Come Creare un Flusso di Lavoro per la Gestione dei Progetti: 6 Passaggi

• Definire la sequenza delle attività e le loro dipendenze
• Attribuire la responsabilità a singoli o reparti per ogni fase del workflow

Processi di workflow ben progettati portano chiarezza, riducono la confusione e garantiscono il completamento sistematico del lavoro. Forniscono una rappresentazione visiva dell’intero processo che permette di identificare potenziali ostacoli e di mappare le dipendenze tra le attività. 

Ecco un esempio di uno dei workflow che probabilmente incontrerai nei tuoi progetti: approvazione dei deliverable di progetto.

1. Il team di progetto crea il deliverable, seguendo le indicazioni del brief e del project manager.
2. Il project manager revisiona il deliverable per assicurarsi che soddisfi le aspettative e gli standard degli stakeholder e/o del cliente.
3. Il project manager fornisce eventuali feedback al team, che poi lo aggiorna per rispondere a tali osservazioni.
4. Il project manager revisiona nuovamente il deliverable prima di inviarlo al cliente o agli stakeholder.
5. Il cliente/gli stakeholder esaminano il deliverable e lo approvano (oppure forniscono altri feedback, se necessario).
6. Il team di progetto effettua gli ultimi aggiornamenti e prepara i file finali.

Vantaggi dei workflow di gestione progetto

Ecco alcuni dei vantaggi che un workflow di gestione progetto efficiente offre:

• Migliore qualità del progetto: I workflow di gestione progetto includono fasi di approvazione e verifiche di qualità, così puoi assicurarti che ogni deliverable prodotto dal team sia del più alto standard possibile.
• Maggiore responsabilità e coinvolgimento: Con un workflow chiaro, ogni membro del team può vedere di quali compiti è responsabile e su cosa stanno lavorando gli altri colleghi. I deliverable e le attività è meno probabile che vengano trascurati, e i membri della squadra sono motivati a portare avanti il lavoro.
• Meno colli di bottiglia: Quando imposti il workflow, prevedi in anticipo dove potresti incontrare dei colli di bottiglia (ad esempio, approvazioni di design bloccate sul tavolo di un designer senior) e inserisci passaggi per risolverli (ad esempio, aggiungi più approvatori per la grafica).
• Aumento della produttività: Puoi eliminare passaggi o processi non necessari dal workflow consentendo al team di concentrarsi sul vero lavoro da svolgere, il che li aiuterà ad essere più produttivi.

Come creare workflow di progetto in 7 passaggi

Ecco 7 passaggi per creare un workflow di progetto.

1. Definisci gli obiettivi

Quando definisci gli obiettivi per il tuo progetto, sii specifico e misurabile. Questo ti permetterà di monitorare i progressi e determinare se il progetto è sulla strada giusta per il successo. I tuoi obiettivi possono comprendere risultati concreti, come un sito web completo o una strategia di marketing finalizzata.

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2. Identifica le attività

Scomponi il progetto in attività più piccole. Questo ti consente di concentrarti su singoli elementi e monitorare i dettagli chiave. Ogni attività dovrebbe avere un punto di inizio e una scadenza, oltre a criteri di completamento specifici. Questo aiuta a prevenire l’espansione dell’ambito e a mantenere il progetto in carreggiata.

3. Assegna le responsabilità

Assegnando le responsabilità e comunicando chiaramente i ruoli e le aspettative, puoi assicurarti che tutti comprendano i propri compiti.

Questo promuove la responsabilità e previene che i compiti vengano trascurati o dimenticati. Non dimenticare di considerare le competenze e l’esperienza dei membri del team di progetto nell’assegnare responsabilità specifiche.

4. Sequenzia i compiti

Un ottimo modo per sequenziare i compiti è tramite strumenti di creazione di diagrammi di flusso o diagrammi di workflow, come i diagrammi di Gantt o le bacheche Kanban. Visualizzando il flusso di lavoro ed eseguendo i compiti nella giusta sequenza, aiuterai il team a mantenere il flusso durante l’intero ciclo di vita del progetto.

5. Considera complessità e dipendenze

Quando assegni le tempistiche per ciascun compito, considera la loro complessità e le dipendenze e apporta le modifiche necessarie. Questo può aiutare a prevenire ritardi e promuovere la consegna puntuale delle tappe fondamentali del progetto.

Scadenze chiare aiutano i membri del team a dare priorità al lavoro e a gestire efficacemente il loro tempo. Software di workflow di processo, come ProcessMaker o alcune sue alternative, possono aiutare automatizzando l’assegnazione delle attività, monitorando i progressi e fornendo delle linee temporali visive che facilitano l’individuazione di potenziali colli di bottiglia e la modifica proattiva delle pianificazioni.

6. Monitora continuamente l’avanzamento

Traccia e monitora i progressi durante tutto il progetto. Questo ti aiuterà a individuare potenziali ostacoli e affrontare tempestivamente problemi o blocchi che potrebbero emergere. Manterrai il progetto nei tempi previsti e sarai in grado di reagire rapidamente e avvisare gli stakeholder se qualcosa va storto. L’utilizzo di software di workflow di progetto può semplificare questo processo, fornendo aggiornamenti in tempo reale, il monitoraggio delle attività e comunicazione centralizzata.

7. Genera insegnamenti

Una volta concluso il progetto, dedica del tempo a rivedere il workflow e individuare aree di miglioramento. Riflettere sia sui successi sia sulle difficoltà durante il progetto ti permette di identificare e applicare gli aggiustamenti necessari per i progetti futuri. 

Project management vs Gestione del workflow

Il project management implica la pianificazione, l’esecuzione e la consegna completa di un progetto, mentre la gestione del workflow riguarda specificamente i processi e i compiti all’interno di un progetto.

In altre parole, il project management comprende il “chi, cosa, quando, dove e perché” di un progetto, mentre la gestione del workflow riguarda il “come”—i processi che guideranno il team nell’esecuzione del piano di progetto.

Esiste anche una distinzione tra workflow e processi. I workflow sono i compiti specifici e sequenziali all’interno di processi aziendali più ampi che aiutano a raggiungere gli obiettivi organizzativi.

Come gestire i workflow

Ecco alcuni suggerimenti utili per una gestione efficace dei workflow:

1. Comunicazione chiara

Per gestire efficacemente i workflow digitali, dai priorità a una comunicazione chiara. Condividi aggiornamenti regolari con i membri del team e gli stakeholder per mantenere tutti informati e ridurre il rischio di malintesi. Affronta prontamente questioni o problemi per mitigarli e favorire un ambiente di lavoro positivo.

2. Delega

Delega compiti che altri possono svolgere, così puoi concentrarti su attività di project management di livello superiore come la pianificazione strategica e l’allocazione delle risorse. Inoltre, questo offre ai membri del team l’opportunità di sviluppare nuove competenze e assumersi responsabilità, favorendo una maggiore produttività e soddisfazione lavorativa.

3. Automatizza i compiti ripetitivi 

L’automazione libera tempo per attività più importanti o complesse, riduce il rischio di errori e aumenta l’efficienza del workflow complessiva. Esistono numerose soluzioni tecnologiche per l’automazione dei workflow — scopri di più sui benefici dell’automazione dei workflow qui.

4. Sfrutta la tecnologia

I software di gestione dei workflow sono progettati per migliorare le operazioni quotidiane della tua azienda automatizzando le attività e ottimizzando i processi (e ottimizzare tramite l’IA). Le soluzioni software sono ideali per semplificare processi ripetitivi (ad es. inserimento di nuovi dipendenti o workflow di approvazione), il che ti aiuta a garantire che le attività vengano completate puntualmente ed efficientemente.

Questi strumenti possono essere utilizzati insieme al tuo software di gestione progetti e altri strumenti presenti nel tuo stack tecnologico potrebbero già includere funzionalità esistenti per la gestione dei workflow.

5. Monitora i progressi

Per assicurarti che il tuo workflow sia sulla buona strada e allineato agli obiettivi del progetto, valuta regolarmente i progressi. Monitorare costantemente le attività ti permette di individuare tempestivamente potenziali problemi o colli di bottiglia e di prendere le azioni correttive necessarie. Incorporare l’analisi dei workflow in questo processo può anche aiutarti a valutare quanto bene funzioni ogni fase e se il flusso generale supporti gli obiettivi del progetto.

Organizza frequenti check-in con i membri del tuo team e sfrutta questi momenti per affrontare le sfide, trovare soluzioni e apportare le modifiche necessarie. Questo approccio proattivo aiuta a prevenire che i problemi si aggravino.

5 Best Practice per la Gestione dei Workflow di Progetto

Ecco 5 best practice per i workflow di gestione del progetto.

• Crea un piano ben definito. Definisci chiaramente l’ambito, gli obiettivi, le fasi del progetto e le risorse (potresti trovare utile iniziare con un modello di gestione del progetto). Con un piano solido, il team avrà una panoramica del workflow e saprà su cosa lavorare e quando.
• Comunica regolarmente con gli stakeholder. Tieni informati gli stakeholder su dove è richiesta la loro presenza nel workflow (ad es. per approvazioni) e sullo stato del progetto, coinvolgendoli nelle decisioni dove necessario. Questo aiuta a costruire fiducia e a gestire le aspettative.
• Favorisci un ambiente di lavoro che incoraggi la collaborazione promuovendo comunicazione aperta, condivisione di idee e lavoro di squadra. La collaborazione trasversale aiuta il team a sfruttare competenze e prospettive diverse. Questo è particolarmente importante per i workflow dei team creativi.
• Valuta continuamente il tuo workflow. Identifica le aree di miglioramento e accogli feedback dai membri del team e dagli stakeholder. Apporta le modifiche necessarie per aiutare i colleghi a completare i compiti con maggiore efficienza. Questo ciclo continuo di feedback contribuisce a workflow più agili.
• Festeggia i traguardi! Riconosci e celebra i traguardi e i successi all’interno del team. Questo aumenta il morale e mantiene i membri motivati anche durante periodi di intenso lavoro.

E ora?

Un workflow ben definito può ottimizzare i processi aziendali, ridurre gli errori e migliorare la gestione delle risorse e l’efficienza. Scopri come padroneggiare la gestione dei workflow con questi corsi sui workflow tenuti da esperti.

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