Hoe kies je projectmanagementsoftware

1. Flexibiliteit van abonnementen

Flexibele abonnementen stellen je organisatie in staat zich aan veranderende behoeften aan te passen zonder vast te zitten aan een specifiek abonnement. Controleer bij het evalueren van projectmanagementsoftware of je eenvoudig kunt upgraden of downgraden naarmate je project, team of bedrijf groeit.

Vraag naar eventuele verborgen kosten die verbonden zijn aan het wijzigen van abonnementen en of er optionele uitbreidingen zijn waar je baat bij kunt hebben wanneer je je in een overgangsfase bevindt. Als je vooraf weet hoe schaalbaar een aanbieder is, kun je plannen maken voor de toekomst, zelfs als je net begint met een gratis projectmanagementtool.

2. Gegevenstoegang en rapportage

Toegang tot gegevens en rapportagetools helpt je weloverwogen beslissingen te nemen over je projecten, resourcebeheer en meer. Zoek naar software met aanpasbare dashboards en rapporten, zodat je projecten kunt volgen en afhankelijkheden kunt identificeren.

Vraag leveranciers welke soorten rapporten beschikbaar zijn en of je ze aan je behoeften kunt aanpassen. Een hulpmiddel dat duidelijke inzichten biedt in de prestaties van je team en waarmee je de voortgang van projecten kunt volgen, helpt je wendbaar te blijven en je waar nodig aan te passen.

3. Integratie met je technologie-ecosysteem

Integratie met al je verschillende hulpmiddelen is essentieel om de efficiëntie van werkstromen te behouden. Controleer of de software integraties ondersteunt met hulpmiddelen die je al gebruikt, zoals Slack, Google Workspace of CRM-systemen. Zorg er ook voor dat het hulpmiddel dat je kiest bij jouw branche past. Bouwbedrijven die bijvoorbeeld de boekhoudsoftware Xero gebruiken, moeten specifiek zoeken naar projectmanagementsoftware voor de bouw die met Xero werkt.

Test deze integraties tijdens een demo of gratis proefperiode om een soepele gegevensstroom te garanderen. Een goed geïntegreerde projectmanagementapp vermindert handmatig werk en fouten. Dit is een belangrijk voordeel van projectmanagementsoftware voor de bouw.

4. Implementatie en ondersteuning

Goede implementatie en ondersteuning maken een groot verschil in hoe snel je team de software effectief kan gaan gebruiken. Zoek naar leveranciers die uitgebreide training en snelle klantenondersteuning bieden.

Vraag tijdens je evaluatie naar de implementatieprocessen en responstijden van de ondersteuning. Sterke ondersteuning helpt je team het maximale uit een PM-hulpmiddel te halen en deze vanaf dag één optimaal te benutten.

5. Rolgebaseerde toegangsrechten

Op rollen gebaseerde machtigingen zorgen ervoor dat teamleden de juiste toegang hebben tot projectinformatie en functies voor projectmanagement. Zoek naar software waarmee je eenvoudig taken kunt toewijzen, rollen kunt definiëren en machtigingen kunt instellen. Vraag leveranciers hoe machtigingen worden beheerd en of ze kunnen worden aangepast.

6. Aanpassingsmogelijkheden

Over aanpassingen gesproken: de mogelijkheid om je projectmanagementplatform aan te passen, stelt je in staat het af te stemmen op de specifieke behoeften van je team. Zoek naar tools met aanpasbare werkstromen, velden en sjablonen.

Bekijk tijdens een demo hoe eenvoudig het is om deze elementen aan te passen en of ze kunnen worden afgestemd op de verschillende behoeften van teams. Een aanpasbare tool ondersteunt je werkstromen voor projectplanning, en niet andersom.

7. Automatiseringsfuncties

Automatiseringsfuncties helpen repetitieve taken te stroomlijnen en handmatige fouten te verminderen. Zoek naar software die automatisering biedt voor taaktoewijzingen, meldingen en updates. Door routinetaken te automatiseren, krijgt je team meer tijd om zich op belangrijker werk te richten.

8. Mobiele ondersteuning of ondersteuning voor meerdere locaties

Mobiele ondersteuning of ondersteuning voor meerdere locaties zorgt ervoor dat je team overal toegang heeft tot de software. Zoek naar tools met sterke mobiele apps, realtime synchronisatie en cloudgebaseerde toegang.

Test de mobiele app om te zien of deze dezelfde functionaliteit biedt als de desktopversie. Een tool die werken op afstand ondersteunt, houdt je verschillende teamleden verbonden en productief, zelfs wanneer ze op afstand of in hybride werkomgevingen werken.

Hoe kies je projectmanagementsoftware: een raamwerk in 5 stappen

De markt voor projectmanagementsoftware zal naar verwachting in 2030 een omvang van USD 20.50 miljard hebben—dus je hebt duidelijk veel opties.

De juiste tool kiezen kan je projecten stroomlijnen en de samenwerking binnen je team verbeteren, maar je moet je richten op de behoeften van je team en de functies van de tool afstemmen op je werkstroom.

Hier volgt een stapsgewijze handleiding om je te helpen de beste projectmanagementsoftware voor je team te kiezen:

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

Stap 1: behoeften vaststellen

Begin met het definiëren van de behoeften van je team, zodat de projectmanagementsoftware aansluit bij je doelen en uitdagingen:

Inbreng van belanghebbenden verzamelen

Praat met belangrijke belanghebbenden, zoals teamleiders, IT-medewerkers en werknemers, om inzicht te krijgen in hun behoeften en uitdagingen. Organiseer workshops of enquêtes om hun input te verzamelen. Zo krijg je inzicht in wat verschillende afdelingen van de software nodig hebben.

Bijvoorbeeld:

• Teamleiders willen verschillende methodologieën kunnen toepassen (Kanban-borden, Gantt-diagrammen, sprints enzovoort)
• HR heeft uitgebreide rapportagemogelijkheden nodig om een effectieve toewijzing van middelen te faciliteren en teamprestaties bij te houden
• IT richt zich op integraties en wil ervoor zorgen dat iedereen stopt met het gebruik van Excel-werkbladen

Knelpunten op een rij zetten en prioriteren

Verzamel feedback om de knelpunten in je huidige systeem vast te stellen. Maak vervolgens een lijst en rangschik de knelpunten op basis van hun impact. Let op terugkerende problemen, zoals communicatieproblemen, complexe projectbehoeften of inefficiënties in het taakbeheer. Door deze te prioriteren, kun je je richten op oplossingen voor je grootste uitdagingen.

Afstemmen op intern beleid

Zorg ervoor dat de software voldoet aan je interne beleid en beveiligingsprotocollen, en controleer of deze voldoet aan relevante wettelijke doelstellingen voor jouw sector. Teams in de publieke sector hebben bijvoorbeeld mogelijk projectmanagementsoftware voor overheidsorganisaties nodig die aan specifieke beveiligings- en compliancevereisten voldoet. Werk samen met je IT- en juridische teams om een checklist met vereisten op te stellen, zodat je niets over het hoofd ziet.

Onmisbaar versus handig om te hebben

Maak onderscheid tussen functies die je absoluut nodig hebt en functies die handig zijn om te hebben. Onmisbare functies zijn essentieel voor de workflow van je team, zoals taaktoewijzing, een tijdlijnweergave en tijdregistratie.

Handige extra’s kunnen daarentegen bestaan uit samenwerkingstools, zoals functies voor het delen van bestanden of berichtenuitwisseling. Dit onderscheid helpt je te focussen op wat echt waarde toevoegt, in plaats van achter opvallende functies aan te jagen die geen echte impact zullen hebben.

Stel jezelf deze vragen:

• Welke klachten, obstakels of knelpunten komen het vaakst naar voren?
• In welke behoeften wordt momenteel niet voorzien?
• Welke belangrijke functies zouden je 3 grootste pijnpunten oplossen?
• Welke ROI verwacht je van deze investering?
• Hoe sluit de software aan op onze beveiligingsprotocollen?

Stap 2: Onderzoek leveranciers

Verdiep je in het onderzoeken en vergelijken van leveranciers van projectmanagementsoftware om de beste keuze voor je team te vinden. Er zijn voor- en nadelen aan projectmanagementtools, dus je moet je opties afwegen tegen je prioriteiten.

Leveranciers op hoofdlijnen onderzoeken

Begin met een onderzoek op hoofdlijnen aan de hand van beoordelingssites, ranglijsten en casestudy’s. Let op feedback over de prestaties van de software, de leercurve en beoordelingen van gebruikerstevredenheid.

Let indien van toepassing op sectorspecifieke beoordelingen—sommige PM-tools zijn zeer geschikt voor start-ups en kleine bedrijven, maar werken minder goed voor een groot softwareontwikkelingsteam. Zo krijg je een breed beeld van de beschikbare opties en zie je welke leveranciers toonaangevend zijn in het vakgebied.

Vergelijk op basis van bedrijfsbehoeften

Vergelijk tools op basis van de omvang van je bedrijf, je integratiebehoeften en de vraag of je de voorkeur geeft aan uitbesteding boven het ontwikkelen van modellen in eigen beheer. Kleinere bedrijven en zelfstandige ondernemers die hun eigen projecten beheren geven mogelijk de voorkeur aan kosteneffectieve oplossingen met een eenvoudige ingebruikname en simpele takenlijsten, terwijl grotere organisaties behoefte kunnen hebben aan krachtige integraties en API-toegang.

Bepaal de belangrijkste onderscheidende factoren

Bepaal belangrijke onderscheidende factoren, zoals ondersteuning bij de implementatie, de gebruikerservaring of flexibiliteit voor specifieke gebruikssituaties. Zoek naar leveranciers die tijdens en na de implementatie uitgebreide ondersteuning bieden, en beoordeel de gebruikerservaring aan de hand van demo’s om er zeker van te zijn dat deze intuïtief is voor je team.

Leg je bevindingen vast

Leg je bevindingen vast om de voor- en nadelen van elke leverancier bij te houden. Maak een vergelijkingsschema met functies, prijzen en eventuele opvallende elementen. Dankzij deze georganiseerde aanpak kun je je bevindingen eenvoudiger presenteren aan besluitvormers en je opties beperken.

Stel jezelf deze vragen:

• Waar is elke tool het beste in?
• Past de tool bij de omvang van je team, je budget en je technologiestack?
• Welke ondersteuning en documentatie zijn beschikbaar?
• Hoe verhoudt de tool zich tot andere tools wat betreft gebruikerservaring?
• Welke onderscheidende factoren maken de tool bijzonder?

Beste projectmanagementsoftware om te overwegen

Here's my pick of the 10 best software from the 10 tools reviewed.

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. monday AI Workspace — Het beste voor AI-gestuurde optimalisatie van middelen
2. 2. Wrike — Het meest geschikt voor grote projecten en groei
3. 3. Smartsheet — Het meest geschikt voor aanpasbare dashboards
4. 4. Productive — Het beste voor projecten en budgettering van bureaus
5. 5. Celoxis — Beste voor vereenvoudigde planning en werkstromen
6. 6. Copper — Ideaal voor bureaus die verkoop en uitvoering stroomlijnen
7. 7. Ziggu — Het beste voor integratie van klantenportalen
8. 8. Zoho Projects — Beste voor integratie met Zoho Suite
9. 9. Workzone — Het beste voor uitgebreid inzicht in projecten
10. 10. ClickUp — Het beste voor het vervangen van meerdere afzonderlijke tools

Stap 3: Maak een shortlist en neem contact op

Nu is het tijd om je opties voor leveranciers te beperken en contact te leggen met potentiële partners:

Maak een shortlist van leveranciers

Maak op basis van je onderzoek een shortlist van 2-4 leveranciers die het beste aan je behoeften voldoen. Richt je op leveranciers die aansluiten bij de omvang en het budget van je team en de essentiële mogelijkheden voor werkbeheer bieden. Met deze gerichte aanpak kun je je inspanningen concentreren en tijd besparen.

Stuur een RFI of RFP

Overweeg een verzoek om informatie (RFI) of een verzoek om een voorstel (RFP) te sturen om gedetailleerde informatie te verzamelen. Gebruik dit om de mogelijkheden van leveranciers te verduidelijken, zoals middelen toewijzen, facturatie of automatiseringsopties. RFP's voor projectmanagementsoftware zijn vooral nuttig bij het evalueren van verschillende projectvereisten of prijsniveaus.

Plan demo's

Plan demo's met de leveranciers op je shortlist en stel gerichte vragen. Gebruik deze gelegenheid om de software in actie te zien: evalueer taakafhankelijkheden en subtaken, projecttijdlijnen en routekaarten, en hoe de tool omgaat met werkbelastingsbeheer.

Consistente evaluatiecriteria

Gebruik voor alle leveranciers dezelfde evaluatiecriteria om een eerlijke vergelijking te garanderen. Maak een checklist met essentiële functies, zoals realtime-updates, sprints of urenregistraties. Zo kun je elke tool objectief beoordelen en een goed onderbouwde beslissing nemen.

Stel deze vragen:

• Kun je me meenemen in een echt klantverhaal dat vergelijkbaar is met het onze?
• Welke ondersteunings- of onboardingmiddelen bieden jullie aan?
• Voor welke functies is een upgrade nodig?
• Hoe werkt jullie prijsmodel voor een team van onze omvang?
• Welke integraties zijn beschikbaar met onze bestaande tools?

Stap 4: Stel de businesscase op

Vertaal je onderzoek naar leveranciers in een businesscase die je managementteam zal ondersteunen:

Toon de waarde aan

Vat de knelpunten en verwachte resultaten samen om de waarde aan te tonen. Benadruk hoe de software huidige uitdagingen zal aanpakken, zoals gemiste deadlines, onduidelijke fasen in de projectlevenscyclus of gebrekkige communicatie.

Laat mogelijke resultaten zien, zoals kortere doorlooptijden van projecten, een beter vermogen om de voortgang te volgen en meer transparantie tussen initiatieven. Zo krijgt je managementteam inzicht in de concrete voordelen.

Presenteer kostenramingen

Zoek basisramingen van de kosten en implementatietijdlijnen en presenteer deze. Verzamel prijsinformatie over projectmanagementsoftware en geef de verwachte tijdlijn voor implementatie en training weer.

Gebruik deze informatie vervolgens om een duidelijke prognose te maken van de kosten die gepaard gaan met investeren in een SaaS-oplossing voor projectmanagement. Deze gegevens helpen bij het budgetteren en plannen en laten zien dat je de zaken goed onder controle hebt.

De prijzen van verschillende tools lopen astronomisch uiteen. Het is belangrijk om te bedenken hoeveel gebruikersplaatsen je nodig hebt, hoe gasten worden beheerd en welke add-ons vereist zijn, omdat de kosten snel kunnen oplopen.

Share This Quote on:

• Share on Twitter
• Share on LinkedIn
• Share on Facebook

Harvey Eckstein

Consultant projectmanagement & softwareOpens new window

ROI en risico's uiteenzetten

Breng de ROI, efficiëntiewinst en financiële of operationele risico's van niets doen duidelijk in kaart. Bereken potentiële besparingen door minder projectoverschrijdingen of een hogere productiviteit. Bespreek de risico's van het huidige systeem, zoals aanhoudende inefficiënties. Deze vergelijking benadrukt de waarde van investeren in nieuwe software.

Stel deze vragen:

• Welk bedrijfsprobleem zal dit oplossen?
• Wat zijn de risico's van niets doen?
• Wat zijn de financiële en operationele voordelen?
• Hoe zal dit de productiviteit van het team verbeteren?
• Wat is de verwachte termijn voor ROI?

Stap 5: Implementeren en gebruikers inwerken

Je hebt je keuze gemaakt uit de beste projectmanagementtools en bent klaar om deze te implementeren! Zo plan je een soepel inwerkproces:

Communiceer het uitrolplan

Communiceer het uitrolplan duidelijk aan alle gebruikers. Deel tijdlijnen, belangrijke mijlpalen en wat elk teamlid moet doen. Gebruik vergaderingen of interne nieuwsbrieven om ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is en bied forums waar mensen vragen kunnen stellen. Duidelijke communicatie helpt verwachtingen vast te leggen en bevordert vanaf het begin een sterkere samenwerking.

Wijs interne verantwoordelijken aan

Wijs interne verantwoordelijken en contactpersonen aan voor de implementatie. Benoem teamleden die toezicht houden op het proces en eventuele problemen afhandelen, en zorg ervoor dat zij rechtstreeks contact kunnen opnemen met de ondersteuning van de leverancier.

Deze structuur zorgt voor verantwoordelijkheid en maakt een snelle oplossing mogelijk, vooral tijdens de beginfase van scrumwerkstromen of nieuwe soorten projecten. Het kan tijd kosten om nieuwe softwareoplossingen in gebruik te nemen. Bereid je team daarom voor op succes door projectmanagers, teamleiders en managers uit te rusten met hulpmiddelen die hen ondersteunen.

Zorg voor consistente training

Plan trainingssessies en houd de deelname bij. Moedig gebruikers aan om functies zoals taakbeheer, voortgangsrapporten en dashboards voor initiatieven te verkennen. Uitgebreide training is essentieel om de leercurve af te vlakken en kleine teams te helpen vertrouwen op te bouwen in de nieuwe tool.

Creëer feedbacklussen

Creëer tijdens de uitrol feedbacklussen, waaronder hulpmiddelen van de leverancier. Neem regelmatig contact op met gebruikers om feedback te verzamelen en zorgen weg te nemen. Gebruik de ondersteuning van de leverancier voor het oplossen van problemen en aanvullend trainingsmateriaal. Feedbacklussen zorgen voor voortdurende verbetering en bevorderen langdurig succesvol gebruik.

Stel deze vragen:

• Wat is het plan voor verandermanagement?
• Wie is verantwoordelijk voor de uitrol?
• Hoe houd je het vroege succes bij?
• Welke middelen ondersteunen de training?
• Hoe wordt feedback verzameld en gebruikt?

Wat is de volgende stap?

Als je wat meer hulp nodig hebt bij het kiezen van de juiste projectmanagementsoftware voor je team, is het de moeite waard om je lijst met vereisten voor projectmanagementsoftware nog eens te bekijken, zodat je kunt zien waar je je opties verder kunt beperken. Je kunt ook een RFP voor projectmanagementsoftware opstellen om meer informatie te krijgen van potentiële leveranciers over wat zij aanbieden.

Voordat je gaat…

Wil je een handige visuele checklist om de stappen beter te onthouden? Ik help je graag! Download hier onze visuele checklist: