Workflowautomatisering versus projectmanagement: tools vergeleken
Als je software voor projectmanagement hebt verkend, is de kans groot dat je de term ‘workflowautomatisering’ meer dan eens bent tegengekomen — en met een goede reden. Workflows zijn een natuurlijk onderdeel van het beheren van projecten. Elk project volgt immers een reeks stappen waarbij informatie van de ene taak, persoon of fase naar de volgende stroomt.
Veel projectmanagementtools bieden basisfuncties voor workflowautomatisering, zoals bouwers met slepen-en-neerzettenfunctionaliteit die acties activeren — bijvoorbeeld het verzenden van een melding wanneer de status van een taak verandert. Deze functies zijn handig om repetitief werk te verminderen.
Hoewel deze ingebouwde automatiseringen nuttig zijn, bieden ze niet dezelfde kracht of flexibiliteit als specialistische software voor workflowautomatisering. In dit artikel vergelijk ik software voor workflowautomatisering met projectmanagementsoftware en bespreek ik de belangrijkste verschillen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Wat is software voor workflowautomatisering?
Software voor workflowautomatisering is een digitaal hulpmiddel dat gebruikmaakt van weinig of geen code om de automatisering van taken zonder menselijke tussenkomst mogelijk te maken. Deze platforms helpen teams repetitieve processen te stroomlijnen en het werk vooruit te laten gaan zonder handmatige invoer.
Ze bevatten doorgaans een visuele bouwer die de automatisering van bedrijfsprocessen vereenvoudigt door middel van slepen-en-neerzettenfunctionaliteit. Andere veelvoorkomende functies van workflowsoftware zijn een meldingssysteem (voor meldingen in de app of per e-mail), een reeks triggers om specifieke acties te starten en een audittrail om elke uitgevoerde stap binnen een workflow te controleren.
De kern van workflowautomatisering is als-dan-logica. Je definieert een trigger, zoals het voltooien van een taak, waarna de software automatisch een of meer acties uitvoert, bijvoorbeeld een teamlid op de hoogte brengen, een record bijwerken of de volgende stap toewijzen. De voordelen van workflowautomatisering zijn dat teams tijd besparen, fouten verminderen en zich kunnen richten op werk met een hogere waarde.
Als je deze tools net begint te verkennen — of wilt begrijpen hoe je slimmere workflows ontwerpt — kunnen cursussen over automatisering van bedrijfsprocessen je begeleiden bij de principes van automatisering, als-dan-logica en softwareselectie.
Voorbeelden van software voor workflowautomatisering
De groei van de markt voor projectmanagementapps is sterk beïnvloed door technologische ontwikkelingen zoals workflowautomatisering. Bekijk hier onze volledige lijst met momenteel beschikbare software voor workflowautomatisering.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Let op: deze lijst met software bevat enkele tools die vooral bekendstaan als projectmanagementsoftware, maar die uitstekende automatiseringsfuncties hebben. De andere zijn gespecialiseerde workflowapps die je meer workflowgerelateerde functies bieden.
Er zijn ook veel soorten workflowtools en prijsplannen die zijn ontworpen om aan te sluiten bij jouw specifieke behoeften en budget. Deze omvatten:
- Workflowbeheersoftware, die een uitgebreide oplossing biedt om workflows te plannen, volgen en optimaliseren.
- Software voor projectworkflows, die taakbeheer kan stroomlijnen, goedkeuringen kan automatiseren en de samenwerking binnen teams kan verbeteren.
- Software voor documentworkflows, die versiebeheer vereenvoudigt, bestandsbeheer centraliseert en naleving waarborgt met gedetailleerde audittrails.
- Workflowsoftware voor ondernemingen of software voor procesautomatisering in ondernemingen, die is ontworpen om complexe processen binnen de hele organisatie te beheren door meerdere afdelingen en systemen te integreren.
- Software voor automatisering van professionele dienstverlening, die is ontworpen voor professionals in vakgebieden zoals recht, IT en consultancy. Hiermee kunt u projecten, middelen, facturen en facturering beheren.
Wat is projectmanagementsoftware?
Projectmanagementsoftware is ontworpen om projectmanagers te ondersteunen bij het plannen, uitvoeren en bewaken van hun projecten gedurende de vijf fasen van de projectlevenscyclus.
De geschiedenis van projectmanagementsystemen wordt gekenmerkt door voortdurende verbetering en aanpassing aan veranderende projecteisen.
Het is een verzameling tools die tot doel hebben de samenwerking tussen projectmanagers, het projectteam en belanghebbenden te verbeteren. Het belangrijkste doel van projectmanagementsoftware is het verhogen van de productiviteit door een betere organisatie, communicatie en beheer mogelijk te maken, wat uiteindelijk leidt tot een efficiëntere levering van waarde.
Inzicht in de verschillende typen projectmanagementsoftware kan helpen uw projectworkflow te stroomlijnen.
Voorbeelden van projectmanagementsoftware
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Workflowautomatiseringssoftware versus projectmanagementsoftware: het belangrijkste verschil
Hoewel de meeste projectmanagementsoftware uitstekende automatiseringsmogelijkheden heeft, kan deze mogelijk niet alle projectautomatiseringen uitvoeren die een gebruiker wenst of bijhouden hoe deze automatiseringen presteren.
Procesautomatiseringssoftware komt meer in de buurt van wat u krijgt met een bedrijfsprocesbeheersysteem (BPMS): hier vindt u meer informatie over BPM versus workflows. Met dit type software haalt u informatie op over de processen in plaats van projectinformatie.
Deze focus op workflows betekent dat u:
- Audittrails met historische informatie kunt bekijken. U kunt audittrails gebruiken om ingevoerde gegevens, tijd- en datumstempels, alle acties die een gebruiker tijdens de workflow heeft uitgevoerd en eventuele opmerkingen of bijlagen die daarmee verband houden te bekijken. Dit is ook een belangrijk voordeel van BPM-software, die verband houdt met workflowautomatiseringssoftware.
- Dashboards kunt bouwen die prestaties volgen. U kunt dashboards bouwen die de efficiëntie van uw proces volgen. Gebruik de informatie om aanpassingen te doen en uw team te helpen dichter bij het behalen van serviceniveauovereenkomsten te komen.
- Anderen kunt uitnodigen om workflows te bouwen. In tegenstelling tot projectmanagementsoftware kunt u met workflowtools mensen uitnodigen voor uw workflowbouwer en hun input geven. Hierdoor wordt het eenvoudig om samen te creëren en wordt gegarandeerd dat uw workflow de belangen van iedereen weerspiegelt.
Veelgestelde vragen over workflowautomatisering voor projectmanagement
Wat is het verschil tussen projectmanagement en workflowbeheer?
Bij projectmanagement gaat het om het plannen, uitvoeren en afsluiten van projecten, met de nadruk op het behalen van specifieke doelen binnen een bepaalde termijn en een bepaald budget. Dit omvat vaak taken zoals de toewijzing van middelen, planning en communicatie met belanghebbenden. Workflowbeheer richt zich daarentegen op het optimaliseren en automatiseren van de stroom van taken en informatie binnen processen om de efficiëntie en consistentie te verbeteren. Het gaat meer om het beheren van de volgorde van stappen in een proces dan om het toezicht houden op een volledig project.
Is workflowautomatisering hetzelfde als workflowbeheer?
Workflowautomatisering verwijst naar het gebruik van technologie om taken zonder menselijke tussenkomst uit te voeren, vaak binnen een workflowbeheersysteem. Het automatiseert terugkerende taken en processen om de efficiëntie te verbeteren. Workflowbeheer omvat een bredere aanpak van het ontwerpen, uitvoeren en bewaken van workflows, die al dan niet automatisering kunnen bevatten. Workflowbeheer draait om het waarborgen dat workflows doeltreffend en efficiënt zijn, terwijl automatisering een hulpmiddel binnen dat proces is.
Wat zijn de 4 typen workflows?
De typen workflows kunnen variëren afhankelijk van de context, maar omvatten over het algemeen:
- Sequentiële workflows: Taken worden in een vaste volgorde uitgevoerd.
- Parallelle workflows: Meerdere taken worden tegelijkertijd uitgevoerd.
- Workflows met toestandsmachines: Taken gaan op basis van voorwaarden of gebeurtenissen van de ene toestand naar de andere.
- Regelgestuurde workflows: Taken worden uitgevoerd op basis van vooraf gedefinieerde regels of logica.
Wat is het verschil tussen workflowbeheer en werkbeheer?
Workflowbeheer richt zich specifiek op de processen en reeksen van taken binnen een bedrijfsactiviteit en omvat vaak automatisering om deze processen te stroomlijnen. Werkbeheer is breder en omvat niet alleen workflows, maar ook andere aspecten van het beheren van werk, zoals de toewijzing van middelen, projecttijdlijnen en samenwerking. Het omvat hulpmiddelen en strategieën om alle aspecten van werk binnen een organisatie te beheren.
