Guida all’Avvio di un Progetto: 6 Passi per Iniziare nel Modo Giusto
La fase di avvio del progetto è il primo passo nel ciclo di vita di un progetto. Segna l’inizio del progetto, sia con il tuo team sia con eventuali clienti e stakeholder.
In questa fase, tutte le informazioni già in tuo possesso (ad esempio dal pitch, dalla proposta di progetto, dalla richiesta di offerta; dal cliente; dalle ricerche di background) vengono raccolte per definire e circoscrivere l’ambito, le tempistiche e i costi del progetto.
Basandomi sulla mia esperienza personale nella gestione di progetti in ambito tecnologico negli ultimi 10+ anni, ti guiderò attraverso gli aspetti fondamentali della fase di avvio del progetto, come impostare le giuste aspettative e su quali aree concentrarsi per avere successo durante l’intero ciclo di vita del progetto.
Unlock for Free
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Cos’è l’avvio di un progetto?
L’avvio del progetto è la prima fase del ciclo di vita della gestione dei progetti, in cui i team definiscono gli obiettivi, l’ambito, gli stakeholder, il budget, la tempistica e la fattibilità generale prima che il lavoro abbia inizio.
Lo scopo dell’avvio di progetto è allineare i team, raccogliere le risorse adatte e il software di project management, chiarire le aspettative, individuare i rischi e creare le basi solide per una consegna di successo.
Perché la fase di avvio del progetto è importante?
La fase di avvio è importante perché costituisce l’impostazione centrale del progetto. Si individuano gli stakeholder, il team, gli obiettivi, gli scopi e i deliverable di progetto. La fase di avvio conta perché ti aiuta a:
- Comprendere con successo i requisiti del progetto
- Stabilire aspettative realistiche su cosa accadrà dopo
- Costruire fiducia nel gruppo, incluso sponsor, cliente e stakeholder
- Evitare sovraccarico di lavoro, rilavorazioni, ampliamento incontrollato dell’ambito o una consegna scadente
Il processo di avvio del progetto: 6 passaggi
Ecco i sei passaggi fondamentali che compongono il processo di avvio di un progetto.
1. Comprendere l’ambito del progetto
Il primo passo per avviare un progetto è capirne l’ambito, normalmente con il supporto dello sponsor di progetto o di un referente chiave del cliente. Comprendere l’ambito significa trovare risposte certe alle seguenti domande:
- Cosa pensi esattamente che siamo qui per fare? [rivolto allo sponsor di progetto o richiedente]
- Perché è importante?
- Perché affrontare questa cosa proprio ora?
- Quali sono i benefici dell’affrontare questo progetto? Come vengono creati tali benefici?
- Cosa potrebbe succedere se non facessimo questo progetto?
- Chi si prevede sarà coinvolto in questo progetto? In che modo il progetto li influenzerà?
- Chi sponsorizzerà il progetto?
- Cosa succede se serviranno più risorse o il problema sarà più grande del previsto?
- Quali sono i problemi noti legati a questo progetto?
- Qualcuno ha già provato a realizzare questo progetto prima? Se sì, cosa è successo?
Una volta ottenute le risposte a queste domande di avvio di progetto, puoi iniziare a comprendere la motivazione alla base del progetto, gli obiettivi chiave e ciò di cui avrai bisogno per cominciare.
2. Validare l’ambito
Il secondo passo consiste nel presentare la tua versione e la tua comprensione del progetto ai diversi stakeholder coinvolti. Questo passo a volte viene chiamato analisi di fattibilità, ma da parte mia preferisco che sia più aperto e flessibile.
Stai validando l’ambito con gli stakeholder coinvolti e raccogli molte più informazioni su come tutto è collegato e su come il progetto richiesto influirà sui cambiamenti all’interno dell’organizzazione.
Ad esempio, un progetto di implementazione di sistemi può sembrare semplice a chi desidera il nuovo sistema, ma gli effetti a cascata sui processi aziendali, specialmente se storicamente legati a un altro strumento, possono comportare molta paura, disagio e discussioni sul fatto che questa implementazione sia davvero una buona idea.
Una volta che hai una comprensione più chiara del problema e dell’ambito di progetto tramite un proof-of-concept, condividi le tue valutazioni e scoperte con gli stakeholder del progetto. Aggiornali su ciò che hai riscontrato e passa quindi al prossimo step: assemblare le risorse necessarie e raccogliere ancora più feedback.
3. Assembla le risorse necessarie, raccogli feedback
È il momento di radunare le risorse necessarie per facilitare il progetto e raccogliere ulteriori feedback da questi individui. Inizia avvicinandoti ai manager dei membri del team che pensi possano essere coinvolti nel progetto, illustra l’iniziativa e chiedi supporto a loro e al loro team.
A questo punto, probabilmente hai informazioni sufficienti per iniziare a costruire un piano di progetto ad alto livello, oppure ci saranno abbastanza ostacoli nel percorso del team da costringerti a tornare dagli sponsor del progetto.
4. Stabilisci aspettative realistiche per il progetto
Una volta raccolti i feedback da tutti gli attori vicini al progetto, è il momento di fissare alcune aspettative su come andrà tutto, o almeno come inizierà. Questa fase richiede una significativa dose di negoziazione e documentazione—può essere vista come una pre-pianificazione del progetto.
Definisci chi è coinvolto nel progetto e quando
Qui andrai a delineare e definire il coinvolgimento degli stakeholder. Che si tratti di clienti o stakeholder interni, è davvero importante essere chiari su chi sta svolgendo i compiti, chi approva i deliverable o chi revisiona e fornisce feedback.
Creare una matrice RACI è un ottimo modo per fare ciò. Ho scritto un articolo che approfondisce le matrici RACI e ti aiuta a crearne una davvero utile.
Definisci i deliverable del progetto
In questa fase di progetto, hai già un’idea di quali siano i deliverable. Ora è il momento di iniziare a dettagliare ed aggiungere dei parametri, così da poterli formalizzare nello Statement of Work (SoW) o nel Project Initiation Document (PID).
Prendi le informazioni che hai e organizza un incontro interno per esaminare i deliverable con il tuo team. Se il team non è ancora stato formato e devi comunque andare avanti, incontra i responsabili delle singole discipline.
Quando revisioni con il team, assicurati di considerare questi aspetti per ogni deliverable:
- Cos’è?
- In che formato sarà?
- Saranno necessari cicli di modifica?
- Chi sarà coinvolto?
- Quando deve essere consegnato?
- Ha dipendenze da altri deliverable?
Ecco un esempio tratto da un mio recente progetto (l’ho reso più generico):
| Deliverable | Descrizione | |
|---|---|---|
| 1. | Approccio iniziale al design fondamentale Formato: File di design (Sketch), inviati per feedback tramite InVision Modifiche: Iterative fino al 16/02/18 | [La mia agenzia] definirà un approccio iniziale al design fondamentale necessario come parte della Fase 1 di questo progetto. Gli elementi fondamentali richiesti saranno mappati dalle 3 piattaforme individuate come focus della Fase 1. I fondamentali includeranno Tipografia, Griglia, Colori e Icone. L’obiettivo è stabilire questi fondamentali per influenzare il trattamento grafico iniziale e anche i design futuri delle altre fasi. |
| 2. | Inventario e prioritizzazione dei componenti Formato: Documentazione Modifiche: Iterative fino al 16/02/18 | [Cliente] fornirà un inventario dei componenti a [la mia Agenzia], e [la mia Agenzia] revisionerà questo inventario e le 3 piattaforme individuate per creare un elenco di componenti. [La mia Agenzia] poi priorizzerà questi componenti secondo il criterio 'rimuovere, migliorare, riutilizzare' e li raggrupperà in categorie. I componenti saranno verificati attraverso le 3 piattaforme per identificare dove vengono utilizzati componenti comuni. Questo inventario e prioritizzazione aiuterà a individuare quali siano i componenti chiave necessari perché il contenuto venga consegnato nel prototipo. |
Definisci budget e tempistiche di progetto
Dopo aver stilato l'elenco dei deliverable, ora hai un'idea approssimativa dell'ambito del progetto e devi associare tempi e ruoli a ciascuno di essi. Collabora con i responsabili delle diverse discipline per stimare i tempi e definire la composizione del team in base a questo.
A seconda del processo, potresti stimare in sprint o in fasi con approvazioni. Assicurati di lavorare insieme al team su questi aspetti, per definire i giusti parametri.
Definisci le misure del successo
Non dimenticare che anche il tuo progetto ha bisogno di qualche forma di misurazione, così da poter rivedere e comprendere cosa ha funzionato o meno e quanto efficacemente hai consegnato il lavoro. Crea dei criteri di valutazione che esaminerai alla fine (o in determinate fasi durante il progetto).
Considera aree come:
- KPI principali, ad es. aumento dei visitatori di un sito
- Soddisfazione del cliente, ovvero quanto sono stati soddisfatti i clienti rispetto all’andamento del progetto?
- Soddisfazione del team, ovvero quanto il team è stato soddisfatto della gestione del progetto?
- Scostamento dei tempi
- Scostamento del budget
Considera i rischi
Prevedere in anticipo è una delle cose migliori che puoi fare nella fase di avvio di un progetto. Identificare i rischi che potrebbero impedire la corretta consegna del progetto è fondamentale da affrontare subito.
Crea un RAID log per evidenziare rischi, assunzioni, problemi e dipendenze, e lavora anche su come mitigarli.
Coinvolgi il tuo team e valuta la possibilità di organizzare una sessione di pre-mortem in cui si esaminano e si fanno brainstorming sulle possibili aree di rischio: spesso emergeranno elementi a cui non avevi neanche pensato.
5. Organizza il tuo team e i tuoi strumenti
L’obiettivo della fase 5 è preparare il team, il metodo e gli strumenti in modo da poter partire subito al meglio insieme alla tua squadra.
Pubblica i documenti su cui hai lavorato nei passaggi precedenti e assicurati che le persone del team che hanno espresso preoccupazioni trovino tali preoccupazioni riportate tra i rischi che tu e il team monitorerete e gestirete attivamente.
Come parte dello Statement of Work (SoW) o del Project Initiation Document (PID), è utile definire come e quando avverranno le comunicazioni con gli stakeholder. Ecco un esempio:
| Riunioni/Comunicazioni | Chi | Quando |
|---|---|---|
| Riunione giornaliera (Stand up) | Tutti gli interni che lavorano attivamente a questa fase di progetto | Ogni giorno |
| Report settimanale sullo stato di avanzamento | Inviato al project lead, che lo condivide con il team allargato | Ogni settimana, lunedì a fine giornata |
| Revisione settimanale | Project lead e stakeholder principali | Ogni settimana, venerdì alle 10 |
| Aggiornamento quindicinale | Team allargato | Ogni due settimane, martedì alle 10 |
6. Lancio!
L’ultimo passo della fase di avvio è riunire il team e tenere una vera e propria riunione di kickoff! Questo è un passaggio entusiasmante nel ciclo di vita della gestione dei progetti e rappresenta una pietra miliare come leader di progetto e per tutto il team, segnando ciò a cui ci si sta impegnando.
Cosa affrontare durante la riunione:
- Presentazioni
- Ruoli e responsabilità
- Principali stakeholder e decisori
- Obiettivi di progetto, deliverable e milestone
- Assunzioni
- Rischi di progetto, sia positivi che negativi
- Dipendenze e vincoli del progetto
- Tempistiche e altre considerazioni sui cambiamenti
- Costi e ritorno d’investimento atteso
- Metriche
- Composizione del team
Con questo kickoff completato, sei sulla buona strada per ottenere risultati di progetto di successo. Puoi ora chiudere la fase di avvio della gestione dei progetti e passare al prossimo step indicato dal Project Management Institute (PMI): la fase di pianificazione.
Checklist per l’avvio di progetto
Ecco una checklist utile che copre gli elementi chiave da affrontare durante la fase di avvio di progetto.
| Cosa? | Elementi da Verificare |
|---|---|
| Persone | Interno Definire la composizione del team Concordare modalità di lavoro Prenotare risorse provvisorie Lanciare un kickoff interno Esterno Definire gli stakeholder coinvolti Creare e concordare una matrice RACI per ruoli e responsabilità Avviare un kickoff con il cliente |
| Processo | Definire il processo del progetto Concordare e configurare i tool Creare il registro RAID per i rischi Redigere SoW o PID |
| Prodotto | Requisiti Raccogliere i requisiti già noti Definire obiettivi e scopi del progetto Rivedere e definire i deliverable Piano di Consegna Creare un piano generale delle tempistiche Elaborare una stima basata su deliverable, tempistiche e composizione del team |
8 Documenti Chiave Nella Fase di Avvio Progetto
L'esito della fase di avvio del progetto è generalmente composto da otto documenti specifici:
- Business case: Il motivo per cui il progetto dovrebbe essere preso in considerazione
- Project charter: La panoramica del progetto, dal punto di vista del PM
- Project initiation document (PID): Informazioni di base sul progetto
- Statement of work (SoW): Documenti rivolti al cliente che descrivono il prodotto, le tempistiche, ecc. Talvolta si tratta di un documento contrattuale, specialmente nel caso di clienti esterni.
- Elenco delle assunzioni: Documentazione delle assunzioni considerate nella creazione dei documenti di progetto e dei piani iniziali.
- Matrice RACI: Elenco di chi è responsabile, approva, viene consultato e informato durante tutto il ciclo di vita del progetto; questa matrice può cambiare nel tempo.
- Registro dei rischi e issue log: Elenco dei principali rischi (positivi e negativi) emersi durante la fase di avvio; questo può cambiare nel tempo.
- Piano di comunicazione del progetto: Descrive chi verrà informato su cosa, quando, da chi e con quale metodo.
Anche se questa non è una lista esaustiva, questi rappresentano elementi comuni della fase di avvio. Quando inizi un progetto, non limitarti a questi documenti.
Praticamente tutto ciò che impari sul progetto che stai per intraprendere è prezioso, e ti consiglio vivamente di raccogliere quante più informazioni possibili, anche se all'inizio non sai ancora come usarle. Conoscendo meglio le sfide da affrontare, le informazioni raccolte all’inizio avranno molto più senso.
5 Sfide nella Fase di Avvio Progetto—E Come Superarle
Nella fase di avvio progettuale potresti incontrare diverse sfide. Di seguito, ho evidenziato cinque sfide chiave che spesso mi è capitato di affrontare quando seguo una fase di avvio, e come mitigarle.
1. La Fase di Avvio del Progetto Procede Troppo Lentamente
A volte le fasi di avvio progetto possono diventare troppo lunghe. L’ho visto succedere spesso e può davvero influenzare il progetto in seguito, quando fatichi a rispettare le tempistiche promesse.
Come Mantenere il Progetto al Giusto Ritmo
Ecco alcuni consigli per assicurarti di procedere con il giusto ritmo:
- Organizza call o riunioni per discutere e trovare accordi. Questo spesso aiuta ad accelerare invece di scambiarsi tante email avanti e indietro.
- Assicurati che cliente e team sappiano quali sono i loro deliverable per la fase di avvio progetto e ogni dipendenza legata a loro. Evidenzia subito se sono un blocco che impedisce di andare avanti.
- Stabilisci tempistiche generali per questa fase. Prima del kickoff è facile rilassarsi, quindi assicurati che ci sia un obiettivo chiaro verso cui lavorare
- Pensa al momentum del team e del cliente. Come puoi coinvolgere e motivare le persone, rendendo chiaro che si stanno facendo dei progressi? Poiché la fase di avvio riguarda meno il "fare" e più il "definire le basi", cerca di individuare elementi tangibili che tu e il tuo team potete realizzare per dare concretezza al progetto.
2. Subentrare in un Progetto a Lavori Iniziati
Spesso, molti consigli sulla gestione dei progetti danno per scontato che tu stia partendo dall’inizio assoluto di un progetto e che sia tu a guidarlo fin da subito.
Ma cosa succede se vieni coinvolto quando il progetto è già a metà strada, o all’inizio di una certa fase? Può risultare davvero complicato non avendo preso parte all’avvio.
Come Subentrare in un Progetto a Lavori Iniziati
Prova questi suggerimenti quando prendi in mano un progetto a metà strada:
- Assicurati di essere al corrente di tutto ciò che è successo in precedenza. Se qualcuno ti sta passando il testimone, chiedi loro di fornirti un elenco di link, deliverable e stato associato, e qualsiasi link a documenti importanti.
- Organizza delle riunioni di kickoff del progetto con il tuo team, e poi con gli stakeholder, proprio come faresti all'avvio "reale" del progetto. Anche se non vuoi che il tuo team o il cliente debbano ripetere le cose, apprezzeranno il fatto che hai bisogno di metterti al passo, ed è anche un buon modo per "resettare" il team e andare avanti con una nuova guida di progetto.
- È anche un buon momento per fare una revisione intermedia del progetto—puoi esaminare rischi esistenti o il tasso di spesa attuale rispetto al budget, per assicurarti che tutti siano ancora allineati.
3. Avere un'unica fase di avvio per un progetto a più fasi
Un problema fondamentale con un progetto grande e di lunga durata è avere una sola fase di avvio proprio all'inizio del progetto e poi non "resettare" quando si passa alle diverse fasi. Quello che viene deciso per una fase non necessariamente vale per tutte le fasi e per tutto il ciclo di vita del tuo progetto.
Come gestire un progetto a più fasi
Prova il seguente approccio per un progetto a più fasi:
- Se il tuo progetto ha fasi chiaramente distinte, ad esempio una fase di analisi separata dallo sviluppo, tratta ogni fase come un mini-progetto invece che come un unico grande pezzo iniziale. Questo fornisce punti di partenza chiave per ogni fase, invece di fare molte ipotesi all'inizio.
- Fai dei mini kick-off a ogni passaggio e assicurati di aver esaminato la checklist di avvio del progetto e di aver coperto tutti i punti previsti per quella specifica fase.
4. Mancanza di chiarezza sul progetto
A volte, quando inizi la fase di avvio del progetto, le cose possono sembrare un po' vaghe, e i membri del team di progetto sono confusi su cosa sia effettivamente il progetto.
Come dare chiarezza al progetto
Assicurati di seguire questi punti per creare allineamento all'interno del tuo team:
- Assicurati di avere un elenco chiaro dei requisiti da parte del cliente. Includi requisiti business, utente e tecnici in questo elenco.
- Rivedi questi requisiti con il tuo team se ne hai uno assegnato. In caso contrario, coinvolgi i responsabili di disciplina. Fai in modo che le persone siano coinvolte fin dall'inizio.
- Una volta effettuati i kickoff interni e con il cliente, mantieni alta la motivazione all'interno del team—assicurati che il team sappia cosa deve consegnare e si senta coinvolto.
- Coinvolgi sempre il team nella definizione del brief, nella definizione dei deliverable e nell'approccio al progetto.
5. Ritardo nell'avvio del progetto
Ti è mai capitato di essere entusiasta per l'avvio di un progetto, raccogliere tutti i requisiti, definire un piano e i prossimi passi, e poi succede qualcosa che blocca la partenza? La motivazione si perde e il team di progetto proposto si disperde.
Come superare i ritardi nel kickoff del progetto
Ecco alcuni suggerimenti per evitare ritardi:
- Se c'è discussione sul budget del progetto, assicurati di esaminare tutte le decisioni di budget con il cliente in modo approfondito—cosa stanno ottenendo per il loro denaro? Sii il più chiaro possibile.
- Se non possono permettersi il budget proposto, guarda la dichiarazione dell'ambito—c'è qualcosa che puoi togliere? Avere una discussione franca e aperta per provare a trovare un compromesso insieme.
- Per far partire le cose velocemente, cerca di ottenere una piccola parte di budget approvata per una fase di analisi/scoperta.
- Se il cliente non si sta coinvolgendo o sta saltando delle scadenze iniziali, affronta subito la questione—aiutali a capire che impatto può avere sul progetto.
- Se ci sono problemi interni a formare il team o a partire con il lavoro, solleva la questione internamente. Anche qui, aiuta il team e il management interno a capire l'impatto di eventuali slittamenti nel progetto.
10 errori comuni da evitare nella fase di avvio del progetto
Anche i progetti ben pianificati possono fallire se la fase di avvio è affrettata o gestita male. Evitare questi errori comuni può aiutare i team a migliorare l'allineamento, ridurre i rischi e gettare basi più solide per il successo del progetto.
- Iniziare senza obiettivi chiari: Obiettivi vaghi rendono difficile misurare il successo, allineare gli stakeholder o dare le giuste priorità al lavoro. Ogni progetto dovrebbe iniziare con risultati e criteri di successo chiaramente definiti.
- Ignorare il contributo degli stakeholder: Non coinvolgere gli stakeholder fin dall’inizio può portare a disallineamenti, resistenza e aspettative contrastanti nel corso del progetto.
- Definire l’ambito in modo troppo vago: Un ambito poco chiaro o troppo ampio aumenta il rischio di ampliamento incontrollato degli obiettivi, cambiamenti di priorità e superamento del budget.
- Tralasciare i rischi di progetto: I team spesso si concentrano molto sui deliverable e sulle tempistiche, trascurando i potenziali rischi. Identificare i rischi precocemente aiuta a prevenire costose sorprese in seguito.
- Affrettare l’esecuzione senza preparazione: Saltare direttamente alle attività senza aver ottenuto allineamento e approvazioni può causare confusione, rifacimenti e ritardi.
- Non documentare le assunzioni: Le ipotesi su tempistiche, risorse, budget o dipendenze vanno documentate all’inizio per evitare malintesi durante l’esecuzione.
- Non definire ruoli e responsabilità: Senza una guida chiara e autorità nelle decisioni, i progetti possono bloccarsi a causa di confusione sui compiti.
- Saltare le verifiche di fattibilità o risorse: Iniziare un progetto senza validare le risorse disponibili, le tempistiche o la fattibilità tecnica può creare aspettative irrealistiche fin dal primo giorno.
- Comunicazione scarsa durante il kickoff: Se team e stakeholder non sono allineati fin dall’inizio su obiettivi, responsabilità e aspettative, le lacune comunicative possono rapidamente far deragliare il progetto.
- Considerare l’avvio come una formalità: Alcuni team accelerano la fase di avvio del progetto solo per "iniziare". In realtà, questa fase pone le basi dell’intero progetto e incide direttamente sul successo a lungo termine.
Dieci consigli da ricordare quando si avvia un progetto
Le migliori prassi di avvio dei progetti aiutano i team a definire gli obiettivi, allineare gli stakeholder, ridurre i rischi e costruire solide basi per il successo già dal primo giorno. Ecco 10 suggerimenti da seguire:
- Imposta fin da subito il tono che vuoi per il tuo progetto.
- Cerca il coinvolgimento e l’approvazione del tuo team già nelle prime fasi.
- Lo stesso vale per il cliente: coinvolgilo da subito e con continuità.
- Assicurati che siano predisposte comunicazioni chiare con clienti o stakeholder.
- Concorda un processo da seguire per il progetto: ma non farti bloccare dalla documentazione!
- Non cercare di forzare un processo specifico se non è adatto al tuo progetto.
- Cerca di incontrare il cliente di persona almeno una volta prima dell’avvio del progetto (se non è possibile, organizza una videochiamata!)
- Per qualsiasi meeting di kickoff, stabilisci un’agenda chiara e fai sentire tutti coinvolti.
- Cerca di rendere il progetto resiliente ragionando insieme al team su rischi e dipendenze.
- Pensa sempre in anticipo: non concentrarti solo sull’inizio del progetto!
FAQ
Cosa succede se salto la fase di avvio del progetto?
Saltare l’avvio del progetto spesso porta a problemi nelle fasi successive, tra cui:
- Aspirazioni dei portatori di interesse non allineate
- Obiettivi del progetto poco chiari
- Modifiche incontrollate all’ambito
- Sforamenti di budget
- Conflitti sulle risorse
- Ritardi e lavoro da rifare
- Aumento del rischio di progetto
Senza un processo di avvio chiaro, i team possono iniziare l’esecuzione prima di capire completamente cosa significa “successo” o perché il progetto sia importante.
Qual è la differenza tra avvio del progetto e pianificazione del progetto?
L’avvio del progetto è la fase in cui si definisce il progetto a un livello generale e si determina se vale la pena portarlo avanti. Questo include identificare obiettivi, stakeholder, valore di business, ambito, rischi e fattibilità complessiva.
La pianificazione del progetto viene dopo l’avvio. Durante la pianificazione, costruisci la roadmap dettagliata per l’esecuzione, inclusi tempistiche, budget, allocazione delle risorse, piano di comunicazione e scomposizione delle attività.
I due passaggi rispondono a domande differenti:
- Avvio del progetto: Dovremmo fare questo progetto?
- Pianificazione del progetto: Come lo faremo, nel dettaglio?
Senza un adeguato avvio, la pianificazione spesso avviene su obiettivi poco chiari o aspettative irrealistiche.
Quanto dovrebbe durare la fase di avvio del progetto?
La durata dell’avvio del progetto dipende dalla dimensione, complessità e livello di rischio del progetto.
Ecco una linea guida generale:
| Tipo di progetto | Durata tipica dell’avvio |
| Piccoli progetti interni | Da pochi giorni a 1 settimana |
| Progetti aziendali di media dimensione | 1–3 settimane |
| Grandi iniziative aziendali | Diverse settimane o mesi |
L’avvio del progetto fa parte della work breakdown structure (WBS)?
Non proprio. La work breakdown structure viene creata durante la fase di pianificazione per suddividere il progetto in deliverable e attività più piccoli. Tuttavia, le attività di avvio del progetto possono comparire come sezione ad alto livello nella WBS se l’organizzazione traccia tutte le fasi del progetto insieme. Per esempio:
- Avvio del progetto
- Pianificazione del progetto
- Esecuzione del progetto
- Monitoraggio e controllo
- Chiusura del progetto
Quindi, mentre l’avvio influenza la WBS, viene generalmente considerato una fase separata della gestione del progetto piuttosto che un componente della WBS stessa.
Qual è la differenza tra project charter e project initiation document (PID)?
Un project charter è un documento breve e generale che autorizza formalmente il progetto. Definisce lo scopo, i portatori di interesse e gli obiettivi generali del progetto.
Un project initiation document (PID) è più dettagliato. Approfondisce il contenuto del charter e spiega come il progetto sarà gestito, controllato e consegnato.
In molte organizzazioni, il charter viene redatto per primo per ottenere l’approvazione, mentre il PID funge da base operativa per il team di progetto.
| Aspetto | Project Charter | Project Initiation Document (PID) |
| Scopo | Autorizza ufficialmente il progetto | Definisce come sarà gestito ed eseguito il progetto |
| Livello di dettaglio | Visione generale | Approfondito e dettagliato |
| Creato durante | Avvio del progetto | Fine dell’avvio/inizio della pianificazione |
| Destinatario principale | Sponsor e dirigenti | Team di progetto, manager e stakeholder |
| Focus | Business case e approvazione | Approccio alla consegna e controlli di progetto |
| Contenuti tipici | Obiettivi, sintesi dell’ambito, stima budget, stakeholder, criteri di successo | Dettagli sull’ambito, governance, tempistiche, rischi, piani di comunicazione, risorse |
| Lunghezza | Di solito breve (1–3 pagine) | Spesso più lungo e dettagliato |
| Ruolo nell’approvazione | Conferma che il progetto può iniziare | Conferma che il progetto è pronto per essere eseguito |
Come scelgo una metodologia di progetto?
Scegli una metodologia di progetto in base a come lavora il tuo cliente, o a come sono organizzati la tua agenzia o il tuo team. L’ideale però è analizzare il progetto, i deliverable e il team, e poi trovare un processo che risponda alle esigenze reali.
Spesso si tratta di una combinazione di diverse metodologie di project management. Valuta questi aspetti quando scegli la metodologia:
- Qual è la dimensione del progetto?
- Quanto sono rigidi ambito, tempistiche e budget?
- Che team hai a disposizione?
- Hai un team dedicato o risorse condivise con altri progetti?
- Come lavora attualmente il cliente?
- Il referente di progetto del cliente sarà coinvolto a tempo pieno?
Come scelgo gli strumenti di project management?
Gli strumenti di project management dipendono dal progetto, dal team, dal cliente e dal budget. È importante evitare di aggiungere troppi strumenti inutili e valutare quanto siano integrabili tra loro. Alcuni strumenti da considerare sono:
- Strumenti di gestione dei requisiti per allineare gli stakeholder ed evitare fraintendimenti.
- Software di gestione e pianificazione delle risorse, ad es. Float o Resource Guru
- Software di pianificazione dei progetti, ad es. Microsoft Project o Gantt Pro
- Software di collaborazione per lavorare con gli stakeholder, es. Google Sheets o Confluence
- Software di pianificazione delle attività (spesso puoi trovare anche strumenti di pianificazione gratuiti) per assegnare i compiti e mantenere il progetto in linea
- Software di comunicazione per interagire con il team e gli stakeholder, es. Slack o Workspace
- Software di gestione del progetto per attività interne, ad es. Jira o Trello
Personalmente, sono per semplificare le cose e spesso mi ritrovo a usare Google Sheets per molte attività.
Qualunque strumento tu scelga, assicurati che il team interno e gli stakeholder siano d’accordo e sappiano usarli in modo efficace. Evita di complicare troppo le cose e ricorda che puoi sempre migliorare la dotazione più avanti se qualcosa non funziona.
E ora?
Vuoi connetterti con altri project manager digitali per condividere risorse e buone pratiche? Unisciti alla nostra community di membri e ottieni accesso a oltre 100 modelli, esempi e casi pratici e connettiti con centinaia di altri project manager digitali su Slack.
