Gestione delle Risorse: 5 Consigli Umani per il 2026
Diciamocelo, tra tutte le risorse che devi gestire durante la cronologia di un progetto, le persone sono probabilmente le più imprevedibili. Gli esseri umani possono mettere in difficoltà un project manager più delle condizioni macroeconomiche che sconvolgono il tuo budget, del maltempo estremo che ti costringe a lavorare con uno “zaino di emergenza” accanto alla scrivania e dei software che decidono di smettere di funzionare proprio quando ne hai più bisogno. (Tecnici: datemi man forte. Quest’ultimo è un termine ufficiale e non solo una scusa per usare parolacce.)
Le persone sono indiscutibilmente la componente più importante per guidare la produttività nella gestione dei progetti. Eppure le chiamiamo “risorse”.
Ascolta, nessun giudizio. Lo faccio anche io. Probabilmente lo fai anche tu. Fa parte del lessico ufficiale della gestione dei progetti, quindi che scelta abbiamo?
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Ma se potessimo cambiare il nostro modo di pensare, se non il nostro vocabolario, per adottare un approccio più incentrato sulle persone? E se un piccolo investimento nel lato umano della gestione delle risorse di progetto portasse a un aumento della produttività? Ti interesserebbe? Parliamo di come arrivarci.
Perché una gestione efficace delle risorse significa davvero gestire le persone
Visto che sembra che ci restino ancora almeno alcuni mesi prima che l’intelligenza artificiale prenda il controllo del pianeta, per il momento gli esseri umani restano la forza trainante dietro ai progetti. E le persone sono splendidamente complesse, il che può rappresentare una sfida in più per i project manager. Ma tutte queste complessità possono anche generare opportunità per... la magia.
Courtney Johnston è una project manager di lunga data e una grande sostenitrice della “gestione dei progetti centrata sull’uomo”. In un recente episodio di The DPM Podcast, ha condiviso questa prospettiva:
“La mia ipotesi sulla gestione dei progetti centrata sulle persone riguarda davvero l’essere consapevoli, il notare e l’essere una persona migliore con le persone che ti circondano. [Si tratta di] cercare le risposte includendo la prospettiva e l’esperienza umana in tutte le fasi di qualunque processo tu stia cercando di risolvere.”
Johnston sostiene anche che questo approccio umano porterà benefici in termini di creatività, produttività e lealtà.
“Se porti un po’ di gioia nel posto di lavoro, otterrai risultati migliori?” domanda. “Senza dubbio, metterei tutti i miei soldi sul tavolo e direi di sì. Direi di sì, al mille per cento. Perché la gioia è una di quelle grandi, succose, magiche emozioni umane.
“E se riesci a suscitare gioia nel tuo team ogni singolo giorno—magari non proprio ogni singolo giorno, ma per la maggior parte del tempo—rimarranno.” continua Johnston, “Porteranno le loro idee. Si impegneranno di più per risolvere qualcosa perché sono felici, giusto?”
Dunque, come puoi generare un po’ di magia nel tuo team? Vediamo alcuni modi concreti per adottare un approccio incentrato sulle persone per aumentare produttività e redditività senza sforare le tempistiche.
5 modi per affrontare l’utilizzo delle risorse con una prospettiva umana
È il momento di partire. Hai già pronto un piano formidabile di gestione delle risorse di progetto nel tuo software preferito. Avanti così, project manager! Ma prima di iniziare, dai un’occhiata ad alcune di queste strategie di utilizzo delle risorse per evitare che quei fastidiosi, ehm, adorabili esseri umani rovinino i tuoi piani.
1. Trova il giusto equilibrio nell’utilizzo delle risorse persone
Può essere allettante assegnare le componenti più importanti di un progetto alle persone migliori. Ma può essere un’arma a doppio taglio. Tutti quei complimenti che le persone ricevono per essere le “migliori” spesso sono accompagnati da una buona dose di sovraccarico di lavoro.
Al contrario, i meno produttivi spesso vengono sotto-utilizzati. Sai di chi sto parlando—quelle persone che fanno giuuusto il minimo per non farsi licenziare ma non abbastanza per essere davvero d’aiuto. Abbiamo tutti lavorato con loro.
E se te ne ritrovi uno nel team (e non sta a te licenziarlo) può essere tentante coinvolgerlo il meno possibile in progetti per evitare che saboti i tuoi deadline.
Quando stai creando il tuo piano di allocazione delle risorse, prenditi del tempo in più per indagare su ciò su cui ciascuno sta lavorando al di fuori del tuo progetto.
Per gestire efficacemente il carico di lavoro del tuo team, dovresti effettuare dei check-in individuali con i collaboratori più performanti per capire come il tuo progetto si inserisce tra gli altri loro incarichi. Chiedi loro una valutazione onesta sul fatto che riusciranno a dedicare la massima attenzione al tuo progetto. Anche se sulla carta hanno le ore disponibili, ricorda che il cambio di contesto può ridurre la produttività e portare al burnout.
Se non sono sicuri su quanto possano effettivamente impegnarsi, chiedi un loro parere su chi altro consiglierebbero. È probabile che abbiano una buona percezione di chi svolge il tipo di lavoro di qualità di cui avrai bisogno nella loro disciplina.
Per quanto riguarda il collaboratore meno performante, ci torneremo tra poco.
2. Utilizza un software di gestione delle risorse per individuare i colli di bottiglia
La maggior parte degli strumenti di gestione delle risorse ti permette di visualizzare rapidamente chi sta lavorando su cosa, oltre allo stato di avanzamento. Controllare regolarmente questa visualizzazione può aiutarti a individuare opportunità per andare avanti più rapidamente. Ancora più importante, può aiutarti a identificare colli di bottiglia che potrebbero completamente far deragliare la scadenza del tuo progetto.
Alcuni strumenti includono anche funzionalità che segnalano le risorse disponibili e ti suggeriscono di riassegnarle così da restare nei tempi previsti.
Ricordi il collaboratore meno performante di cui parlavamo? Avere una visualizzazione di dove si verificano i colli di bottiglia può aiutarti a capire se quella persona sta semplicemente rallentando tutti oppure se c’è altro che non va.
Ad esempio, forse i suoi compiti si bloccano sempre allo stesso punto del progetto. Prendi questo come spunto per indagare sulle cause. Magari non si sentono sicuri ad usare un determinato software e trarrebbero beneficio da una formazione aggiuntiva.
Forse soffrono della sindrome dell’impostore (non succede forse a tutti noi?) e faticano a portare avanti il lavoro dove altri potrebbero vederlo. In tal caso, valuta di affiancarli a un mentore che possa aiutarli a sviluppare nuove competenze.
Oppure può darsi che quella persona, in generale, tenda a lasciar cadere la palla. In quel caso, generare report o fare screenshot dal software di gestione delle risorse può aiutarti a documentare il problema e sostenere la necessità di agire in modo più incisivo.
Se hai bisogno di un’opzione a basso costo per iniziare, dai un'occhiata alla nostra lista di migliori software gratuiti di gestione delle risorse. Oppure, se vuoi trovare lo strumento giusto per il tuo team, guarda questa guida ai demo dei software di gestione delle risorse per scegliere consapevolmente.
3. Ricorda la regola dell’80/20
Sì, certo, ogni aspetto del tuo piano di gestione dei progetti è importante!
Ma lo è davvero?
Conosciamo tutti la regola dell’80/20, che afferma che l’80% dell’impatto deriva solo dal 20% del lavoro. Questo non significa che l’altro 80% non sia importante, ma serve a ricordarci di tenere sempre d’occhio la cosa più rilevante.
Ricorda che il tuo ruolo non è eseguire perfettamente un progetto e mantenere tutti in riga, ma raggiungere l’obiettivo finale: pubblicare un sito web, lanciare un prodotto, far crescere la notorietà del marchio, o qualsiasi esso sia. Alla fine della giornata, al cliente non interessa come appare il tuo cruscotto di progetto, quindi tieni a mente che il tuo piano di gestione delle risorse è una guida, non un vincolo assoluto.
Identifica il vero obiettivo principale del progetto e ripetilo continuamente a te stesso e al team. Dichiaralo all’inizio di ogni riunione. Usalo come mantra quando Joelle del reparto creativo insiste che le immagini della pubblicità non rispettano l’estetica mid-century modern che voleva. (E ringrazia Joelle per l’attenzione ai dettagli e rassicuralo che avrà modo di rifarsi nel prossimo progetto. È molto talentuoso! Vuoi averlo dalla tua parte!)
Quando si presentano ostacoli — e succede sempre — chiedi a te stesso e al gruppo: “Quanto incide tutto questo sull’obiettivo finale?” Se la risposta è “molto”, allora rimuovi il collo di bottiglia al più presto. Se non è così rilevante, trova una soluzione alternativa e vai avanti.
4. Sfrutta l’automazione
L'automazione può essere un ottimo modo per affrontare quei compiti “dell'80%” che non compaiono tra le consegne ma che comunque devono essere portati a termine. Ad esempio, molte funzionalità di monitoraggio del tempo includono un'impostazione che consente di inviare notifiche push per ricordare ai membri del team di aggiornare le proprie registrazioni. Oppure, si può utilizzare un software di rilevazione del tempo per sollevare completamente il team da questa attività. (Scopri i nostri consigli sul miglior software di monitoraggio del tempo.)
Esistono una miriade di funzionalità di automazione che aiutano a mantenere il flusso di lavoro in movimento e aumentano la produttività. Una strategia semplice ma efficace è impostare promemoria automatici alla scadenza delle attività per assicurarsi che i punti chiave non vengano dimenticati.
Sul lato più avanzato dello spettro, molti strumenti di gestione delle risorse hanno automazioni che possono innescare altre azioni all'interno di un flusso di lavoro così da non sprecare risorse umane preziose in compiti ripetitivi. Serve inserire una checklist, inviare un'e-mail o avviare un nuovo flusso di lavoro? Lascia fare all'automazione.
Oltre a imparare come configurare automazioni da soli, assicurati che tutti i membri del team sappiano come funzionano. Un modo semplice per condividere queste informazioni è realizzare un breve video su Loom, Zoom o uno strumento simile, mostrando in che modo procedere.
Non dimenticare di chiedere ai membri del team ulteriori idee su quali attività possano essere automatizzate. Lasciare che i robot si occupino del lavoro ripetitivo mentre i lavoratori della conoscenza si dedicano al lavoro umano significa allocare le risorse in modo più efficiente.
5. Inserisci Tempo di Contingenza nei Programmi di Progetto
Un maratoneta non corre alla stessa velocità per tutta la gara. Anche gli atleti d'élite non possono lavorare sempre al massimo della capacità, e lo stesso vale per i lavoratori della conoscenza. Gli esseri umani semplicemente non sono fatti così.
Così come aggiungi delle contingenze nelle tue tempistiche per le ritardi di spedizione o altri imprevisti fuori dal tuo controllo, è saggio prevedere un margine di sicurezza nella tua pianificazione anche per inaspettati “problemi umani”. I bambini si ammalano. Le persone perdono membri della famiglia. È martedì pomeriggio e Galen è distratto dalla mancanza di cupcake. Gli imprevisti capitano.
Quando pianifichi le tue risorse, è una buona idea farlo seguendo due prospettive differenti:
- Tempistica se tutto procede per il meglio
- Tempistica se tutto va storto
Poi, ovviamente, scarta la prima previsione perché non si realizzerà mai. Invece, cerca una via di mezzo tra le due per avere un quadro più realistico della situazione.
Una volta avviato il progetto, noterai che alcune fasi finiscono prima del previsto, mentre altre richiedono più tempo. Un rapido audit del tempo durante lo svolgimento del progetto può aiutare a capire il perché—e con un po' di margine extra, sarai in una posizione migliore per apportare aggiustamenti intelligenti lungo il percorso.
La Gestione dei Progetti Significa Prendersi Cura delle Persone
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