Lærdommer & historier fra en fjernarbeidende prosjektleder (med Natalie Semczuk fra Talkanatalk)

Les transkripsjonen:

Vi prøver ut å transkribere podkastene våre ved hjelp av et dataprogram. Tilgi eventuelle skrivefeil, siden roboten ikke er korrekt 100 % av tiden.

Ben Aston:

Takk for at du lytter. Jeg heter Ben Aston, og dette er The Digital Project Manager-podkasten.
I dag har jeg med meg Natalie Semczuk. Natalie, takk for at du blir med i programmet. Dette er faktisk første gang i den digitale prosjektledelsespodkastens historie at en gjest kommer tilbake, så dette er en stor dag.
I dag skal vi snakke om prosjektfeil. Vi skal snakke om lærdommer, Natalies fantastiske DPMish-nyhetsbrev og alt annet vinden måtte føre oss til.
Så, Natalie, vi ble litt kjent med deg sist. Hvis du lurer på hvem Natalie er, kan jeg lese fra biografien hennes. Jeg synes alltid det er pinlig når folk gjør dette, så beklager. Dette er det noen – det kan ha vært Natalie, men noen skrev dette om Natalie: «Natalie er en konsulterende digital prosjektleder som arbeider eksternt. Hun bor sørvest i USA og arbeider hovedsakelig med små og mellomstore byråer med interne webavdelinger, der hun leder digitale prosjekter og innfører prosesser som hjelper design- og utviklingsteam. Hun spesialiserer seg også på å innføre prosjektsystemer på tvers av eksterne team.»
Natalie har skrevet en rekke artikler om ekstern prosjektledelse, så les dem hvis du er ekstern prosjektleder. Hun driver også PM Reactions-bloggen. Hun liker dystopisk skjønnlitteratur, yoga og å drikke for mye kaffe. Hun har nylig kommet tilbake fra ferie, så det er ekstra hyggelig å ha henne med i dag.
Egentlig høres det å bo sørvest i USA litt ut som om du skjuler deg for noen.

Natalie:

Nei. Jeg er i Arizona. Jeg har flyttet en del de siste årene, og det ble litt slitsomt å oppdatere biografier og fortelle folk: «Jeg er faktisk ikke i den delstaten lenger. Jeg flyttet forrige uke.» Så jeg har prøvd å være litt mer generell når jeg beskriver hvor jeg bor.

Ben Aston:

Ja, da slipper du å oppdatere det, så det er bra. Kult.
Hvordan er Arizona på denne tiden av året?

Natalie:

Det er vakkert. Vi nådde en milepæl denne uken. Vi har ikke lenger temperaturer over 100 grader, så nå er det offisielt høst.

Ben Aston:

Iskaldt, iskaldt.
Jeg var i Atlanta denne uken. I Vancouver, der jeg er nå, er det for øyeblikket rundt 40 et eller annet. Jeg prøver å bruke amerikanske temperaturer. Jeg vil si at det er 8 grader. Men i Atlanta var det rundt 80, altså litt over 30 grader, og det var varmt og svett. Det var helt sprøtt. Og da jeg kom tilbake til Vancouver, frøs jeg.
Men jeg er nysgjerrig: Hva kaller man egentlig noen fra Arizona?

Natalie:

Jeg tror det.

Ben Aston:

Hvor drar du på ferie? Det høres jo ut som om du bor i en fin del av verden. Hvor drar noen fra Arizona på ferie?

Natalie:

Jeg bor i et fint område. Jeg er omtrent tre timer fra Grand Canyon, noe som er ganske kult. For det meste finner vi alle veien ut herfra om sommeren, fordi det blir så varmt. Jeg husker ikke omregningen, men i Fahrenheit er det rundt 120 om sommeren, og 115 mesteparten av tiden. Derfor drar folk til fjellene eller forlater delstaten helt, noe jeg egentlig støtter fullt ut.

Ben Aston:

Det er 46 grader celsius, for alle dere andre i verden som bruker celsius. 46 grader – halvveis til kokepunktet.
Fortell meg om det. Jeg vet at du er ekstern prosjektleder og har gjort det en stund, men hva er greia? Hvorfor valgte du ekstern prosjektledelse? Eller valgte det deg?

Natalie:

Ja, det var litt av begge deler. Jeg elsker det. Jeg jobbet fulltid på kontorer på stedene jeg bodde i lang tid, og begynte å frilanse ved siden av. Den eneste måten det virkelig fungerte på, var å frilanse for selskaper som arbeidet eksternt. De første kontraktene mine var stort sett eksterne, og jeg fant ut at jeg likte denne livsstilen veldig godt. Jeg kan velge timeplanen min og bestemme langt friere hva jeg bruker tiden på, fordi jeg ikke er bundet til et kontor, pendling eller lignende. Men jeg vet ikke om folk innser hvor fantastisk ekstern prosjektledelse er, fordi vi kan få arbeidet gjort veldig enkelt. Ingen avbryter oss. Samtidig har jeg fordelen av å snakke og kommunisere som levebrød, så jeg føler meg egentlig aldri ensom.

Ben Aston:

Det høres ganske idyllisk ut.
Med all denne effektiviteten og muligheten til å styre tiden din selv – hva gjør du på fritiden? Det dekket vi egentlig ikke sist. Hva gjør en prosjektleder på fritiden, bortsett fra å være prosjektleder?

Natalie:

Jeg har definitivt litt problemer med balansen mellom jobb og fritid noen ganger. Jeg tror frilansdelen også spiller inn. Når du ikke arbeider, tenker du på hva du kunne ha gjort med tiden. Men jeg liker å utforske området. Som du sa, bor jeg i en veldig flott del av landet. Sedona ligger i nærheten, Grand Canyon, alle disse fantastiske fjellene, stiene og lignende. Jeg liker å dra ut dit, gå på tur, kjøre utenfor vei, utforske og ta bilder. Jeg har ikke våget meg ut på camping ennå, fordi det finnes mange skumle insekter her, men jeg kommer dit etter hvert.

Ben Aston:

Du trenger bare en fluesmekker, spray eller en pistol.

Natalie:

Da ville jeg vel passet inn.

Ben Aston:

Kult.
En ting jeg har ment å spørre deg om: Hva skjedde egentlig med PM Reactions-bloggen din? Den har stått stille – har den forsvunnet og blitt til DPMish? Hva er greia?

Natalie:

Nei, den er fortsatt der. Alle gif-ene og memene er der. Hver—

Ben Aston:

Sist oppdatert andre april.

Natalie:

Jeg vet.
Jeg har en hel mappe med gif-er klare. Jeg merker dem etter følelse. Før pleide jeg å laste opp rundt 50 om gangen og publisere dem automatisk, men det er gått litt for lang tid. Nå er jeg flau.

Ben Aston:

Kanskje du kan ta det med i nyhetsbrevet ditt – bare en idé.

Natalie:

Jeg liker ideen.

Ben Aston:

Det er et par måneder siden vi snakket sist. Bortsett fra ferien, hva annet er nytt? Hva har du arbeidet med? Har du funnet noen nye, kule verktøy? Hva er nytt?

Natalie:

Jeg har gjort et par nye ting. Jeg avsluttet noen prosjekter i sommer. Rett etter ferien begynte jeg på et nytt prosjekt med et byrå i New York. Før det arbeidet jeg med et byrå i Montreal, og det har vært flott. Jeg har arbeidet med mange ulike kundeprosjekter, og i tillegg med mer strukturerte byråer som alle arbeider på samme sted, men støtter eksternt arbeid. Jeg er den eneste som arbeider eksternt på fulltid. Det har vært veldig fint å se prosessene deres, hvordan de organiserer ting og bidra til endringene.
Jeg har ikke brukt så mange nye verktøy nylig. Jeg har blitt veldig opptatt av TeamGantt og Gantt-diagrammer. Jeg brukte det på ett prosjekt for lenge siden, sluttet en stund og begynte så igjen – nå lærer jeg hvordan det fungerer på nytt. Jeg prøver å komme på andre kule verktøy. Jeg har brukt MeisterTask, som minner om Trello. Jeg vet ikke hvordan det fungerer med et team, men med et svært lite team av frilansere har det fungert ganske bra.
Jeg tror det var alt.

Ben Aston:

Fint.
Jeg har aldri hørt uttrykket «jeg arbeider eksternt» før. Er det det du kaller deg selv i biografien?

Natalie:

Noen ganger, ja. Jeg vet ikke om det er offisielt, men jeg sier bare det.

Ben Aston:

Og jeg er nysgjerrig på noe som kan være interessant å komme inn på. Du arbeider som digital prosjektleder, eksternt. Du arbeider med byråer overalt – i New York, Montreal og andre deler av USA. Hvordan får du disse eksterne prosjektlederoppdragene?

Natalie:

Å, du. Jeg tror det er et av de største spørsmålene innen frilans generelt. Da jeg begynte, så jeg etter personer som ønsket å ansette sin første prosjektleder, fordi de ikke var helt sikre. Når man ansetter noen for første gang, er man ofte usikker på hvor mye arbeid man har til å fylle arbeidsdagen deres. Det var der jeg fant min plass. Når det gjelder ekstern prosjektledelse for byråer og større selskaper, har mye kommet gjennom jungeltelegrafen. Man kjenner én person som går til et annet byrå, og som kjenner noen som leter etter hjelp. Eller man er synlig, holder innlegg på konferanser, skriver artikler og lignende.
Vanligvis kommuniserer jeg ikke først med personen som trenger å samarbeide med meg. Det er ofte en annen prosjektleder som trenger mye hjelp, har innsett det og ønsker å få det til å fungere. Eller en bedriftseier som forstår at teamet kanskje trenger mer kapasitet og bør ansette. Så det er en blanding.

Ben Aston:

Velkommen tilbake til Digital prosjektledelse-podkasten for del to, etter at Natalie og jeg – eller hovedsakelig jeg – opplevde et tragisk internettbrudd. Det er livets skjønnhet.
Natalie, takk for at du fortalte oss hvordan du får eksterne prosjektlederoppdrag. Jeg må høre på podkasten for å finne ut hva du sa, men—

Natalie:

Forhåpentligvis var det bra.

Ben Aston:

Fordi jeg forsvant. Men la oss snakke om artikkelen din. Hvis du ikke har rukket å lese Natalies siste artikkel på theDigitalProjectManager.com, bør du gå inn og lese den. Vi har kalt den «Hvorfor og hvordan man dokumenterer lærdommer». Det geniale er at den ikke bare består av kjedelig teori – vi har inkludert, eller Natalie har laget, noen virkelig nyttige maler for lærdommer som du kan laste ned. Hvis du prøver å laste dem ned og har en annonseblokkering, må du slå den av, ellers fungerer det ikke.
Men hater du ikke når du finner en mal og tenker: «Ja, det høres bra ut», men ikke aner hvordan du skal bruke den? Det fine er at vi, i stedet for bare å gi deg en tom mal, har lagt inn litt inspirasjon for prosjektledere. Og ja, det er en gyldig emneknagg, tror jeg – snart. Vi har fylt inn noen lærdommer, slik at du får et forsprang når du skal fylle ut malen. Så la oss snakke litt om lærdommer. Hvorfor er lærdommer i det hele tatt en greie, Natalie? Er ikke det bare det samme som en prosjektevaluering? Hva er greia med lærdommer?

Natalie:

Jeg vet at det finnes et offisielt PMI-rammeverk for dette. Jeg er ikke formelt utdannet innen det, men jeg ser det slik: Prosjektevalueringer er veldig nyttige sammen med teamet ditt på slutten av et prosjekt. Men for å skape varig endring og forstå hvor ting stadig går galt eller gjøres bra, og hvordan man kan bruke dette på tvers av flere prosjekter – særlig hvis man arbeider langsiktig i et byrå eller med de samme menneskene – er det svært viktig å følge med på og forstå dette, og utvikle seg gjennom erfaringene.

Ben Aston:

Kult. Ja, det tror jeg stemmer.
Hvorfor tror du det er slik? Opplever du at prosjekter stadig har de samme problemene? Det må være interessant for deg å arbeide med ulike byråer og team. Skriver du de samme lærdommene hver gang du arbeider med forskjellige byråer, eller hvordan fungerer det?

Natalie:

Ja. Etter min erfaring er det alltid de samme feilene og de samme problemene. Alle har disse fellestrekkene. Det ser man på alle slags konferanser i bransjen. Man hører foredrag om å overvinne dette prosjektproblemet eller det prosessproblemet innen design. Jeg tror definitivt at alle byråer har den samme overordnede feilen, smerten eller utfordringen i prosessene sine. Det er alltid interessant å se hvordan ulike team overvinner eller håndterer dette hvis de ennå ikke har funnet ut hvordan de skal løse det. Det har vært svært viktig for meg, og jeg liker å kunne følge med på hva jeg lærer og ser, og hvordan det kan endre perspektivet mitt når jeg går inn i andre prosjekter med andre selskaper.

Ben Aston:

Hva er de tre vanligste problemområdene du tror prosjektledere møter?

Natalie:

Jeg tror det alltid finnes utfordringer knyttet til estimering, prosjektoppstart og forventninger til prosjektet. Det er svært vanskelig. Det er sikkert skrevet bøker om estimering, og det er alltid vanskelig å finne en måte å estimere eller planlegge prosjekter nøyaktig på hvis man ikke gjør estimater på forhånd. Jeg tror tidsplaner og uforutsette hindringer alltid er et problem. Hvis en kunde for eksempel må utsette noe av en bestemt grunn. Selv med en solid prosess er det vanskelig å planlegge for det ukjente. Jeg har derfor alltid sett lignende utfordringer rundt dette.
Hvis en kunde må utsette noe i seks uker, kan vi ha en prosess for kontraktsforpliktelser eller for hvordan vi bygger prosjektet opp igjen, men vi har ikke alltid en god måte å håndtere dette på når det gjelder kapasitet eller ressurser. Den tredje tingen er å håndtere alles forventninger. Det finnes mange gode måter å dokumentere og oppdatere folk på i møter og lignende, men det vil alltid være en form for forventningsstyring, særlig i mer smidige og samarbeidende team. Det er vanskeligere fordi man ikke alltid har én sann informasjonskilde. Det er vanskeligere å sikre at alle trådene lukkes og håndteres på riktig måte.

Ben Aston:

Ja, absolutt. Jeg synes det er gode poenger.
Som en liten forhåndsvisning til dere som lytter på podkasten: Jeg arbeider for tiden med en stor artikkel om estimering, som Natalie påpekte er noe vi ofte sliter med. Den lanseres i løpet av de neste ukene, så følg med på den.
For min del er et av de vanligste problemområdene alltid knyttet til eierskapet til krav. Det fungerer forskjellig i ulike team, men det er alltid en viss usikkerhet rundt hvem som faktisk eier de tekniske kravene. Begynner det hos arkitekten for brukeropplevelse? Hvilken rolle har forretningsanalytikeren? Hvilken rolle har teknologidirektøren? Hvilken rolle har prosjektlederen? Hvem definerer egentlig nøyaktig hvordan dette skal fungere og hvilke krav som gjelder? Når vi gjennomfører stadig mer tekniske prosjekter, er det ikke bare et problem å eie kravene, men også å håndtere dem når de utvikler seg gjennom prosessen. Jeg tror dette stadig dukker opp. En del av grunnen er at hvordan eierskapet endres gjennom et prosjekt, avhenger av hvor godt teamet samarbeider, hvem som er på teamet og hva slags prosjekt det er. Derfor er det svært vanskelig å lage én prosess som fungerer for alt, på tvers av alle prosjekter og team. Men har du opplevd dette?

Natalie:

Ja. Jeg kunne ikke ha sagt det bedre selv. Det er alltid en stor utfordring for meg. Du har rett: Kjernen er at man ikke alltid kan lage en prosess som fungerer perfekt for alle mennesker og hvert trinn i samarbeidet. Så ja, det er et svært reelt problem for meg. Jeg føler at jeg går gjennom dette akkurat nå.

Ben Aston:

Når du tenker på den viktigste lærdommen du har fått i karrieren så langt, hva vil du si at den er?

Natalie:

Det er en generell lærdom, men man må aldri, aldri, aldri anta noe. Det har vært så mange ganger der jeg har holdt tilbake det jeg tror er et dumt spørsmål. Eller jeg kan sitte i et møte der det blir tatt en beslutning, men jeg forstår den ikke helt, og lar være å be om en avklaring. Hver gang jeg har gjort det, har jeg angret. Enten har det kommet tilbake og rammet meg, eller så har noen andre stilt spørsmålet og satt i gang en enorm diskusjon fordi alle andre også lurte på det.
Jeg prøver derfor virkelig å aldri anta at andre vet ting, enten jeg kommuniserer med dem som kunde eller ikke. Jeg antar heller ikke at jeg ikke bør stille et spørsmål eller be om en avklaring. Det blir mye enklere å håndtere fordi jeg arbeider på et helt jevnt grunnlag hvis jeg ikke antar noe, spør om alt, sier alt og avklarer det som trengs. I det minste er det sagt høyt og noe man kan snakke om, og det har hjulpet mye.

Ben Aston:

Jeg synes det er flott. Mindre erfarne prosjektledere kan bli fristet til ikke å stille det de tror er et dumt spørsmål, fordi de ikke vil virke som om de ikke vet hva de snakker om. Man vil ikke fremstå som dum, men det er et godt råd å være den som stiller dumme spørsmål og være komfortabel med det. Det er sannsynligvis ikke et dumt spørsmål, og når man tar opp slike spørsmål, kan det ofte sette i gang tanker som andre ikke har tenkt på. Man lærer selvfølgelig ikke hvis man ikke stiller dumme spørsmål, så det er svært nyttig å stille spørsmål og ikke anta noe.
For meg var den største lærdommen noe jeg lærte tidlig i karrieren. Vi arbeidet med en stor forbrukerelektronikkmerkevare og hadde en svært interessant kunde. Han nektet å godta kostnader. Han arbeidet alltid ut fra tanken: «La oss bare ha en gentlemanavtale og finne ut av det på en rettferdig måte etterpå.» Selvfølgelig ble det aldri rettferdig. Vi gikk på noen smeller. Til slutt sa vi opp kunden, men vi ble virkelig hardt rammet. Vi tenkte: «Vi er i panikkmodus. Vi må bare få dette gjort. Vi må nå fristen. Det er en stor mediekampanje som snart skal lanseres. La oss gjøre arbeidet og finne ut av kostnadene etterpå.»
Dette har faktisk skjedd flere ganger, også med personer jeg har ledet. Gå aldri med på å gjøre arbeidet før dere er enige om hvem som skal betale for det, særlig hvis kunden mener det er din feil og du mener det er kundens feil. Sørg for at dere blir enige om kostnadene på forhånd. Ellers får du store problemer. Der har du ukens lærdom fra meg.
Kult. Men helt til slutt: Natalie, vil du fortelle litt om DPMish? Vi nevnte det tidligere, men fortell oss om dette nye nyhetsbrevet du har laget.

Natalie:

Ja. Det er et ukentlig nyhetsbrev som sendes ut hver fredag morgen, med fokus på prosjektledelse. Jeg prøver å se på prosjektledelse på en annen måte. Siden det er et mer personlig nyhetsbrev, prøver jeg å dele erfaringene mine, det som er relevant for meg den uken, og noen interessante lenker å lese. Kanskje ting som ikke er direkte knyttet til prosjektledelse, men som kan være interessante for oss alle siden vi berører så mange ulike områder i prosjektene våre. Denne uken lanserte jeg en ny spalte med Patrice Embry fra PM Advice-bloggen. Vi har en «spør en prosjektleder»-spalte med noen utgaver mellom hver gang. Du kan sende inn spørsmålene dine, og hun svarer på dem. Det er ganske fantastisk. Jeg er veldig spent på ukens tema. Det ble sendt ut i morges, og en lenke til nyhetsbrevet vil snart finnes på DPMish.com.

Ben Aston:

Flott, kult. Da avslutter vi her. Natalie, tusen takk for at du ble med i den andre podkasten vi har spilt inn sammen i dag. Forhåpentligvis faller alt vakkert på plass. Hvis du vil bidra til samtalen eller laste ned malen for lærdommer, kan du gå til theDigitalProjectManager.com og se nærmere på den. Husk også å bli med i Slack-teamet vårt, der du finner mange interessante samtaler, særlig i teamet eller kanalen for eksterne prosjektledere. Av alle kanalene som finnes, er det mye prat der hele tiden om hva folk har på seg og om de skal gå og ta en kaffe. Det er alltid underholdende å følge diskusjonen, selv om du ikke er ekstern prosjektleder. De snakker alltid om interessante ting. Så sjekk det også ut. Men frem til neste gang: Takk for at du lyttet.