Prosjektstyringsverktøyene prosjektlederne måtte slutte å bruke
Plattformer for prosjektstyring: Ikke alle plattformer for prosjektstyring innfrir forventningene, noe som fører til frustrasjon og at verktøyene blir forlatt.
Ressursutfordringer: Spesifikke ressursstyringsverktøy kommer ofte til kort, noe som viser behovet for fleksible og tilpasningsdyktige løsninger.
Klientpreferanser: Klientkrav kan tvinge team til å forlate foretrukne verktøy til fordel for verktøyene klientene foretrekker.
Begrensninger ved KI: Den svekkede kvaliteten i KI-verktøy som ChatGPT har fått enkelte fagfolk til å utforske alternativer.
Tilpasningsevne er nødvendig: Å vite når man bør gå bort fra verktøy som ikke fungerer godt nok, er en viktig ferdighet for effektiv prosjektstyring.
Hver prosjektleder har en verktøykirkegård – programvare som lovet å effektivisere arbeidsflyter, samle kommunikasjonen eller endelig løse bemanningskabalen, men som i stedet bare skapte nye hodepiner. Fra plattformer i bedriftsklassen til AI-skriveassistenter ender selv de best mente verktøyimplementeringene noen ganger med at verktøyene blir forlatt. Vi spurte aktive prosjektledere om verktøyene de har måttet gå bort fra, og hvorfor.
Prosjektstyringsplattformer som ikke leverte
Ikke alle prosjektstyringsplattformer lever opp til løftene sine, og for erfarne prosjektledere som håndterer komplekst arbeid blir manglene umulige å ignorere. Julia Rajic, driftsdirektør i Point Blank, erfarte dette på nært hold da byrået hennes gikk over til Monday.com og til slutt måtte snu. «Mye av diskusjonen rundt hvorfor vi skulle bort fra Monday, handlet om ressursstyring», forklarer hun. «Det var egentlig ikke særlig bra på ressursstyring. Hvis du har prosjektledere som vet hvordan de skal bruke avhengigheter, og som ønsker å se ting som fossefallsmetoden … De liker det ikke.»
Hvis du har prosjektledere som vet hvordan de skal bruke avhengigheter, og som ønsker å se ting som fossefallsmetoden … De liker det ikke [Monday.com].
Basecamp fikk tilsvarende hard kritikk fra Matthew Fox, Senior prosjektleder og driftsspesialist i Fox Consulting, som mente at det var fullstendig uegnet for intern prosjektstyring. «Basecamp er ikke bra for intern prosjektstyring, uansett hva 37signals måtte si», sier han. «Det er rett og slett en forferdelig plattform for prosjektledere. Det er nesten som å bruke et Fisher Price-verktøy når du trenger et verktøy på profesjonelt nivå.»
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Basecamp er ikke bra for intern prosjektstyring, uansett hva 37signals måtte si.
Noen ganger svikter et verktøy ikke i teorien, men i gjennomføringen. Kayla Keizer, prosjektleder i Northern, hadde tidligere anbefalt Teamwork.com, helt til hun havnet i en situasjon der det ikke fungerte helt. «Jeg har nylig fått bruke Teamwork, og jeg trekker tilbake den opprinnelige anbefalingen min av Teamwork», sier hun. «Det fungerer veldig likt Productive.io, men jeg liker ikke brukergrensesnittet … Jeg synes kontrasten mellom hva som er en oppgave og en deloppgave, er for uklar.»
[I Teamwork.com] synes jeg kontrasten mellom hva som er en oppgave og en underoppgave er for uklar.
Selv plattformer som er tatt bredt i bruk, er ikke immune mot utbrenthet. Ryan Gilbreath, teknisk prosjektleder hos RTS Labs, beskriver et mønster han har sett utspille seg mer enn én gang: Teamet forlater Jira på grunn av organisatorisk tretthet, bare for å oppdage at de begynner å bruke det igjen. «Noen var rett og slett lei av Jira etter å ha jobbet i store selskaper der det er mye byråkrati rundt det», forklarer han. «Jeg har faktisk opplevd det samme med GitHub Projects. Vi brukte det en liten stund og fant ut at vi likte Jira. Så det ble mye frem og tilbake.»
Noen var rett og slett lei av Jira … Jeg har faktisk opplevd det samme med GitHub Projects. Vi brukte det en liten stund og fant ut at vi likte Jira. Så det ble mye frem og tilbake.
Bemannings- og tidsregistreringsverktøy som ikke strakk til
Bemanning og tidsregistrering er vedvarende utfordringer innen prosjektstyring, og verktøyene som er utviklet for å løse dem, innfrir ikke alltid. Rajic opplevde dette med Resource Guru, en dedikert plattform for ressursstyring som til slutt viste seg å være for rigid for teamets behov. «Det finnes verktøy som bare er for ressursstyring. Vi brukte et som het Resource Guru en gang i tiden. Det fungerte ikke for oss», sier hun.
Hun forklarer hvorfor det ikke fungerte i hennes situasjon: «Vi trengte muligheten til å be om ressurser. Hvis jeg for eksempel trenger en utvikler til prosjektet mitt i 40 timer over to uker, tilsvarer det i praksis en utvikler i 50 % stilling, ikke sant? Men det kunne vi ikke gjøre.»
Skreddersydde løsninger for en bestemt brukssituasjon er heller ikke alltid svaret. Marissa Taffer, grunnlegger og president i M. Taffer Consulting, jobbet med en kunde som hadde utviklet sitt eget interne tidsregistreringssystem, og hjalp dem til slutt med å overbevise dem om å gi slipp på det. «En av kundene mine hadde et hjemmelaget tidsregistreringssystem. Det var greit, men ikke fantastisk. Det var bare veldig tungvint og litt vanskelig å lage rapporter fra», sier hun. «De har siden blitt overtalt til å legge det bort.» Proprietære verktøy kan kreve mye internt vedlikehold som team ikke innser vil koste dem på lang sikt, noe som ofte gjør standardløsninger mer fordelaktige.
En av kundene mine hadde et hjemmelaget tidsregistreringssystem. Det var greit, men ikke fantastisk. De har siden blitt overtalt til å legge det bort.
Når kundekrav tvinger frem et bytte av verktøy
Noen ganger har beslutningen om å forkaste et verktøy ingenting med selve verktøyet å gjøre. Alexa Alfonso, senior kundeansvarlig hos Caylent, argumenterer for at kundenes preferanser alltid vil vinne frem, selv når det betyr å gå bort fra et byrås eget nøye utvalgte verktøysett. «Verktøyet kundene dine kommer til å bruke, er det beste verktøyet å bruke», sier hun. «Selv om det er deres egen programvare, har jeg tidligere sett gode resultater når vi på en måte forlot verktøyene vi brukte, fordi kunden var så entusiastisk overfor sin egen programvarepakke. Og vi sa: Ok, slipp oss inn … gi oss en plass.»
\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eVerktøyet kundene dine kommer til å bruke, er det beste verktøyet å bruke.\u003c/span\u003e
AI- og produktivitetsverktøy som ikke innfridde
Fremveksten av AI-drevne verktøy har introdusert en ny programvarekategori som PM-er må evaluere – og potensielt forkaste. Yonelly Gutierrez, senior programleder hos Palo Alto Networks og selvutnevnt daglig AI-bruker, opplevde at forholdet til ChatGPT ble dårligere etter at hun la merke til en betydelig kvalitetsnedgang. «Jeg pleide å bruke ChatGPT hele tiden. Jeg har lagt merke til en enorm kvalitetsnedgang, selv om jeg pleide å bruke det hele dagen, hver dag», sier hun. «Jeg føler bare at det finner på altfor mye av det jeg trenger å gjøre. Derfor fornyet jeg ikke engang ChatGPT Professional-abonnementet mitt, jeg bruker bare Gemini nå.»
Selv produktivitetsverktøy med lavere risiko kan bli uønskede over tid. Varun Anand, administrerende direktør i EduHubSpot, holdt det enkelt da han forklarte hvorfor han sluttet å bruke Grammarly: «Jeg har brukt Grammarly mye, men etter en stund ble det irriterende for meg, så jeg slo det av.»
\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eJeg har brukt Grammarly mye, men etter en stund ble det irriterende for meg, så jeg slo det av.\u003c/span\u003e
For Michael Gold, grunnlegger og fraksjonert leveranseleder, handlet problemet med CRM-systemet hans om enkel økonomi. I stedet for å fortsette å betale for Close, tok han saken i egne hender. «Jeg bygde ganske enkelt mitt eget CRM-system ved hjelp av Replit fordi jeg brukte Close. Det kostet meg rundt 100 dollar i måneden», forklarer han. «Det har rett og slett vært ganske morsomt å bygge mitt eget. Jeg skal ikke lyve når du sier at det er bedre enn Close, men det er gratis – eller i det minste koster Replit 25 dollar i måneden.»
\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eJeg bygde ganske enkelt mitt eget CRM-system ved hjelp av Replit fordi jeg brukte Close. Det kostet meg rundt 100 dollar i måneden.\u003c/span\u003e
Viljen til å gå videre er en ferdighet
Ingen verktøy er riktig for alle. Kontekst, teamstørrelse, kompleksiteten i arbeidsflyten, kundenes forventninger og til og med budsjettbegrensninger avgjør om en plattform får en permanent plass i en PMs verktøykasse – eller havner på kirkegården. Felles for disse historiene er at beslutningen om å forkaste et verktøy, langt fra å være et nederlag, ofte er det mest pragmatiske en prosjektleder kan gjøre. Å vite når noe ikke fungerer, og ha overbevisningen til å gå videre, er i seg selv en form for profesjonelt skjønn som tjener prosjekter og team godt på lang sikt.
Vil du ha flere innsikter som disse? Opprett en gratis DPM-konto for å høre fra flere eksperter som disse.
