Come creare un flusso di lavoro per la gestione di un progetto: 6 passaggi

• Definire la sequenza delle attività e le loro dipendenze
• Assegnare la responsabilità delle singole fasi del flusso di lavoro a persone o reparti

Processi di flusso di lavoro ben progettati portano chiarezza, riducono al minimo la confusione e garantiscono il completamento sistematico del lavoro. Forniscono una rappresentazione visiva del processo complessivo che consente di identificare i potenziali ostacoli e di mappare le dipendenze tra le attività. 

Esempio di flusso di lavoro per la gestione dei progetti

Ecco un esempio di un tipo di flusso di lavoro che probabilmente incontrerai nei tuoi progetti: l'approvazione dei risultati del progetto.

1. Il team di progetto crea il risultato, seguendo le indicazioni del documento di incarico e del responsabile di progetto.
2. Il responsabile di progetto esamina il risultato per assicurarsi che soddisfi le aspettative e gli standard delle parti interessate del progetto e/o del cliente.
3. Il responsabile di progetto fornisce eventuali riscontri al team, che aggiorna quindi il risultato per tenere conto di tali riscontri.
4. Il responsabile di progetto esamina nuovamente il risultato prima di inviarlo al cliente o alle parti interessate.
5. Il cliente e le parti interessate esaminano il risultato e lo approvano (oppure forniscono riscontri, se necessario).
6. Il team di progetto apporta gli aggiornamenti finali e prepara i file definitivi.

Tipi di flussi di lavoro

Flussi di lavoro diversi per la gestione dei progetti organizzano attività, approvazioni e dipendenze in modi differenti. L'approccio più adatto dipende dal modo in cui lavora il tuo team e dal fatto che le attività debbano essere svolte in un ordine specifico.

• Flussi di lavoro sequenziali: le attività seguono un ordine fisso, con ogni fase completata prima dell'inizio della successiva. Ad esempio, un risultato passa dalla stesura alla modifica, all'approvazione e alla pubblicazione.
• Flussi di lavoro basati sullo stato: le attività passano tra stati definiti, come Da fare, In corso, In revisione e Completato. Possono tornare indietro quando sono necessarie revisioni, rendendo questo approccio utile per i progetti iterativi.
• Flussi di lavoro basati su regole o automatizzati: le attività seguono condizioni predefinite che determinano cosa accade dopo. Ad esempio, una richiesta di budget che supera un determinato importo potrebbe attivare automaticamente un'approvazione aggiuntiva.
• Flussi di lavoro paralleli: più attività si svolgono contemporaneamente invece di aspettare l'una l'altra. Ad esempio, progettisti e redattori pubblicitari possono lavorare su componenti separati di una campagna prima di combinare i rispettivi risultati.
• Flussi di lavoro multipli: diversi flussi di lavoro collegati operano all'interno dello stesso progetto, ciascuno con le proprie attività e responsabilità. Ad esempio, il lancio di un sito web potrebbe coinvolgere flussi di lavoro separati per contenuti, design e sviluppo, coordinati attorno a traguardi intermedi condivisi.

I progetti spesso combinano questi approcci per adattarsi alle diverse attività, ai team e ai requisiti di approvazione.

Come creare flussi di lavoro di progetto in 7 passaggi

Ecco 7 passaggi per creare un flusso di lavoro di progetto.

1. Definisci gli obiettivi

Quando definisci gli obiettivi del tuo progetto, sii specifico e misurabile. Questo ti permetterà di monitorare i progressi e determinare se il progetto è sulla strada del successo. I tuoi obiettivi possono comprendere risultati tangibili, come un sito web completamente sviluppato o una strategia di marketing definitiva.

2. Identifica le attività

Suddividi il progetto in attività più piccole. Questo ti permette di concentrarti sui singoli componenti e tenere traccia dei dettagli principali. Ogni attività dovrebbe avere un punto di inizio e una scadenza definiti, oltre a criteri di completamento specifici. Questo aiuta a prevenire l'ampliamento incontrollato dell'ambito e a mantenere il progetto in carreggiata.

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3. Assegna le responsabilità

Assegnando le responsabilità e comunicando chiaramente ruoli e aspettative, puoi assicurarti che tutti comprendano le proprie attività.

Questo promuove la responsabilizzazione e impedisce che le attività vengano trascurate o ignorate. Non dimenticare di considerare le competenze e l'esperienza dei membri del team di progetto quando assegni responsabilità specifiche.

4. Metti in sequenza le attività

Un ottimo modo per mettere in sequenza le attività è utilizzare strumenti per diagrammi di flusso o diagrammi del flusso di lavoro, come i diagrammi di Gantt o le bacheche Kanban. Visualizzando il flusso di lavoro ed eseguendo le attività nella sequenza corretta, aiuterai il team a mantenere il flusso di lavoro durante tutto il ciclo di vita del progetto.

5. Considera la complessità e le dipendenze

Mentre assegni le tempistiche per ogni attività, considera la loro complessità e le dipendenze, apportando le modifiche necessarie. Questo può aiutare a prevenire i ritardi e favorire la consegna puntuale delle tappe fondamentali del progetto.

Scadenze chiare aiutano i membri del team a stabilire le priorità del lavoro e a gestire efficacemente il proprio tempo. Il software per i flussi di lavoro dei processi, come ProcessMaker o una delle sue alternative, può essere utile automatizzando l'assegnazione delle attività, monitorando i progressi e fornendo tempistiche visive che facilitano l'identificazione dei potenziali colli di bottiglia e l'adeguamento proattivo dei programmi.

6. Monitora continuamente i progressi

Tieni traccia dei progressi e monitorali durante tutto il progetto. Questo ti aiuterà a identificare i potenziali ostacoli e ad affrontare tempestivamente eventuali problemi o blocchi che potrebbero sorgere. Manterrai il progetto nei tempi previsti e potrai reagire rapidamente e avvisare gli stakeholder se la situazione sta andando fuori controllo. L'utilizzo di un software per i flussi di lavoro dei progetti può semplificare questo processo fornendo aggiornamenti in tempo reale, monitoraggio delle attività e comunicazioni centralizzate.

7. Genera insegnamenti

Una volta terminato il progetto, dedica del tempo a rivedere il flusso di lavoro e individuare le aree da migliorare. Riflettere sia sui successi sia sulle difficoltà incontrate durante il progetto ti permette di identificare e implementare gli adeguamenti necessari per i progetti futuri. 

Gestione dei progetti e gestione dei flussi di lavoro

La gestione dei progetti comprende la pianificazione, l'esecuzione e la consegna complete di un progetto, mentre la gestione dei flussi di lavoro riguarda nello specifico i processi e le attività all'interno di un progetto.

In altre parole, la gestione dei progetti comprende il "chi, cosa, quando, dove e perché" di un progetto, mentre la gestione dei flussi di lavoro riguarda il "come" di un progetto: i processi che guideranno il team nell'esecuzione del piano di progetto.

Aspetto	Gestione dei progetti	Gestione dei flussi di lavoro
Ambito	Supervisiona l'intero progetto, dalla pianificazione alla consegna.	Si concentra sul modo in cui le singole attività e i processi procedono verso il completamento.
Focus principale	Gestione di obiettivi, budget, tempistiche, risorse e stakeholder.	Organizzazione delle sequenze di attività, assegnazioni, approvazioni e dipendenze.
Periodo di tempo	In genere ha una data di inizio e di fine definite.	Può essere ripetuta o riutilizzata in diversi progetti.
Misure del successo	Raggiungimento degli obiettivi del progetto entro i vincoli concordati.	Riduzione di colli di bottiglia, errori e passaggi non necessari.
Esempio	Gestione di un progetto di riprogettazione di un sito web.	Coordinamento delle revisioni dei contenuti, delle approvazioni del design e delle attività di pubblicazione.

Esiste anche una distinzione tra flussi di lavoro e processi. I flussi di lavoro definiscono il modo in cui le attività avanzano attraverso processi aziendali più ampi, in sequenza, in parallelo o secondo regole specifiche.

Come gestire i flussi di lavoro

Ecco alcuni suggerimenti utili per una gestione efficace dei flussi di lavoro:

1. Comunicazione chiara

Per gestire effe­ttivamente i flussi di lavoro digitali, dai priorità a una comunicazione chiara. Condividi aggiorname­nti regolari con i membri del team e gli stakeholder per mante­nere tutti informati e ridurre al minimo il rischio di malinte­ndi­m­enti. Affronta prontamente eventuali dubbi o problemi per mitigarli e favorire un ambiente di lavoro positivo.

2. Dele­ga

Delega le attività che altri possono svolgere, così potrai concentrarti su attività di gestione dei progetti di livello superiore, come la pianificazione strategica e l'allocazione delle risorse. Inoltre, questo offre ai membri del team l'opportunità di sviluppare nuove competenze e assumersi la responsabilità del proprio lavoro, con conseguente aumento della produttività e della soddisfazione lavorativa.

3. Automatizza le attività ripetitive 

L'automazione libera tempo da dedicare ad attività più importanti o complesse, riduce il rischio di errori e aumenta l'efficienza del flusso di lavoro complessiva. Esistono innumerevoli soluzioni tecnologiche per l'automazione dei flussi di lavoro: scopri di più sui vantaggi dell'automazione dei flussi di lavoro qui.

4. Adotta la tecnologia

Il software per la gestione dei flussi di lavoro è progettato per migliorare le operazioni aziendali quotidiane automatizzando le attività e ottimizzando i processi (e anche ottimizzandoli tramite l'IA). Le soluzioni software sono ideali per semplificare i processi ripetibili (ad esempio, l'inserimento dei dipendenti o i flussi di lavoro di approvazione), aiutandoti a garantire che le attività vengano completate puntualmente ed efficientemente.

Questi strumenti possono essere utilizzati insieme al tuo software di gestione dei progetti, e altri strumenti del tuo insieme tecnologico potrebbero disporre di funzionalità già integrate per la gestione dei flussi di lavoro.

5. Monitora i progressi

Per assicurarti che il flusso di lavoro proceda secondo i piani e sia in linea con gli obiettivi del progetto, valuta regolarmente i progressi. Il monitoraggio continuo delle attività ti consente di individuare potenziali problemi o colli di bottiglia e intraprendere azioni correttive. Integrare l'analisi del flusso di lavoro in questo processo può inoltre aiutarti a valutare l'efficacia di ogni fase e se il flusso complessivo supporta gli obiettivi del progetto.

Organizza frequenti riunioni di aggiornamento con i membri del team e sfrutta questo tempo per affrontare le difficoltà, elaborare soluzioni e apportare le modifiche necessarie. Questo approccio proattivo aiuta a evitare che i problemi si aggravino.

In che modo i flussi di lavoro efficaci aiutano a gestire i progetti?

I flussi di lavoro efficaci semplificano la gestione dei progetti chiarendo le responsabilità, migliorando il coordinamento e mantenendo le attività orientate al completamento. Ecco come supportano la gestione quotidiana dei progetti:

• Migliorano la qualità del progetto: le fasi integrate di revisione e approvazione aiutano a individuare tempestivamente gli errori e garantiscono che i risultati soddisfino le aspettative degli stakeholder prima di procedere.
• Aumentano la responsabilizzazione: attività e responsabilità assegnate chiaramente aiutano a monitorare chi è responsabile, verificare lo stato del lavoro in sospeso ed evitare che risultati importanti vengano trascurati.
• Riducono i colli di bottiglia: la mappatura delle dipendenze tra le attività e delle fasi di approvazione aiuta a individuare potenziali ritardi, redistribuire i carichi di lavoro e mantenere i progetti nei tempi previsti.
• Migliorano la produttività del team: eliminare passaggi non necessari e attività ripetitive offre ai membri del team più tempo per concentrarsi sul completamento dei risultati e sul raggiungimento degli obiettivi del progetto.

Nel complesso, questi vantaggi offrono una maggiore visibilità sull'avanzamento del progetto e aiutano ad affrontare i problemi prima che influiscano sulle scadenze o sulla qualità dei risultati.

5 migliori pratiche per la gestione dei flussi di lavoro dei progetti

Ecco 5 migliori pratiche per i flussi di lavoro nella gestione dei progetti.

• Crea un piano ben definito. Delinea chiaramente l'ambito, gli obiettivi, le fasi del progetto e le risorse necessarie (potresti trovare utile iniziare con un modello di gestione del progetto). Con una solida pianificazione del flusso di lavoro, il team avrà una visione d'insieme del flusso di lavoro e di ciò su cui è necessario lavorare e quando.
• Comunica regolarmente con le parti interessate. Mantieni le parti interessate informate su dove sono necessarie nel flusso di lavoro (ad esempio, per le approvazioni) e sullo stato del progetto, coinvolgendole nel processo decisionale quando necessario. Questo ti aiuta a creare fiducia e a gestire le aspettative.
• Promuovi un ambiente di lavoro che incoraggi la collaborazione attraverso una comunicazione aperta, la condivisione di idee e il lavoro di squadra. La collaborazione interfunzionale aiuta il team a sfruttare competenze e prospettive diverse. Questo è particolarmente importante quando si tratta di flussi di lavoro per team creativi.
• Valuta continuamente il tuo flusso di lavoro. Individua le aree di miglioramento e accogli i riscontri dei membri del team e delle parti interessate. Apporta gli aggiustamenti necessari per aiutare i colleghi a completare le attività in modo più efficiente. Questo ciclo di riscontri continuo contribuisce a creare flussi di lavoro più agili.
• Celebra le tappe importanti! Riconosci e celebra le tappe importanti e i risultati raggiunti dal tuo team. Questo aumenta il morale e mantiene i membri del team motivati durante gli sprint più impegnativi.

Domande frequenti

Qual è la differenza tra un flusso di lavoro di progetto e un piano di progetto?

Un piano di progetto definisce gli obiettivi, l'ambito, le tempistiche, le risorse e i risultati finali del progetto. Un flusso di lavoro di progetto definisce il modo in cui le singole attività passano da una fase all'altra, comprese responsabilità, dipendenze e approvazioni. Il piano stabilisce ciò che deve accadere, mentre i flussi di lavoro aiutano i team a svolgere il lavoro.

Come si misura l'efficacia di un flusso di lavoro di progetto?

Monitora metriche come il tempo necessario per completare le attività, i ritardi nelle approvazioni, le scadenze non rispettate e il numero di revisioni richieste. Confronta questi risultati nel tempo per individuare i colli di bottiglia e determinare se le modifiche al flusso di lavoro stanno migliorando l'efficienza.

È necessario un software per gestire i flussi di lavoro di progetto?

Non necessariamente. I team di piccole dimensioni possono gestire flussi di lavoro semplici utilizzando documenti condivisi, fogli di calcolo o schede Kanban. Tuttavia, il software per la gestione dei flussi di lavoro diventa più utile man mano che i progetti aumentano in complessità, soprattutto quando i team hanno bisogno di promemoria automatici, dipendenze tra attività, monitoraggio delle approvazioni e aggiornamenti in tempo reale sull'avanzamento.

Con quale frequenza è necessario esaminare e aggiornare i flussi di lavoro di progetto?

Esamina i flussi di lavoro dopo le tappe importanti, al completamento del progetto o ogni volta che si verificano ritardi e colli di bottiglia ricorrenti. Raccogli i riscontri dei membri del team e modifica i passaggi, le responsabilità o i processi di approvazione non necessari per mantenere i flussi di lavoro allineati alle esigenze del progetto.

Qual è il prossimo passo?

Un flusso di lavoro ben definito può ottimizzare i processi aziendali, ridurre al minimo gli errori e migliorare la gestione delle risorse e l'efficienza. Scopri come padroneggiare la gestione dei flussi di lavoro con questi corsi sulla gestione dei flussi di lavoro condotti da esperti.

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