Come scegliere un software per la gestione dei progetti

4 aspetti da valutare nella scelta di un software di gestione dei progetti

Nella mia esperienza con gli strumenti di gestione dei progetti, mi concentro sulle integrazioni, sulla scalabilità, sull'accesso basato sui ruoli e sui report che rendono chiari i dati del progetto:

1. Integrazione con gli strumenti esistenti

Le integrazioni collegano il software di gestione dei progetti agli strumenti che il tuo team utilizza già, come chat, calendari, repository di codice e archiviazione dei file.

Verifica che le integrazioni principali sincronizzino i dati necessari al tuo flusso di lavoro e fai attenzione ai record duplicati o agli aggiornamenti manuali; chiediti: “Quali strumenti devono scambiarsi informazioni affinché questo flusso di lavoro funzioni?”

Per i team remoti o distribuiti, verifica anche l'accesso da dispositivi mobili e la sincronizzazione in tempo reale, per assicurarti che i membri del team possano gestire i progetti da luoghi diversi.

Ad esempio, le imprese edili che utilizzano Xero per la contabilità dovrebbero cercare un software di gestione dei progetti per l'edilizia compatibile con Xero.

Durante una dimostrazione o una prova gratuita, testa queste integrazioni per confermare il corretto flusso dei dati. Ridurre gli aggiornamenti manuali e gli errori è un vantaggio fondamentale del software di gestione dei progetti per l'edilizia.

2. Scalabilità con la crescita del team

La scalabilità significa che il software è in grado di gestire un numero maggiore di utenti, progetti e complessità dei flussi di lavoro man mano che il team cresce. Cerca autorizzazioni flessibili, funzionalità di reporting e prezzi chiari all'aumentare dell'utilizzo; evita di pagare per una capacità di cui non hai ancora bisogno. Chiediti: quale dimensione del team o quale volume di progetti farebbe scattare un passaggio a un piano superiore e quanto costerebbe?

Verifica le opzioni di inserimento iniziale, formazione e assistenza clienti offerte dal fornitore, insieme a eventuali costi aggiuntivi per cambiare piano o aggiungere funzionalità.

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3. Accesso e autorizzazioni basati sui ruoli

L'accesso basato sui ruoli consente di controllare chi può visualizzare, modificare, approvare o amministrare i dati del progetto. Cerca autorizzazioni dettagliate e facili da verificare che corrispondano alle responsabilità del team ed evita gli strumenti che dipendono da un accesso ampio e condiviso. Chiediti quali persone devono accedere ai dettagli sensibili del progetto e quali azioni devono poter eseguire.

Verifica inoltre se puoi personalizzare i flussi di lavoro, i campi e i modelli e automatizzare attività di routine come assegnazioni, notifiche e aggiornamenti dello stato.

4. Report e visibilità dei dati

Il reporting trasforma le attività del progetto in visualizzazioni dell'avanzamento, del carico di lavoro, dei rischi e delle tendenze relative alla consegna. Cerca report che puoi filtrare per progetto, team e periodo di tempo ed evita pannelli di controllo che nascondono il modo in cui vengono calcolate le metriche.

Chiediti: quali decisioni dovrebbe prendere il tuo team a partire dai dati del progetto e il software è in grado di mostrare le informazioni alla base di tali decisioni?

Come scegliere un software di gestione dei progetti: un metodo in 5 passaggi

Segui questi cinque passaggi per valutare il tuo flusso di lavoro, verificare l'idoneità dello strumento e fare una scelta consapevole:

Passaggio 1: identifica le tue esigenze

Prima di aprire una singola pagina di prodotto, parla con le persone che utilizzeranno lo strumento ogni giorno. Nella mia esperienza, saltare questo passaggio è ciò che porta i team a scegliere software che fanno un'ottima impressione durante una demo, ma che vengono silenziosamente abbandonati dopo un mese.

Inizia mappando come si svolge davvero il lavoro all'interno del tuo team, non come dovrebbe svolgersi. Le due cose raramente coincidono, e il divario tra loro è proprio il punto in cui si trovano i tuoi requisiti reali.

Parla con questi stakeholder prima di impegnarti in qualsiasi scelta:

• Project manager: Che cosa monitorano manualmente e dovrebbe essere automatico? Dove si perdono le informazioni o le attività?

• Team leader e collaboratori individuali: Quali passaggi del loro flusso di lavoro attuale sembrano un lavoro aggiuntivo? Che cosa vorrebbero vedere all'inizio di ogni giornata?

• Dirigenti e sponsor: Di quali dati sui progetti hanno bisogno per prendere decisioni e con quale frequenza?

• IT o operations: Quali vincoli di sicurezza, conformità o integrazione influenzeranno ciò che puoi effettivamente utilizzare?

Dopo aver avuto queste conversazioni, usa le domande seguenti per definire i tuoi requisiti:

• Qual è il tipo di lavoro principale: attività basate su compiti, operazioni continuative o una combinazione di entrambi?

• Quante persone devono avere accesso e hanno bisogno di livelli di autorizzazione diversi?

• A quali strumenti deve collegarsi il software fin dal primo giorno?

• Esistono requisiti di conformità, residenza dei dati o sicurezza che limitano le tue opzioni?

• Che cosa significa "successo" tra sei mesi e come lo misureresti?

Al termine di questo passaggio, dovresti avere un breve elenco delle funzionalità indispensabili, un elenco separato delle funzionalità utili ma non essenziali e un quadro chiaro dei flussi di lavoro che lo strumento deve supportare. Questa distinzione è più importante di quanto la maggior parte dei team si renda conto: unire i due elenchi è il modo in cui si finisce per pagare troppo per funzionalità che nessuno utilizza.

Passaggio 2: ricerca dei fornitori di software per la gestione dei progetti

Una volta stabilito ciò di cui hai bisogno, è il momento di esaminare le opzioni disponibili. Eviterei di cercare su Google "miglior software per la gestione dei progetti" e cliccare sul primo risultato. Questi elenchi possono indirizzarti verso gli strumenti più popolari, non necessariamente verso quello giusto per la situazione del tuo team.

Utilizza invece più fonti e valuta ciascuna di esse in modo diverso. Ecco come affronto questa fase:

• Recensioni di colleghi: Leggi le recensioni di persone con dimensioni del team, settore e caso d'uso simili ai tuoi. Filtra per ruolo: ciò che conta per un libero professionista che lavora da solo è diverso da ciò di cui ha bisogno un team di ingegneria composto da 50 persone.

• Siti di analisti e di confronto: Usali per mappare il mercato e capire come si posizionano i fornitori. Sono più adatti ad assicurare ampiezza che profondità.

• Forum della community e gruppi Slack: Fanno emergere frustrazioni reali che i fornitori non pubblicizzano. Cerca il nome dello strumento insieme a parole come "problema", "limitazione" o "sono passato da".

• Documentazione del fornitore: Vai direttamente alla documentazione del prodotto, non limitarti al sito di marketing. La documentazione ti dice che cosa fa realmente uno strumento; il marketing ti dice che cosa vogliono farti credere che faccia.

• Note sulle versioni recenti o registri delle modifiche: Li controllo sempre. Un fornitore che pubblica regolarmente aggiornamenti è un fornitore che risponde ai feedback degli utenti. Un registro delle modifiche non aggiornato è un campanello d'allarme.

Usa questa tabella per valutare la qualità e lo scopo di ogni fonte che consulti:

Considera le dimensioni del tuo team e le esigenze della tua attività quando cerchi i fornitori. Ad esempio, alcuni strumenti di gestione dei progetti sono particolarmente adatti a startup e piccole imprese, mentre i solopreneur che gestiscono i propri progetti potrebbero dare priorità a prezzi accessibili, onboarding semplice e gestione delle attività essenziale rispetto alle funzionalità avanzate.

Al termine di questo passaggio, dovresti avere un elenco operativo di fornitori che soddisfano plausibilmente i tuoi requisiti, non ancora una rosa ristretta, ma candidati che vale la pena esaminare più da vicino. Ti consiglio di puntare a un numero compreso tra cinque e otto opzioni. Oltre questo numero, i passaggi successivi diventano rapidamente difficili da gestire.

I migliori software di gestione dei progetti da prendere in considerazione

Here's my pick of the 10 best software from the 10 tools reviewed.

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1. 1. Wrike — Ideale per la gestione delle consegne aziendali interfunzionali
2. 2. Smartsheet — Ideale per dashboard personalizzabili
3. 3. Productive — Ideale per progetti e budgeting in agenzia
4. 4. Runn — Ideale per la previsione dei progetti
5. 5. Celoxis — Ideale per pianificazione e flussi di lavoro semplificati
6. 6. monday AI Workspace — Ideale per l'ottimizzazione delle risorse tramite IA
7. 7. Hive — Ideale per la gestione collaborativa dei progetti
8. 8. Copper — Ideale per agenzie che vogliono semplificare il passaggio dalle vendite alla consegna
9. 9. Zoho Projects — Ideale per integrazione con la Suite Zoho
10. 10. Ziggu — Ideale per l'integrazione del portale clienti

Passaggio 3: crea una rosa ristretta di software per la gestione dei progetti

A questo punto hai un elenco di candidati e un quadro chiaro di ciò di cui hai bisogno. Questo passaggio consiste nel ridurre l'elenco a tre o quattro strumenti che vale la pena testare seriamente. Nella mia esperienza, la maggior parte dei team salta questo lavoro e passa direttamente alle demo, finendo per sprecare ore a guardare presentazioni commerciali di strumenti che non sarebbero mai stati adatti.

Utilizza questi criteri per ridurre il tuo elenco iniziale a una rosa ristretta gestibile:

• Copertura degli elementi indispensabili: lo strumento supporta ogni elemento del tuo elenco di requisiti non negoziabili? Se ne manca anche solo uno, rimuovilo. Non dare per scontato che riuscirai ad aggirare il problema.

• Compatibilità della struttura dei prezzi: il modello di prezzo è adatto alla struttura del tuo team? I costi per postazione incidono in modo diverso su un team di 10 persone rispetto a un'organizzazione di 60 persone. Calcola i numeri effettivi.

• Profondità delle integrazioni: si collega agli strumenti che il tuo team utilizza quotidianamente oppure si limita a elencarli tra quelli supportati? C'è una differenza sostanziale tra un'integrazione nativa e una soluzione alternativa di terze parti.

• Compatibilità con distribuzione e sicurezza: soddisfa i tuoi requisiti IT o di conformità? Verifica che le sedi di hosting e le opzioni di distribuzione del fornitore soddisfino i tuoi requisiti di residenza dei dati.

• Indicazioni dalle recensioni: cosa dicono realmente le persone con dimensioni del team e tipologie di lavoro simili alle tue? Una o due recensioni negative non sono sufficienti a escludere uno strumento, ma un andamento costante sì.

Utilizza questa tabella per confrontare i candidati rimasti prima di prenotare le demo:

Una volta definita la rosa ristretta finale, è il momento di contattare i fornitori. Se possibile, contattali nella stessa settimana: trarrai maggiore beneficio dalle conversazioni quando gli strumenti sono ancora freschi nella tua memoria e puoi confrontare le risposte fianco a fianco.

Quando prenoti le demo, porta con te l'elenco dei requisiti e chiedi ai fornitori di mostrarti i tuoi flussi di lavoro reali, non la loro presentazione standard. È il modo più rapido per capire se uno strumento è adatto o se lo sembra soltanto.

Dopo ogni demo, confronta gli strumenti sulla base degli stessi requisiti, costi e necessità di integrazione. Quando possibile, chiedi ai membri del team di testare un flusso di lavoro reale durante una prova gratuita. Documenta i compromessi e individua lo strumento preferito da consigliare nel caso aziendale.

Al termine di questo passaggio, dovresti avere uno strumento preferito da consigliare, motivazioni chiare alla base della scelta e un'opzione di riserva, se necessaria.

Passaggio 4: crea il caso aziendale

Un caso aziendale non è soltanto una formalità per ottenere l'approvazione del budget. Nella mia esperienza, è il modo più chiaro per verificare a fondo se hai effettivamente scelto lo strumento giusto e per definire le aspettative prima che qualcuno firmi un contratto.

Al termine di questo passaggio, dovresti avere un documento di una o due pagine che gli stakeholder possano leggere in cinque minuti e comprendere il compromesso che stai chiedendo loro di accettare.

Segui questo processo per creare un caso aziendale in grado di superare un esame approfondito:

• Quantifica il costo attuale del non fare nulla: Stima quanto tempo dedicano oggi i team alle soluzioni manuali alternative, agli aggiornamenti sullo stato e alle attività di coordinamento. Anche stime approssimative vanno bene: l'obiettivo è dimostrare che mantenere la situazione attuale non è gratuito.

• Riassumi il ROI e i risultati previsti: Collega i vantaggi previsti ai problemi specifici dei flussi di lavoro che hai identificato nel Passaggio 1. Concentrati sui risultati che interessano già alle tue parti interessate: cicli di consegna più rapidi, meno scadenze mancate, maggiore chiarezza sul carico di lavoro. Non promettere risultati che non puoi ricondurre a una funzionalità.

• Elabora una stima realistica dei costi: Includi licenze, inserimento, eventuali attività di integrazione e il tempo interno dedicato alla configurazione e alla formazione. La maggior parte dei team sottovaluta i costi di implementazione ignorando gli ultimi due elementi. Considera le dimensioni previste del team tra 12 e 24 mesi, non solo l'organico attuale.

• Definisci una tempistica di implementazione: Suddividi l'introduzione in fasi. Un approccio graduale è più facile da approvare e consente di recuperare più facilmente se qualcosa non funziona. Indica quali team verranno coinvolti per primi e cosa significa "completato" per ciascuna fase.

• Indica i rischi e come li gestiresti: Il rischio legato all'adozione è solitamente il più importante. Affrontalo direttamente: qual è il tuo piano se le persone tornano a usare email e fogli di calcolo? Segnala anche i rischi di integrazione, la complessità della migrazione dei dati e qualsiasi vincolo contrattuale.

Usa questa tabella per organizzare il tuo caso aziendale prima di presentarlo alle parti interessate:

Terrei breve il documento finale. Se ti servono più di due pagine per presentare il caso, probabilmente non lo hai ancora sintetizzato abbastanza. L'obiettivo non è coprire ogni dettaglio, ma rendere evidente il compromesso e semplice la decisione.

I prezzi dei vari strumenti differiscono enormemente. È importante considerare quanti posti ti servono, come vengono gestiti gli ospiti e quali componenti aggiuntivi sono necessari, perché i costi possono aumentare rapidamente.

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Harvey Eckstein

Consulente di gestione dei progetti e softwareOpens new window

Passaggio 5: implementa il software di gestione dei progetti e prepara i tuoi utenti

Scegliere lo strumento giusto è solo metà del lavoro. In base alla mia esperienza, è durante l'implementazione che la maggior parte delle introduzioni fallisce senza clamore, non perché il software fosse sbagliato, ma perché il team non era stato preparato a utilizzarlo concretamente.

L'obiettivo di questo passaggio è passare da "abbiamo scelto uno strumento" a "il team ci lavora con costanza". Questo cambiamento non avviene da solo. Richiede una comunicazione intenzionale, responsabilità chiare e un ciclo di riscontri in grado di individuare i problemi prima che diventino abitudini.

Prima di entrare in produzione, assicurati di aver affrontato questi aspetti fondamentali dell'introduzione:

• Annuncia il cambiamento in anticipo e spiegane il motivo: Spiega al tuo team cosa cambierà, quando cambierà e, soprattutto, perché la nuova soluzione è migliore di quella che stai sostituendo. Le persone adottano gli strumenti più rapidamente quando comprendono il motivo del cambiamento.

• Assegna un responsabile dell'implementazione: Qualcuno deve essere responsabile della configurazione, dell'impostazione e della risoluzione dei problemi. Non deve necessariamente essere un ruolo a tempo pieno, ma non può essere compito di tutti, altrimenti finisce per non essere compito di nessuno.

• Pianifica l'implementazione per team o flusso di lavoro: Non cercare di migrare tutto in una volta. Inizia con un team o un flusso di lavoro, assicurati che funzioni bene, poi amplia l'implementazione. In questo modo limiti la portata dei problemi se qualcosa va storto.

• Costruisci la formazione attorno al lavoro reale: Le spiegazioni generiche non rimangono impresse. Accompagna il tuo team attraverso i progetti e le attività effettive che gestirà nello strumento, non attraverso uno scenario dimostrativo. È questo che rende efficace la formazione.

• Stabilisci un periodo per i feedback: Scegli una data—da due a quattro settimane dopo il lancio—in cui raccogliere attivamente i commenti. Io lo farei durante una breve riunione, non tramite un sondaggio. Nelle conversazioni sentirai cose che le persone non metterebbero per iscritto.

• Definisci come si presenta un lavoro "completato": Concorda cosa significa un'adozione efficace prima del lancio. Si tratta di una percentuale di attività registrate nello strumento? Di aggiornamenti sullo stato inseriti senza sollecitazioni? Fissa un obiettivo, così saprai quando lo avrai raggiunto.

Usa questa tabella per tenere traccia delle decisioni principali da prendere prima di andare online:

Alla fine di questo passaggio, il tuo team dovrebbe lavorare nello strumento, non limitarsi ad accedervi. È una distinzione importante. Gli accessi aumentano nella prima settimana. È l'utilizzo costante e non sollecitato a dirti che l'implementazione ha funzionato davvero.

E adesso?

Se hai bisogno di un ulteriore aiuto per decidere quale sia il software di gestione dei progetti più adatto al tuo team, vale la pena dare un'altra occhiata al tuo elenco dei requisiti del software di gestione dei progetti per capire dove puoi restringere le tue opzioni.

Puoi anche creare una RFP per un software di gestione dei progetti per ottenere maggiori informazioni da potenziali fornitori su ciò che offrono.

Prima di andare...

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