Le 4 principali metriche di utilizzo delle risorse e come misurarle
Nella frenesia delle attività quotidiane di progetto, è facile perdersi nei dettagli e dimenticare di considerare il quadro generale. Le metriche sull’utilizzo delle risorse possono essere uno strumento importante per gestire le risorse di progetto e monitorare la salute del progetto e del portafoglio.
Che cos'è la gestione delle risorse?
La gestione delle risorse di progetto è una parte fondamentale delle responsabilità di un project manager. Comprende l’assemblaggio e la gestione dei membri del team di progetto e la pianificazione delle risorse e delle forniture necessarie per completare il lavoro di progetto. Per gestire efficacemente le risorse di progetto, sarà necessario considerare disponibilità, allocazione e gestione delle risorse. Considera questi termini chiave come segue:
- Disponibilità delle risorse: la quantità di tempo che le persone hanno a disposizione, in teoria, per contribuire a un progetto
- Allocazione delle risorse: quanto tempo le persone dedicano effettivamente al lavoro di progetto, nella realtà
- Gestione delle risorse: l'ottimizzazione delle risorse assegnate durante un progetto.
Principali metriche di utilizzo delle risorse
I project manager analizzano le metriche di utilizzo delle risorse, come parte dell’analisi delle risorse, per capire quali risorse vengono utilizzate, come vengono utilizzate e se il loro impiego è appropriato. L'obiettivo è identificare usi inefficienti delle risorse e poi sviluppare una strategia per migliorare l’utilizzo delle risorse.
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Ma quali sono le metriche di performance più importanti da monitorare? Di seguito trovi un elenco di metriche chiave sull’utilizzo delle risorse che possono essere un buon punto di partenza. Sono utili per determinare se le risorse vengono utilizzate in modo ottimale.
Ricorda che questo elenco non è esaustivo. Potresti trovare altre metriche o strategie più utili per i tuoi progetti, team e azienda.
1. Utilizzo delle risorse
Questa è una suddivisione e analisi delle ore disponibili di un membro del team e di quanto tempo viene effettivamente dedicato a ciascun progetto. Viene anche chiamata tasso di utilizzo fatturabile.
Il modo più semplice per determinare il tasso di utilizzo è utilizzare la seguente formula:
Ore lavorate / Ore disponibili = Tasso di utilizzo
Il tasso di utilizzo si basa sul tempo che un membro del team dedica realmente a un progetto rispetto al tempo assegnato. Puoi vederlo come ore fatturabili rispetto a quelle disponibili. Ecco un esempio:
36 ore lavorate / 40 ore disponibili = 90 percento di tasso di utilizzo del membro del team
2. Velocità di inserimento
La velocità di inserimento misura quanto tempo impiega un membro del team a raggiungere il tasso di utilizzo desiderato. Se la velocità è troppo lenta, il membro potrebbe aver bisogno di ulteriore formazione o supporto. Potrebbe anche indicare la necessità di migliorare il processo di onboarding per i futuri nuovi assunti.
3. Scostamento di sforzo
Lo scostamento di sforzo misura le ore previste e quelle effettivamente lavorate. Può essere calcolato per risorsa, progetto o dipartimento. Questa metrica è utile per stabilire quante ore sono davvero necessarie a un progetto. Le tendenze che emergono da questi dati possono aiutare i manager nella pianificazione del progetto.
4. Scostamento di costo
Lo scostamento di costo fornisce indicazioni sul budget. I project manager calcolano lo scostamento di costo confrontando le spese effettive con i costi stimati. Questa metrica indica se i progetti sono in linea con il budget e come possono influire sui guadagni.
Obiettivi SMART e metriche di utilizzo delle risorse
Man mano che i project manager tengono traccia delle metriche di utilizzo delle risorse, è importante fissare e raggiungere obiettivi correlati a queste metriche.
Stabilire obiettivi e benchmark aiuterà a garantire che le risorse vengano usate in modo efficiente e che budget e tempi siano spesi in modo appropriato. Ogni obiettivo dovrebbe essere specifico, misurabile, raggiungibile, realistico e con una scadenza definita—da qui l’acronimo SMART.
Specifico
I membri del team non possono raggiungere un obiettivo se questo non è chiaramente definito. Chi è coinvolto, cosa cercano di ottenere, entro quando devono raggiungerlo, quali ostacoli e/o requisiti possono ostacolare il progresso e perché devono raggiungere questo obiettivo?
Misurabile
Qual è la misura del successo? Non esiste una definizione unica che risponda a questa domanda, e varia in base al progetto. Prendi in considerazione l'obiettivo e cosa significa avere successo. Dati come ricavi, report automatizzati, sondaggi e prodotti di lavoro sono utili indicatori di successo.
Raggiungibile
Quanto è importante l'obiettivo e come può essere raggiunto? Il team dispone degli strumenti e delle capacità necessarie per raggiungerlo? In caso contrario, cosa si può fare per supportare il team?
Rilevante
Come si inseriscono il progetto e gli obiettivi rispetto al resto degli obiettivi aziendali? Entrambi dovrebbero essere chiaramente allineati con l'azienda.
Con Scadenza Temporale
Qual è la scadenza dell'obiettivo? Come si presenteranno i progressi a metà percorso?
Esempio di Obiettivo SMART
Un esempio può aiutare a distinguere un obiettivo SMART da uno, ehm, meno "smart".
Esempio: Sarah pubblicherà 18 contenuti creativi per il suo sito personale entro la fine del Q3 2022 per aumentare i lettori mensili del sito del 10%.
Per raggiungere questo obiettivo, dedicherà 4 ore a settimana alla creazione di contenuti, la mattina presto il sabato e la domenica, per ridurre il rischio di distrazioni.
Questo obiettivo è importante perché sostiene il suo desiderio di aumentare il tempo dedicato ad attività creative per migliorare il suo benessere emotivo.
Questo obiettivo è SMART perché è quantificabile e ha una scadenza assegnata. Inoltre, include il contesto della sua importanza relativa e l’allineamento con obiettivi più ampi.
Se questo esempio si riflette nel tuo lavoro, dovresti approfondire la gestione delle risorse creative e la gestione delle risorse in agenzia, due strategie essenziali per ottimizzare come i team creativi e le agenzie assegnano talento e tempo.
L'importanza delle Metriche di Utilizzo delle Risorse
Le metriche di utilizzo delle risorse sono indicatori importanti della salute dei progetti e aiutano anche a garantire un finanziamento e un supporto adeguato. Immagina i seguenti scenari:
- Monitorare lo Stato di Salute del Progetto. Le attività del progetto stanno procedendo secondo i piani, ma si percepisce che l’impegno necessario per rispettare la tempistica è eccessivo. Le metriche di utilizzo delle risorse ti aiutano a quantificare gli impatti sui costi e a correggere il percorso prima che questo problema di allocazione delle risorse sfugga di mano. Questo potrebbe prevedere l'aggiustamento della pianificazione, l'individuazione di efficienze operative e/o la sostituzione con risorse a costi inferiori.
- Ottimizzare l’Allocazione delle Risorse Nel Proprio Portafoglio. L’analisi dei dati sulle risorse aiuta a capire se i manager possono redistribuire risorse in eccesso verso altri progetti che potrebbero aver bisogno di ulteriore supporto. Come project manager, probabilmente conosci le competenze e le ambizioni della tua squadra e puoi aiutare a suggerire assegnazioni adeguate, che aumentano la motivazione dello staff e, di conseguenza, la produttività e la salute complessiva del portafoglio.
- Migliorare la Selezione dei Progetti. Le metriche sulle prestazioni sono utili anche per determinare se un progetto debba essere interrotto. Al contrario, applicare con precisione le metriche di utilizzo delle risorse può anche giustificare il mantenimento di progetti altrimenti destinati a essere eliminati.
Come Monitorare le Metriche di Utilizzo delle Risorse
Per piccoli progetti o reparti, un project manager può tenere traccia delle metriche di utilizzo delle risorse semplicemente con un foglio Excel (ad esempio una lista di membri del team con ore lavorate per giorno.)
Siccome aggiornare le metriche di utilizzo delle risorse può richiedere tempo, suggerisco di stabilire una frequenza ragionevole.
Durante la mia esperienza come consulente, ero solito estrarre i report finanziari mensilmente per capire quante ore i membri del team dedicavano al progetto rispetto alle stime iniziali (il software di gestione delle risorse può aiutare molto in questo!)
Verso la fine di un progetto o in attesa di finanziamenti, aumentavo la frequenza a ogni due settimane, settimanalmente o addirittura quotidianamente così da tenere aggiornati gli stakeholder sulla situazione finanziaria e, soprattutto, evitare sforamenti dei costi.
Software per la Gestione delle Risorse
I software per la gestione delle risorse sono strumenti preziosi che i project manager possono utilizzare per aggregare i dati sulle risorse e analizzarli per un uso ottimale delle risorse stesse.
In alcuni casi, un foglio di calcolo può essere sufficiente (come questo per tenere traccia dell'allocazione delle risorse), ma per progetti più complessi che richiedono maggiori risorse, probabilmente vorrai utilizzare un software dedicato alla gestione delle risorse.
Funzionalità del software di gestione delle risorse
Quando scegli il software di gestione delle risorse più adatto per la tua organizzazione, assicurati di verificare se il software include queste funzionalità chiave di gestione delle risorse:
- Visualizzazione della disponibilità e allocazione delle risorse tra i membri del team
- Programmazione delle risorse
- Integrazione con software di rilevazione delle presenze
- Allocazione automatica delle risorse basata su parametri specificati da te
- Avvisi in caso di variazioni inattese nei parametri di prestazione
- Possibilità di impostare permessi differenti tra i vari gruppi di utenti.
Qual è il miglior software di gestione delle risorse?
Stabilire quale sia il miglior software di gestione delle risorse non è semplice: dipende da molti fattori, come gli obiettivi del progetto, la dimensione della tua organizzazione e la natura della tua attività.
Scopri di più su come scegliere il software di gestione delle risorse in base alle tue esigenze specifiche, e consulta il nostro elenco delle migliori opzioni disponibili sul mercato attualmente.
Oppure, scopri come scegliere il software di gestione delle risorse più adatto alle tue esigenze qui.
Altri tipi di software
Puoi abbinare il software di gestione delle risorse ad altri tipi di software per facilitare il monitoraggio e il completamento di vari compiti. Alcuni esempi includono software di programmazione dei progetti, software di gestione delle risorse di marketing, software per il monitoraggio delle risorse e software di gestione dei progetti.
Alcuni potrebbero vedere i software come l’unica soluzione per monitorare le risorse, ma è anche vero che fogli di calcolo e database possono svolgere questi compiti.
La differenza è una questione di costi e di tempo. Potresti riuscire a risolvere questa esigenza da solo, ma senza l’uso di software di gestione delle risorse, finirà inevitabilmente per sottrarre tempo prezioso alle tue ore disponibili.
Gestire una enorme quantità di dati
Le metriche di utilizzo delle risorse richiedono attenzione costante, ma le intuizioni che forniscono proteggono i membri del team, le risorse e i progetti dagli sprechi.
Queste metriche aiutano anche a guidare i progetti dalla fase di avvio fino al completamento e oltre. Le metriche sono una necessità nell’attuale panorama in rapido cambiamento e guidato dalla tecnologia.
Per ulteriore supporto in merito alle metriche di utilizzo delle risorse, alle best practice per la gestione delle risorse di progetto o altri argomenti di project management digitale, iscriviti alla newsletter di The Digital Project Manager.
