Workflowdocumentatie: wat het is en hoe je het doet

Het resultaat van dit proces is een stroomdiagram (hoewel je zou moeten overwegen om te leren hoe je een stroomdiagram maakt om het proces nauwkeurig weer te geven). Visuele hulpmiddelen brengen complexe processen in kaart en verduidelijken welke middelen nodig zijn en welke resultaten je in elke fase kunt verwachten.

Zwembanen binnen je stroomdiagram kunnen de duidelijkheid vergroten door specifieke taken toe te wijzen aan verschillende teamleden of afdelingen. Dit is vooral nuttig voor complexe projectworkflows met meerdere overdrachtsmomenten.

Voorbeelden van workflowdocumentatie

Hier is een voorbeeld van een procesworkflow ter inspiratie voor je eigen workflow:

Het beste aan workflows en standaardwerkinstructies is dat ze op veel niveaus kunnen worden gedocumenteerd en aangepast.

Hier is nog een voorbeeld. De onderstaande workflow richt zich op processen op een hoger niveau binnen een grotere scope van werkzaamheden.  

Voordelen van workflowdocumentatie

Het documenteren van je workflows biedt organisaties van elke omvang talrijke voordelen. Hier zijn enkele belangrijke voordelen:

• Minder overbodigheid: Duidelijke workflows maken giswerk en herhaalde taken overbodig, waardoor workflows efficiënter worden en waardevolle tijd wordt bespaard.
• Snellere onboarding: Nieuwe medewerkers kunnen snel leren hoe alles werkt door de gedocumenteerde workflows te raadplegen, waardoor de tijd en moeite voor onboarding worden verminderd.
• Betere samenwerking: Iedereen die bij een workflow betrokken is, begrijpt zijn rollen en verantwoordelijkheden duidelijk, wat soepelere samenwerking en communicatie bevordert.
• Gestandaardiseerde processen: Gedocumenteerde workflows zorgen voor consistentie tussen verschillende teams en projecten, waardoor fouten en herstelwerk tot een minimum worden beperkt.
• Aanpasbaarheid: Gedocumenteerde workflows kunnen eenvoudig worden aangepast en bijgewerkt naarmate je bedrijfsbehoeften veranderen.

Workflows documenteren

Het maken van duidelijke en effectieve workflowdocumentatie kan in eerste instantie ontmoedigend lijken, maar door dit stapsgewijze proces te volgen, kun je het opdelen in beheersbare onderdelen:

1. Kies een workflow om mee te beginnen

Begin met het selecteren van een specifiek proces dat je wilt documenteren. Het kan iets eenvoudigs zijn, zoals het inwerken van nieuwe teamleden, of iets complexers, zoals het beheren en toewijzen van middelen voor marketingcampagnes. 

Kies een workflow die je goed kent en die een duidelijk begin- en eindpunt heeft.

Voorbeeld: Stel dat je de workflow voor "Het verwerken van inkooporders van klanten" wilt documenteren. Dit omvat stappen zoals het ontvangen van de bestelling, het verifiëren van de betaling, het uitvoeren van de bestelling en het verzenden van het product.

2. Praat met iedereen die bij het proces betrokken is

Verzamel input van iedereen die bij de gekozen workflow betrokken is. Dit kunnen teamleden, managers of zelfs externe belanghebbenden zijn. Bespreek elke stap in detail en identificeer:

• Taken: Welke specifieke handelingen worden in elke fase uitgevoerd?
• Rollen: Wie is verantwoordelijk voor het uitvoeren van elke taak?
• Middelen: Welke hulpmiddelen, software, personele middelen of informatie zijn nodig?
• Timing: Zijn er deadlines of tijdsbestekken verbonden aan elke stap?

Voorbeeld: Verzamel input van de medewerker van de klantenservice die de bestelling ontvangt, het crediteurenteam dat de betaling verifieert, het magazijnteam dat de bestelling uitvoert en de verzendafdeling die verantwoordelijk is voor de levering.

3. Som de stappen in het proces op

Zodra je de workflow begrijpt, som je alle afzonderlijke stappen op. Orden ze in chronologische volgorde en let op afhankelijkheden en knelpunten. Voel je vrij om complexe stappen op te splitsen in kleinere, beter beheersbare subtaken.

Voorbeeld:

1. Bestelling ontvangen: De medewerker van de klantenservice voert de bestelgegevens in het CRM-systeem in.
2. Betaling verifiëren: Het crediteurenteam controleert de betalingsbevestiging en genereert een factuur.
3. Bestelling uitvoeren: Het magazijnteam zoekt de bestelde artikelen, verpakt ze op de juiste manier en maakt ze klaar voor verzending.
4. Bestelling verzenden: De verzendafdeling plant een ophaalmoment met de aangewezen vervoerder en werkt de bestelstatus bij met trackinginformatie.

4. Maak een workflowdiagram

Met een hulpmiddel zoals Lucidchart kun je de workflow in kaart brengen. Elke stap wordt weergegeven door een vorm en de stroom wordt aangegeven met verbindingspijlen. Beslispunten met vertakkende paden kunnen worden opgenomen om mogelijke uitzonderingen te tonen.

Zo ziet een typisch workflowdiagram er mogelijk uit:

5. Gebruik software voor workflowbeheer

Verschillende online hulpmiddelen en softwareplatforms kunnen het proces van workflowdocumentatie stroomlijnen. Deze hulpmiddelen bieden visuele stroomdiagrammen, taakbeheer en samenwerkingsmogelijkheden, waardoor het eenvoudiger wordt om je gedocumenteerde workflows te maken, te delen en te onderhouden.

Specifieke software voor documentworkflows en software voor documentbeheer kunnen ook repetitieve taken automatiseren, naleving waarborgen en de voortgang in meerdere fasen van een documentbeheerworkflow volgen.

Houd er rekening mee dat als je processen sterk afhankelijk zijn van documentatie, het implementeren van een documentbeheersysteem kan helpen om deze workflows op grote schaal te centraliseren en te standaardiseren.

Hulpmiddelen voor workflowdocumentatie

Laten we eerlijk zijn: alles handmatig bijhouden kan behoorlijk lastig zijn. Stel je voor dat je die specifieke stap probeert terug te vinden die je weken geleden hebt opgeschreven, of erger nog, dat iemand het team komt versterken en je het hele proces vanaf het begin moet uitleggen.

Software voor procesdocumentatie kan een krachtige hulpbron zijn bij het opstellen en onderhouden van je procesdocumentatie. Hier zijn enkele populaire opties voor software voor workflowdocumentatie:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Trupeer — Meest geschikt voor AI-aangedreven scriptgeneratie
2. 2. monday AI Workspace — Het beste voor het omzetten van documenten in actuele taken
3. 3. Document360 — Het beste voor AI-gestuurde procesdocumentatie
4. 4. Trails — Het meest geschikt voor het vastleggen van stapsgewijze werkprocessen
5. 5. Scribe — Het meest geschikt voor het automatiseren van documentcreatie
6. 6. Tango — Het beste voor AI-gestuurde inzichten
7. 7. Whatfix — Het beste voor gebruikersintroductie
8. 8. Process Street — Het meest geschikt voor terugkerende workflows
9. 9. Creately — Het beste voor diagramgebaseerde documentatie
10. 10. Adobe Acrobat — Het beste voor veilige, op rollen gebaseerde documentwerkruimten

Ga na of de tool die je kiest integraties biedt met andere software die je al gebruikt (zoals software voor projectmanagement of software voor resourcebeheer). Je wilt er ook voor zorgen dat je meldingen en rechten kunt aanpassen, zodat teamleden informatie ontvangen die voor hen relevant is en toegang hebben tot de digitale workflow. 

Lees hier meer over BPM versus workflows.

Beste werkwijzen voor workflowdocumentatie

• Houd het duidelijk en beknopt: Vermijd jargon en onnodige details. Richt je op de essentiële stappen en gebruik eenvoudige, gemakkelijk te begrijpen taal.
• Visualiseer je workflow: Verschillende soorten stroomdiagrammen, mindmaps en andere visuele workflows kunnen de duidelijkheid en het begrip van je volledige workflow aanzienlijk verbeteren.
• Gebruik een consistente opmaak: Zorg voor een consistente stijl in je hele documentatie om de leesbaarheid te verbeteren. Overweeg een stijlgids voor toon en schrijfstijl.
• Maak het gemakkelijk toegankelijk: Bewaar je documentatie op een centrale locatie waar iedereen er gemakkelijk toegang toe heeft (Notion, Wiki, Slack enzovoort). 
• Stimuleer feedback en blijf verbeteren: Bekijk je documentatie regelmatig en verwerk feedback van gebruikers om ervoor te zorgen dat deze nauwkeurig en relevant blijft.

Deze tips voor workflowdocumentatie werken het best wanneer ze aansluiten bij beste werkwijzen voor documentbeheer. Dit omvat versiebeheer, het toevoegen van metadatatags, het volgen van de levenscyclus van documenten en auditgereedheid—dit alles ondersteunt sterkere workflows en eenvoudigere samenwerking.

Wat nu?

Wil je contact leggen met andere digitale projectmanagers om hulpmiddelen en beste werkwijzen te delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en uitgewerkte cases, en kom in Slack in contact met honderden andere digitale projectmanagers.