Hoe bereken je de bezettingsgraad van resources (met formule)

De benuttingsgraad kan worden toegepast op menselijke resources, apparatuur en financieel kapitaal. Een hogere benuttingsgraad geeft doorgaans aan dat je je resources goed gebruikt, terwijl een lagere graad kan wijzen op inefficiënties of mogelijke problemen binnen je bedrijfsvoering.

In een organisatie die bijvoorbeeld professionele diensten levert, kan de benuttingsgraad zich voornamelijk richten op de factureerbare uren van teamleden: voor hoeveel van hun tijd kun je klanten laten betalen?

Waarom het belangrijk is om de benuttingsgraad bij te houden 

Het bijhouden van benuttingspercentages van resources is om verschillende redenen essentieel: 

• Nauwkeurigere prestatiebenchmarks: Verschillende vakgebieden en organisaties hanteren uiteenlopende verwachtingen over wat een "goede" benuttingsgraad is. Door de benutting van je team te vergelijken met deze standaarden, kun je helpen bij strategische capaciteitsplanning en krijg je een uitgangspunt om de toewijzing van resources overeenkomstig te verhogen of te verlagen.
• Betere operationele efficiëntie: Wanneer resourcebenutting optimaal is, zie je eenvoudig waar je meer ondersteuning of investeringen voor je project nodig hebt, identificeer je inefficiënties en neem je gefundeerde beslissingen over waar je resources moet toewijzen. Dit leidt tot een hogere productiviteit en lagere operationele kosten.
• Betere beslissingen over personeelsbezetting: Met betere benuttingsgegevens kun je specifieke resources identificeren die structureel onderbenut zijn of te veel werk hebben. Vervolgens kun je het team herstructureren, teamleden opnieuw inzetten of indien nodig extra personeel aannemen. Door goed te letten op resourcemanagement, kun je ervoor zorgen dat teamleden een evenwichtige werkbelasting hebben.
• Betere resourceprognoses: Door benuttingspercentages bij te houden, kun je trends in het gebruik in het verleden analyseren en gegevens gebruiken om toekomstige behoeften aan resources nauwkeuriger te voorspellen. Dit helpt ook bij capaciteitsplanning en zorgt ervoor dat je team zijn werkbelasting aankan zonder overbelasting of vertragingen.

Hoe bereken je de benuttingsgraad?

Gebruik deze formule voor de benuttingsgraad om bij te houden hoeveel werk teamleden hebben en het werk binnen het team opnieuw te verdelen. Zo creëer je meer balans, verhoog je de factureerbare tijd en verbeter je de winstgevendheid.  

Formule voor de benuttingsgraad: Benuttingsgraad (%) = (Totaal aantal factureerbare uren / Totaal aantal beschikbare uren) x 100

• Totaal aantal factureerbare uren: de tijd die wordt besteed aan taken of projecten die aan klanten in rekening kunnen worden gebracht.
• Totaal aantal beschikbare uren: de tijd waarin resources beschikbaar zijn om te werken, exclusief verlof of onproductieve uren. 

Als een werknemer bijvoorbeeld 40 uur per week werkt en 30 uur besteedt aan factureerbare taken, ziet de berekening er als volgt uit: 

Benuttingsgraad = (30 / 40) x 100 = 75%

Dit betekent dat de werknemer 75% van de beschikbare tijd besteedt aan projecten die inkomsten genereren. 

Hoe zit het met het berekenen van de benuttingsgraad voor het hele team? Stel dat een adviesbureau met een team van vijf consultants elke consultant 40 uur per week laat werken, wat neerkomt op 200 beschikbare uren voor het team. Als de consultants die week 160 uur besteden aan factureerbare klantprojecten, wordt de benuttingsgraad (met behulp van tijdregistratiesoftware voor consultants) als volgt berekend:

Benuttingsgraad = (160 / 200) x 100 = 80%

Dit betekent dat het adviesteam 80% van hun beschikbare tijd besteedt aan factureerbaar klantwerk. 

Als hetzelfde team in een andere week echter slechts 80 uur factureert, daalt de benuttingsgraad naar 40%. Een dergelijke daling zou aanleiding geven om de oorzaak te onderzoeken—of die nu het gevolg is van minder klantopdrachten, meer administratieve taken of ander niet-factureerbaar werk.

De benuttingsgraad bijhouden

Hier zijn enkele strategieën om de benuttingsgraad bij te houden:

• Ontwikkel een systeem voor het verzamelen van gegevens: Stel een systeem in om de tijd die aan verschillende taken wordt besteed vast te leggen. Je kunt tijdregistratiesoftware of andere hulpmiddelen gebruiken om de uren van je team voor specifieke projecten of activiteiten te registreren. Richt processen in waarmee je team hun tijd nauwkeurig kan registreren en zorg ervoor dat de verzamelde gegevens betrouwbaar zijn.
• Classificeer soorten uren: Door de tijd van elk teamlid in te delen in factureerbare en niet-factureerbare uren, kun je de benuttingsgraad nauwkeurig berekenen. Stel specifieke richtlijnen op voor wanneer teamleden werk als factureerbaar of niet-factureerbaar moeten registreren en zorg ervoor dat iedereen dezelfde definities hanteert.
• Genereer rapporten: Bekijk de gegevens regelmatig om ervoor te zorgen dat je alle mogelijkheden voor verbetering benut. Genereer rapporten waarin trends en variaties in de benuttingsgraad in de loop van de tijd worden uitgelicht. Dit kan je helpen patronen te herkennen, zoals piekperiodes of onderbenutting van bepaalde middelen. Vervolgens kun je de werklast beter verdelen met behulp van het afvlakken van middelen of het nivelleren van middelen.

Wat is een goede benuttingsgraad?

Een benuttingsgraad van 70% tot 85% wordt als gezond beschouwd. De ideale benuttingsgraad is subjectief en verschilt per sector, maar streef naar een percentage van ongeveer 80%—alles daarboven kan leiden tot een burn-out bij medewerkers, terwijl alles daaronder betekent dat de tijd van het team niet efficiënt wordt benut.

💡Tip

Bij organisaties met wisselendere werklasten, zoals adviesbureaus of marketingbureaus, kunnen hogere benuttingsgraden worden verwacht. Sommige bureaus streven zelfs naar percentages boven de 85%, vooral tijdens drukke projectcycli. Houd er echter rekening mee dat extreem hoge benuttingsgraden kunnen leiden tot een burn-out bij medewerkers, meer projectbeperkingen en een verminderde kwaliteit van het werk, omdat medewerkers overweldigd kunnen raken door een buitensporige werklast.

 

Omgekeerd kan een lage benuttingsgraad (oftewel lager dan 65%) wijzen op inefficiënties of mogelijke problemen die aandacht vereisen. Dit kan erop duiden dat middelen effectiever moeten worden ingezet of dat er onvoldoende vraag naar diensten is.

Hulpmiddelen voor het beheren van de benuttingsgraad

Hier zijn enkele verschillende soorten hulpmiddelen die je kunt gebruiken om de benuttingsgraad te bewaken en te beheren: 

• Software voor resourcebeheer kan je helpen resources effectiever te beheren met functies zoals automatisch plannen en opnieuw plannen wanneer het plan verandert, automatische berekeningen van de benuttingsgraad en het snel opnieuw toewijzen van opdrachten wanneer dat nodig is.
• Projectmanagementsoftware wordt gebruikt om projectdeadlines te bewaken en werkbelastingen te beheren. Deze software kan ook (meestal) integreren met je tijdregistratietool, zodat je de benuttingspercentages en de voortgang van projecten ten opzichte van de geregistreerde uren kunt volgen. Hiermee kun je ook automatisch facturen maken op basis van registraties en klanten eenvoudig factureren.
• Grotere organisaties gebruiken mogelijk systemen voor geïntegreerde bedrijfsplanning (ERP). Deze systemen beschikken vaak over geavanceerde rapportagetools voor het analyseren van belangrijke statistieken zoals resourcebenutting binnen afdelingen en projecten. Een ander belangrijk voordeel van software voor geïntegreerde bedrijfsplanning is dat deze gegevens uit meerdere bronnen kan centraliseren om een overzicht van de benutting te bieden en te helpen bij het nemen van beslissingen over resourceoptimalisatie.

Tips om de benuttingspercentages te verbeteren

Hier zijn enkele aanvullende tips die nuttig zijn om de resourcebenuttingspercentages te verbeteren. 

1. Stimuleer een cultuur van verantwoordelijkheid

Stimuleer een cultuur van verantwoordelijkheid door:

• Teamleden aan te moedigen hun uren consistent en nauwkeurig te registreren, zodat je betere gegevens verkrijgt en beter onderbouwde beslissingen kunt nemen.
• Teamleden precies uit te leggen hoe hun werk aansluit bij specifieke, bredere doelstellingen en dat tijdregistratie bedoeld is om hun werkbelasting in balans te brengen
• Trainingen of workshops over tijdmanagement en benutting aan te bieden
• Samen met teamleden manieren te vinden om hun productiviteit en tijdmanagement te verbeteren

2. Evalueer regelmatig de verdeling van de werkbelasting

Bekijk regelmatig hoe de werkbelasting binnen je team is verdeeld. Dit kan je helpen vast te stellen welke teamleden mogelijk overbelast zijn en wie extra taken op zich kan nemen. Een evenwichtigere werkbelasting verbetert de productiviteit, werktevredenheid en algehele benuttingspercentages van je teamleden.

3. Investeer in ontwikkeling en training

Bied mogelijkheden voor professionele groei om je teamleden het gevoel te geven dat ze gewaardeerd en gemotiveerd worden. Door je medewerkers uit te rusten met de nodige vaardigheden en hulpmiddelen om hun productiviteit en efficiëntie te verhogen, kun je zorgen voor meer betrokkenheid en een betere resourcebenutting in de hele organisatie.

Uitdagingen bij resourcebenutting

Hier zijn enkele uitdagingen die je kunt tegenkomen bij het berekenen en volgen van benuttingspercentages. 

• Een onduidelijke definitie van benutting: Zonder een duidelijke definitie van benutting kun je in de valkuil lopen dat je resultaat meet zonder rekening te houden met de kwaliteit van het werk. Dit kan leiden tot verkeerde interpretaties van efficiëntie en gemiste kansen voor verbetering.
• Variabele werkbelasting: Het kan ook een uitdaging zijn om de resourcebenuttingspercentages nauwkeurig te berekenen wanneer de werkbelasting varieert. Een projectteam kan bijvoorbeeld te maken krijgen met schommelingen in de vraag op basis van projectdeadlines of klantvereisten. Deze inconsistenties kunnen ertoe leiden dat teamleden overbelast of onderbenut zijn. Hier kunnen planningstools het verschil maken. 
• Indirecte factoren over het hoofd zien: Er bestaat ook een risico dat indirecte factoren die de benutting beïnvloeden over het hoofd worden gezien. Dit kan bijvoorbeeld de tijd omvatten die wordt besteed aan training, administratieve taken of zelfs uitvaltijd door defecte apparatuur. Deze factoren kunnen de benuttingscijfers vertekenen en ertoe leiden dat je beslissingen neemt op basis van onvolledige of onnauwkeurige gegevens. 

Word lid voor meer inzichten in resourcebeheer

Wil je contact leggen met andere digitale projectmanagers om middelen en beste werkwijzen te delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en casussen, en maak via Slack contact met honderden andere digitale projectmanagers.