Czym jest zasób w zarządzaniu projektami? 7 kluczowych rodzajów
Czym dokładnie jest zasób w zarządzaniu projektami? Zasadniczo jest to dowolny rodzaj aktywów, który pomaga wykonać zadanie.
Zasoby są ważne dla kierowników projektów — bez nich istnieje ryzyko, że zabraknie siły roboczej, sprzętu i materiałów, pieniędzy, usług, przestrzeni i/lub czasu potrzebnych do ukończenia projektu. Może to prowadzić do przekroczenia budżetu, pominięcia zależności lub opóźnień w harmonogramie, a w efekcie do niepowodzenia projektu.
Dostępnych jest wiele przydatnych platform oprogramowania do zarządzania zasobami, które pomagają usprawnić proces zarządzania zasobami i monitorować wykorzystanie zasobów.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Czym jest zasób?
W zarządzaniu projektami zasób definiuje się jako wszystko, co jest potrzebne do pomyślnego ukończenia projektu. Obejmuje to surowce, materiały eksploatacyjne, finansowanie, personel, technologię oraz wszelkie inne elementy lub usługi wymagane w trakcie realizacji projektu.
Zasoby mogą być przeznaczone dla konkretnego projektu lub wykorzystywane w wielu projektach. Ważne jest dokładne określenie zasobów niezbędnych do stworzenia pomyślnego planu realizacji projektu oraz dostarczenia rezultatów, zanim rozpocznie się praca. Dzięki temu można odpowiednio zaplanować budżet i upewnić się, że zespół projektowy dysponuje członkami zespołu, sprzętem itp. potrzebnymi do wykonania pracy.
Na przykład jeśli planujesz uruchomienie strony internetowej, musisz wziąć pod uwagę, kto będzie pracować nad zleceniem i jakie umiejętności posiada, czy personel będzie wewnętrzny, czy będą to wykonawcy zewnętrzni, koszty licencji na wymagane narzędzia, potrzebny sprzęt (np. urządzenia do testowania) oraz miejsce wykonywania pracy, uwzględniając dostępny budżet i kamienie milowe projektu.
6 rodzajów zasobów w cyfrowym zarządzaniu projektami
Zasoby projektu mogą mieć charakter materialny, finansowy lub personalny. Rodzaje zasobów obejmują:
1. Siła robocza
Siła robocza obejmuje personel potrzebny do ukończenia projektu. Do rodzajów personelu mogą należeć pracownicy firmy lub zewnętrzni wykonawcy zatrudnieni do określonych zadań lub funkcji (więcej informacji na temat współpracy z podmiotami zewnętrznymi znajdziesz w sekcji Usługi).
Kierownicy projektów powinni współpracować z interesariuszami, aby określić, ile zasobów ludzkich, w jakim wymiarze czasu i z jakimi kompetencjami jest potrzebnych do wykonania zadań projektowych. Uwaga: nie każda osoba zaangażowana w projekt będzie potrzebna do każdego zadania.
Po przeanalizowaniu zakresu projektu i nakładu pracy kierownik projektu przystępuje do planowania zasobów na podstawie kamieni milowych projektu i dostępności zasobów. Śledzenie dostępnych zasobów pomaga zapobiegać ich nadmiernemu przydzielaniu i wypaleniu zawodowemu.
2. Sprzęt i materiały
Sprzęt i materiały obejmują szeroki zakres zapasów potrzebnych do realizacji projektu. Są to zasoby zużywane podczas realizacji projektu.
W przypadku projektów cyfrowych mogą to być urządzenia, takie jak komputery lub serwery, a także materiały biurowe. W zarządzaniu zasobami w budownictwie może to obejmować zarówno sprzęt produkcyjny, jak i surowce potrzebne w procesie produkcyjnym oraz pojazdy — wszystko, co jest niezbędne do wykonania pracy.
Ten sam sprzęt może być wykorzystywany w wielu różnych projektach w ramach portfela; jednak wraz ze wzrostem liczby projektów rośnie również zapotrzebowanie na sprzęt.
3. Pieniądze
Każdy kierownik projektu wie, że budżety projektów są niezbędne. Dzieje się tak dlatego, że zasoby finansowe są potrzebne do pozyskania innych rodzajów zasobów projektu. Aby regulować koszty projektu i osiągać określone przez organizację cele dotyczące rentowności, kluczowe dla powodzenia projektu jest zarządzanie zgodnie z ustalonym budżetem — szczególnie podczas prób jednoczesnego koordynowania wielu projektów.
4. Przestrzeń
Przestrzeń odnosi się do fizycznych lokalizacji wynajmowanych lub wykorzystywanych według uznania zespołu; może obejmować pomieszczenia biurowe dzielone z poprzednim najemcą lub dowolne miejsce odpowiadające wymaganiom konkretnego zadania. Potrzeby dotyczące przestrzeni należy określić dla poszczególnych faz projektu i zwykle przydzielić ją z dużym wyprzedzeniem ze względu na jej względną ograniczoność.
5. Usługi
W przypadku wielu projektów zasobem są dostawcy zewnętrzni. Jeśli firma nie ma już personelu niezbędnego do świadczenia usług uzgodnionych w ramach zakresu projektu, konieczne może być skorzystanie z usług podmiotu zewnętrznego.
Dostawcy to podmioty zewnętrzne, które zapewniają towary lub usługi wykorzystywane w projekcie (przeczytaj o zarządzaniu dostawcami i zarządzaniu podwykonawcami). Przykładami mogą być specjalista IT lub grafik. W przypadku projektów cyfrowych usługi mogą również obejmować koszty licencji na narzędzia programowe, opłaty za serwery lub pomoc prawną przy zadaniach, z którymi wiąże się znaczna odpowiedzialność.
6. Czas
Ilość czasu, jaką masz na ukończenie projektu, określi procedury operacyjne stosowane do zarządzania tym projektem. Świadomość, że w razie pojawienia się problemów czas może być ograniczony, jest kluczowa dla zachowania elastyczności i utrzymania projektu zgodnie z harmonogramem.
Czym jest zarządzanie zasobami?
Zarządzanie zasobami projektu to proces pozyskiwania, wykorzystywania i monitorowania zasobów potrzebnych do realizacji danego projektu od początku do końca.
Oto podsumowanie tego procesu:
- Podczas planowania zasobów opracowanie planu zarządzania zasobami i trzymanie się go pomaga menedżerom zasobów przygotować się do skutecznego działania. Kierownicy projektów mogą korzystać z prognozowania zasobów, aby na bieżąco aktualizować informacje o obecnych i przyszłych projektach. Można to robić dla pojedynczego projektu lub dla wielu projektów jednocześnie.
- Podczas faz realizacji i monitorowania cyklu życia projektu narzędzia takie jak wykresy Gantta, struktury podziału pracy, śledzenie zasobów i inne wizualizacje danych mogą dostarczać informacji o dostępności zasobów oraz mierzyć postępy projektu względem kamieni milowych i celów.
- Możesz również stosować techniki zarządzania zasobami, takie jak wyrównywanie zasobów, aby stworzyć efektywny harmonogram zasobów.
- Przemyślany przydział zasobów pomaga zapewnić realizację wymagań projektu na czas i w ramach budżetu. Stosując różne metody przydzielania zasobów, kierownicy projektów mogą upewnić się, że odpowiednie zasoby są dostępne zawsze, gdy mogą być potrzebne.
Łącznie kroki te stanowią podstawę skutecznych praktyk zarządzania zasobami w całym cyklu życia projektu.
Dlaczego zasoby są ważne w zarządzaniu projektami?
Bez wystarczających zasobów kierownikowi projektu może być trudno zrealizować cele projektu w ramach zaplanowanego harmonogramu projektu. Nieodpowiednie przydzielenie zasobów podczas tworzenia kalendarza zasobów może prowadzić do opóźnień, niedoborów, a nawet — co gorsza — do niepowodzenia projektu.
W zależności od rodzaju zarządzanego projektu konieczne mogą być różne rodzaje zasobów. Na przykład niektóre projekty, takie jak te realizowane w branży budowlanej, mogą wymagać bardziej szczegółowego planowania zapotrzebowania na sprzęt lub materiały niż inne albo mogą wymagać specjalistycznych rozwiązań programowych do zarządzania projektami budowlanymi. Każdy z różnych rodzajów zasobów odgrywa określoną rolę w zapewnieniu pomyślnego wyniku projektu. Podobnie projekty logistyczne często wiążą się ze złożonymi wymaganiami dotyczącymi obsługi materiałów, koordynacji transportu i zgodności z przepisami, co sprawia, że zarządzanie zasobami ma szczególne znaczenie dla uniknięcia opóźnień w dostawach lub kar nakładanych przez organy regulacyjne.
Dowiedz się więcej o tym, dlaczego skuteczne zarządzanie zasobami jest ważne w zarządzaniu projektami.
Co dalej?
Zacznij śledzić swoje zasoby za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami, oprogramowania do planowania zasobów lub bezpłatnego narzędzia do zarządzania zasobami. Szukasz odpowiedniego narzędzia do zarządzania zasobami? Zapoznaj się z tym przewodnikiem po demonstracji oprogramowania do zarządzania zasobami, który pomoże Ci podjąć świadomą decyzję.
