektu odpowiada za przechowywanie zatwierdzonej karty projektu i zarządzanie uprawnieniami do dokumentu.
• Co: Obejmuje to organizowanie dostępu do dokumentu i zabezpieczanie go w wyznaczonym repozytorium.
• Kiedy: Następuje to po ostatecznym zatwierdzeniu karty projektu.
• Gdzie: Dokument jest przechowywany w repozytorium dokumentów lub systemie zarządzania dokumentami.
• Jak: Uprawnienia dostępu są przyznawane na podstawie ról, co zapewnia bezpieczeństwo dokumentu i umożliwia odpowiednim interesariuszom dostęp do niego, gdy jest to potrzebne.

Przeczytaj naszą szczegółową analizę mapowania przepływów pracy i cyfrowych przepływów pracy, aby dowiedzieć się więcej o wdrażaniu efektywnego obiegu zatwierdzania dokumentów.

Narzędzia do procesów obiegu zatwierdzania dokumentów

Możesz korzystać z kilku różnych rodzajów technologii ułatwiających obieg dokumentów — od podstawowych rozwiązań programowych do zarządzania przepływem pracy po bardziej zaawansowane systemy klasy korporacyjnej. 

Oto kilka przykładów:

• DMS: Platformy DMS, oprogramowanie do zatwierdzania oraz oprogramowanie do kontroli dokumentów zapewniają scentralizowane repozytoria do przechowywania, organizowania i zarządzania dokumentami. Często obejmują funkcje kontroli wersji, kontroli dostępu, oznaczania metadanymi i wyszukiwania.
• Oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy: Oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy umożliwia projektowanie, usprawnianie i automatyzowanie obiegu dokumentów. Możesz tworzyć niestandardowe przepływy pracy z predefiniowanymi krokami, regułami i wyzwalaczami służącymi do przekierowywania i zatwierdzania dokumentów.
• Rozwiązania do podpisu elektronicznego: Oprogramowanie do podpisu elektronicznego to rodzaj systemu zatwierdzania dokumentów, który umożliwia składanie podpisów cyfrowych, eliminując potrzebę drukowania, skanowania i wysyłania dokumentów papierowych. Zintegruj te systemy z obiegiem dokumentów, aby przyspieszyć elektroniczne podpisywanie i procesy zatwierdzania w cyfrowym systemie zarządzania. Jeśli martwisz się o wydatki, jest to kategoria, w której dostępnych jest wiele opcji bezpłatnego oprogramowania do podpisu elektronicznego.

Dowiedz się więcej o BPM i przepływach pracy tutaj.

6 sprytnych trików dotyczących obiegu dokumentów

Oto moje małe, sprytne triki dotyczące obiegu zatwierdzania dokumentów.

1. Automatyzuj powiadomienia: Konfigurując automatyczne powiadomienia, możesz zadbać o to, by wszyscy byli informowani, gdy dokumenty są gotowe do sprawdzenia, zbliżają się terminy lub zaszły jakiekolwiek zmiany. Dzięki temu nikt nie pozostaje bez informacji, a każdy może wnieść swój wkład na czas.
2. Skonfiguruj warunkowy obieg przekazywania dokumentów: Uzależnij trasę dokumentów (czyli to, do których osób trafiają) od ich tematyki lub od tego, kto musi je zaakceptować. Jeśli więc dokument dotyczy dużego budżetu, zostanie automatycznie wysłany do osób zatwierdzających wyższego szczebla.
3. Równoległe przeglądy: Zapomnij o czekaniu na zakończenie pracy jednej osoby, zanim kolejna będzie mogła rozpocząć. Dzięki równoległemu przeglądowi różni członkowie zespołu mogą jednocześnie zajmować się różnymi częściami dokumentu. Skraca to czas cyklu przeglądu i przyspiesza procesy zatwierdzania dokumentów.
4. Szablony dokumentów: Standaryzowane szablony to najlepsi przyjaciele. Korzystaj z nich, aby zachować spójność we wszystkich dokumentach, i przekonaj się, o ile łatwiej jest wszystkim tworzyć dokumenty. (PS: szablony ważnych dokumentów projektowych znajdziesz w naszej bibliotece dla członków DPM tutaj).
5. Kontrola wersji: Zintegruj swoje przepływy pracy z kontrolą wersji, aby automatycznie śledzić, kto i kiedy wykonał poszczególne działania. Koniec z domysłami i zastanawianiem się, czy pracujesz na najnowszej wersji.
6. Zastępcze zatwierdzanie: Umożliw osobom zatwierdzającym przekazanie uprawnień do zatwierdzania wyznaczonym zastępcom, gdy są niedostępne. Zapobiega to opóźnieniom w procesie zatwierdzania i zapewnia ciągłość obiegu dokumentów.

3 typowe błędy, których należy unikać

1. Niewystarczające zabezpieczenia:  Zaniedbanie odpowiednich uprawnień lub przyznanie dostępu nieupoważnionym osobom może prowadzić do poważnych naruszeń bezpieczeństwa i potencjalnie zagrozić poufnym informacjom firmy. Przed rozpoczęciem procesu upewnij się, że zmapujesz zależności i osoby dokonujące przeglądu. DMS pozwoli Ci zrobić to szybko; w przeciwnym razie zadbaj o udokumentowanie tego procesu i ściśle go monitoruj.
2. Niedocenianie znaczenia monitorowania procesu: Brak oceny, udoskonalania i dokumentowania procesu może prowadzić do błędów i nieporozumień wśród interesariuszy, członków zespołu i klientów. Regularne monitorowanie i doskonalenie pozwala zachować wydajność procesu i przejrzystość.
3. Niewłaściwe przechowywanie: Ułatwia to Tobie i Twojemu zespołowi szybkie odnajdywanie ostatecznych, zatwierdzonych dokumentów. Ustanowienie i zakomunikowanie w całej firmie uporządkowanej procedury przechowywania i archiwizowania dokumentów zapewnia wszystkim łatwy dostęp oraz skraca czas wyszukiwania.

Co dalej?

Chcesz nawiązać kontakty z innymi kierownikami projektów cyfrowych, aby wymieniać się zasobami i wiedzą? Dołącz już dziś do naszej społeczności członkowskiej i uzyskaj dostęp do ponad 100 szablonów, próbek i przykładów. Nawiąż kontakt z setkami innych kierowników projektów cyfrowych na Slacku.