Hoe je projectconflicten voorkomt door middelen beter te beheren
Resourceconflicten op je projecten zijn onvermijdelijk. Je dagen besteden aan het oplossen van het ene conflict na het andere is vervelend, maar het hoort bij de uitdaging van het zijn van een projectmanager.
Als je wilt dat je project succesvol is—en laten we eerlijk zijn, dat willen we allemaal—moet je conflicten vanaf de start van het project tot een minimum beperken en de beste strategieën voor het oplossen van resourceconflicten gebruiken.
Waarom is resourcebeheer belangrijk?
Geloof het of niet, resourcebeheer van projecten kan je project maken of breken. Voortdurend veranderende doelstellingen en teams die deadlines missen zijn veelgehoorde klachten van projectmanagers overal. Maar een effectieve toewijzing, een effectief beheer en een effectieve verdeling van resources kunnen deze maar al te vaak voorkomende resourceconflicten eenvoudiger op te lossen of zelfs helemaal te voorkomen maken.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Ervoor zorgen dat je de juiste hoeveelheid resources voor je project hebt om succesvol te zijn—zonder andere bedrijfsgebieden te belemmeren—maakt iedereen blij. Dat is echter gemakkelijker gezegd dan gedaan.
Lees hier meer over waarom resourcebeheer belangrijk is.
5 strategieën voor het oplossen van resourceconflicten in projecten
Hier zijn vijf strategieën voor resourcebeheer die je kunt gebruiken om resourceconflicten in je projecten op te lossen.
- Wees duidelijk over de waarde die je project toevoegt
- Wijs de juiste resources aan je project toe
- Breng de behoeften en het doel van resources in kaart
- Bereid je voor op concurrentie om resources
- Investeer in software voor resourcebeheer
Het is ook de moeite waard om te investeren in het verbeteren van je vaardigheden op het gebied van resourcebeheer, omdat dit je meer mogelijkheden biedt om conflicten te voorkomen.
1. Wees duidelijk over de waarde die je project toevoegt
Het inzetten van waardevolle resources zonder duidelijk uit te leggen waarom kan leiden tot een werkcultuur waarin men zich ergert aan de aanslag die je project op het bedrijf vormt.
Het is belangrijk om de waarde aan te tonen die je project toevoegt, zodat interne teams beter begrijpen waarom je bepaalde resources gebruikt en wat de opbrengst daarvan op de lange termijn is.
Er is altijd veel vraag naar resources, terwijl het aanbod beperkt is. Houd er dus rekening mee dat het talent, de financiën en de materialen die je project nodig heeft, ervoor kunnen zorgen dat een ander team zich overbelast en ondergewaardeerd voelt.
Wanneer je project wordt gezien als een aanslag op resources met weinig of geen opbrengst, kunnen de spanningen oplopen. Dit soort situaties vergroot de kans op resourceconflicten en kan de aard ervan versterken, wat allemaal nadelig kan zijn voor het succes van je project.
Een beetje interne marketing kan veel opleveren. Je hoeft niet zwaar de nadruk te leggen, maar door het doel van je project, de verwachte doorlooptijd en het aantal benodigde resources duidelijk te maken, kan iedereen zich iets beter voorbereid en geduldiger voelen.
2. Wijs de juiste resources aan je project toe
Projecten zijn van nature tijdelijk. Bedrijven zover krijgen dat ze hun talent bijdragen kan lastig zijn, en budget krijgen voor de juiste opdrachtnemers kan nog uitdagender zijn. Vroeg beslissen hoe je resources toewijst en beheert, is van groot belang.
Als je bedrijf een grote organisatie is met de luxe om personeel te verschuiven, is het meestal het beste om de bestaande resources te gebruiken. Bestaande medewerkers zijn al vertrouwd met de bedrijfsprocessen en kunnen waarschijnlijk meteen aan de slag wanneer ze zich bij je projectteam aansluiten. Zorg er wel voor dat je toewijzing van resources je team niet te zwaar belast. Extra opdrachtnemers kunnen helpen om de werklast beter beheersbaar te maken.
Aan de andere kant kunnen opdrachtnemers goed uit de voeten als je bedrijf teamleden gedurende een bepaalde periode niet kan herplaatsen. Je financiële resources gebruiken om vanaf dag één het juiste talent aan te trekken, kan betekenen dat je interne resourceconflicten over teamleden later voorkomt.
Om conflicten te voorkomen, is het essentieel om strategieën voor het beheren van meerdere projecten toe te passen die effectief resourcebeheer prioriteren.
3. Breng de behoeften en het doel van resources in kaart
Een resourcebeheerplan waarin staat welke resources je nodig hebt, is een uitstekend doel om naartoe te werken. Hoewel je misschien niet alle resources krijgt die je nodig hebt (hé—we mogen dromen!), kan een duidelijk overzicht van precies wat je project vereist, helpen om alle belanghebbenden al vroeg op één lijn te krijgen.
Het betekent ook dat je een goed onderbouwde reden kunt geven voor waarom je de benodigde middelen nodig hebt, waardoor de kans kleiner wordt dat het gebruik ervan ter discussie wordt gesteld.
Naast het geven van een overzicht van de benodigde middelen, moet je ook duidelijk verantwoordelijkheid voor deze middelen toewijzen aan je interne teams, waaronder andere projectmanagers en belanghebbenden. Op die manier begrijpt je hele team de waarde van de middelen en kan het deze effectiever beheren.
Maak de verdeling van verantwoordelijkheden duidelijk en probeer iedereen hier in een vroeg stadium mee te laten instemmen. Zo heb je iets om op terug te vallen en kun je mensen ter verantwoording roepen.
Iedereen heeft dan een duidelijk beeld van zijn of haar rol, waardoor conflicten over middelen als gevolg van misverstanden kunnen worden voorkomen. Bovendien wordt het gemakkelijker om te zien wanneer mensen hun middelen niet effectief beheren, omdat je kunt vaststellen wie zijn of haar deel van de afspraak niet is nagekomen en die problemen vroegtijdig kunt oplossen.
4. Bereid je voor op concurrentie om middelen
Een project beheren betekent deels dat je realistisch moet zijn. En laten we eerlijk zijn: concurrentie om middelen komt in organisaties veel voor.
Hoewel je kunt proberen je middelen voor jezelf te houden, betekent het niet opstellen van een middelenplan vaak dat je op mislukking afstevent als het om projectmanagement gaat. Het is cruciaal om een noodplan te hebben voor het geval je de benodigde middelen niet kunt krijgen (of behouden).
Een deel van dit proces draait om het verantwoordelijk houden van belanghebbenden voor hun gebruik van middelen. Maak duidelijk welke gevolgen het niet delen van middelen heeft en zorg dat zij deze verantwoordelijkheid erkennen.
Schrijf een noodplan uit en zorg dat het gemakkelijk beschikbaar is voor je team. Je noodplan moet de stappen bevatten die worden genomen om geschillen over middelen op te lossen die kunnen ontstaan, bijvoorbeeld wanneer een deadline wordt gemist en een ander team zwaar wordt belast.
Stel een reeks actieprocedures op en laat belanghebbenden hiermee instemmen voordat er een conflict over middelen ontstaat. Het lijkt misschien veel werk vooraf, maar op de lange termijn levert het dat vele malen op.
Wees ook niet egoïstisch. Bij conflicten is geven en nemen nodig. Soms gaat er iets mis en heb je gedurende een bepaalde periode te weinig middelen.
Manieren vinden om dit te voorkomen is ideaal, maar je moet ook begrip hebben voor andere teams. Een compromis is nodig om win-winsituaties te vinden (of op zijn minst situaties waarin niet iedereen verliest).
5. Investeer in software voor middelenbeheer
Het toepassen van deze strategieën is al uitdagend genoeg—als je ondertussen ook je aandacht moet richten op concurrerende projecten, diva’s, onvoorspelbare belanghebbenden en klanten, wordt het overweldigend. Als je ook nog rekening moet houden met ziekteverlof en vakanties, zou je de handdoek in de ring kunnen gooien. Daar kan software voor middelenbeheer bij helpen. Van de vele functies die verschillende hulpmiddelen voor middelenbeheer bieden, kunnen waarschuwingen voor conflicten over middelen in sommige hulpmiddelen je proactief op mogelijke problemen attenderen, zodat je deze kunt aanpakken voordat ze escaleren.
Je bedrijf ervan overtuigen om een nieuw hulpmiddel aan te schaffen kan lastig zijn (je bedoelt dat je al die middelen ÉN nieuwe softwarehulpmiddelen wilt?), maar het kan je een hoop ellende besparen. Als je een klein team hebt, kan een gratis hulpmiddel voor middelenbeheer je op weg helpen.
Als je het nut van software voor middelenbeheer hebt onderbouwd en er nog steeds niet in slaagt deze te verkrijgen, zoek dan een proces en houd je daaraan. Spreadsheets voor de toewijzing van middelen kunnen een echte nachtmerrie zijn, maar als dat alles is wat je hebt—zet je er dan volledig voor in. Halfslachtige processen voor middelenbeheer kunnen het oplossen van conflicten later tot een enorme puinhoop maken.
Als alle informatie over middelen op één centrale plek wordt bewaard, raak je je middelen nooit uit het oog. Dat maakt het gemakkelijker om jezelf te onderbouwen wanneer er mogelijke conflicten over de toewijzing van middelen ontstaan en om de verantwoordelijke personen ter verantwoording te roepen.
Wat nu?
Wat is jouw favoriete strategie wanneer je in je projecten tegen een conflict over middelen aanloopt? Praat mee in Slack met honderden andere digitale projectmanagers via DPM Membership!
