Resourcebeheer: 5 mensgerichte tips voor 2026
Laten we eerlijk zijn: van alle middelen die je tijdens een project moet beheren, zijn mensen waarschijnlijk het meest onvoorspelbaar. Mensen kunnen een projectmanager meer onverwachte uitdagingen bezorgen dan macro-economische omstandigheden die je budget overhoophalen, extreem weer waardoor je met een “noodtas” naast je bureau moet werken, en software die erop staat de geest te geven wanneer je die het hardst nodig hebt. (Techneuten: steun me hierin. Dat laatste is een officiële term en niet alleen een excuus om grof taalgebruik te gebruiken.)
Mensen zijn onmiskenbaar het belangrijkste onderdeel van het stimuleren van productiviteit in projectmanagement. Toch noemen we ze “middelen”.
Luister, geen oordeel. Ik doe het. Jij waarschijnlijk ook. Het maakt deel uit van het officiële jargon van projectmanagement, dus welke keuze hebben we?
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Maar wat als we onze mindset, zo niet onze woordenschat, konden veranderen om een meer mensgerichte aanpak te hanteren? Wat als een kleine investering in de menselijke kant van middelenbeheer binnen projecten tot een productiviteitsstijging zou leiden? Zou dat je interesseren? Laten we bespreken hoe je daar komt.
Waarom effectief middelenbeheer eigenlijk mensenbeheer is
Aangezien het erop lijkt dat we nog minstens een paar maanden hebben voordat A.I. de planeet overneemt, zijn mensen voorlopig nog steeds de drijvende kracht achter projecten. En mensen zijn prachtig complex, wat extra uitdagingen kan creëren voor projectmanagers. Maar al die complexiteit kan ook kansen creëren voor … magie.
Courtney Johnston is al lange tijd projectmanager en een groot voorstander van “mensgericht projectmanagement”. In een recente aflevering van de DPM-podcast deelde ze dit perspectief:
“Mijn hypothese over mensgericht projectmanagement gaat er echt over dat je je bewust bent, dingen opmerkt en een beter mens bent voor de mensen om je heen. [Het gaat erom] de antwoorden te proberen te vinden door het menselijke perspectief en de menselijke ervaring mee te nemen in alle stappen van welk proces je ook probeert op te lossen.”
Johnston stelt ook dat deze menselijke aanpak zich zal uitbetalen in creativiteit, productiviteit en loyaliteit.
“Als je vreugde op de werkvloer brengt, krijg je dan betere resultaten?” vraagt ze. “Onomwonden: ik zet al mijn geld op tafel en zeg ja. Ik zeg ja, duizend procent. Omdat vreugde een van die grote, intense, magische menselijke emoties is.
“En als je elke dag vreugde uit je team kunt halen—misschien niet elke dag, maar het grootste deel van de tijd—dan blijven ze betrokken,” vervolgt Johnston. “Ze zullen hun ideeën inbrengen. Ze zullen harder werken om iets op te lossen omdat ze gelukkig zijn, toch?”
Dus hoe kun je wat magie in je team creëren? Laten we kijken naar enkele manieren uit de praktijk om een mensgerichte aanpak te hanteren voor het verhogen van productiviteit en winstgevendheid, zonder je planning om zeep te helpen.
5 manieren om het benutten van middelen door een menselijke bril te bekijken
Het is zover. Je hebt een ijzersterk plan voor middelenbeheer binnen je project klaarliggen in je favoriete software. Goed bezig, projectmanager! Maar voordat je van start gaat, doe je er goed aan om enkele van deze strategieën voor het benutten van middelen kritisch te bekijken, zodat die vervelende, eh, heerlijke mensen de boel niet in de war sturen.
1. Vind de juiste balans met de benutting van middelen mensen
Het kan verleidelijk zijn om de belangrijkste onderdelen van een project toe te wijzen aan je beste mensen. Maar dat kan een tweesnijdend zwaard zijn. Alle lof die mensen krijgen omdat ze de “beste” zijn, gaat vaak gepaard met een flinke dosis overwerk.
Aan de andere kant worden ondermaats presterende medewerkers vaak onderbenut. Je weet over wie ik het heb—de mensen die net genoeg doen om niet ontslagen te worden, maar niet genoeg om echt behulpzaam te zijn. We hebben allemaal met zulke mensen gewerkt.
En als je met zo iemand opgescheept zit (en het niet binnen jouw bevoegdheid valt om die persoon de laan uit te sturen), kan het verleidelijk zijn om diegene zo weinig mogelijk projectwerk te geven, zodat je deadlines niet worden gesaboteerd.
Neem bij het opstellen van je plan voor de toewijzing van middelen de tijd om verder te onderzoeken waar iedereen buiten jouw project nog aan werkt.
Om de werkbelasting van je team effectief te beheren, moet je een-op-een gesprekken voeren met je best presterende medewerkers om te zien hoe jouw project past binnen hun andere werk. Vraag hun om eerlijk te beoordelen of ze je project hun volledige aandacht kunnen geven. Zelfs als ze op papier over de benodigde uren beschikken, moet je onthouden dat het wisselen tussen contexten de productiviteit kan beïnvloeden en tot een burn-out kan leiden.
Als ze twijfelen over hoeveel tijd ze kunnen vrijmaken, vraag hun dan wie volgens hen geschikt zou zijn om aan te bevelen. Waarschijnlijk hebben ze een goed beeld van wie binnen hun vakgebied werk van de kwaliteit levert die je nodig hebt.
Wat die minder goed presterende medewerker betreft: daar komen we zo op terug.
2. Gebruik software voor resourcebeheer om knelpunten te identificeren
Met de meeste tools voor resourcebeheer kun je snel zien wie aan wat werkt en in welke fase ze zich momenteel bevinden. Door dit overzicht regelmatig te bekijken, kun je mogelijkheden ontdekken om sneller vooruitgang te boeken. Nog belangrijker: het kan je helpen knelpunten in projecten te identificeren die je projectdeadline volledig in gevaar kunnen brengen.
Sommige tools bevatten ook functionaliteit die beschikbare resources markeert en je vraagt ze opnieuw toe te wijzen, zodat je binnen je voorspelde tijdsbestekken blijft.
Weet je nog die minder goed presterende medewerker waar we het over hadden? Een visueel overzicht van waar knelpunten ontstaan, kan je helpen om eerlijk te beoordelen of dat teamlid gewoon treuzelt of dat er iets anders aan de hand is.
Misschien lijken hun taken bijvoorbeeld altijd op hetzelfde punt in een project vast te lopen. Zie dat als een aanleiding om uit te zoeken waarom. Misschien hebben ze weinig vertrouwen in het gebruik van een bepaald softwareprogramma en zouden ze baat hebben bij extra training.
Misschien hebben ze last van het impostorsyndroom (wie heeft dat niet?) en stellen ze het verder brengen van hun werk uit omdat anderen het zullen zien. Overweeg in dat geval om hen te koppelen aan een mentor die hen kan helpen hun vaardigheden verder te ontwikkelen.
Of misschien laat die persoon in het algemeen gewoon steken vallen. In dat geval kunnen rapporten of schermafbeeldingen uit je resourcebeheersoftware je helpen het probleem te documenteren en een onderbouwd pleidooi voor krachtiger optreden te houden.
Als je een goedkope optie nodig hebt om aan de slag te gaan, bekijk dan onze lijst met gratis software voor resourcebeheer. Of, als je de juiste tool voor resourcebeheer voor je team probeert te vinden, bekijk dan deze gids voor een demo van resourcebeheersoftware om een weloverwogen beslissing te nemen.
3. Onthoud de 80/20-regel
Ja, natuurlijk is elk aspect van je projectmanagementplan belangrijk!
Maar is dat echt zo?
We kennen allemaal de 80/20-regel, die stelt dat 80% van de impact voortkomt uit 20% van het werk. Dat betekent niet dat de overige 80% van het werk niet belangrijk is, maar het is wel een goede herinnering om je op het belangrijkste te blijven richten.
Onthoud dat het niet jouw rol is om een project perfect uit te voeren en iedereen in het gareel te houden, maar om je uiteindelijke doel te dienen: een website opzetten, een product lanceren, merkbekendheid opbouwen of iets dergelijks. Uiteindelijk maakt het de klant niet uit hoe je projectdashboard eruitziet. Onthoud dus dat je resourcebeheerplan een leidraad is en geen voorschrift.
Identificeer het uiteindelijke hoofddoel van je project en herhaal het voortdurend voor jezelf en je team. Benoem het aan het begin van elke vergadering. Gebruik het als mantra wanneer Joelle van de creatieve afdeling erop staat dat de beelden voor de advertentie niet voldoen aan de mid-century-moderne ontwerpstijl die hij voor ogen had. (En bedank Joelle voor zijn oog voor detail en verzeker hem dat hij er bij het volgende project nog een keer naar mag kijken. Hij is ontzettend getalenteerd! Je wilt hem aan jouw kant hebben!)
Wanneer er obstakels opduiken — en dat gebeurt altijd — vraag jezelf en de groep dan af: “Hoeveel invloed heeft dit op ons uiteindelijke doel?” Als het antwoord “veel” is, maak het dan je hoogste prioriteit om het knelpunt weg te nemen. Valt dat mee, bedenk dan een omweg en ga verder.
4. Zet vol in op automatisering
Automatisering kan een geweldige manier zijn om die “80%”-taken aan te pakken die niet op de oplevering staan, maar toch moeten worden uitgevoerd. Functionaliteit voor tijdregistratie bevat bijvoorbeeld vaak een instelling waarmee je pushmeldingen kunt verzenden om teamleden eraan te herinneren hun gegevens bij te werken. Of je kunt tijdregistratiesoftware inzetten om deze taak helemaal uit handen van medewerkers te nemen. (Bekijk onze gedachten over de beste tijdregistratiesoftware.)
Er zijn talloze automatiseringsfuncties die helpen de voortgang van de workflow te behouden en de productiviteit te verhogen. Een eenvoudige maar effectieve aanpak is het instellen van automatische herinneringen dat taken moeten worden uitgevoerd, zodat belangrijke zaken niet tussen wal en schip vallen.
Aan de meer geavanceerde kant van het spectrum beschikken veel hulpmiddelen voor middelenbeheer over automatiseringen die andere acties binnen een workflow kunnen activeren, zodat je geen kostbare menselijke middelen verspilt aan repetitieve taken. Moet je een checklist invoegen, een e-mail verzenden of een nieuwe workflow activeren? Laat automatisering het afhandelen.
Leer niet alleen hoe je automatiseringen zelf instelt, maar zorg er ook voor dat iedereen in het team weet hoe ze werken. Een eenvoudige manier om deze informatie te delen is door een korte video te maken in Loom, Zoom of een vergelijkbaar hulpmiddel en het proces te demonstreren.
Vraag teamleden ook om aanvullende ideeën over taken die kunnen worden geautomatiseerd. Door de robots zich op repetitief werk te laten richten terwijl kenniswerkers zich op menselijk werk richten, kun je middelen efficiënter inzetten.
5. Bouw reservetijd in projectplanningen in
Een marathonloper loopt niet gedurende de hele wedstrijd met dezelfde snelheid. Topsporters kunnen niet voortdurend op volle capaciteit werken, en kenniswerkers evenmin. Mensen zijn daar simpelweg niet voor gemaakt.
Net zoals je rekening houdt met vertragingen bij verzending of andere zaken buiten je controle door speelruimte in je planning op te nemen, is het verstandig om ook een buffer in je planning te creëren voor onverwachte “menselijke problemen”. Kinderen worden ziek. Mensen verliezen familieleden. Het is dinsdagmiddag en Galen wordt afgeleid door het gebrek aan cupcakes. Dingen gebeuren.
Bij het plannen van je middelen is het een goed idee om dit vanuit twee verschillende perspectieven te benaderen:
- Planning als alles goed gaat
- Planning als alles misgaat
Gooi vervolgens natuurlijk je eerste prognose weg, want die zal nooit werkelijkheid worden. Neem in plaats daarvan het gemiddelde van de twee om een beter beeld van de werkelijkheid te krijgen.
Zodra je project op gang komt, zul je waarschijnlijk merken dat sommige fasen sneller worden afgerond dan verwacht, terwijl andere meer tijd kosten. Een snelle tijdsaudit tijdens het project kan helpen te achterhalen waarom — en met enige ingebouwde buffer ben je beter in staat om gaandeweg slimme aanpassingen te maken.
Projectmanagement betekent goed voor mensen zorgen
Wil je meer leren over een mensgerichte aanpak van projectmanagement? Werk je in een creatieve sector of bij een bureau, verdiep je dan in middelenbeheer in een creatieve omgeving en middelenbeheer voor bureaus.
Als je klaar bent om je beheer van projectmiddelen te verbeteren, bekijk dan deze toonaangevende cursussen over middelenbeheer.
