14 verantwoordelijkheden van een projectmanager: een gids voor je rol
Wat zijn de verantwoordelijkheden van een projectmanager?: Projectmanagers zijn verantwoordelijk voor het leiden van projecten van begin tot eind. Dit omvat plannen, roosteren, budgetten beheren, teams motiveren en ervoor zorgen dat projectdoelen aansluiten bij bedrijfsresultaten.
Verder gaan dan uitvoering: De projectmanagers van vandaag voeren niet alleen opdrachten uit, maar bepalen ook de strategie, beheren belanghebbenden en zorgen ervoor dat het team afgestemd blijft op de bedrijfsdoelen. Daarmee zijn ze essentieel voor het succes van de organisatie.
Belangrijke vaardigheden voor projectmanagers: Projectmanagers hebben zowel harde vaardigheden nodig, zoals plannen en budgetbeheer, als zachte vaardigheden, zoals leiderschap, communicatie en probleemoplossing, om succesvol te zijn. Deze vaardigheden zorgen ervoor dat projecten op koers blijven en teams gemotiveerd blijven.
Doorgroeien als projectmanager: Opleidingen zoals de DPM School of een PMP-certificering, gecombineerd met praktische ervaring, kunnen je helpen deze verantwoordelijkheden beter uit te voeren, je vaardigheden te verfijnen en je carrière in projectmanagement verder te ontwikkelen.
Projectmanager zijn gaat niet alleen over het afvinken van taken of het bijhouden van een tijdlijn—het gaat om het afwegen van concurrerende prioriteiten, het beheren van risico’s en het gemotiveerd houden van het team tijdens onverwachte uitdagingen.
Of je nu probeert vereisten definitief vast te leggen, een gestreste stakeholder probeert te kalmeren of scope creep probeert te voorkomen, je rol kan aanvoelen als puzzels oplossen terwijl je een marathon loopt. Deze gids zet de belangrijkste verantwoordelijkheden van een projectmanager uiteen en biedt praktische tips om je door de chaos heen te helpen en succesvolle projecten vol vertrouwen op te leveren.
Wat doet een projectmanager?
De belangrijkste verantwoordelijkheid van projectmanagers is het uitvoeren van projecten van begin tot eind. Projectmanagers zijn verantwoordelijk voor de oplevering van het project op een manier die bedrijfsresultaten en waarde voor de eindgebruiker oplevert.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Dit omvat:
- Het project initiëren en plannen
- Budgetten beheren (vooral in het geval van projectmanagers van kapitaalprojecten), evenals scope en planning
- Toezicht houden op het team en de afzonderlijke taken en resultaten waaraan zij werken
- Kwaliteit waarborgen
- Voorkomen dat risico’s het hele project laten ontsporen
- De samenwerking beheren tussen het projectteam, interne & externe stakeholders, verkopers en leveranciers.
De functieomschrijving van een projectmanager is in de loop der jaren veranderd. Tegenwoordig gaat de rol van een projectmanager verder dan het uitvoeren van opdrachten; deze omvat ook het bepalen van de strategie achter het project en het tonen van leiderschap.
Wat zijn de verantwoordelijkheden van een projectmanager en wat is diens rol?
De rol van een projectmanager omvat het op tijd, georganiseerd en binnen budget houden van het project. De verantwoordelijkheden van een projectmanager omvatten in dit verband:
- Het project initiëren
- Het project aftrappen
- Vereisten vastleggen
- Het project georganiseerd houden
- Tijdlijnen opstellen
- Het budget bijhouden
- De voortgang van taken monitoren
- Statusupdates geven
- Het team motiveren
- Problemen oplossen
- Risico’s beheren
- Veranderingen beheren
- Facturen versturen
- Het project afsluiten
1. Het project initiëren
Projectmanagers beoordelen de haalbaarheid van projecten, verkrijgen goedkeuringen en zetten het project op in hun projectmanagementsoftware.
Doordachte organisaties geven hun projectmanagementteam de mogelijkheid om de scope, het budget en de planning te creëren of te beoordelen tijdens de verkoop- of vormgevingsfase van een project. Je bespreekt de briefing met de projectsponsors, maakt een raming en planning op hoofdlijnen en bespreekt het plan met belangrijke stakeholders om goedkeuringen te verkrijgen.
Vervolgens:
- Stel je projectmanagementsoftware en bestandsmappen in
- Maak je een bijgewerkte projectbriefing
- Stel je het benodigde team samen
- Trap je het project intern af
- Werk je met je team samen aan een gedetailleerde werkbeschrijving (of mogelijk een projectinitiatie-document) met een duidelijkere planning, budget en vereisten.
2. Het project aftrappen
Projectmanagers houden officiële kick-offvergaderingen voordat het projectwerk begint, om ervoor te zorgen dat alle belanghebbenden op één lijn zitten wat betreft het plan, de scope, het budget en de planning.
Zodra de werkopdracht is goedgekeurd, kan het werk beginnen. Je eerste projectmanagementtaak is ervoor zorgen dat iedereen op één lijn zit tijdens een externe kick-offvergadering met belangrijke belanghebbenden en de projectsponsor. Je maakt ook de basisdocumenten en -middelen die je zult gebruiken om verwachtingen rond het project te monitoren en te communiceren.
Enkele voorbeelden van deze middelen zijn:
- Een deelbaar projectplan
- Een RAID-logboek
- Het communicatieplan
- Een RACI-schema
- Je sjabloon voor statusrapporten
3. Vereisten vastleggen
Projectmanagers stellen vereisten op voor het project, hetzij in een document met projectvereisten, hetzij in gebruikersverhalen.
Raadpleeg de werkopdracht (SOW) en de notities van de klant wanneer je het document met vereisten opstelt. Je moet ook inzicht hebben in de algemene bedrijfsbehoeften van het project. Je vereisten en gebruikersverhalen moeten de scope van het project en de algemene reden waarom het project wordt uitgevoerd weerspiegelen.
Als je de strategie achter het project goed begrijpt, kun je de meeste vragen van het team of andere belanghebbenden beantwoorden en het team strategische begeleiding bieden zonder te wachten op aanvullende input voor zaken waarvoor geen beslissing van de klant nodig is.
4. Houd het project georganiseerd
Projectmanagers creëren een duidelijke mappenstructuur voor documenten en middelen.
Een belangrijke taak van een projectmanager is om alle informatie met betrekking tot het project op één plek te bewaren waar iedereen toegang toe heeft. Meestal staat deze informatie op een gedeelde schijf, Google Drive, Dropbox en/of in software voor digitaal middelenbeheer.
Je moet er ook voor zorgen dat middelen en informatie voor een project zo goed mogelijk geordend zijn, zodat ze beschikbaar zijn wanneer dat nodig is. Projectmanagementsoftware of andere projectmanagementtools zijn hierbij handig. Doe dit aan het begin van het project om te voorkomen dat je later tijd of geld verliest aan het oplossen van iets wat voorkomen had kunnen worden.
5. Maak een tijdlijn
Projectmanagers zetten alle taken op een rij en plaatsen ze in een tijdlijn, kalender of sprintcyclus.
Hoe je je projecttijdlijn opstelt, hangt echt af van de projectplanning. Als de einddatum niet kan worden gewijzigd, maak je vanaf die vaste einddatum een tijdlijn en werk je achteruit. Als de planning flexibel is, maak je een tijdlijn vanaf het huidige moment en bepaal je een geschikte lanceringsdatum.
Je moet ook nadenken over noodscenario's. Begin na te denken over waar dingen mis kunnen gaan en wat je zult doen als dat gebeurt. Welke tactieken je ook kiest, bepaal waar je ze in je tijdlijn zou kunnen uitvoeren. Je hoeft deze niet met je klant of zelfs met je team te delen. Ze zijn vooral bedoeld om achter de hand te hebben voor het geval er iets gebeurt.
6. Houd het budget bij
Projectmanagers zorgen ervoor dat het project niet het risico loopt meer te kosten dan verwacht.
Projecten hebben meestal een vast budget dat wordt bepaald voordat de projectmanager erbij wordt betrokken. Het is jouw taak om dat budget toe te wijzen aan de verschillende fasen, mijlpalen en taken gedurende de levenscyclus van het project. Zorg ervoor dat je voldoende budget hebt om het werk uit te voeren, want het wordt moeilijker om meer budget te krijgen naarmate het project vordert (tenzij er duidelijke verzoeken buiten de scope zijn).
En vergeet niet: je budget houdt niet alleen de uitgaven voor een project bij, maar stelt ook grenzen voor elke persoon in je projectteam.
7. Monitor de voortgang van taken
Projectmanagers controleren de voortgang van taken die in uitvoering zijn en houden de werkstroom in de gaten ten opzichte van het projectplan in hun projectmanagementsoftware.
In een project met een meer watervalachtige aanpak kan dat betekenen dat je wat tijd besteedt aan het bijwerken van je Gantt-diagram om te zien of je het risico loopt af te wijken van je kritieke pad.
In een meer agile project kan dat betekenen dat je de werkelijke snelheid van het team vergelijkt met de geplande snelheid en je burndowndiagram bekijkt om te zien of er wijzigingen in de scope moeten worden aangebracht om aan de planning te voldoen (of andersom).
8. Statusupdates geven
Projectmanagers geven regelmatig formele en/of informele statusupdates aan de projectsponsor of klant.
Deze belangrijke taak binnen projectmanagement zorgt ervoor dat je de voortgang communiceert en rekening houdt met wijzigingen in de scope of planning van het project. Naast frequentere updates aan projectsponsors of klanten is het een goede gewoonte om een formeel statusrapport op een bepaald moment voor je project op te stellen. Dit omvat de voortgang tot nu toe, aankomende mijlpalen, de status van belangrijke risico's en afhankelijkheden en kwesties die moeten worden besproken.
Je moet ook updates geven aan het bredere ecosysteem van belanghebbenden. Dit kan formele updates omvatten die naar eindgebruikers en door het project getroffen afdelingen worden gestuurd, evenals demo's en presentaties voor beveiligingsteams, complianceteams en regelgevende instanties.
9. Het team motiveren
Projectmanagers zorgen ervoor dat het team beschikt over wat het nodig heeft om succesvol te zijn.
Je moet ervoor zorgen dat alles volgens het projectmanagementplan blijft verlopen en dat iedereen beschikt over wat nodig is om de taak van dat moment uit te voeren.
Regelmatige contactmomenten met het team behoren tot de belangrijkste dagelijkse taken binnen projectmanagement. Ze geven je inzicht in de voortgang van het werk en bieden de mogelijkheid om de onderlinge band te versterken, het team te motiveren, transparantie en verantwoordelijkheid te handhaven en iedereen te helpen begrijpen hoe hun inspanningen bijdragen aan het grotere geheel van het project.
Deze contactmomenten kunnen bestaan uit een dagelijkse korte bijeenkomst met het team, 1-op-1-gesprekken met de personen die het werk uitvoeren of asynchrone contactmomenten. Onthoud: het is het beste om dit als een gesprek te benaderen, niet als een verhoor.
10. Problemen oplossen
Projectmanagers begeleiden het team bij problemen die zich tijdens de ontwikkelingsfasen kunnen voordoen.
Als projectmanager is het jouw taak om problemen tijdig aan te pakken, zodat ze je budget en planning niet verstoren. Geef je team het vertrouwen en de veilige ruimte voor creatieve en kritische probleemoplossing.
Dit is een van de meest verkeerd begrepen taken binnen projectmanagement. Bijvoorbeeld: “Wat kan een projectmanager doen om een ontwikkelaar, ontwerper of bedrijfsanalist te helpen een blokkade op te heffen?”
Het antwoord is: veel. Stel vragen die het probleem en de mogelijke oplossingen vanuit een andere invalshoek bekijken:
- Je kunt om extra ondersteuning vragen of een andere SME inschakelen voor een second opinion.
- Je kunt het werk opnieuw prioriteren om eventuele vertragingen op te vangen.
- Je kunt ervoor zorgen dat de blokkade in het grote geheel van het project daadwerkelijk impact heeft en het team helpen eromheen te werken.
11. Risico's beheren
Projectmanagers voorspellen mogelijke risico's en stellen noodplannen op om zoveel mogelijk tijd en middelen te besparen.
Goede projectmanagers beschikken over de kennis en vaardigheden om risico's te identificeren, analyseren, prioriteren, plannen, monitoren en erop te reageren. Dit vermindert en beperkt de impact als ze werkelijkheid worden. Je moet met je team gesprekken voeren om inzicht te krijgen in potentiële risico's, hoe deze het project negatief kunnen beïnvloeden en hoe waarschijnlijk ze zijn—dit helpt je bij het opstellen van een risicobeheerplan.
Reserveer tijdens elke teamvergadering wat tijd om risico's te bespreken. Je beheert ook de verwachtingen van je klanten, je belanghebbenden en je leidinggevenden. Gebruik dagelijkse communicatie, zoals statusrapporten, om iedereen op de hoogte te houden.
12. Verandering beheren
Projectmanagers richten projecten zo in dat ze kunnen reageren op aanhoudende en blijvende veranderingen, zodat de projectdoelen en projectdoelstellingen binnen de verwachte termijn worden gerealiseerd.
Je moet bedenken hoe de output van je project wordt overgedragen en in gebruik wordt genomen. Zoek contact met het team dat de verandering beheert die het project met zich meebrengt en bouw een relatie met hen op, zodat de informatie die zij aan medewerkers doorgeven accuraat, tijdig en nuttig is. Bespreek eventuele risico's voor de acceptatie met hen en vraag naar het plan om ervoor te zorgen dat zij rendement op hun investering behalen.
De andere kant van verandermanagement omvat wijzigingen in de projectscope. Naarmate het werk wordt uitgevoerd en gecommuniceerd, kunnen nieuwe vereisten aan het licht komen. Door scopewijzigingen snel aan te pakken, voorkom je vertragingen in de projectplanning, stel je vooraf verwachtingen vast en bouw je vertrouwen op in je beoordelingsvermogen als projectmanager.
13. Facturen versturen
Projectmanagers houden de aan het project gewerkte uren bij en sturen de klant eindfacturen zodra het werk is voltooid.
Zorg ervoor dat je de betalingsvoorwaarden voor je leveranciers begrijpt en dienovereenkomstig betaalt. Als je in een organisatie voor klantdiensten werkt, betekent dit ook dat je proactief bent over het factureren van je klant op basis van je samenwerkingsmodel.
Je wilt het analyseren en goedkeuren van urenstaten van de vorige week in je software voor urenregistratie goed bijhouden, zodat je deze informatie direct beschikbaar hebt wanneer je in je facturatiesoftware werkt.
Als de facturering op basis van mijlpalen gebeurt, zorg dan dat je weet waar deze mijlpalen in je projectplanning staan. Als het om tijd en materialen gaat, moet je het maandelijkse factuurbedrag altijd afstemmen en voorspellen.
Je kunt hiervoor ook software voor resourcebeheer met facturering gebruiken.
14. Het project afsluiten
Projectmanagers sluiten een project af zodra het is voltooid door de laatste afstemmingen uit te voeren, een retrospectieve te houden, geleerde lessen vast te leggen en het project te archiveren.
Er wordt van je gevraagd om te rapporteren hoe goed je project in werkelijkheid heeft gepresteerd ten opzichte van de verwachtingen, dus wees daarop voorbereid. Zorg ervoor dat alle urenstaten zijn ingediend en dat je documentatie hebt om te bespreken of en waar zaken zijn ontspoord ten opzichte van geplande wijzigingen in de scope, planning en het budget.
Voer met je projectteam en belangrijkste belanghebbenden een projectretrospectieve uit (ook wel een evaluatie achteraf genoemd). Gebruik de feedback en inzichten die je ontvangt om je geleerde lessen vorm te geven en leg ze vast voor toekomstige projecten.
Archiveer vervolgens het project door alle middelen en opgeleverde resultaten te verzamelen en ze in het archiveringssysteem te plaatsen dat je gebruikt. Het is ook de moeite waard om even de tijd te nemen om het met het team te vieren. Als projectleider kun je hierin het voortouw nemen, zodat je vertrouwen, loyaliteit en een goede verstandhouding blijft opbouwen.
Hier volgt een kijkje achter de schermen van wat projectmanagers doen en hoe je kunt beginnen:
Essentiële vaardigheden van een projectmanager
Om als projectmanager succesvol te zijn, heb je meer nodig dan alleen technische kennis of het vermogen om een takenlijst af te werken. Het gaat om het vinden van de perfecte balans tussen harde vaardigheden die de uitvoering aansturen en zachte vaardigheden die samenwerking en leiderschap bevorderen. Zonder een goede combinatie van beide zul je moeite hebben om projecten op koers te houden of het vertrouwen en teamwerk op te bouwen die nodig zijn voor succes op de lange termijn.
Laten we de essentiële vaardigheden voor projectmanagement uiteenzetten die je nodig hebt, zodat je precies weet waarop je je moet richten om uit te blinken in je rol:
- Organisatie
- Projectplanning
- Teamwork en samenwerking
- Prioritering
- Kritisch denken
- Probleemoplossing
- Risicobeheer
- Leiderschap
- Communicatie
- Projectplanning in de tijd
- Procesbeheer
- Onderzoek
- Documentatieontwikkeling
- Diplomatie
- Tijdmanagement
Deze vaardigheden beheersen gebeurt niet van de ene op de andere dag, maar met oefening vind je je ritme en begin je projecten met meer zelfvertrouwen te leiden. Begin met het identificeren van de gebieden waarin je het sterkst bent en van de gebieden die aandacht nodig hebben. Zoek vervolgens naar mogelijkheden om projectmanagement te leren en jezelf te ontwikkelen—of dat nu door ervaring op het werk is, door een gerichte training te volgen of door van een mentor te leren.
Projectmanagement draait net zo goed om aanpassingsvermogen als om planning. Hoe verder je deze vaardigheden aanscherpt, hoe beter je bent toegerust om elke uitdaging aan te gaan en je team naar succes te leiden.
Je carrièrepad in projectmanagement vormgeven
Als je projectmanagement als carrière overweegt, zijn er veel hulpmiddelen beschikbaar die je kunnen helpen de training en vaardigheden te krijgen die je nodig hebt om een succesvolle projectmanager te worden. Of misschien ben je een beginner die zonder voorbereiding is beland in het managen van projecten en niet weet waar te beginnen.
Hier zijn enkele ideeën over waar je terechtkunt:
- De cursus Mastering Digital Project Management van DPM is een digitaal specifieke training die een certificering omvat. Je krijgt praktische, op scenario's gebaseerde leerervaring waarmee je je intuïtie, beoordelingsvermogen en leiderschapsvaardigheden aanscherpt.
- De Project Management Professional-certificering (PMP) van het Project Management Institute (PMI) is een wereldwijd erkende projectmanagementcertificering waarvoor je enkele jaren ervaring nodig hebt (in tegenstelling tot de DPM-cursus, waarvoor geen voorkennis vereist is).
- Er zijn nog veel andere losse cursussen en trainingsprogramma's beschikbaar, waaronder cursussen van Google en Coursera, evenals opleidingen aan erkende universiteiten voor wie een bachelor- of masterdiploma wil behalen. Misschien ben je ook geïnteresseerd in gespecialiseerde cursussen voor specifieke projectmethodologieën, zoals agile projectmanagement of Scrum.
- Een andere optie is om gewoon aan de slag te gaan en projecten te gaan managen. Je doet praktische ervaring op die van onschatbare waarde zal zijn in je carrière. Je kunt gaandeweg boeken over projectmanagement en artikelen lezen (op The DPM zijn er daar genoeg van!) om je ervaring aan te vullen.
- Als je je wilt specialiseren in agile projectmanagement, bekijk dan onze gids om agile projectmanager te worden.
Hoe nu verder?
Als je op zoek bent naar mogelijkheden om te netwerken, wilt praten over uitdagingen waarmee je in je projecten te maken hebt of gewoon even stoom wilt afblazen, dan is DPM Membership de plek voor jou! Je krijgt ook toegang tot meer dan 100 sjablonen en voorbeelden én tot het gesprek in Slack met honderden andere digitale projectmanagers!
