10 Migliori Pratiche per la Rilevazione del Tempo: Ottieni i Dati di Tempo che Ti Servono

1. Evita di utilizzare il monitoraggio del tempo in modo punitivo
2. Automatizza il monitoraggio del tempo
3. Effettua controlli a campione
4. Guarda al passato quando pianifichi il futuro
5. Usa i dati per sostenere le tue argomentazioni
6. Raccogli feedback dai membri del team
7. Porta i dati nelle retrospettive degli sprint
8. Analizza i dati tra i progetti
9. Stabilisci parametri di riferimento per le prestazioni
10. Verifica regolarmente le pratiche di monitoraggio del tempo

1. Evita di utilizzare il monitoraggio del tempo in modo punitivo

Sebbene il monitoraggio del tempo possa aiutarti a capire la redditività, soprattutto se il tempo dei membri del tuo team è fatturabile e hai concordato con i clienti una determinata quantità di lavoro da addebitare, non dovresti mai utilizzare i dati raccolti in modo punitivo (questo farà solo odiare ancora di più al team questa pratica, ed è una delle ragioni costanti per cui il monitoraggio del tempo può essere controproducente, secondo molti team).

Quando si osserva un insieme di compiti e membri del team, può essere ovvio che un membro senior o più esperto impiegherà meno tempo per completare una task rispetto a un nuovo assunto o a un collaboratore junior. Ma cosa succede quando i dati del sistema mostrano che un dipendente procede a un ritmo meno che ottimale?

Usare i dati del monitoraggio in modo punitivo è una ricetta per spingere i dipendenti a falsificare i fogli presenze o a riportare dati inaccurati. Anche se puoi usare i dati raccolti per avviare una conversazione su una possibile sotto-performance, non dovrebbero mai essere l’unico fattore di discussione.

2. Automatizza il monitoraggio del tempo

Anche se avere un monitoraggio automatico del tempo sembra qualcosa di futuristico, i software per il rilevamento delle ore possono aiutare a renderlo (quasi) realtà. Un software di rilevazione che si integra nel tuo strumento di project management o come estensione per Chrome può automatizzare il monitoraggio in tempo reale: si tratta di uno dei vantaggi principali del software di monitoraggio del tempo.

I membri del team (incluso tu) possono avviare un timer ogni volta che viene iniziato un compito e fermarlo o metterlo in pausa all’occorrenza. In base al software scelto, potresti anche essere in grado di impostare notifiche per ricordarti di avviare il timer quando inizi una task.

Più ogni membro deve pensare al monitoraggio del tempo, più sarà difficile far adottare uno strumento dedicato al team. Se non puoi automatizzare del tutto il monitoraggio (o usare AI per il monitoraggio del tempo), valuta l’uso di un’app per i timesheet o altre soluzioni digitali, così che il team non debba compilare ogni foglio presenze a mano. Questo può semplificare il lavoro di tutti (inclusi i responsabili di progetto).

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3. Effettua controlli a campione

Come project manager, dovresti rivedere regolarmente l’utilizzo del tempo del team, sia per le ore fatturabili che per quelle non fatturabili. Potrebbe significare analizzare i dati ogni settimana o dopo ogni sprint. Avvicinandoti alla fine del periodo di contratto, potrebbe essere necessario fare controlli anche giornalieri per garantire che il team non superi le ore assegnate.

Questa analisi approfondita e costante dei dati temporali aiuta nella gestione dei rischi, permettendoti di rilevare eventuali problemi sulle tempistiche e sul ritmo di lavoro. Risolvere questi problemi quando sono ancora piccoli è certamente più semplice che intervenire successivamente, quando potrebbero essere diventati ormai gravi.

Ad esempio, se dopo tre settimane di un progetto di tre mesi ti rendi conto che il tuo team avrebbe dovuto utilizzare solo 750 delle 3000 ore disponibili, ma ne ha già consumate 1000, hai delle opzioni.

Puoi chiedere loro di rallentare l’utilizzo oppure informare il cliente o gli stakeholder che potresti esaurire le ore prima della fine del contratto o del progetto e che potresti aver bisogno di una variazione d’ordine. Se aspetti che il tuo team abbia consumato 2999 delle 3000 ore, non avrai più tante possibilità di correggere la rotta.

4. Guarda indietro quando pianifichi il futuro

I dati del time tracking possono aiutarti a prevedere quanto tempo richiederanno attività specifiche. Ad esempio, se gestisci progetti di sviluppo web, potresti voler esaminare gli ultimi tre o cinque progetti per determinare quanto tempo ci è voluto per impostare l’ambiente di sviluppo, progettare la homepage o configurare l’analytics.

Anche se i progetti possono variare per dimensioni e ambito, avere dei dati a livello di attività può aiutare te e il tuo team a pianificare meglio i progetti e a creare stime di progetto più accurate in futuro.

Ipotizziamo che tu debba stimare e pianificare il tempo necessario per ridisegnare un sito di e-commerce di medie dimensioni. Molto probabilmente dovrai aumentare il tempo rispetto a quanto impiegato nel ridisegnare il sito di una piccola organizzazione non profit con funzionalità limitate. Tuttavia, i dati possono ancora fornirti un buon punto di partenza per un progetto più complesso (specialmente se utilizzi le migliori pratiche per la gestione progetti nelle organizzazioni non profit).

5. Usa i dati per sostenere la tua posizione

Quando comunichi con stakeholder o clienti chiave sull’avanzamento di un progetto, avere dati a supporto può facilitare la conversazione. La maggior parte degli stakeholder di un progetto dovrebbe comprendere l’importanza della gestione del tempo. 

Ad esempio, se riesci a dimostrare che un sviluppatore tende a sottostimare il tempo necessario per completare attività chiave quando vai a parlarne col suo responsabile per discutere le regolazioni necessarie, avrai dati specifici che mostrano dove le stime non corrispondono alla realtà. Il responsabile sarà così in grado di approfondire e capire che si tratta di un problema di stima, non di gestione del tempo.

Allo stesso modo, se devi discutere con uno stakeholder o lo sponsor di progetto sulle criticità relative alle tempistiche o al tasso di consumo delle ore, utilizzare dati raccolti tramite il time tracking o, ancora meglio, attraverso un audit del tempo, ti conferisce maggiore credibilità e oggettività rispetto al basarsi su esempi aneddotici.

6. Raccogli feedback dal team sulle metodologie di rilevamento delle ore utilizzate

Il rispetto delle regole di time tracking da parte del team è fondamentale. Ecco perché dovresti verificare periodicamente con il tuo team se hanno feedback su come viene monitorato il tempo. Potrebbero avere idee per ottenere più informazioni dai dati di time tracking (monitorando per attività o funzionalità anziché per progetto o in altro modo) oppure suggerimenti per semplificare l’inserimento dei dati.

Mi è capitato di lavorare con team che hanno sperimentato nuove modalità di rilevamento del tempo a beneficio di tutti. Alcuni hanno provato strumenti o metodologie diversi, come la pianificazione a blocchi per aumentare l’efficienza, o il monitoraggio per funzionalità anziché per singole attività.

7. Se lavori in modalità agile, porta i dati del time tracking nelle retrospettive di sprint per stimolare la discussione

Quando si parla di gestione progetti agile, una retrospettiva di sprint offre al team l’opportunità di riflettere sullo sprint appena concluso e su come possa migliorare in quello successivo.

Avere dati su come il team ha speso il proprio tempo durante lo sprint può fornire informazioni preziose da sfruttare per il prossimo sprint. Informazioni sul ritmo dello sprint, sul tempo impiegato per specifiche attività o funzionalità, o su quanto il team si è avvicinato alle stime iniziali sono tutti dati estremamente utili che si possono ricavare dal time tracking.

8. Analizza i dati raccolti tra i diversi progetti per individuare le tendenze

Se i tuoi strumenti di time tracking dispongono di funzionalità di reportistica (o se utilizzi strumenti open source per report in combinazione), potresti sfruttarli per esaminare le registrazioni delle ore tra membri del team e progetti diversi, individuando così tendenze. Anche se non puoi automatizzare questo tipo di reportistica, è proprio per questo che esistono i fogli di calcolo!

Analizzare come i membri del team utilizzano le proprie ore di lavoro può aiutarti a prendere decisioni migliori riguardo l’assegnazione delle risorse ai progetti. Ad esempio, se un membro del team riesce a risolvere dieci ticket di bug nello stesso tempo in cui un altro ne risolve cinque, può valere la pena approfondire la questione.

Supponendo che tutti i ticket siano di dimensioni e portata simili, comprendere l'efficienza con cui i membri del team lavorano può aiutare te e i tuoi colleghi a prendere decisioni migliori in merito all'assegnazione delle risorse.

9. Usa il monitoraggio del tempo per stabilire parametri di riferimento per la performance del team

Avere un'idea di quante ore dovrebbe richiedere un'attività può aiutarti, come project manager, a capire quale sia il carico di lavoro ragionevole da aspettarsi da un membro del tuo team. I dati raccolti dal monitoraggio del tempo su un periodo prolungato possono aiutarti a stabilire parametri di riferimento per la quantità di lavoro che ci si può attendere dai membri del team.

Ad esempio, se una delle responsabilità del tuo team è creare formazione e documentazione alla fine di ogni progetto, dovresti analizzare i dati provenienti dalla tua app di monitoraggio del tempo per capire quanto tempo sia stato impiegato per queste attività alla fine di ciascun progetto.

10. Verifica regolarmente le pratiche di monitoraggio del tempo e le registrazioni del team

Disporre di buoni dati dipende fortemente dall'avere fogli ore accurati all'interno del sistema di monitoraggio del tempo. In qualità di project manager, potresti voler verificare regolarmente le tue pratiche di monitoraggio del tempo per assicurarti di ottenere le informazioni più preziose dai dati. Puoi farlo come attività isolata o come parte di una più ampia verifica di progetto.

Questo processo potrebbe consistere in controlli a campione delle schede orarie per assicurarsi che i tempi siano inseriti correttamente e che tutti i membri del team consegnino i fogli ore completati a fine settimana. Anche se abbiamo già discusso di non utilizzare i dati del monitoraggio del tempo in modo punitivo, potrebbe essere necessario prevedere delle conseguenze per i membri che non compilano i report delle ore come richiesto.

Metodi di monitoraggio del tempo

Esistono molti modi in cui i team di progetto possono monitorare e segnalare il tempo impiegato per svolgere il proprio lavoro. Ecco alcuni dei metodi più popolari di monitoraggio del tempo:

Monitoraggio manuale del tempo

Il monitoraggio manuale del tempo può avvenire scarabocchiando le informazioni su un post-it vicino al monitor con carta e penna, e poi inviandole via email o tramite un foglio ore aziendale ogni giorno o settimana. 

Indipendentemente da come la tua organizzazione definisca il monitoraggio manuale del tempo, di solito è il metodo più dispendioso in termini di tempo per la rilevazione delle ore lavorative. L'unica eccezione può essere se sei un libero professionista e devi accedere a diversi sistemi ogni giorno per registrare le tue ore. In questo caso, può essere più efficace tracciare e inviare le ore manualmente una volta al giorno (o una volta a settimana, se possibile).

Monitoraggio automatico del tempo

Il monitoraggio automatico del tempo è pensato per facilitare la rilevazione delle ore collegate a compiti specifici. Questo può avvenire avviando un timer direttamente nel tuo software di project management o utilizzando un'estensione di Chrome oppure un'integrazione fornita dal tuo software per tracciare nativamente il tempo speso su un determinato task. La maggior parte degli strumenti di monitoraggio del tempo basati su AI offre anche questa funzionalità.

Monitoraggio delle ore per attività

Indipendentemente che la rilevazione sia automatica o manuale, può essere importante monitorare il tempo per singola attività. Ciò può semplificare i report e rendere più agevole la comunicazione con clienti o stakeholder. 

Ad esempio, se un team registra gli orari per progetto e uno stakeholder vuole sapere esattamente quanto tempo occorra per completare un'attività o sviluppare una certa funzionalità, sarà più difficile per te, in qualità di project manager, analizzare queste informazioni se dovrai ripercorrere tutte le registrazioni di progetto per determinare chi ha lavorato su quella attività o funzionalità, quando e per quanto tempo.

La rilevazione per attività può diventare più complicata se il tuo team tende a lavorare su più compiti in contemporanea. Diventa particolarmente difficile mantenere un registro ordinato se ti occupi di tre o più attività nell’arco di un’ora.

E ora?

Questa guida alla reportistica di stato del progetto è una lettura essenziale per i project manager che desiderano migliorare la comunicazione e i processi del proprio team.

Pensi che le tue pratiche di rilevazione delle ore necessitino di un aggiornamento? Se vuoi sapere come i tuoi colleghi gestiscono la registrazione delle ore (in assenza di regole chiare), diventa membro e unisciti alla conversazione su Slack con più di 1000 colleghi per scoprire come gestiscono questa attività nei loro progetti.