Kreativ ressursstyring: En veiledning for byråer og mer til
God ressursstyring er avgjørende for kreative team og byråer fordi det gjør det mulig for dem å gjøre mer av sitt beste arbeid og fakturere flere timer jevnlig.
Men det kan være litt som å spille Tetris å få alle brikkene som er i bevegelse til å passe perfekt sammen, slik at ingen «sitter på benken» eller har for mange topper og daler i timeplanen sin.
Hva er ressursstyring for kreative team?
Ressursstyring for kreative team er prosessen med å administrere timeplanen til det kreative teamet og koordinere aktiviteter for å fullføre prosjektarbeid.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Dette innebærer å fastslå hvor mange timer hver person (eller ressurs) vil trenge hver uke for at prosjektene deres skal bli ferdige innen fristen, og om noen teammedlemmer har for mye eller for lite arbeid.
Når du har denne informasjonen, kan du balansere arbeidsbelastningen. Det kan bety å hente inn frilansere hvis designerne dine har for mye å gjøre, fordele arbeidet over flere uker eller flytte på frister.
Det kreative teamet ditt bør ha en arbeidsflyt for ressursstyring for både kortsiktige og langsiktige prognoser. Dette vil hjelpe deg med å forutsi fremtidige ressursbehov bedre og avgjøre når og hvor mye nytt arbeid teamet ditt kan ta på seg. Hvis byrået ditt håndterer interne kampanjer eller kundekampanjer, kan det også være lurt å ta med teammedlemmer som administrerer kampanjeverktøy, for eksempel de som bruker programvare for e-postmarkedsføring for byråer, for å sikre at du fordeler ressurser på tvers av alle arbeidsstrømmer.
Hvorfor er ressursstyring for kreative team viktig?
Ressursstyring for kreative team er viktig fordi det:
- Gjør det mulig å optimalisere fortjeneste og tid: Å ha alle prosjektteammedlemmene fullt allokert til fakturerbare timer og arbeidsoppgaver (hvis du utfører fakturerbart arbeid) er en god måte å maksimere fortjenesten på. Hvis du jobber i et internt team, for eksempel et VFX-studio, som ikke fakturerer klienter eller kunder, lar ressursstyring deg jobbe mer effektivt og maksimere tiden din. Bruk av ressursstyring eller prosjektstyringsprogramvare for VFX bidrar til å unngå perioder uten oppgaver og at teamet får betalt for å «sitte på benken».
- Forhindrer overarbeid og utbrenthet: Jevnt arbeid, i stedet for perioder med overtid og for lite arbeid, bidrar til å forhindre at teammedlemmer blir utbrent (særlig ressurser i byrået, som du kan følge opp med programvare for ressursstyring i byråer). Å planlegge på forhånd er en god måte å forhindre dette på. Selv om noen foretrekker topper og daler (slik mange frilansere og kontraktsressurser gjør), foretrekker andre stabiliteten i en forutsigbar timeplan.
- Reduserer risikoen for oppsigelser eller permitteringer: Selv om dette ansvaret aldri bør ligge direkte hos prosjektlederen, bør vedkommende kunne bidra med prognoser og ressursutnyttelse og dele denne informasjonen med ledelsen eller forretningsutviklingsteamet. På denne måten vil den som har ansvar for å booke eller starte nye prosjekter, vite hvor ressursmanglene finnes, og hvilken type arbeid de bør prioritere for å holde utnyttelsen balansert.
- Forbedrer prognosene: Regelmessig ressursstyring vil på lang sikt føre til bedre prognoser for ressursbehov. Ved å holde regneark eller programvare for ressursstyring oppdatert når prosjektplanene endres, blir det enklere å forutsi fremtidige ressursbehov. Det kan også hjelpe teammedlemmene med å planlegge timeplanene sine bedre og unngå å legge en ferie til tidspunktet for en stor lansering!
- Forbedrer samarbeidet i teamet: Teammedlemmer med balansert arbeidsbelastning bidrar til bedre samarbeid i teamet. I noen kreative byråer organiseres teamene i grupper som samarbeider om prosjekter. Det betyr at det bør være god tid til gode overleveringer, eller slik at utviklere kan rådføre seg med designteamet tidligere i den kreative arbeidsflyten for å oppdage risikoer eller problemer. Denne typen samarbeid er ikke mulig når arbeidsbelastningen ikke er balansert.
- Bidrar til å håndtere kundens forventninger: Hvis kunden for eksempel signerer en kontrakt og deretter finner ut at dere ikke har tilgjengelige ressurser til å starte prosjektet før om 6–8 uker, blir kunden ikke fornøyd. Programvare for ressursstyring for kunder kan hjelpe ved å gi sanntidsinnsikt i tilgjengelige ressurser, slik at du kan sette realistiske tidsplaner. Omvendt kan det å love en bestemt lanseringsdato uten de nødvendige ressursene stresse teamet ditt og føre til forhastet arbeid eller at man tar snarveier for å overholde fristene.
Hvordan skiller ressursstyring seg ut i kreative team sammenlignet med andre bransjer?
Selv om nesten alle team trenger å håndtere ressurser på et eller annet nivå, må kreative team håndtere ressursene sine effektivt. Dette skyldes at kreative ressurser vanligvis har svært spesialiserte ferdigheter.
Hvis teamet ditt for eksempel har tre grafiske designere, kan alle tre ha svært ulike ferdigheter. Du kan ha en senior designer med omfattende opplæring i brukeropplevelse, eller som kan sørge for at alle digitale design er tilgjengelige.
En annen designer på mellomnivå kan være flinkere til logodesign og merkevarebygging, mens den siste designeren kan være en mer junior designer som, med veiledning fra en av de mer erfarne designerne eller den kreative lederen din, kan bidra til å virkeliggjøre kreative konsepter.
På grunn av forskjellene i ferdighetssett kan du ikke bare tilfeldig tildele en av disse designerne til et nytt prosjekt. Når du vurderer kreative ressurser, er det viktig å forstå hvilke ferdigheter prosjektet krever, og tildele riktig person til riktig fase av arbeidet.
Dette kan være annerledes enn i utviklingsteamet ditt, der det kan være forskjeller i erfaring, men flere utviklere bør kunne programmere i det samme programmeringsspråket og være mer utskiftbare fra prosjekt til prosjekt.
Fem beste praksiser for effektiv styring av kreative ressurser
Her er fem beste praksiser for styring av kreative ressurser.
- Start med kapasitetsplanlegging: Kartlegg hvor mye tid hvert teammedlem har bundet opp, sammenlignet med hvor mye tid som er tilgjengelig (dette gjøres best ved hjelp av en mal for kapasitetsplanlegging). Ta hensyn til ikke-fakturerbare ansvarsområder, planlagt PTO eller forpliktelser som faglig utvikling. Dette gir deg et bilde av hvor mye av teamets tid som er tilgjengelig. Hvis du bruker underleverandører eller frilansere, bør du be dem oppgi tilgjengeligheten sin hver uke eller måned, i tilfelle du må avlaste teamet hvis arbeidsbelastningen blir for stor.
- Foreta ressursallokering før oppstart: Når du planlegger nytt arbeid, bør du begynne å allokere ressurser før oppstart og ta deg tid til å få alle på plass og oppdatert før det faktiske arbeidet begynner. Dette kan bidra til å spare tid når prosjektet først starter. For å allokere ressurser bør du se på arbeidsbeskrivelsen og hvilke ferdigheter som kreves. Designfasen for et nytt nettsted kan for eksempel trenge støtte innen brukeropplevelse, en designer og en utvikler for å starte arbeidet med informasjonsarkitekturen og noen skisser med lav detaljgrad.
Du kan rådføre deg med en innholdsekspert eller SEO-spesialist for å legge til rette for gode resultater i de senere fasene av prosjektet. - Balanser arbeidsbelastningen: Følg med på ressursene dine etter hvert som tidslinjer og omfang for prosjektene endres. La oss si at du planla at designeren din skulle arbeide med skisser i en to uker lang sprint, men at du fikk tilbakemeldinger fra interessenter som ville forlenge perioden til fire uker. Hvis hun var fullt booket med annet arbeid i den andre sprinten, kan hun ikke gjøre begge deler. For å balansere arbeidsbelastningen hennes har du to alternativer. Du kan utsette arbeidet i den andre sprinten med to uker eller tildele det til noen andre. Spørsmålet her handler om ferdighetssett. Noen designere kan være utskiftbare, men hvis det kreves en spesialisert ferdighet, er det ikke sikkert at arbeidet kan overføres til en annen designer.
- Analyser dataene: Se på tidligere resultater fra lignende prosjekter. På samme måte som når vi beregner omfanget av nytt arbeid, kan vi se på data fra verktøyene våre for oppgavehåndtering for å forstå hvilke trinn som må gjennomføres, og hvor lang tid disse trinnene tok i lignende prosjekter. På denne måten får vi et grunnlag å planlegge ut fra. Sørg for å justere for variasjoner i ferdighetssett og oppgavekompleksitet, og gjennomgå regelmessig tidsregistrering og data om ressursutnyttelse for å få verdifull innsikt i ressursenes resultater.
- Planlegg og kommuniser på forhånd: Selv om noe av det vi har diskutert her virker intuitivt, er det ikke alltid slik. Ikke alle tenker på hvordan prosjektets fremdrift (om det ligger foran eller etter planen) kan påvirke ressursstyringen eller til og med prosjektplanleggingen for nye prosjekter. Ressursmøter der man diskuterer teamets nåværende arbeidsbelastning og potensielt fremtidig arbeid, kan være til stor hjelp når det gjelder å oppdage ressursbehov og balansere arbeidsbelastningen.
Programvareverktøy for styring av kreative ressurser
Det finnes mange verktøy for prosjektstyring i kreative byråer som også kan hjelpe med ressursstyring.
Når du velger programvare for ressursstyring eller programvare for styring av kunderessurser, bør du velge et verktøy som kan vise deg ulike ressursallokeringer og hvilken innvirkning de har på prosjektets tidslinje og omfang. Da sparer du verdifull tid og innsats som du ellers ville brukt på å sammenligne dette manuelt.
Mange verktøy for ressursstyring er svært datadrevne, og det er flott, men det er helt annerledes når du jobber med kreative hoder. Hjernen deres handler ikke om data, tall, logistikk eller budsjetter.
Hvis kostnad er en faktor, kan du også prøve et gratis verktøy for ressursstyring for å komme i gang.
Hvis du er fornøyd med prosjektstyringsprogramvaren din, men den ikke har integrert ressursstyring, bør du vurdere å velge ett eller flere verktøy med integrasjoner som gjør nettopp det. Våre favorittverktøy for ressursstyring av kreative prosjekter inkluderer:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Hvis du ser etter programvare som er utviklet for styring av markedsføringsressurser, kan du prøve denne listen over programvare for ressursstyring innen markedsføring eller listen vår over verktøy for medie- og ressursstyring.
Hva skjer videre?
Selv om denne artikkelen skulle hjelpe deg med beste praksis for styring av kreative ressurser, er det mer å lære. Bli med i fellesskapet vårt for å lese mer om ressursstyring fra andre praktiserende prosjektledere. Du får også tilgang til over 100 maler, eksempler og prøvefiler for viktig prosjektdokumentasjon, som Gantt-diagrammer og ressursplaner.
