Slik oppretter du en arbeidsflyt for dokumentgodkjenning i 7 trinn

Å implementere en arbeidsflyt for dokumentgodkjenning handler ikke bare om å unngå kaos; det handler om å øke produktiviteten, redusere feil og legge til rette for bedre samarbeid. Det handler om å få bedre kontroll over dokumentrelaterte prosesser, slik at hvert trinn er effektivt og i samsvar med kravene. 

Med de riktige verktøyene for automatisering av godkjenningsarbeidsflyter og teknologiene kan du forbedre gjennomføringen av arbeidsflyter, minimere manuelle oppgaver og optimalisere effektiviteten i dokumenthåndteringen. 

Før du implementerer godkjenningsspesifikke arbeidsflyter i verktøy som Jira eller SharePoint, er det imidlertid verdt å vurdere de bredere fordelene ved å implementere et dokumenthåndteringssystem som et sikkert og skalerbart grunnlag for dokumentasjonsprosessene dine. Du kan alltid starte med et gratis dokumenthåndteringssystem for å finne ut om det passer, før du bestemmer deg.

Hvorfor trenger du en arbeidsflyt for dokumentgodkjenning? 

Arbeidsflyter for dokumentgjennomgang forebygger kaos på følgende måter:

• Ensartethet: Ensartethet er avgjørende for å opprettholde kvalitetsstandarder i hele organisasjonen. Det sikrer at dokumentene dine inneholder all nødvendig informasjon før de sendes ut.
• Åpenhet: Arbeidsflyter for dokumentgodkjenning gir et åpent revisjonsspor for dokumentrevisjoner og godkjenninger, slik at du og interessentene dine kan spore endringer, identifisere ansvar og holde dere oppdatert på oppdateringer og frister. Dette fremmer ansvarlighet, tillit og ansvarsfølelse blant teammedlemmene. 
• Samarbeid: Prosjektteam samarbeider mer effektivt når det finnes åpne prosjektarbeidsflyter for oppretting, gjennomgang og godkjenning av dokumenter. Arbeidsflytprosesser bidrar også til kommunikasjonen mellom teammedlemmene ved at de kan gi tilbakemeldinger, spore endringer og versjoner og ta beslutninger effektivt.

Typer dokumentgodkjenninger

Her er typene dokumenter som kan kreve en arbeidsflyt for dokumentgodkjenning.

• Kontrakter: Disse kan være mellom selskapet og kunder, leverandører eller ansatte. De er juridiske dokumenter som krever gjennomgang og godkjenning fra flere parter. En arbeidsflyt for dokumentgodkjenning bidrar til å sikre at alle detaljer er på plass, i tide.
• Forslag eller arbeidsomfang: Informasjonen i et forslag eller et arbeidsomfang (SOW) er avgjørende for et prosjekts suksess og fungerer som en sikkerhet dersom en kunde ønsker mer enn det som er inkludert i dokumentet. Sa noen omfangsutvidelse?
• Prosjektleveranser: Prosjektleveranser som designdokumenter, spesifikasjoner og prototyper krever gjennomgang og godkjenning fra prosjektteam, kunder og interessenter. Arbeidsflyter for dokumentgodkjenning hjelper deg med å sikre at alle leveranser oppfyller prosjektets krav og forventninger.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Hvem er involvert?

• Forfatter/opphavsperson: Personen som er ansvarlig for å utarbeide den opprinnelige versjonen av dokumentet, legge inn innhold, ordne formateringen og organisere informasjonen i tråd med dokumentets mål og spesifikasjoner.
• Dokumentansvarlig: Denne personen har tilsyn med dokumentets arbeidsflyt. Vedkommende fordeler gjennomganger, følger med på fremdriften, holder oversikt over frister og sørger for at alle følger arbeidsflytens rutiner.
• Gjennomgåere: Personer eller team som har i oppgave å vurdere dokumentet for å sikre at det er nøyaktig, fullstendig og i tråd med standarder, forskrifter eller organisatoriske retningslinjer. Gjennomgåere kan gi tilbakemeldinger, foreslå endringer eller godkjenne dokumentet for videre behandling.
• Godkjenner(e): Dette er de utpekte personene eller myndighetene som er ansvarlige for å godkjenne dokumentet før det kan ferdigstilles eller distribueres. Godkjennerne kontrollerer at dokumentet er i tråd med organisatoriske standarder og får den nødvendige godkjenningen for distribusjon.

Som prosjektleder kan du ha flere roller i en dokumentarbeidsflyt. Du kan for eksempel være gjennomgåer i SOW-/tilbudsprosessen. Dette gir deg muligheten til å vurdere gjennomførbarheten av et prosjekt før prosjektleveransene, tidsestimatene og kostnadene blir godkjent.

Typiske trinn et dokument går gjennom

Her er en oversikt over de viktigste delene av dokumentarbeidsflyter, med et prosjektmandat som eksempel.

1. Opprette dokumentet

Arbeidsflyten for dokumentoppretting kan innebære å starte med en mal eller å fylle ut dokumentet fra bunnen av. Den består av å legge inn innhold, formatere og organisere informasjon i henhold til dokumentets formål og tiltenkte målgruppe.

• Hvem: Det er prosjektlederens ansvar å opprette prosjektmandatet (dette er mye enklere hvis du bruker en mal for prosjektmandat).
• Hva: Dette innebærer å utarbeide et dokument som beskriver prosjektets omfang, mål og viktigste interessenter, og som angir retningen for hele prosjektet.
• Når: Vanligvis i prosjektets innledende faser.
• Hvor: Opprettingsprosessen bruker vanligvis programvare for dokumentoppretting (eller programvare for dokumentsamarbeid hvis flere teammedlemmer oppretter dokumentet sammen).
• Hvordan: Prosjektlederen kan velge å bruke en forhåndsdefinert mal fra organisasjonen eller opprette dokumentet fra bunnen av, avhengig av prosjektets spesifikke krav.

2. Definere gjennomgåere

I dette trinnet kontrollerer gjennomgåerne dokumentet for å sikre at det er nøyaktig og fullstendig, og at det er i tråd med prosjektets mål og formål. Du velger egnede personer eller team til å gjennomgå dokumenter og sikre kvaliteten og effektiviteten deres.

• Hvem: Prosjektlederen identifiserer egnede personer eller team til å gjennomgå prosjektmandatet.
• Hva: Gjennomgåerne vurderer dokumentets nøyaktighet, fullstendighet og samsvar med prosjektets mål.
• Når: Gjennomgangsprosessen finner vanligvis sted etter fasen for dokumentoppretting.
• Hvor: Gjennomgåere velges vanligvis fra prosjektledelsesteamet eller blant relevante interessenter.
• Hvordan: Gjennomgåere kan velges basert på ekspertisen deres, rollen deres i prosjektet eller involveringen deres som interessenter.

3. Konfigurere programvare for dokumentarbeidsflyt og godkjenningskriterier

Dette trinnet i prosessen sikrer at arbeidsflyten for dokumenthåndtering fungerer problemfritt og følger effektive godkjenningsrutiner, mens arbeidsflytorkestrering bidrar til å koordinere dokumentruting, godkjennere og automatiserte utløsere på tvers av systemet.

• Hvem: Prosjektlederen er vanligvis ansvarlig for å sette opp prosjektmandatet i programvaren for dokumentarbeidsflyt.
• Hva: Dette innebærer å konfigurere dokumentet i programvareplattformen og fastsette godkjenningskriterier.
• Når: Dette skjer etter stadiene for oppretting av dokumentet og identifisering av gjennomgåere.
• Hvor: Dokumentet administreres i den angitte programvaren eller plattformen for arbeidsflyt (åpen kildekode-basert arbeidsflytprogramvare er også tilgjengelig).
• Hvordan: Godkjenningskriteriene defineres basert på organisasjonens retningslinjer, prosjektkrav eller samsvarsstandarder.

4. Følg med på dokumentets fremdrift

Dette trinnet sørger for at dokumentene flyter smidig gjennom godkjenningsarbeidsflyten. Du skal føre tilsyn, følge med på dokumentets status og håndtere eventuelle problemer som kan oppstå under godkjenningsprosessen.

• Hvem: Prosjektlederen følger vanligvis med på prosjektmandatets fremdrift gjennom godkjenningsarbeidsflyten.
• Hva: Dette innebærer å følge med på dokumentets status og sørge for at det beveger seg effektivt gjennom godkjenningsprosessen.
• Når: Overvåkingen skjer kontinuerlig gjennom hele godkjenningsprosessen.
• Hvor: Fremdriften følges opp i programvaren for dokumentarbeidsflyt eller prosjektstyringssystemet.
• Hvordan: Regelmessige kontroller av status, varsler og mulige flaskehalser i prosjektet.

5. Gå gjennom tilbakemeldinger og oppdater

I dette trinnet skal du sørge for at dokumentene er i samsvar med kravene, og innhente verdifulle tilbakemeldinger på dokumentene fra interessentene.

• Hvem: Prosjektlederen er ansvarlig for å gå gjennom tilbakemeldingene fra dokumentgjennomgåerne.
• Hva: Tilbakemeldingene vurderes for å identifisere områder som kan forbedres eller tydeliggjøres i prosjektmandatet.
• Når: Dette trinnet skjer etter at tilbakemeldingene er gitt. Hvis det foreslås endringer, må de gjøres før dokumentet sendes til en ekstern part der de kan få økonomiske konsekvenser.
• Hvor: Revisjonene gjøres i dokumentet.
• Hvordan: Basert på de mottatte tilbakemeldingene gjøres nødvendige oppdateringer i dokumentet for å holde det i tråd med prosjektmålene og interessentenes forventninger.

6. Send inn på nytt for endelig godkjenning

Når dokumentene er gjennomgått og tilbakemeldingene er innarbeidet, kan det være nødvendig å innhente godkjenning fra utpekte personer eller avdelinger før dokumentene ferdigstilles eller distribueres.

• Hvem: Prosjektlederen har ansvar for å sende det reviderte prosjektmandatet inn på nytt for endelig godkjenning.
• Hva: Det oppdaterte dokumentet sendes til endelig gjennomgang og godkjenning etter eventuelle nødvendige revisjoner.
• Når: Dette skjer etter at tilbakemeldingene er innarbeidet og dokumentet er revidert.
• Hvor: Nye innsendelser skjer i programvaren for dokumentarbeidsflyt eller prosjektstyringsprogramvaren.
• Hvordan: Det reviderte dokumentet sendes inn gjennom godkjenningsarbeidsflyten for endelig godkjenning.

7. Lagre dokumenter og tildel tilgangstillatelser

Etter den endelige godkjenningen må dokumentene dine lagres sikkert og være tilgjengelige for fremtidig referanse, gjenfinning og samsvar.

Å lagre de endelige dokumentene dine sikkert er bare én del av beste praksis for dokumenthåndtering. Du bør også etablere rutiner for versjonskontroll, tilgangsregler og regelmessige revisjoner for å sikre at dokumentasjonen din forblir oppdatert, tilgjengelig og i samsvar med kravene.

Dokumenter må lagres sikkert for fremtidig referanse, gjenfinning og samsvarsformål. Du kan bruke alt fra fysiske arkiveringssystemer til elektroniske systemer for dokumenthåndtering (DMS) eller skybaserte lagringsplattformer (Dropbox, Google Drive). 

Etabler retningslinjer for lagring og arkivering av dokumenter, slik at du kan håndtere dokumentenes livssyklus effektivt. Fastslå hvor lenge dokumentene skal oppbevares, når de skal arkiveres, og når de kan avhendes på en sikker måte.

• Hvem: Prosjektlederen er ansvarlig for å lagre det godkjente prosjektmandatet og administrere dokumenttillatelser.
• Hva: Dette innebærer å organisere og sikre tilgang til dokumentet i et bestemt arkiv.
• Når: Dette skjer etter den endelige godkjenningen av prosjektmandatet.
• Hvor: Dokumentet lagres i et dokumentarkiv eller et dokumenthåndteringssystem.
• Hvordan: Tilgangstillatelser tildeles basert på roller, noe som sikrer at dokumentet er sikkert, og at relevante interessenter får tilgang når det er nødvendig.

Les vår grundige gjennomgang av kartlegging av arbeidsflyt og digitale arbeidsflyter for å lære mer om hvordan du implementerer en effektiv arbeidsflyt for dokumentgodkjenning.

Verktøy for arbeidsflytprosesser for dokumentgodkjenning

Du kan bruke flere ulike typer teknologi til å legge til rette for dokumentarbeidsflyter, fra grunnleggende programvareløsninger for arbeidsflytstyring til mer avanserte systemer på virksomhetsnivå. 

Her er noen eksempler:

• DMS: DMS-plattformer, godkjenningsprogramvare og programvare for dokumentkontroll tilbyr sentraliserte arkiver for lagring, organisering og håndtering av dokumenter. De inkluderer ofte funksjonalitet for versjonskontroll, tilgangskontroller, metadatamerking og søkefunksjoner.
• Programvare for automatisering av arbeidsflyt: Programvare for automatisering av arbeidsflyt lar deg utforme, effektivisere og automatisere dokumentarbeidsflyter. Du kan opprette tilpassede arbeidsflyter med forhåndsdefinerte trinn, regler og utløsere for distribusjon og godkjenning av dokumenter.
• Løsninger for elektronisk signering: Programvare for elektronisk signering er en type dokumentgodkjenningssystem som muliggjør digitale signaturer, slik at behovet for å skrive ut, skanne og sende fysiske dokumenter forsvinner. Integrer disse systemene med dokumentarbeidsflyter for å fremskynde elektronisk signering og godkjenningsprosesser i digitale dokumenthåndteringssystemer. Hvis du er bekymret for kostnadene, finnes det mange alternativer for gratis programvare for elektronisk signering i denne kategorien.

Lær om BPM kontra arbeidsflyter her.

6 smarte tips for dokumentarbeidsflyt

Her er mine små, geniale triks for arbeidsflyter for dokumentgodkjenning.

1. Automatiser varsler: Ved å konfigurere automatiske varsler kan du sørge for at alle blir informert når dokumenter er klare for gjennomgang, når frister nærmer seg eller hvis det har skjedd endringer. På denne måten blir ingen holdt utenfor, og alle kan bidra i tide.
2. Konfigurer en betinget arbeidsflyt for dokumentdistribusjon: La distribusjonen av dokumentene dine (det vil si hvilke dokumenter som går til hvilke personer) avhenge av hva de gjelder, eller hvem som må godkjenne dem. Hvis det for eksempel gjelder noe med et stort budsjett, sendes det automatisk til godkjennere på høyt nivå.
3. Parallelle gjennomganger: Slutt å vente på at én person skal bli ferdig før den neste kan begynne. Med parallelle gjennomganger kan ulike teammedlemmer arbeide med forskjellige deler samtidig. Dette reduserer tiden gjennomgangssyklusene tar og fremskynder dokumentgodkjenningsprosessene.
4. Dokumentmaler: Standardiserte maler er din beste venn. Bruk dem for å sikre ensartethet overalt, og se hvor mye enklere det blir for alle å lage dokumenter. (PS: Du finner maler for viktige prosjektdokumenter i biblioteket vårt for DPM-medlemmer her.)
5. Versjonskontroll: Integrer arbeidsflytene dine med versjonskontroll for automatisk å holde oversikt over hvem som gjorde hva og når. Slutt på gjetting og usikkerhet rundt om du arbeider med den nyeste versjonen.
6. Reservegodkjenning: La godkjennere delegere godkjenningsmyndigheten sin til utpekte stedfortredere når de ikke er tilgjengelige. Dette forhindrer forsinkelser i godkjenningsprosessen og sikrer kontinuitet i dokumentarbeidsflytene dine.

3 vanlige feil du bør unngå

1. Utilstrekkelig sikkerhet:  Å unnlate å konfigurere riktige tillatelser eller gi tilgang til uautoriserte personer kan føre til alvorlige sikkerhetsbrudd og potensielt sette sensitiv selskapsinformasjon i fare. Sørg for å kartlegge avhengigheter og utpeke gjennomgåere før du starter arbeidsflyten. Et DMS gjør det mulig å gjøre dette raskt; ellers bør du dokumentere det og følge det opp nøye.
2. Undervurdering av overvåking av arbeidsflyten: Manglende vurdering, forbedring og dokumentasjon av arbeidsflyten kan føre til feil og forvirring blant interessenter, teammedlemmer og kunder. Regelmessig overvåking og forbedring gjør det mulig å opprettholde effektivitet og tydelighet i arbeidsflyten.
3. Uhensiktsmessig lagring: Dette hjelper deg og teamet ditt med enkelt å finne endelige, godkjente dokumenter. Ved å etablere og kommunisere en strukturert prosedyre for lagring og arkivering av dokumenter i hele selskapet sikrer du at alle har enkel tilgang, samtidig som søketiden reduseres.

Hva skjer videre?

Interessert i å bygge nettverk med andre digitale prosjektledere for å utveksle ressurser og ekspertise? Bli med i medlemsfellesskapet vårt i dag og få tilgang til over 100 maler, eksempler og prøvefiler. Kom i kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere på Slack.