Verktøystakken jeg ville brukt hvis jeg startet et byrå
Alle byråledere har meninger om verktøy – som regel formet på den harde måten, gjennom klønete migreringer, forlatte plattformer og abonnementer som aldri gjorde seg fortjent til kostnaden. Derfor stilte vi byrågründere, operatører og konsulenter et mer nyttig spørsmål: Hvis du skulle startet et byrå helt fra bunnen av i dag, hva ville du faktisk bygget virksomheten rundt?
Svarene deres samlet seg rundt noen få gjennomgående temaer: Ingen ønsker seg ett enkelt verktøy som gjør alt, og nesten alle ønsker en slank kjerne med byråspesifikk tilpasning for bruksområder som budsjettering, faste avtaler og kapasitetsplanlegging. Og i økende grad behandles AI ikke som enda en app i teknologistakken, men som bindevevet som holder alt sammen.
Start med navet: et prosjektstyringsverktøy eller CRM i sentrum
Den første avgjørelsen handler ikke om hvilke verktøy du skal kjøpe – det handler om hva som skal være sentrum. Mat Bennett, byrådgiver, sier at svaret avhenger av hva slags byrå du bygger. «Noen byråer ser ut til å være best tjent med å ha et CRM i sentrum av systemene sine, mens det for andre er prosjektstyringsverktøyet», forklarer han. For relasjonsdrevne byråer er CRM-valget hans Attio, som han beskriver som «velstrukturert, raskt, enkelt å koble til og lett å utvide, uten uventede prisoverraskelser». For byråer der prosjektstyring er den sentrale brikken, følger han med på Plane.so og påpeker at «det er API-først, har en tydelig datamodell og en tilnærming basert på «koble til, ikke koloniser». Dette er alt sammen kjennetegn på neste generasjons systemer for meg.» Det styrende prinsippet hans gjelder uansett: «Jeg trenger ikke ett verktøy som gjør alt. Jeg trenger at hvert verktøy bare gjør sin egen ting på en fremragende måte.»
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Jeg trenger ikke ett verktøy som gjør alt. Jeg trenger at hvert verktøy bare gjør sin egen ting på en fremragende måte.
Hvis navet er et prosjektstyringsverktøy, argumenterer Kayla Keizer, prosjektleder hos Northern, for Productive.io, som hun sier er «spesielt utviklet for byråer og byråarbeid». Etter hennes syn tilbyr det mappestrukturen i ClickUp uten å kreve samme oppsett, samtidig som det innebygd håndterer det byråer faktisk trenger – budsjettering, flere kontraktstyper som faste avtaler kontra tid og materialer, fakturering og kapasitetsprognoser – alt på ett sted. ClickUp er hennes andrevalg, med forbehold om at det krever langt mer manuell konfigurering.
For mindre byråer anbefaler Marissa Taffer, grunnlegger og president i M. Taffer Consulting, ofte Asana. Det har en kort læringskurve, og hun synes det gir «riktig mengde begrensninger» – nok struktur til å holde teamene organiserte uten å la dem overutvikle tavlene sine.
Hold den støttende teknologistakken slank
Når navet er valgt, er det sterkeste rådet fra operatørene å utvise måtehold. Rakia Finley, grunnlegger og administrerende partner i Copper & Vine Studio, bygget firmaets sentrale leveransesystem internt på en tilpasset MongoDB-basert arkitektur etter å ha konkludert med at «standardiserte prosjektstyringsverktøy ikke var laget for måten vi jobber på, så vi sluttet å prøve å presse leveransemodellen vår inn i dem». Derfra holdes alt annet bevisst minimalt: «Slankhet er målet. Bærekraftig og nyttig er standarden.» Google Workspace er det eneste verktøyet hun aldri ville gitt opp, «fordi det å fjerne det ville ødelegge bindevevet mellom alle andre deler av måten vi jobber på». Hennes råd til alle som bygger en teknologistakk: «Eie det som er kjernen i hvordan du leverer, og la deretter støtteverktøyene være enkle.»
Slankhet er målet. Bærekraftig og nyttig er standarden.
Usama Moin, administrerende direktør og medgrunnlegger av Bitrupt, har et lignende syn fra perspektivet til et byrå med 30 personer fordelt på USA, Pakistan og Tyskland. Internt er valget hans Notion: «det er fleksibelt nok til å tilpasses hva enn vi trenger, og den fleksibiliteten betyr mye i et byrå fordi hvert kundeprosjekt til syvende og sist trenger en litt annerledes struktur». Clockify håndterer tidsregistreringen, slik at teamet kan holde oversikt over fakturerbare timer, og i likhet med Finley endte teamet hans opp med å bygge sitt eget system for ressursstyring og rapportering, fordi «de fleste prosjektstyrings- eller rapporteringsverktøy er laget for ett enkelt produktteam, ikke for å håndtere 15–20 kundeoppdrag samtidig med ulike omfang, valutaer og leveringstidslinjer.»
Notion er fleksibelt nok til å tilpasses hva enn vi trenger, og den fleksibiliteten betyr mye i et byrå fordi hvert kundeprosjekt ender opp med å trenge en litt annen struktur.
Taffer tilbyr det tydeligste beviset på at en slank tilnærming fungerer: Et svært effektivt byrå med rask levering som hun jobbet med, forlot tradisjonell prosjektstyringsprogramvare fullstendig og drev hele produksjonen av bannerannonser med bare Slack og Airtable, brukt som et «oppgradert regneark».
Velg verktøy kundene dine faktisk kommer til å bruke
En verktøystakk som fungerer utmerket internt i byrået, kan fortsatt mislykkes i møte med kunden. Alexa Alfonso, senior kundeansvarlig i Caylent, mener at «det verktøyet kundene dine kommer til å bruke, er det beste verktøyet» for et byrå. Byråer kan spare seg for betydelig friksjon, påpeker hun, ved ganske enkelt å ta i bruk kundens programvare i stedet for å tvinge kundene over på byråets verktøystakk. Hennes egen ideelle kjerne består av Google Workspace, Slack, Miro og Asana – sistnevnte gir hun æren for å ha forvandlet driften i et byrå hun tidligere jobbet i.
Det verktøyet kundene dine kommer til å bruke, er det beste verktøyet.
Moin driver byrået sitt på samme måte i praksis. Mange av kundene hans har allerede sine egne verktøy, så teamet hans jobber ganske enkelt i det kunden bruker, og forbeholder sin egen verktøystakk for intern koordinering.
Den kundevendte delen av verktøystakken kan også bidra til ansvarliggjøring. Julia Rajic, administrerende direktør i Point Blank, bruker for tiden Asana til å lage tidslinjer som trygt kan deles med kunder – slik at de holdes ansvarlige for godkjenninger, i stedet for at tidsfrister glipper i stillhet.
Verktøyene (og fallgruvene) du bør unngå
Bidragsyterne var like åpne om hva de ville utelatt fra en ny verktøystakk. Rajic advarer mot Resource Guru til kapasitetsplanlegging i byråer, etter å ha opplevd det som dyrt og utrolig vanskelig å administrere på tvers av flere prosjektledere; hun flyttet teamet sitt over til Float, som håndterte ressursfordelingen med dra-og-slipp-funksjon slik de trengte. Hennes tydeligste advarsel gjelder selve overstruktureringen: I ett byrå var Wrike fullt integrert for alt, men de rigide sjekklistene og malene endte med å hemme byråets kreative kultur – og lærte henne at overstrukturerte verktøy kan hindre «tenkning utenfor boksen».
Taffers liste over verktøy hun advarer mot, begynner med Monday.com, der hun synes læringskurven er for bratt og den ekstreme tilpasningsmuligheten er en ulempe: Team overkonstruerer prosessene sine og gjør plattformen til en «roteskuff». Hun husker også et byrå som brukte Workamajig, der systemet var så tungvint at teamet laget tidsplaner i TeamGantt og kopierte dataene manuelt tilbake – en dobbeltregistreringskostnad som ingen nye byråer bør påta seg.
Keizers valg av verktøy som bør unngås, er Basecamp, som hun synes er for kundevendt i seg selv og alltid krever et ekstra verktøy for å faktisk håndtere prosjektet.
AI blir det forbindende laget
Den nyeste endringen i byråenes verktøystakker er ikke enda en plattform – det er det som ligger mellom plattformene. Bennett har laget et begrep for dette: «Claudification», som han beskriver som «et litt spøkefullt begrep jeg bruker for å beskrive mønsteret der folk flytter funksjonalitet bort fra tradisjonelle SAAS-tilbud (særlig de monolittiske tjenestene som skal «gjøre alt») og over til Claude AI». Resultatet, sier han, er at «denne tilnærmingen gir byråer svært tilpassede verktøystakker til en minimal kostnad. Systemer formes over natten for å fremskynde deres spesifikke arbeidsflyter, i stedet for at arbeidsflytene formes av begrensningene i de tilgjengelige verktøyene».
Han ser til og med «forbrukbar» programvare bli satt opp for å støtte spesifikke prosjekter, og deretter skrotet når prosjektet er ferdig. Viktigst av alt mener han at drivkraften vanligvis ikke er kostnadsbesparelser – «det handler mer om frustrasjon over funksjoner som er laget for alle, men som ikke dekker de individuelle behovene til en virksomhet». AI gjør også integrasjon på tvers av systemer smidigere, fordi den kan «resonnere mellom sprekkene» der tradisjonelle integrasjoner brøt sammen på grunn av rotete, ikke-standardiserte data.
Kazim Qazi, medgrunnlegger av TechnBrains, har integrert AI direkte i leveransearbeidet. Atlassian Intelligence håndterer den første gjennomgangen av saker i Jira: «den leser en rå forespørsel, utarbeider en avgrenset oppdeling, flagger manglende akseptansekriterier og ruter den til riktig utvikler før et menneske ser på den.» Han kaller AI-assistert sortering av saker verktøyet de fleste byråer utnytter for lite: «De fleste byråetterslep dør på grunn av uklart omfang, ikke mangel på verktøy. Det er automatisering av den første sorteringsrunden som faktisk får en fastlåst sprint i gang igjen, mer enn noen ny prosjektstyringsplattform gjør.» Når det gjelder kvalitet, kjører Claude Code Review automatisk på hver pullforespørsel – «den gjennomgår hele kodebasen, ikke bare endringene, og avdekker dermed problemer på tvers av filer før en feil som påvirker kunden, noen gang blir lansert.»
De fleste byråetterslep dør på grunn av uklart omfang, ikke mangel på verktøy. Det er automatisering av den første sorteringsrunden som faktisk får en fastlåst sprint i gang igjen, mer enn noen ny prosjektstyringsplattform gjør.
For mindre team kan AI-laget være enklere. Jennifer Goebel, prosjektkoordinator hos Baker Marketing Laboratory, sier at det lille markedsføringsbyrået hennes innen helsesektoren bruker Claude til tekstforfatting fordi det fanger en naturlig tone mye raskere enn ChatGPT, og at de bruker NotebookLM til å lagre alle månedlige kunderapporter og bakgrunnsinformasjon, slik at alle i teamet kan søke i tidligere kundedata når de skriver nytt innhold.
Vladimir Krstić, grunnlegger og administrerende direktør i EVI Solutions, legger til et styringsperspektiv: I stedet for å la AI-bruken bli fragmentert på tvers av teamet kjører byrået hans Intrascope internt fordi «det gir teamet ett felles arbeidsområde for flere LLM-er, gjenbrukbare ledetekster, delt kontekst og bedre oversikt, i stedet for spredte personlige AI-kontoer.» Standarden han krever av ethvert verktøy, er den samme: «Verktøyene bør gjøre det enklere å gjenta god leveranse. De bør redusere tap av kontekst, tydeliggjøre ansvar, støtte gjennomgangstrinn og hjelpe teamet med å gå fra kundeforespørsel til ferdig leveranse uten at viktig informasjon blir begravd i samtaler, dokumenter eller personlige kontoer.»
Bygg verktøystakken rundt hvordan dere leverer
Fjern de spesifikke produktnavnene, og rådene fra disse lederne danner en tydelig plan. Velg ett knutepunkt – et prosjektstyringsverktøy eller CRM – som samsvarer med hvordan byrået faktisk skaper verdi, og krev byråtilpassede funksjoner av det i stedet for å tvinge programvare laget for produktteam til å passe. Hold alt rundt dette knutepunktet enkelt, og vær villig til å bygge den ene komponenten som virkelig er kjernen i leveransemodellen deres. La kundene trekke dere mot verktøyene sine når det reduserer friksjon, og styr unna plattformer hvis fleksibilitet inviterer til overkonstruksjon. La deretter AI gjøre det ingen integrasjon kan gjøre: resonnere på tvers av mellomrommene, slik at verktøystakken fungerer som ett system i stedet for et dusin abonnementer.
Vil du ha flere innsikter som disse? Registrer deg for en gratis DPM-konto for å høre fra flere eksperter som disse.
