In 6 stappen succesvolle teamwerkstromen opbouwen

Voorbeeld van een teamwerkproces

Hier is een voorbeeld van een werkproces uit de marketing. Het team bestaat uit een digitale projectmanager, marketingstrategen, contentmakers, grafisch ontwerpers, ontwikkelaars en een onlinecommunitymanager—allemaal samengebracht op een platform voor marketingprojectbeheer.

Zo zou een projectwerkproces voor een marketingcampagne eruit kunnen zien, van concept tot operationele lancering. 

1. Campagneplanning en strategie: De marketingstrategen en het contentteam bepalen de campagnedoelen (bijv. meer productverkopen), identificeren de doelgroep en beslissen welke digitale kanalen ze willen gebruiken. Ze creëren een campagnestrategie waarin de belangrijkste boodschappen, toewijzing van middelen, het budget, strategische doelstellingen en tijdlijnen worden beschreven. 
2. Contentcreatie en ontwerp: Het content- en ontwerpteam produceert de creatieve middelen (bijv. artikelen, video's en berichten op sociale media) op basis van de doelstellingen van de campagne. De projectmanager controleert of de content klaar is voor publicatie en correct is voorzien van de huisstijl en opgemaakt. 
3. Technische implementatie: De technische teamleden richten landingspagina's, aanpasbare webmiddelen en hulpmiddelen voor analyse en metingen in. Ze kunnen dit ook integreren met de CRM-systemen van het bedrijf en eventuele reeksen voor werkprocesautomatisering voorbereiden.
4. Campagne-uitvoering: Het team lanceert de campagne op digitale platforms en houdt de uitrol nauwlettend in de gaten, waarbij het waar nodig aanpassingen doet op basis van realtimegegevens en resultaten.
5. Monitoring en analyse: Data-analisten en advertentiespecialisten volgen de prestaties van de campagne met behulp van vooraf bepaalde statistieken. Dit omvat het verzamelen en analyseren van gegevens uit verschillende kanalen, het maken van rapporten om de resultaten te communiceren en het bijhouden van verbeteringen voor de volgende keer.
6. Evaluatie en iteratie: Bespreek de resultaten van de campagne met belanghebbenden en identificeer wat goed ging en wat in de toekomst kan worden verbeterd. Je plant ook aanpassingen voor toekomstige campagnes op basis van wat je hebt geleerd. 

Dit werkproces lijkt misschien op een projectplan op hoofdlijnen, maar het verschil is dat een teamwerkproces bedoeld is om herhaaldelijk te worden gebruikt. Wanneer het team dus een nieuwe digitale campagne moet lanceren, kan het dit teamwerkproces opnieuw gebruiken om iedereen op koers te houden. 

Waarom het belangrijk is om het werkproces van het team te beheren

Hier zijn enkele redenen waarom het belangrijk is om het werkproces van je team te beheren: 

• Zorg dat iedereen op één lijn zit: Door de workflow van het team te beheren, krijgen alle teamleden een duidelijk inzicht in de projectdoelen, deadlines en processen. Beperk verwarring en zorg dat de inspanningen van het team op elkaar zijn afgestemd door iedereen op één lijn te brengen en duidelijk te maken wat er moet gebeuren.
• Vergroot de verantwoordelijkheid: Iedereen weet wat er van hem of haar wordt verwacht en je kunt de prestaties eenvoudig aan deze verwachtingen toetsen. Deze duidelijkheid helpt een verantwoordelijkheidsgevoel te creëren en moedigt mensen aan eigenaar te worden van hun taken. 
• Verminder verspild werk: Effectief workflowbeheer van het team helpt je processen te stroomlijnen, overbodige of dubbele taken te elimineren en ervoor te zorgen dat middelen efficiënt worden toegewezen. Dit kan de uitvoering van projecten versnellen en verspilde inspanningen en reeds gemaakte kosten verminderen. 
• Verbeter het aanpassingsvermogen: Een goed gedefinieerde en beheerde workflow is een flexibele workflow. Deze is flexibel, zodat teams onderweg kunnen reageren op veranderingen. Veranderingen in de projectomvang (bijv. sluipende scope-uitbreiding), personele middelen of externe factoren die het team uit koers kunnen hebben gebracht, kunnen zonder problemen worden opgevangen. 
• Stimuleer voortdurende verbetering: Werk de workflow van het team bij zodat deze aansluit op de behoeften van het team en het project op dat moment. Zo kun je knelpunten of inefficiënties aanpakken en mogelijkheden voor procesoptimalisatie vinden, wat na verloop van tijd kan leiden tot betere prestaties. 

Zo maak je een workflow voor een team

Om een workflow te maken, bepaal je wat er moet gebeuren, wie erbij betrokken moet zijn en wat er precies moet gebeuren. Daarna test, verfijn en implementeer je de workflow.

1. Bepaal het doel van de workflow

Definieer de specifieke doelstellingen die je met de workflow wilt bereiken. Dit kan het creëren van een herhaalbaar proces voor het lanceren van campagnes zijn (zoals in het bovenstaande voorbeeld), het ontwikkelen van software of het maken van nieuwe producten. 

Duidelijke en meetbare doelen helpen je de workflow af te stemmen op de behoeften van je team, de neiging te vermijden om “de oceaan leeg te koken” (oftewel te veel tegelijk aan te pakken) en te bepalen of je workflow de gewenste resultaten oplevert. 

2. Bepaal welke teamleden erbij betrokken moeten zijn

Bepaal de rollen en verantwoordelijkheden voor elk onderdeel van de workflow, zodat zowel jij als je team duidelijk weten wie verantwoordelijk is voor elk deel. Vergeet niet: marketingmiddelen correct toewijzen is essentieel!

Tip

Softwaretools maken het toewijzen, verdelen en plannen van middelen een stuk eenvoudiger. Veel tools bieden bovendien automatiseringen die repetitieve en handmatige taken kunnen verminderen. Bekijk deze lijst met software voor het beheer van marketingmiddelen als startpunt.

Maak het concreet door documentatie te maken met de naam, rol en foto van iedereen. Mensen vinden het prettig om zich betrokken te voelen en deze visuele weergave kan helpen mensen samen te brengen en een gevoel van gezamenlijk eigenaarschap te creëren, vooral wanneer je op afstand werkt. 

3. Noteer de taken en stappen in het proces

Breng de mensen die erbij betrokken zullen zijn samen en plan hoe je het doel gaat bereiken. Verdeel de workflow in gedetailleerde taken en stappen. Elke taak en stap moet uitvoerbaar en noodzakelijk zijn om de doelen van de workflow te bereiken.

Gebruik werkwoorden om taken te omschrijven, zoals opstellen, beoordelen, bewerken, ontwikkelen, goedkeuren, testen of publiceren/implementeren, zodat duidelijk is wat er precies moet gebeuren. Voeg details toe over wie elke taak of stap in het proces uitvoert en leg dit vast. Voor dit deel van de planning en het opzetten van de workflow gebruik ik graag een RACI-matrix. 

4. Maak een diagram van de workflow

Breng de workflow visueel in kaart met diagrammen en stroomdiagrammen. Ik breng workflows altijd graag eerst op papier in kaart via workflowmapping, zodat ik zeker weet dat ik deze zo goed en duidelijk mogelijk kan presenteren. 

Bijvoorbeeld: in een eerdere functie waarin ik klantenserviceprocessen ontwikkelde voor een groot softwarebedrijf, maakte ik visuele workflows waarin elk proces van het klantenserviceteam werd weergegeven. Ik gebruikte werkwoorden en actiegerichte titels voor workflowstappen, met beslispunten, gewenste resultaten en verantwoordelijke personen voor elke stap.

5. Testen en de workflow aanpassen

Test de workflow vóór volledige implementatie op kleine schaal om eventuele problemen of knelpunten te identificeren. Wees bereid om aanpassingen te doen op basis van feedback van alle deelnemers! 

Dit helpt om de risico's van het proces te beperken en ervoor te zorgen dat je eventuele problemen in de beginfase van het proces identificeert en oplost, voordat dingen te ingewikkeld worden of het volume het proces onhandelbaar maakt. Zo voorkom je een ongeorganiseerde werkplek. Plan eenmaal per week overleg met het kernteam om te begrijpen hoe het gaat en pas zaken direct aan wanneer dat nodig is.

Werk na eventuele wijzigingen alle documentatie bij en informeer het team. Als je grote wijzigingen doorvoert, voer dan een tweede pilot of test van de teamworkflow uit.

6. De workflow implementeren en blijven bijsturen

Doorlopend toezicht en regelmatige bijsturing helpen je ervoor te zorgen dat de workflow relevant en efficiënt blijft wanneer omstandigheden veranderen. Vergeet niet om wijzigingen die je aanbrengt te documenteren en overweeg of je deze workflow als sjabloon kunt gebruiken voor de volgende keer dat je een vergelijkbare workflow moet opbouwen.

Tips om je workflows te verbeteren

Hier zijn enkele tips voor het ontwikkelen, onderhouden, bijsturen en optimaliseren van workflows voor een effectieve werking. 

1. Overweeg technologie zorgvuldig 

Ik raad af om je workflows vanaf het begin in software te plannen en ontwerpen, omdat je hierdoor gemakkelijk overweldigd kunt raken en het zicht kunt verliezen op de werkelijk belangrijke elementen van workflowplanning. Begin in plaats daarvan met pen en papier.

Zodra je je workflow goed genoeg begrijpt om hulpmiddelen te gebruiken, moet je selectief zijn. Kies hulpmiddelen die aansluiten bij de directe behoeften van het team en die naadloos integreren met je workflows en andere systemen die in gebruik zijn. Beoordeel de functies van elk hulpmiddel aan de hand van je workflowvereisten en houd rekening met gebruiksvriendelijkheid.

Misschien heb je een combinatie nodig van hulpmiddelen voor projectmanagement of hulpmiddelen voor projectplanning, hulpmiddelen voor het in kaart brengen van workflows en samenwerkingssystemen om workflows en bedrijfsprocessen te beheren.  

2. Documenteer alles

Als je wilt dat mensen weten wat er gebeurt, moet je documenteren wat er hoort te gebeuren, waarom het hoort te gebeuren en wie het hoort te doen. Grondige workflowdocumentatie draagt bij aan transparantie en verantwoordelijkheid en kan van onschatbare waarde zijn bij het inwerken van nieuwe teamleden of het terugkijken op de projectgeschiedenis. 

Tip van de expert

Checklists klinken misschien eenvoudig, maar ze kunnen je beste hulpmiddel zijn bij het maken en beheren van workflows. Ze helpen iedereen precies te begrijpen wat wel en niet is gedaan, met een snelle ja/nee-indicatie.

Als je niet van documentatie houdt of je niet prettig voelt bij het ontwikkelen ervan, raad ik schrijfhulpmiddelen zoals Grammarly of ChatGPT aan. Een andere slimme manier om ChatGPT voor documentatie te gebruiken, is door een speciaal getrainde GPT te maken of te gebruiken die begrijpt wat je probeert te bereiken en in welk formaat.

3. Verwerk feedback van klanten

Feedback van klanten over doorstroming, dienstverlening of andere onderdelen van de ondersteuning kan wijzen op een probleem binnen de workflow van je team. 

Creëer mogelijkheden voor klanten om feedback te geven en implementeer een proces om feedback van klanten te analyseren en erop te reageren als input voor verdere bijsturing. Vraag klanten om feedback om een combinatie van positieve en negatieve feedback te verzamelen en gebruik enquêtes en focusgroepen om specifieke feedback te verkrijgen. 

4. Geef prioriteit aan flexibiliteit en aanpassingsvermogen

Ontwerp teamworkflows die van nature flexibel zijn en aanpassingen mogelijk maken wanneer workflowbehoeften, teamdynamiek of externe omstandigheden veranderen. Stel regelmatig evaluatiemomenten in om het aanpassingsvermogen van de workflow te beoordelen en indien nodig aanpassingen te doen.

Ik breng doorgaans veel wijzigingen aan in de vroege stadia van de implementatie van het werkproces. Zodra het stabiel is, houd ik het op de langere termijn in de gaten door middel van kwartaal- of halfjaarlijkse evaluaties. Ook beoordeel ik onmiddellijk specifieke feedback van klanten, belanghebbenden of teamleden. 

5. Richt je op rollen, niet alleen op mensen

Richt je op de rol die elke persoon binnen de organisatie vervult, zodat je ook als iemand vertrekt duidelijkheid houdt over de verantwoordelijkheden van die rol. Zo wordt het ook gemakkelijker om een nieuw teamlid snel op weg te helpen. 

Tip van de expert

Ontslagen hebben vaak onverwachte gevolgen voor teamwerkprocessen en projecten. Wanneer mensen uit een organisatie vertrekken en niet worden vervangen, blijven de mensen die deel uitmaken van multifunctionele teams achter zonder hun kennis, vaardigheden, ervaring en capaciteit.

Hier zijn enkele tips om na een onverwachte verandering, zoals een ontslagronde, de teamsamenstelling opnieuw te organiseren: 

1. Beoordeel snel opnieuw welke mensen en rollen er nog zijn en breng de hiaten in kaart. Werk samen met managers en het management om het werk onder bestaande teamleden te verdelen. 
2. Verhoog de frequentie en duidelijkheid van de communicatie binnen het team en tussen afdelingen, vooral bij werkprocessen die meerdere teams omvatten. 
3. Bied aanvullende training en ondersteuning aan de overgebleven teamleden en aan teamleden die nieuwe rollen of verantwoordelijkheden op zich nemen. Dit kan de overgang vergemakkelijken en aanzienlijke dalingen in het moreel beperken. 
4. Blijf de effectiviteit evalueren van je proces en interventies om de voortgang erin te houden. Sta open voor feedback en wees bereid je werkproces aan te passen aan de veranderde mogelijkheden van je team. 

Wat nu?

Als je teamwerkprocessen hebt waar je enthousiast over bent of waarvan je vindt dat ze echt goed werken, hoor ik daar graag meer over! Word lid van de DPM Community om succes- en faalverhalen te delen en samen met ons te leren.