Jak opanować alokację zasobów + 5 sprawdzonych wskazówek
Niezależnie od tego, czy tworzysz oprogramowanie, czy usprawniasz proces, sukces projektu zależy od odpowiedniej alokacji zasobów. Duża część zarządzania projektem polega na dopilnowaniu, aby wszystkie właściwe elementy znalazły się na swoim miejscu we właściwym czasie, co wymaga solidnego planu alokacji zasobów.
Niestety tylko około jedna trzecia firm zawsze stosuje najlepsze praktyki zarządzania zasobami przy szacowaniu i przydzielaniu zasobów do projektów. Dowiedz się więcej o tym kluczowym etapie zarządzania projektami poniżej i poznaj wskazówki, jak robić to dobrze.
Czym jest alokacja zasobów?
To działanie związane z zarządzaniem zasobami, które polega na zapewnieniu odpowiednich zasobów w odpowiednim miejscu, aby osiągnąć ogólne cele biznesowe. W zarządzaniu projektami wykorzystanie zasobów odnosi się do sposobu używania budżetów, narzędzi i kapitału ludzkiego w celu wpływania na wyniki projektu.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Jak opanować alokację zasobów
Ostatecznie zazwyczaj coraz lepiej radzisz sobie z właściwym przydzielaniem zasobów, gdy możesz ćwiczyć planowanie zasobów w rzeczywistych warunkach. Im więcej projektów realizujesz, tym więcej się uczysz i tym lepiej możesz alokować zasoby w przyszłości.
Jeśli chcesz naprawdę opanować te umiejętności — i zademonstrować swoje kompetencje kadrze kierowniczej lub przyszłym pracodawcom — możesz zdobyć certyfikat specjalisty ds. zarządzania zasobami.
Mamy wiele materiałów dla specjalistów ds. zarządzania projektami, którzy chcą rozwijać swoje umiejętności zarządzania zasobami:
- Nasz szablon arkusza alokacji zasobów pomaga przejść od podstawowych formatów programu Excel do narzędzia, które ułatwia zarządzanie zasobami.
- Możesz przeczytać nasz przykład alokacji zasobów krok po kroku, aby zobaczyć, jak te zasady działają w rzeczywistych warunkach projektu.
- Dowiedz się więcej o metodach alokacji zasobów, aby wybrać tę, która odpowiada Twoim preferencjom i potrzebom.
5 wskazówek dotyczących skutecznej alokacji zasobów
Gdy będziesz gotowy zastosować nową wiedzę, skorzystaj z pięciu poniższych wskazówek, aby zwiększyć swoje szanse na sukces, wykorzystując techniki alokacji zasobów i modele alokacji zasobów.
1. Korzystaj z odpowiedniego oprogramowania do zarządzania zasobami
Jeśli to możliwe, wybierz oprogramowanie do zarządzania projektami, które obejmuje funkcje zarządzania zasobami. Jeśli nie masz takiej możliwości, rozważ rozwiązania w zakresie oprogramowania do alokacji zasobów, które mogą pomóc zautomatyzować proces obsługi zasobów.
Gdy prowadzisz wiele projektów lub pracujesz w organizacji wspierającej działania na różnych frontach, coś tak pozornie prostego jak zrozumienie dostępności zasobów może być trudne. Odpowiedni program może pomóc Ci łatwo sprawdzić, które zasoby są dostępne i kiedy, ograniczając pracę ręczną oraz komunikację wymaganą do prawidłowego zaopatrzenia projektu. Ponadto oprogramowanie do rezerwacji zasobów może pomóc zarezerwować zasoby z wyprzedzeniem, zapewniając ich dostępność i zapobiegając konfliktom w harmonogramie.
Rozwiązania programowe mogą również znacznie ograniczyć typowe problemy, takie jak nadmierna lub niewystarczająca alokacja. Na przykład mogą przypomnieć Ci, że deweloper jest już zaplanowany na tygodnie, w których go potrzebujesz, dzięki czemu nie będziesz szukać kolejnego dewelopera i potencjalnie pozbawiać innego projektu tego niezbędnego zasobu.
2. Zacznij od jasno określonego zakresu projektu
Jeśli nie znasz zakresu swojego projektu, nie możesz prognozować, jakich członków zespołu lub innych zasobów możesz potrzebować.
Na przykład, jeśli uważasz, że zakres projektu obejmuje ulepszenie istniejącej aplikacji, tworzysz zespół projektowy z myślą o wykonaniu tej pracy. Jeśli później dowiesz się, że interesariusze mieli na myśli stworzenie całkowicie nowej aplikacji, możesz nie dysponować zasobami programistycznymi wymaganymi do wykonania tego zadania, a na zgromadzenie ich w odpowiednim czasie, aby dotrzymać terminu projektu, może być już za późno.
Monitorowanie pełzania zakresu to kolejny sposób na ochronę zasobów i zarządzanie nimi. Jest to szczególnie ważne w organizacjach, które jednocześnie realizują wiele projektów. Jeśli zakres projektu się rozszerza, wydłuża się również jego harmonogram. Może to spowodować nakładanie się działań w ramach projektu na inne projekty, które potrzebują tych samych zasobów.
3. Zidentyfikuj zależności między zadaniami
Gdy wszyscy zgodzą się co do zakresu projektu, przejdź do stworzenia planu projektu. Harmonogram projektu powinien szczegółowo określać rezultaty i kamienie milowe, a większość liderów projektów zaczyna od ścieżki krytycznej, aby wiedzieć, ile czasu powinny zająć wszystkie działania.
Podziel harmonogram projektu na jeszcze mniejsze części za pomocą wykresu Gantta lub harmonogramu zasobów, aby lepiej zrozumieć zależności między zadaniami. Te informacje są niezbędne do dokładnego ustalania priorytetów zasobów.
Wyobraź sobie na przykład projekt renowacyjny, który wymaga użycia drogiej, specjalistycznej maszyny. Wiesz, że trzeba będzie ją wynająć — co wiąże się z dziennym kosztem — oraz zapewnić obecność odpowiednio certyfikowanego specjalisty, który będzie ją obsługiwał.
Jeśli część projektu wymagająca użycia tej maszyny nie może się rozpocząć, dopóki nie zostanie wykonanych kilkanaście innych zadań projektowych, przydzielenie maszyny i certyfikowanego specjalisty do projektu od samego początku oznaczałoby marnowanie zasobów.
Identyfikując zależności między zadaniami w ramach harmonogramu projektu, możesz czerpać korzyści z przydzielania zasobów dokładnie na czas. Wszystko to najlepiej zaplanować za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami renowacyjnymi.
4. Przygotuj plan zasobów z wyprzedzeniem
Nie poprzestawaj na zrozumieniu tych zależności i potrzeb zasobowych związanych z planem projektu. Utwórz plan zasobów równolegle z harmonogramem (najlepiej zrobić to za pomocą szablonu planowania zasobów).
Zastanów się, czy harmonogram projektu odpowiada dostępnym zasobom. Jeśli nie, może być konieczne wprowadzenie zmian w harmonogramie lub proaktywne skontaktowanie się z działem kadr albo innymi osobami decyzyjnymi, aby zapewnić projektowi odpowiednie zasoby.
Na przykład planowanie może doprowadzić cię do wniosku, że potrzebujesz na projekt $100,000, a nie $50,000. To dość duża różnica, a uzyskanie zgody na podwojenie budżetu projektu może zająć trochę czasu.
Jeśli natomiast musisz zatrudnić tymczasowego wykonawcę, aby zaspokoić zapotrzebowanie projektu na specjalistyczne kompetencje, Twój zespół HR może potrzebować kilku tygodni lub więcej na opublikowanie oferty, przeanalizowanie kandydatur i zatrudnienie odpowiedniej osoby. W tym zakresie pomocne może być oprogramowanie dla agencji zatrudnienia.
5. Korzystaj z ewidencji czasu pracy, aby gromadzić dane o wykorzystanych zasobach
Twoje obowiązki związane z przydzielaniem zasobów nie kończą się, gdy masz już wszystkie zasoby potrzebne do realizacji projektu. Należy śledzić czas poświęcony przez poszczególne osoby na projekt, a także wszystkie wykorzystane środki finansowe i inne zasoby. Te dane są ważne, aby:
- Uzasadniać rozliczenia. Możesz mieć za zadanie odzyskanie wydatków poniesionych na projekt poprzez odpowiednie przeniesienie ich na klientów. Możesz to zrobić skutecznie tylko wtedy, gdy wiesz, ile czasu poświęcono na poszczególne aspekty projektu.
- Określać rentowność. Interesariusze będą chcieli wiedzieć, czy projekt przyniósł zwrot z inwestycji. Ewidencja czasu pracy i inne dane dotyczące wykorzystania zasobów mają kluczowe znaczenie dla uzyskania odpowiedzi na te pytania.
- Usprawniać planowanie nowych projektów. Gdy wiesz, ile pracy ludzie mogą wykonać w ramach różnych projektów, możesz lepiej planować moce przerobowe i zapobiegać wypaleniu zawodowemu w zespołach wewnętrznych.
Skuteczniej zarządzaj zasobami
Chcesz nawiązać kontakt z innymi cyfrowymi kierownikami projektów, aby dzielić się zasobami i najlepszymi praktykami? Dołącz do naszej społeczności członkowskiej i uzyskaj dostęp do ponad 100 szablonów, próbek i przykładów oraz nawiąż kontakt z setkami innych cyfrowych kierowników projektów na Slacku.
