Middelenbeheer in grote organisaties: 5 beste werkwijzen
Het wereldwijde ondernemingsklimaat verandert in een ongekend tempo, terwijl veel grote organisaties nog steeds moeite hebben om snel genoeg van koers te veranderen en met krimpende middelen om te gaan.
Als je project- of resourcemanager bent in een grote organisatie, kan het voelen alsof je de Titanic bestuurt. Je bent voortdurend op zoek naar betere manieren om je meest waardevolle middelen effectief en efficiënt te beheren, te volgen en snel opnieuw in te zetten, maar het voelt gewoon als een enorme opgave.
Het goede nieuws is dat je hier aan het juiste adres bent! In dit artikel bespreek ik veelvoorkomende uitdagingen, zoals silo’s, goedkeuringen, inkoop, tegenstrijdige prioriteiten en doelstellingen, hoe je succes meet met behulp van OKRs en manieren om middelen in een grote organisatie deskundig te beheren.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Wat is resourcemanagement?
Bij project-, programma- en portfoliomanagement is projectresourcemanagement het proces van het plannen van de resourcecapaciteit, inroosteren, toewijzen, monitoren, meten en aanpassen van de manier waarop personele middelen, budgetten en technologie worden ingezet. Het doel is om de voordelen te maximaliseren die jouw organisatie betekenisvol vindt.
Grote organisaties kunnen bijzonder uitdagend zijn. Mogelijk beheer je een overvloed aan middelen in zeer complexe, veelzijdige projecten, met steeds strengere regelgeving binnen de sector en een veranderend personeelsbestand, om nog maar te zwijgen van budgetbeperkingen.
De 3 belangrijkste soorten middelen om te beheren
In grote organisaties moet je je richten op het beheer van ten minste deze drie veelvoorkomende soorten middelen.
- Personele middelen zijn je grootste troeven: je werknemers, opdrachtnemers en leidinggevenden. Zonder mensen om projecten uit te voeren, zijn er simpelweg geen resultaten en geen projecten.
- Financiële middelen, oftewel project-, programma- en portfoliobudgetten, zijn ook essentieel om salarissen en lonen te betalen en de broodnodige resourcemanagementtools aan te schaffen.
- Technologie als onderdeel van je technologiestack is noodzakelijk om projectmiddelen te plannen, monitoren, toewijzen, aanpassen en communiceren, en om volledige zichtbaarheid van middelen in de hele organisatie te waarborgen.
Waarom is effectief resourcemanagement essentieel?
Kort gezegd zorgen effectieve toewijzing en het beheer van middelen ervoor dat je realtime inzicht hebt in je middelen en deze op aanvraag kunt verschuiven, voor meer controle over projectresultaten.
Resourcemanagement moet strategisch zijn, aansluiten bij de organisatiedoelstellingen en zorgen voor resourceleveling om overtoewijzing te verminderen.
Ineffectief resourcemanagement kan lijken op ergens naartoe rijden zonder kaart en hopen dat je op tijd aankomt, zonder voldoende resourceplanning, de juiste vaardigheden toe te wijzen en de werkzaamheden in te roosteren.
Resourcemanagement is belangrijk, want met de juiste best practices voor resourcemanagement kan je organisatie veel voordelen behalen, waaronder de volgende.
De voordelen van het maximaliseren van middelen
Efficiënt en effectief resourcemanagement biedt je volledig inzicht, zodat je projecten volgens afspraak kunt opleveren. Het zorgt ervoor dat je snel kunt bijsturen en onderbenutte middelen kunt opsporen om je organisatie te helpen:
- De benutting van middelen en de algehele efficiëntie verhogen
- De productiviteit verhogen en je richten op projecttaken met een hogere waarde
- De gezondheid en het welzijn van medewerkers verbeteren
- Vermoeidheid en verloop onder medewerkers verminderen
- Het vertrouwen vergroten
- Kosten verlagen
- Projectsucces verbeteren
- De besluitvorming over middelen verbeteren
- De ROI voor je organisatie en klanten verhogen
Voordat je vol overtuiging aan de slag gaat met nieuwe optimalisatie-initiatieven en best practices voor resourcemanagement, moet je ervoor zorgen dat je een goed inzicht hebt in de huidige situatie en in de zaken die invloed kunnen hebben op je resource-inzet.
9 factoren die optimaal resourcemanagement beïnvloeden
- Silo's kunnen conflicten tussen afdelingen en zelfs individuen veroorzaken. Ze leiden tot inefficiënties bij het prioriteren van resources, het delen van informatie, doelstellingen, tools, prioriteiten en processen.
- Tegenstrijdige prioriteiten maken het moeilijk om resources toe te wijzen en in balans te brengen, veroorzaken stress, verwarring en burn-out bij medewerkers, verlagen het moreel en verminderen het vertrouwen van medewerkers en hun betrokkenheid bij projecten.
- Inefficiënties bij goedkeuringen kunnen je projecten niet alleen vertragen, maar ook andere processen beïnvloeden, zoals inkoop, waardoor projecten als geheel in gevaar kunnen komen.
- Inkoopproblemen kunnen kosten en planningen verhogen als gevolg van vraag en aanbod.
- Doelstellingen & belangrijkste resultaten (OKRs) zijn essentieel om verwachtingen op elkaar af te stemmen en ervoor te zorgen dat alles vooruitgaat en in de juiste richting beweegt. Zonder deze doelstellingen en resultaten kan het onmogelijk zijn om te weten of resources optimaal worden ingezet.
- Thuiswerkers en met name arbeidstekorten hebben een van de grootste gevolgen voor het effectief beheren van resources. Je mensen zijn je grootste bezit en resource. Zonder de juiste mensen die aan de juiste projecten werken, kan alles volledig stilvallen.
- Hiaten in vaardigheden en capaciteiten worden vaak over het hoofd gezien. Vaak wordt er niet nauwkeurig gekeken naar de capaciteiten van teamleden om te controleren of deze geschikt zijn voor hun projectrollen. Als de juiste vaardigheden en capaciteiten niet beschikbaar zijn, kan dit merkbare hiaten in je organisatie veroorzaken. Je kunt een analyse van resourcehiaten gebruiken om deze hiaten te vinden en op te vullen.
- Beschikbaarheid van resources kan soms een kwestie van timing zijn en slechts minimale gevolgen hebben voor planningen en kosten, maar in andere gevallen kunnen de kosten hierdoor enorm boven het budget uitkomen en kunnen planningen sterk worden beïnvloed.
- Projectmethodologieën moeten niet alleen aansluiten op je projecten, maar ook op de cultuur, processen en korte- en langetermijnvisie van je organisatie.
De huidige staat van resourcemanagement in grote organisaties
Resourcemanagement is een belangrijke uitdaging geweest voor bedrijven, met name voor grotere organisaties. Daar komt de complexiteit bij van een groeiend, door millennials gedomineerd en technologisch vaardig personeelsbestand, gecombineerd met veranderende voorkeuren van medewerkers op het gebied van werk, wat in veel functies leidt tot tekorten aan talent.
Grote organisaties lopen vooral het risico millennials te verliezen die op zoek gaan naar kleinere bedrijven die een goede balans tussen werk en privé, gezondheids- en welzijnsprogramma's en mogelijkheden voor werken op afstand bieden om aan hun veranderende prioriteiten te voldoen.
Uit een onderzoek van Prosymmetry bleek een aanhoudende trend richting het centraliseren van functies voor resourcemanagement die verband houden met projecten. Deze trend heeft de vraag versneld naar meer aandacht voor vaardighedenmanagement en naar resourcemanagers die technologisch vaardig zijn geworden als reactie op de vraag van project- en bedrijfsleiders.
5 beste werkwijzen voor resourcemanagement in een grote organisatie
Tegenwoordig hebben de meeste grote bedrijfsprojecten een wereldwijde impact waarbij meerdere factoren een rol kunnen spelen, waaronder culturele barrières, verschillen in tijdzones, uiteenlopende arbeidswetgeving, verschillen in regelgeving en nog veel meer.
Zo zie ik resourcemanagement, vooral in grote organisaties: "Plan om je resources effectief te beheren voordat je resources erin slagen effectief op te raken."
Door deze beste werkwijzen voor resourcemanagement te volgen, kan je organisatie zich voorbereiden op de uitdagingen.
1. Ontwikkel een resourcingsstrategie voor een projectportfolio
Deze moet aansluiten op de doelstellingen, visie en cultuur van de organisatie en ten minste de volgende zaken beschrijven:
- Het resourcemanagementproces
- Het inkoopproces
- Goedkeuringsprocessen, drempelwaarden en timing
- Hoe elk onderdeel van je bedrijf resources zal delen
- De te gebruiken projectmethodologieën
- Hoe teams moeten samenwerken om projectdoelstellingen te behalen
- De betrokken technologieën
- Hoe succes moet worden gemeten (OKRs)
2. Ontwikkel en implementeer het beste operationele model voor humanresourcemanagement
In de huidige volatiele, complexe en voortdurend veranderende bedrijfsomgeving vereist het beheren van je middelen om de gewenste projectresultaten te behalen nieuwe bedrijfsmodellen voor personeelsbeheer, volgens bevindingen van McKinsey.
Personeelsbeheer begint met het aannemen, opleiden en behouden van de juiste capaciteiten om personeelstekorten en vaardigheidstekorten aan te pakken. Daar hoor jij als projectmanager ook bij. Beoordeel je vaardigheden en capaciteiten regelmatig en vul waar mogelijk de hiaten aan. Begin met deze voorbeelden van vaardigheden op het gebied van middelenbeheer.
3. Centraliseer je talentenpool
Centralisatie zorgt voor zichtbaarheid binnen je hele organisatie, zodat silo’s of tegenstrijdige prioriteiten teams niet zelfstandig laten werken of de communicatie belemmeren. Dit helpt obstakels voor productiviteit weg te nemen en vergroot de kans dat je teams de gewenste resultaten behalen.
4. Bepaal de juiste methodologieën
Het is belangrijk om te onthouden dat niet alle methodologieën werken in grote organisaties of projecten. Voordat je methodologieën selecteert, moet je goed vertrouwd raken met verschillende methodologieën en met de manier waarop ze binnen jouw organisatie het beste kunnen samenwerken.
Er bestaat geen universele oplossing. Het zal je misschien verbazen dat bijna 40% van de bedrijven een hybride aanpak voor projectmanagementmethodologieën en -praktijken heeft geïmplementeerd.
5. Implementeer het beste systeem voor middelenbeheer
Van medewerkers verwachten dat ze meerdere taken tegelijk uitvoeren en te veel uren toezeggen, is op de lange termijn niet goed voor je organisatie. Identificeer, selecteer en implementeer het beste systeem voor middelenbeheer dat aansluit bij het beleid en de doelstellingen van je organisatie. Met de juiste hulpmiddelen kunnen jij en alle teams slimmer werken, vermoeidheid bij medewerkers verminderen en middelen op korte en lange termijn beter beheren. Als je een voordelige optie nodig hebt om je op weg te helpen, bekijk dan onze lijst met gratis software voor middelenbeheer.
Veelgestelde vragen over resourcebeheer in grote organisaties
Hoe beheert u middelen over meerdere projecten?
In de meeste grote organisaties kan het problematisch worden wanneer meerdere teams strijden om beperkte middelen.
Als er bijvoorbeeld binnen uw hele organisatie één expert op het gebied van kwaliteitsborging is, kan er veel meer planning nodig zijn om ervoor te zorgen dat deze persoon niet overbelast raakt en om \u003ca href=\u0022https://thedigitalprojectmanager.com/project-management/how-to-help-employees-with-burnout/\u0022\u003ewerknemers te helpen een burn-out te voorkomen\u003c/a\u003e. Planning speelt een cruciale rol in grotere organisaties met complexe bedrijfsonderdelen, talloze teams en veel mogelijk beperkte vaardigheden.
Resourceplanning en -beheer, evenals het benutten van de juiste technologie om met andere onderdelen van uw organisatie te communiceren, zijn essentieel om projecten te prioriteren. Het is van vitaal belang dat u inzicht hebt om de juiste vaardigheden, capaciteiten en beschikbare middelen op het juiste moment aan de juiste projecten te koppelen.
Een resourcebeheersysteem dat op elk moment een overzicht biedt van al uw middelen, is essentieel om dienovereenkomstig te kunnen prioriteren en communiceren.
Het vaststellen van gestandaardiseerde beste werkwijzen vergroot het inzicht in middelen en kan organisaties ook helpen bij het navigeren door complexiteiten die kleinere bedrijven mogelijk niet tegenkomen wanneer ze hun volledige potentieel proberen te bereiken.
Voortdurende bedrijfsbrede communicatie tussen teamleiders, projectteamleden en belangrijke belanghebbenden is ook van groot belang voor het plannen, prioriteren, toewijzen en verschuiven van middelen. Er hoeft maar één belangrijke persoon niet op dezelfde lijn te zitten voordat middelen verkeerd worden toegewezen.
Hoe zorgt u ervoor dat elk middel optimaal wordt benut?
Om ervoor te zorgen dat elk middel volledig wordt benut, moet u een \u003ca href=\u0022https://thedigitalprojectmanager.com/projects/managing-schedules/project-resource-management-plan/\u0022\u003edegelijk resourcebeheerplan\u003c/a\u003e en gestandaardiseerde sjablonen kunnen opstellen die zijn ontworpen om aan de specifieke behoeften van uw organisatie te voldoen, in plaats van multitasking te gebruiken om alles bij te houden. Multitasking kan uw planning juist verstoren doordat uw teams te zwaar worden belast, waardoor ze een burn-out kunnen krijgen.
Een goed doordacht projectmanagementplan en een juiste \u003ca href=\u0022https://thedigitalprojectmanager.com/project-management/capacity-planning/\u0022\u003ecapaciteitsplanning\u003c/a\u003e (samen met het gebruik van een \u003ca href=\u0022https://thedigitalprojectmanager.com/tools/best-capacity-planning-software/\u0022\u003etool voor capaciteitsplanning\u003c/a\u003e) vergroten de kans dat u uw middelen maximaal benut en ze beter beheert door vast te stellen hoe, waar en wanneer er mogelijkheden zijn om de gewenste projectdoelen te bereiken, zelfs wanneer er knelpunten bestaan.
Hoe verwijdert u knelpunten?
Zelfs met uw beste inspanningen en de juiste werkwijzen zullen \u003ca href=\u0022https://thedigitalprojectmanager.com/projects/managing-schedules/bottlenecks-project-management/\u0022\u003eprojectknelpunten\u003c/a\u003e soms onvermijdelijk optreden. Nauwkeurige realtimegegevens uit een robuuste tool voor resourcebeheer zijn nodig om knelpunten te isoleren en te analyseren. Het identificeren en verwijderen van knelpunten omvat de volgende stappen:
\u003cul\u003e
\t\u003cli\u003eElke stap in een proces visualiseren\u003c/li\u003e
\t\u003cli\u003eIndividuele taken in kaart brengen\u003c/li\u003e
\t\u003cli\u003eCyclustijden meten\u003c/li\u003e
\u003c/ul\u003e
Het aanpakken van knelpunten en het \u003ca href=\u0022https://thedigitalprojectmanager.com/project-management/resource-optimization/\u0022\u003eoptimaliseren van resourcebeheer\u003c/a\u003e vereist ook dat u deze vijf beste werkwijzen volgt en dat u zorgvuldig opnieuw bekijkt hoe goed middelen worden benut voordat u aanpassingen maakt naarmate de omstandigheden veranderen.
Meer wendbaarheid vereist een solide basis
Hoewel resourcebeheer grotere organisaties voor uitdagingen kan stellen, kunnen een goed resourcebeheerplan en het volgen van de beste werkwijzen die ik heb gedeeld uw organisatie een solide basis bieden voor meer wendbaarheid, zodat u middelen op de juiste manier kunt optimaliseren over meerdere projecten, programma's en portfolio's heen.
Onthoud dat deze beste werkwijzen voor het beheren van de middelen van uw organisatie geen eenmalige oefening zijn. Bekijk uw resourcebeheerplan regelmatig opnieuw om te zien hoe uw projecten binnen de organisatie vorderen en breng wijzigingen aan waar en wanneer dat nodig is.
Ontdek welke hybride methodologieën mogelijk geschikt zijn voor uw grote organisatie in onze gids voor hybride projectmanagementmethodologieën.
