Come scrivere un piano di progetto: modello ed esempio [2026]
Un solido piano di progetto guida i team dall'inizio alla fine e questi importanti documenti (generalmente utilizzati insieme al software di gestione dei progetti) delineano elementi come il budget del progetto, le risorse, le tempistiche e i risultati finali. Senza uno di questi, i disallineamenti nell'ambito e negli obiettivi del progetto sono inevitabili, così come il fallimento del progetto.
Scarica: modello di piano di progetto
Ho creato un semplice modello di piano di progetto per un progetto di sito web, molto più efficace di un semplice modello di diagramma di Gantt vuoto perché:
- È realizzato in Google Sheets, quindi è facile da usare indipendentemente dal tuo stack tecnologico
- È stato creato dal nostro team, che ha lanciato decine di siti web
- È facile da personalizzare e specifico per la realizzazione di un sito web (non generico o adatto a ogni situazione)
Che cos'è un piano di progetto?
Un piano di progetto è un documento che definisce l'ambito del progetto, gli obiettivi del progetto e il calendario del progetto. Funge da tabella di marcia per tutti i portatori di interesse del progetto, fornendo indicazioni e aspettative chiare.
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Un buon piano di progetto fornirà chiarezza su:
- Che cosa deve essere fatto
- Entro quando deve essere fatto
- Chi è responsabile di ogni attività del progetto
Che cos'è la pianificazione del progetto?
La pianificazione del progetto è il processo di definizione degli obiettivi, dell'ambito, dei risultati finali, delle tempistiche, delle risorse e delle responsabilità di un progetto prima dell'inizio dei lavori. Comprende l'identificazione delle attività, la stima dei costi, l'assegnazione dei membri del team, la definizione delle tappe fondamentali e l'anticipazione dei potenziali rischi.
Una pianificazione efficace del progetto aiuta i team ad allineare le aspettative, allocare le risorse in modo efficiente, gestire i rischi e consegnare i progetti nei tempi previsti e nel rispetto del budget.
Esempio di piano di progetto
Piano del progetto di riprogettazione del sito web
Stato: In corso · Aggiornato a maggio 2025
Dettagli del progetto
| Voce | Dettaglio |
|---|---|
| Responsabile | Jordan Lee |
| Approvatore | Alex Chen, vicepresidente del marketing |
| Data di scadenza | 29 agosto 2025 |
| Budget | $42,000 |
Obiettivo e dichiarazione dell'ambito
Obiettivo: Riprogettare il sito web aziendale per migliorare l'esperienza utente, aumentare del 40% il traffico organico proveniente dalla ricerca e ridurre il tempo di caricamento delle pagine a meno di 2 secondi — con lancio entro la fine del terzo trimestre del 2025.
Presupposti: Il CMS esistente (WordPress) viene mantenuto. Le linee guida del brand sono finalizzate prima dell'inizio della Fase 1. Il feedback del cliente viene restituito entro 3 giorni lavorativi.
Vincoli: Il design deve essere conforme agli standard di accessibilità WCAG 2.1 AA. Il budget è fisso a $42,000.
Ambito del progetto
Indispensabile:
- Nuova architettura e navigazione del sito
- Pagina iniziale e pagine principali riprogettate
- Layout adattivo per dispositivi mobili
- Ottimizzazione SEO on-page
- Accessibilità WCAG 2.1 AA
Elementi desiderabili:
- Sezione principale animata
- Integrazione della chat dal vivo
- Supporto multilingue
- Riprogettazione dell'hub delle risorse / del blog
Fuori ambito:
- Modifiche al sistema di backend / al database
- Funzionalità di commercio elettronico
- Sviluppo di nuove funzionalità
- Migrazione della piattaforma CMS
Fasi del progetto
| Fase | Nome | Date | Attività principali |
|---|---|---|---|
| Fase 1 | Analisi preliminare | Mar 3 – Mar 28 | Ricerca sugli utenti, raccolta dei requisiti, mappa del sito e IA |
| Fase 2 | Progettazione | Apr 1 – Mag 16 | Strutture schematiche, progettazione visiva, revisione delle parti interessate |
| Fase 3 | Sviluppo | Mag 19 – Lug 25 | Sviluppo dell'interfaccia utente, integrazione CMS, implementazione SEO |
| Fase 4 | Lancio | Lug 28 – Ago 29 | Test QA e UAT, audit delle prestazioni, messa online |
Traguardi
| Traguardo | Responsabile | Scadenza | Stato |
|---|---|---|---|
| Requisiti e mappa del sito approvati | Jordan Lee | Mar 28 | Completato |
| Strutture schematiche approvate dalle parti interessate | Sam Rivera | Apr 25 | Completato |
| Progetti visivi finali approvati | Sam Rivera | Mag 16 | In revisione |
| Sviluppo completato | Team di sviluppo | Lug 25 | Non iniziato |
| Approvazione finale di QA e accessibilità | Responsabile QA | Ago 15 | Non iniziato |
| Messa online del sito | Jordan Lee | Ago 29 | Non iniziato |
Dipendenze delle attività
| Attività | Dipende da | Assegnata a |
|---|---|---|
| Strutture schematiche | Mappa del sito e IA approvate | Sam Rivera |
| Progettazione visiva | Strutture schematiche approvate | Sam Rivera |
| Sviluppo dell'interfaccia utente | Progetti finali approvati | Team di sviluppo |
| Implementazione SEO | Integrazione CMS completata | Team di sviluppo |
| Test UAT e QA | Tutte le attività di sviluppo completate | Responsabile QA |
| Messa online | Approvazione finale di QA e accessibilità | Jordan Lee |
Valutazione dei rischi
| Rischio | Probabilità | Impatto | Mitigazione |
|---|---|---|---|
| Ritardo nel feedback delle parti interessate | Media | Medio | SLA di 3 giorni con procedura di escalation |
| Espansione dell'ambito della progettazione | Media | Alto | È richiesto un processo formale per le richieste di modifica |
| Problemi di compatibilità del CMS | Bassa | Alto | Analisi tecnica nella Fase 1 per la convalida |
| Indisponibilità di un membro chiave del team | Bassa | Medio | Formazione trasversale; documentare tutte le decisioni |
Metriche e KPI
| KPI | Obiettivo | Modalità di misurazione |
|---|---|---|
| Traffico organico | +40% | Google Analytics, 90 giorni dopo il lancio |
| Tempo di caricamento della pagina | Meno di 2 secondi | Core Web Vitals LCP (dispositivi mobili e computer desktop) |
| Accessibilità | Superamento WCAG 2.1 AA | Zero problemi critici al lancio |
| Tasso di conversione | +25% | Invii del modulo di contatto e clic sulle demo rispetto al valore di riferimento |
| Budget | Meno di $42,000 | Monitorato rispetto al budget approvato |
| Consegna | Nei tempi previsti | Tutti i traguardi raggiunti entro le date concordate |
Riepilogo dei requisiti
Requisiti funzionali:
- Adattivo a tutti i punti di interruzione
- Contenuti delle pagine modificabili tramite CMS
- Moduli per richieste di contatto e demo
- Monitoraggio delle analisi (GA4)
Requisiti non funzionali:
- Accessibilità WCAG 2.1 AA
- SSL + consenso ai cookie conforme al GDPR
- SLA di disponibilità del 99,9% sull'hosting
- Compatibilità con i principali browser (Chrome, Firefox, Safari, Edge)
Esempi di piani di progetto
Ecco un esempio di piano di progetto in Microsoft Project:
Ecco un semplice esempio di piano di progetto creato con un software di gestione dei progetti:
Il tuo diagramma di Gantt o la cronologia del progetto potrebbero anche far parte di un documento scritto più ampio che include sezioni come un riepilogo esecutivo o una dichiarazione dell'ambito (strumenti per creare diagrammi di Gantt sono utili per creare questi diagrammi).
Formati di file specifici potrebbero includere fogli di calcolo Excel o un Foglio Google, oltre a un documento Word, un Documento Google o un PDF. Possono svolgere il compito, ma il software di gestione dei progetti è solitamente la scelta migliore.
Cosa dovrebbe includere un piano di progetto?
Un piano di progetto include generalmente:
- Fasi del progetto: includi fasi specifiche per il flusso di lavoro del progetto a cui stai lavorando (ovvero ciò che completerai nella fase di esecuzione del progetto del ciclo di vita del progetto). Ciò può dipendere anche dalla metodologia che seguirà il tuo progetto.
- Attività, compiti e risultati del progetto: dopo aver definito le fasi, suddividile in compiti più piccoli ed elenca ogni attività, compito e risultato. Collabora con il team di progetto che svolgerà il lavoro, poiché i suoi membri hanno maggiore familiarità con ciò che è esattamente richiesto per completare ogni compito o risultato.
- Dipendenze tra i compiti: indica tutti i compiti che non possono iniziare finché un altro compito non è terminato (ad esempio, prima di poter programmare la pagina iniziale, è necessario progettarla). Definire il percorso critico del progetto (ovvero l'ordine delle attività che rappresenta il percorso più lungo in un progetto) aiuterà inoltre a identificare le dipendenze. Una volta individuati i compiti che dipendono da altri, puoi ordinarli.
- Date di inizio e di fine dei compiti: imposta una data di inizio e una data di fine per ogni compito. Ciò può dipendere da diversi fattori: quando sono disponibili i membri del team, quanto tempo occorre per ricevere i riscontri dal cliente o eventuali dipendenze tra i compiti.
- Tappe fondamentali e linee di riferimento: le tappe fondamentali del progetto sono punti di controllo essenziali utilizzati per monitorare i progressi e riferire sullo stato del progetto. Ognuna dovrebbe avere una scadenza ed essere allineata alle fasi del progetto o alle approvazioni delle parti interessate o degli sponsor. Le linee di riferimento stabiliscono l'ambito, la pianificazione e il budget rispetto ai quali vengono misurate le prestazioni, così puoi identificare le deviazioni e determinare se è necessaria un'azione correttiva.
- Dichiarazione dell'ambito del progetto: una dichiarazione dell'ambito indica ciò che consegnerai e ciò che non consegnerai (ovvero ciò che è fuori ambito). Indica tutte le ipotesi che stai formulando, nonché eventuali vincoli o limitazioni. Avere queste informazioni in un luogo facilmente consultabile dai membri del team e dai clienti aiuterà a evitare l'ampliamento incontrollato dell'ambito e a prepararsi alle richieste di modifica dell'ambito.
- Elenco dei requisiti: includi un elenco di tutti i requisiti del progetto. Dovresti averli raccolti nella fase di raccolta dei requisiti, che si svolge prima del processo di pianificazione del progetto. A seconda del tipo di progetto, potresti avere requisiti tecnici, requisiti funzionali, requisiti non funzionali o altri tipi di requisiti.
- Valutazione dei rischi: utilizza un registro dei rischi per monitorare i rischi potenziali e i tuoi piani di gestione dei rischi per ciascuno di essi. Conservane una copia vicino al tuo piano di progetto o al suo interno.
- Budget del progetto: includi note sul costo concordato o sulla stima del progetto. Durante il progetto, monitora i progressi rispetto al budget: stai superando o rispettando il budget?
- Metriche e KPI: come saprai di aver completato con successo il progetto? Che aspetto ha il successo del progetto? Assicurati di definire queste metriche utilizzando i KPI.
Come creare un piano di progetto
Ecco come creare un piano di progetto in 8 passaggi:
1. Raccogliere le informazioni importanti sul progetto
Prima di iniziare il piano di progetto, è necessario avere le idee chiare su:
- Perché? Gli obiettivi strategici del progetto.
- Cosa? Le attività (o il processo), i risultati e i prodotti finali del progetto.
- Quando? Le scadenze e le dipendenze.
- Come? Il processo o la metodologia.
- Chi? Il cliente e il suo team di parti interessate.
Di solito, una buona riunione di avvio del progetto aiuta a raccogliere queste informazioni. È inoltre opportuno consultare la carta del progetto e/o il documento di definizione del lavoro (SOW).
2. Definire l'ambito del progetto
Una delle parti più importanti dello sviluppo di un piano di progetto consiste nell'assicurarsi che l'ambito sia stato definito chiaramente. L'ambito del progetto è sostanzialmente il lavoro che ci si impegna a consegnare. Può comprendere anche i limiti, le restrizioni e le ipotesi del progetto.
Per definire l'ambito del progetto, inizia identificando gli obiettivi e lo scopo del progetto: cosa vuoi raggiungere e quali sono i prodotti finali previsti? Poi, concentrati sui limiti, compreso ciò che non sarà incluso nel progetto. Questo aiuterà a prevenire l'ampliamento incontrollato dell'ambito.
3. Comprendere le risorse disponibili
Prima di dedicarti alla creazione di una pianificazione del progetto o alla definizione delle attività specifiche, devi comprendere quali risorse hai a disposizione. Le risorse sono le persone, gli strumenti e il budget necessari per completare i prodotti finali descritti nell'ambito del progetto.
Se non ne hai già uno, crea un budget dettagliato che delinei le risorse finanziarie necessarie per il progetto. Determina i costi stimati per ciascun prodotto finale e assegna fondi aggiuntivi per le spese impreviste. Il software per la gestione delle risorse può essere molto utile per creare previsioni di budget e monitorare le spese durante tutto il progetto.
È inoltre una buona idea creare un diagramma RACI per chiarire ruoli e responsabilità all'interno del team. Questo ti permetterà di visualizzare come ciascun membro del team si inserirà nel progetto complessivo.
4. Delineare la struttura e le fasi del progetto
Quando si crea un piano di progetto, a volte si può essere tentati di entrare subito nello strumento di pianificazione del progetto e aggiungere tutte le attività da completare.
Ma prima di aggiungere attività specifiche e milestone del progetto, assicurati di definire correttamente la struttura generale del progetto. Ciò significa innanzitutto definire il flusso di lavoro e quali saranno le diverse fasi del progetto.
Inizia preparando un piano preliminare. Delinea il flusso generale del progetto, dall'avvio al completamento, quindi mappa ogni fase del progetto e le probabili attività e compiti necessari in ciascuna fase per portare a termine il progetto.
5. Crea un programma del progetto
In base all'ambito, alle risorse disponibili e alla struttura del progetto, puoi iniziare a definire con maggiore precisione la tempistica del progetto. Un elemento utile può essere la creazione di una struttura di scomposizione del lavoro (WBS). Questo ti aiuterà a suddividere il progetto in componenti più piccoli e gestibili e a organizzare i vari compiti e le responsabilità del tuo team.
Innanzitutto, suddividi ogni risultato principale in attività e sottoattività più piccole. Quindi, assegna le attività a diversi membri del team o dipartimenti. Per ogni risultato, definisci le milestone principali. Con una migliore comprensione dei risultati, puoi creare un programma dettagliato del progetto che delinei la tempistica di ogni attività e milestone.
Collabora con il tuo team per condividere le ipotesi, le dipendenze e stabilire chi può fare cosa e quando. Questo ti aiuterà ad avvicinarti il più possibile a una tempistica realistica per il progetto.
Potrebbe non essere fattibile pianificare l'intero progetto nei minimi dettagli. In tal caso, adotta un approccio agile alla pianificazione del progetto e crea un programma dettagliato solo per ciò che conosci o per la fase in cui ti trovi, prevedendo margini per il resto del progetto.
6. Sviluppa un piano di comunicazione
Il piano di progetto dovrebbe includere un piano di comunicazione che delinei l'approccio che adotterai per comunicare con gli stakeholder durante tutto il progetto. Come monitorerai i progressi, condividerai gli aggiornamenti e raccoglierai feedback? Specifica i metodi (riunioni, email, report, ecc.) che utilizzerai per condividere le informazioni e la frequenza con cui gli stakeholder possono aspettarsi aggiornamenti.
Un modo semplice per assicurarti che la comunicazione sia fluida durante tutto il progetto consiste nell'affidarti a uno strumento collaborativo di gestione dei progetti. La maggior parte dei software di gestione dei progetti facilita la collaborazione sui documenti, l'inserimento di commenti nelle attività, la fornitura di feedback e la condivisione degli aggiornamenti.
7. Crea un piano per quando le cose vanno storte
I progetti raramente vanno secondo i piani. Limitarsi a pianificare lo scenario migliore, ovvero il Piano A, non è sufficiente. Devi integrare nel tuo piano anche i Piani B, C e D.
Innanzitutto, identifica i potenziali rischi che potrebbero avere un impatto negativo sul progetto. Quindi, valuta la probabilità e l'impatto di ciascun rischio e sviluppa strategie per ridurli al minimo. Quali approcci alternativi puoi preparare in anticipo per assicurarti che il progetto rispetti la tempistica che hai delineato?
Dovresti inoltre pianificare in anticipo i potenziali cambiamenti al progetto. Per quanto tu possa pensare di essere perfettamente allineato con il cliente su un progetto, inevitabilmente le cose cambieranno. Prevedi tempo aggiuntivo per le revisioni e i cicli di modifica, sia internamente sia con i clienti.
8. Condividi il tuo piano e raccogli feedback
A questo punto, dovresti avere un piano di progetto piuttosto solido. È il momento di condividerlo con le parti interessate. Chiedi il loro feedback e apporta le revisioni necessarie sulla base dei loro suggerimenti.
Una volta ottenuta l'approvazione finale, puoi iniziare l'implementazione. Quando cominci a eseguire il progetto secondo il piano, non dimenticare di monitorare continuamente i tuoi progressi e apportare modifiche secondo necessità.
Buone pratiche per la pianificazione del progetto
Ecco alcune tecniche di pianificazione del progetto e buone pratiche da tenere a mente quando crei il tuo piano di progetto:
- Un piano di progetto dovrebbe essere molto più di una tabella di marcia: Per offrire al cliente una visione completa del progetto, dovrebbe essere accompagnato anche da una dichiarazione di lavoro e da una stima.
- Una corretta pianificazione del progetto non è difficile, ma richiede tempo: Inoltre, non è un'attività da svolgere una sola volta. Crei un piano e poi lo perfezioni continuamente.
- Ottieni di più dal tuo piano di progetto presentandolo: Trasforma il tuo piano in una presentazione per i clienti, così potranno comprendere meglio i limiti e l'ambito del progetto. Questo li aiuterà anche a capire se il lavoro proposto fornirà ciò che desiderano e se il processo che proponi produrrà i risultati per i quali stanno pagando.
- Abbinalo a un piano di comunicazione: Un piano di comunicazione definisce la frequenza di aggiornamento dei rapporti sullo stato di avanzamento, la cadenza delle riunioni e i canali attraverso i quali una specifica parte interessata preferisce comunicare.
- Consulta il tuo documento costitutivo del progetto, la dichiarazione di lavoro e/o il documento di avvio del progetto (PID): Per il tuo piano recupererai informazioni da alcuni o da tutti questi documenti. Il documento costitutivo illustra gli elementi chiave necessari per portare avanti il progetto, lo SOW specifica requisiti e tempistiche, mentre il PID è spesso una versione di livello più elevato del piano di progetto.
- Adattati ai cambiamenti: Questo è particolarmente vero se segui una metodologia agile. Rivaluta il piano nelle fasi chiave del progetto, quando ricevi feedback che richiede un cambio di direzione o secondo necessità.
- Utilizza la allocazione delle risorse: Anche se potresti non conoscere l'esatto team di progetto quando crei il piano, è una buona idea iniziare a pensare a chi potrebbe lavorare su cosa e verificare la sua disponibilità e il carico di lavoro attuale. Questo aiuterà a evitare situazioni come l'assegnazione accidentale di un'attività a un membro del team in vacanza.
- Analizza i piani di progetto passati: Esamina i vecchi piani di progetto creati da te o dai tuoi colleghi per capire cosa ha funzionato e cosa no. È un modo per ottenere informazioni utili a stabilire se una tempistica o un budget sono realistici oppure se potresti aver omesso requisiti o fasi nel tuo prossimo piano di progetto.
- Non dimenticare di includere le revisioni post-progetto: La messa in produzione non rappresenta la fine del progetto. Inserisci nel piano di progetto una fase dedicata ai test e all'analisi post-messa in produzione per misurare le prestazioni, apportare eventuali ottimizzazioni e annotare tutte le lezioni apprese.
Principali vantaggi della pianificazione del progetto
I vantaggi della pianificazione del progetto includono:
- Comunicazione più efficace: il processo di pianificazione del progetto consente di stabilire fin dall'inizio le aspettative con gli stakeholder e i membri del team riguardo ad aspetti come la frequenza degli aggiornamenti sullo stato, la programmazione delle riunioni e i tempi di risposta alle e-mail e ai messaggi. Inoltre, garantirà un accordo sull'importantissima data di messa online.
- Meno rielaborazioni: la pianificazione del progetto prevede la definizione dei risultati e dell'ambito del progetto, con conseguente riduzione delle rielaborazioni durante tutto il progetto. Se tu e il tuo team comprendete in anticipo i vostri obiettivi, ciò contribuirà a guidare il processo decisionale e il completamento delle attività per tutta la durata del progetto.
- Migliore gestione delle risorse: la pianificazione del progetto consente di visualizzare l'intero progetto e individuare le interdipendenze tra le attività. Questo aiuterà nella gestione delle risorse, mostrando chi svolgerà quale attività e quando, così da poter prevedere il fabbisogno di risorse.
- Migliore gestione dei rischi: una parte del processo di pianificazione consiste nell'analizzare i rischi o i problemi che potrebbero insorgere. Quando ne sei consapevole in anticipo, puoi proteggere il progetto con piani di mitigazione e documenti come i registri delle decisioni per annotare gli accordi importanti.
- Progetti di qualità superiore: durante la pianificazione del progetto, definirai le metriche che determineranno se il progetto ha avuto successo. Avrai un obiettivo verso cui lavorare mentre gestisci il progetto e saprai immediatamente al termine se i tuoi sforzi hanno avuto successo.
Strumenti per la pianificazione dei progetti
Questi strumenti possono velocizzare il processo di pianificazione del progetto. Invece di trovarsi all'interno di un documento sul server a cui nessuno farà riferimento in seguito, il piano viene inserito in uno strumento software che chiunque nel team può aggiornare e tutti riceveranno notifiche sulle modifiche.
Alcuni strumenti da prendere in considerazione:
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