Resourcecapaciteit berekenen: 5 belangrijke stappen

Wat is resourcecapaciteit?

Resourcecapaciteit is het maximale aantal uren dat iemand kan werken. In resourcebeheer en projectmanagement is dit een belangrijke metriek om te volgen, zodat je ervoor kunt zorgen dat je team efficiënt wordt ingezet, de werklast in balans is en het bedrijf het beste rendement op zijn investering behaalt. 

Waarom het belangrijk is om de resourcecapaciteit te meten

Effectieve capaciteitsplanning draait er volledig om ervoor te zorgen dat teamleden aan de juiste projecten werken, de juiste vaardigheden gebruiken en niet overbelast of onderbenut zijn.

Door de resourcecapaciteit effectief te berekenen en te volgen en je eraan te houden, vergroot je het projectsucces, blijft het team productief en kun je de winstgevendheid van een project en de algemene KPI's van het bedrijf rechtstreeks beïnvloeden. In deze fase kun je twee benaderingen gebruiken:

• Realistische resourceplanning: Om de werkelijke resourcecapaciteit te bepalen, moet je kijken naar de tijd die je team besteedt aan vergaderingen en nevenprojecten en vervolgens nagaan hoeveel tijd er overblijft voor het daadwerkelijke projectwerk. Dit helpt voorkomen dat iemand wordt overbelast, houdt stressniveaus laag en zorgt ervoor dat niemand niets te doen heeft.
• Proactieve aanpak van resourceprognoses voor toekomstige projecten: Als je de capaciteit van je team kent, krijg je een duidelijk beeld van wie tijd over heeft en wie volledig bezet is. Dit helpt je betere tijdlijnen op te stellen, de werklast gelijkmatiger te verdelen en knelpunten te voorkomen. Bovendien is het gemakkelijker om aanpassingen te doen en alles soepel te laten verlopen wanneer het hele team betrokken is bij de projectplanning.

Als je echter één stap terug wilt doen, kun je een techniek zoals globale capaciteitsplanning overwegen. Deze techniek kan een inschatting op hoofdlijnen geven van de vraag of beschikbare resources aan de productievereisten kunnen voldoen.

Hoe bereken je de resourcecapaciteit?

Hier vind je een eenvoudige stapsgewijze handleiding om uit te blinken in capaciteitsplanning, met tips en voorbeelden zodat je deze gemakkelijk kunt volgen.

Voor snelle raadpleging vind je hier de formules voor het berekenen van capaciteit en benutting.

1. Schat de resourcevraag

Begin met het opsplitsen van alles. Bekijk de scope van je project, de tijdlijnen en de vaardigheden die nodig zijn om alles af te ronden.

• Maak een lijst van alle komende projecten en taken.
• Splits elk project op in belangrijke opleveringen en mijlpalen—wat moet er gebeuren en wanneer.
• Schat het aantal uren voor elke oplevering op basis van eerdere projecten of je beste inschatting.

Als het project bijvoorbeeld resourceallocatie omvat voor:

• Draadmodellering en ontwerp = 50 uur
• Front-endontwikkeling = 80 uur 
• Back-endontwikkeling = 60 uur
• Kwaliteitsborging = 30 uur

De totale geschatte vraag naar middelen bedraagt dan 220 uur.

2. Begrijp de huidige capaciteit

Bepaal hoeveel uur iedereen per dag of per week beschikbaar heeft om te werken. Vergeet niet rekening te houden met vakantiedagen, betaald verlof en andere niet-projectgerelateerde zaken.

• Haal urenregistratierapporten op voor factureerbare en niet-factureerbare projecturen, zodat je een eerste beeld krijgt van de werkuren en benutting van middelen.
• Trek uren af voor vergaderingen, administratief werk, interne verbeterprojecten en persoonlijk verlof.

Notitie van de auteur:

Afhankelijk van hoe je je projecten bemant, kan het berekenen van de resourcecapaciteit verschillen voor fulltime medewerkers (FTE) en parttime contractanten of freelancers. Doorgaans heeft de parttime resourcepool niet te maken met niet-projectgerelateerd werk dat in het capaciteitsplanningsproces moet worden meegerekend, zoals bij FTE-resources wel het geval is.

Als bijvoorbeeld:

• Het salaris van een front-endontwikkelaar is gebaseerd op 40 uur per week, en
• Je 12 uur aftrekt voor interne vergaderingen, codebeoordelingen, administratieve taken en wettelijke feestdagen

Dan bedraagt de beschikbare capaciteit van de front-endontwikkelaar 28 uur.

3. Schat werkbelastingen

Beoordeel hoeveel tijd projectmedewerkers aan taken besteden in verhouding tot hun beschikbare uren. Capaciteitsplanning voor resources houdt de taakverdeling eerlijk en zorgt ervoor dat je alle teamleden efficiënt kunt inzetten. Wijs taken toe aan teamleden op basis van hun vaardigheden en beschikbaarheid.

• Zorg ervoor dat de werkbelastingen gelijkmatig zijn verdeeld.
• Houd de werkbelasting regelmatig in de gaten om indien nodig aanpassingen te maken. Dingen veranderen. Het draait erom een burn-out te voorkomen en ervoor te zorgen dat niemand zomaar niets zit te doen.
• Om aanpassingen te maken, kun je uren aan elke taak toevoegen of een urenbudget creëren dat de teamleden van het project kunnen gebruiken tijdens het werken aan de toegewezen taken. Dit kun je het beste met software doen—daarover later meer. 

Als bijvoorbeeld een team van drie ontwikkelaars verantwoordelijk is voor de front-endontwikkelingsfase van 80 uur van het websiteproject, krijgt elke ontwikkelaar ongeveer 27 uur werk toegewezen.

4. Bereken de capaciteit

Door de benodigde tijd te vergelijken met de beschikbare tijd, zie je of je team de werkbelasting aankan of dat je wijzigingen moet aanbrengen. Het laat ook zien of er ruimte is om extra taken op te pakken of onverwachte zaken af te handelen.

• Tel het totale aantal beschikbare teamuren bij elkaar op.
• Trek de totale geschatte vraag af van de totale beschikbaarheid.
• Breng tekorten of overschotten in kaart.

Als bijvoorbeeld:

• Totale beschikbare capaciteit binnen het ontwikkelingsteam voor de maand = 250 uur
• Geschatte projectresources voor het ontwerpen en ontwikkelen van de website = 220 uur

Dan blijft er een overschot van 30 uur.

Bekijk onze gids met beste praktijken voor capaciteitsmanagement voor meer informatie over hoe je dit het beste uitvoert.

5. Richt je eerst op de grote zaken & blijf flexibel

Zorg ervoor dat de energie van je team naar de belangrijkste projecten gaat die echt impact maken. Plan niet de agenda van iedereen volledig vol. Laat wat ruimte over voor last-minutezaken of verrassingen.

• Geef prioriteit aan kritieke projecten.
• Wijs middelen opnieuw toe aan taken met een grote impact, op basis van hun vaardigheden.
• Communiceer capaciteitsbeperkingen met belanghebbenden.

Als er bijvoorbeeld een capaciteitstekort van 50 uur is, kun je een freelance UX-ontwerper inhuren om de fase van het maken van wireframes en het ontwerp op zich te nemen, zodat interne middelen vrijkomen voor de ontwikkeling.

Tools voor het beheren van resourcecapaciteit

Begin bij het kiezen van software door naar je huidige projectmanagementsoftware te kijken. Daarin zijn mogelijk al tools voor resourceplanning of tools voor capaciteitsplanning ingebouwd en voor jou beschikbaar. Als dat niet het geval is, bekijk dan de opties voor uitbreidingen. Bij veel tools kun je een extra bedrag betalen om verschillende onderdelen toe te voegen.

Vervolgens kun je bepalen welke tool het beste bij je past door de onderstaande vragen te beantwoorden en zo je behoeften vast te stellen.

1. Teamindeling: Aan hoeveel projecten werken jullie doorgaans tegelijkertijd? Houden je teamleden zich bezig met taken voor verschillende teams, of zijn ze volledig gericht op hun eigen projecten?
2. Uitdagingen: Wat is de grootste bron van frustratie bij het beheren van de tijd van je team? Zijn mensen overboekt, hebben ze niet genoeg te doen, of heb je simpelweg geen duidelijk overzicht van wie waaraan werkt?
3. Projectaanpak: Hoe voer je je projecten uit? Werkt je team agile, volg je een strikt plan zoals Waterfall, of gebruik je een combinatie van beide? En om welke soorten projecten gaat het? Marketingcampagnes, appontwikkeling, ontwerpwerk of iets anders?
4. Rapportage: Hoe belangrijk is het om klanten of je team op de hoogte te houden met realtime-updates? Gebruik je al dashboards voor rapportage, of moet je iets bouwen dat verbinding maakt met wat je nu hebt?
5. Tools: Beschik je al over projectmanagementsoftware waarvoor je betaalt en die strategieën voor capaciteitsplanning kan ondersteunen na een upgrade? En moet deze tool goed kunnen samenwerken met andere tools die je al gebruikt, zoals je CRM of software voor tijdregistratie?

Als je van plan bent een volledig nieuwe tool in gebruik te nemen, zijn dit enkele van de beste tools die momenteel beschikbaar zijn:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Dayshape — Beste AI-aangedreven middelenbeheer voor professionele dienstverleningsorganisaties
2. 2. Saviom — Beste voor middelenplanning en capaciteitsbeheer
3. 3. Scoro — Ideaal voor het voorspellen van teambenutting
4. 4. monday AI Workspace — Ideaal voor eenvoudige planning van de werkbelasting
5. 5. Float.com — Het beste voor middelenplanning met financieel inzicht
6. 6. Kantata — Het beste voor mensgericht resourcebeheer
7. 7. Productive — Beste middelenplanning en capaciteitsprognose
8. 8. Wrike — Beste voor schaalbaarheid
9. 9. Resource Guru — Het beste voor inzicht in resources met heatmaps
10. 10. Microsoft Project — Beste voor Microsoft-gebruikers

Beste praktijken voor het berekenen van resourcecapaciteit

1. Ken de sterke punten van je team: Maak een lijst van de vaardigheden en expertise van iedereen, zodat je weet wie welke taak kan aanpakken.
2. Registreer en analyseer tijd: Gebruik tools voor tijdregistratie om te zien hoe het werk verdeeld is en knelpunten of overbelasting te identificeren.
3. Leer van het verleden: Bekijk eerdere projecten om te begrijpen welke middelen je nodig hebt voor toekomstig werk.
4. Geef prioriteit aan wat belangrijk is: Richt je op werk met een hoge waarde en neem niet te veel verplichtingen op je voor zaken die niet essentieel zijn.
5. Gebruik de juiste tools: Synchroniseer je projectmanagementsystemen voor een duidelijk, gecentraliseerd overzicht van al je projecten en middelen op één plek.
6. Plan voor het onverwachte: Laat altijd wat ruimte over voor verrassingen of wijzigingen op het laatste moment.
7. Bouw flexibiliteit op: Train je teamleden om verschillende rollen op zich te nemen, zodat ze kunnen inspringen wanneer dat nodig is.
8. Gebruik een sjabloon: Een sjabloon voor capaciteitsplanning (zoals het sjabloon dat beschikbaar is via onze ledencommunity) kan helpen om sneller te werken door capaciteit en beschikbaarheid automatisch te berekenen.
9. Communiceer duidelijk en regelmatig: Wees open over werkdruk, prioriteiten en beperkingen. Neem regelmatig contact op met je team om te horen hoe het gaat en stuur waar nodig bij. Houd ook belanghebbenden op de hoogte, zodat iedereen dezelfde informatie heeft.

Meer bronnen

Moeite om het verschil tussen capaciteitsplanning en resourceplanning te begrijpen? Lees hier meer over capaciteitsplanning versus resourceplanning.

Wat is de volgende stap?

Of je nu gericht bent op het op schema houden van projectvereisten, het voorkomen van een burn-out of het maximaliseren van de benutting van je team, deze tips en hulpmiddelen helpen je daarbij. Het draait allemaal om het vinden van de juiste balans en het effectief beheren van werkstromen, terwijl je flexibel blijft en je aanpast aan verrassingen bij de oplevering van projecten. 

Klaar om je projectmanagement naar een hoger niveau te tillen? Word lid van onze community en krijg toegang tot exclusieve hulpmiddelen, deskundige inzichten en een ondersteunende community van professionals zoals jij. Mis deze kans niet — meld je vandaag nog aan en begin vol vertrouwen met beheren!