Come Guidare le Riunioni di Avvio Progetto: Processo da Esperto
Se non parti con il piede giusto, il tuo team di progetto e il successo del progetto stesso sono già a rischio. Potrebbe essere tutto qui l’articolo, riassunto in una sola frase. Le riunioni di kickoff sono essenziali. Le riunioni di kickoff devono essere organizzate bene. Se non lo sono, la fiducia viene immediatamente intaccata, proprio nel momento più vulnerabile dell’intero ciclo di vita del progetto.
Utilizza questo articolo come guida per impostare un'agenda della riunione eccellente, per capire come condurre un kickoff di progetto e per dimostrare a tutti che sei il project leader giusto per questo lavoro!
Le riunioni di kickoff garantiscono che il team sappia cosa deve fare, perché lo sta facendo e come raggiungere il successo. Se non metti in luce e allinei cosa rende un progetto di successo sin dall'inizio, perdi l’occasione di dimostrare agli stakeholder chiave e ai partner che tu e il tuo team siete competenti e in grado di gestire il progetto.
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Gestire il passaggio dalle vendite alla gestione progetto
Prima della riunione di kickoff, il project manager deve leggere attentamente l’ambito di lavoro per comprendere cosa siamo tenuti a consegnare. Quando leggi i contratti, presta attenzione alle deliverable, a eventuali fattori che influenzano la tempistica del progetto e a qualsiasi vincolo di budget o di calendario che il team dovrà conoscere.
- Ci sono ipotesi su linee guida o ricerche che il team deve sfruttare? Assicurati di includerle nei dettagli della riunione di kickoff.
- Ci sono parti della definizione dell’ambito di progetto poco chiare o incomplete? Prendi nota delle domande e pianifica una riunione con il commerciale.
Non solo vuoi usare questo tempo per ottenere risposte alle tue domande, ma anche per comprendere eventuali dinamiche del cliente, aspettative o rischi emersi durante la fase commerciale.
Devi anche scoprire chi sarà il tuo gruppo di stakeholder. Spesso le persone coinvolte nel processo di vendita non sono quelle che faranno parte del team di delivery centrale. Devi valutare quanto siano pronti a partire insieme a te con questo progetto.
- Il team del cliente lavora in presenza in ufficio oppure è un team virtuale?
- Il loro team di progetto è già stato composto?
- Quanto velocemente possono fornire linee guida di brand o qualsiasi materiale necessario per partire subito e con il piede giusto?
- Il commerciale può presentarti prima della riunione di kickoff?
Potrebbe essere produttivo incontrare il project sponsor prima del kickoff con il team allargato. Quando un cliente firma un contratto con un’agenzia, si trova in un momento di massima vulnerabilità: il commerciale tende a scomparire ed emerge un nuovo team.
È un ottimo momento per costruire fiducia se il commerciale ti presenta subito allo stakeholder principale, dimostrando che hai già compreso l’ambito del progetto, ciò che viene richiesto all’agenzia, come funziona il processo creativo dell’agenzia e che sei entusiasta di iniziare questa collaborazione.
Questo è anche il momento ideale per richiedere eventuali materiali o accessi che il tuo team potrebbe aver bisogno, così da iniziare rapidamente e con il piede giusto. Raccogli tutti i materiali disponibili prima della riunione di kickoff così che il tuo team possa arrivare preparato e fare domande pertinenti al team del cliente.
Prepararsi alla riunione di kickoff del progetto
Se il tuo team arriva alla riunione di kickoff con il cliente ponendo domande intelligenti, il cliente saprà di essere in buone mani. È tuo compito, come project manager, portare il team a quel livello.
Una buona fase di avvio progetto prevede sia un kickoff interno che uno esterno.
Kickoff interni
Alcune agenzie possono preparare un brief interno di progetto. Generalmente, si tratta di una narrazione su cosa il cliente ci sta chiedendo di fare, perché ce lo sta chiedendo e quali materiali abbiamo a disposizione per eseguire con successo.
Altre agenzie sviluppano delle presentazioni su Google Slides o PowerPoint per il kickoff con informazioni simili.
Il minimo che il tuo team deve sapere:
- Qual è l'obiettivo del progetto
- Chi è il cliente
- Perché il cliente ci ha chiesto di realizzare questo progetto
- Cosa si aspetta il cliente al termine di questo progetto
- Quali sono i deliverable
- Qual è il budget
- Qual è la tempistica o il calendario
Altre informazioni utili da fornire in una riunione di kickoff includono:
- Chi è il team interno?
- Qual è il ruolo di ciascuno?
- Qual è il budget del progetto e quante ore ha a disposizione ciascuna persona per il progetto?
Puoi anche fornire informazioni sul cliente, come il loro sito web o cosa sai sul team principale degli stakeholder del cliente.
Dovresti passare in rassegna il calendario del progetto con il team e raccogliere eventuali periodi di assenza o progetti in conflitto che potrebbero influenzare la capacità del tuo team di consegnare nei tempi previsti. Se è necessario aggiornare la pianificazione, questo è il momento giusto per farlo.
Il tuo ruolo come project manager è creare un ambiente che permetta al team di collaborare e consegnare con successo. Hanno bisogno di chiarezza sul proprio ruolo, di una spiegazione su ciò che devono consegnare e di tempo e spazio per farlo bene.
Se possibile, invita il commerciale alla tua chiamata interna di avvio progetto così che anche il team interno possa porgli delle domande.
Riunioni di kickoff con il cliente
Le riunioni di kickoff con il cliente sono estremamente importanti. Se non sono ben gestite o non hanno una agenda di kickoff chiara e produttiva, diventano una perdita di tempo per tutti.
Mettiti nei panni del cliente. Potrebbero aver fatto ricerche o proposto il progetto per ottenere finanziamenti per mesi o addirittura anni, e ora è arrivato il momento di avviarlo davvero. Potrebbero investire una piccola somma o milioni di dollari.
In ogni caso, stanno investendo il loro tempo e le loro risorse in un progetto che aspettavano da tempo. Al tuo team è stato affidato questo incarico. Non sprecare l'opportunità del kickoff.
Inizia contattando il tuo referente principale presso il cliente, chiedendo la disponibilità dei membri del team più importanti per partecipare. Se è necessario aspettare un po' di più per assicurarsi la presenza delle persone giuste, fallo.
Un grande rischio durante il kickoff è non avere le persone giuste presenti e non trattare le informazioni chiave del progetto, il che può portare a partire col piede sbagliato.
È anche estremamente importante che siano presenti le persone giuste perché, come detto prima, coloro che lavoreranno con te su questo progetto potrebbero non essere le stesse persone che lo hanno definito in fase commerciale.
È fondamentale che durante il kickoff ci sia allineamento con il team cliente che segue operativamente il progetto su ciò che è incluso e ciò che è escluso, così che tutti abbiano chiare le regole del gioco.
Mi è capitato una volta di entrare in una riunione di kickoff e spiegare cosa pensavamo fosse il progetto. Dopo aver descritto il tipo di sistema che intendevamo progettare, un membro del team del cliente mi disse che si aspettava qualcosa di molto più complesso.
Le loro aspettative erano ben oltre il nostro perimetro di lavoro. Se capita a te una situazione simile, coinvolgi il team commerciale e il tuo referente principale presso il cliente per una conversazione a margine e/o sfrutta meglio il tuo software di collaborazione commerciale.
Morale della storia: assicurati di avere le persone giuste in riunione.
Preparare il terreno
Una buona riunione di avvio progetto con il cliente include una breve introduzione e un caloroso benvenuto. Se puoi avere il commerciale in chiamata, fallo aprire la riunione, salutare le persone che già conosce e raccontare come si è arrivati a questo appuntamento. Poi può passare il testimone virtuale a te e al resto del team.
Dovresti iniziare con un giro di presentazioni, così tutti capiscono chi c'è nel team e quale sarà il ruolo di ciascuno nell'esecuzione del piano di progetto. Ora che tutti si conoscono, puoi passare ai dettagli del progetto.
Allinearsi sui dettagli
Andando avanti, la seconda parte dell'agenda è il momento in cui spieghi, con le tue parole, come l'agenzia ha interpretato il perimetro del progetto, qual è secondo il tuo team l'obiettivo e quali sono le considerazioni da tenere presenti.
Un suggerimento è, dopo aver spiegato come hai compreso l'obiettivo del progetto, interrompere un attimo la conversazione e restituire la parola al cliente.
Chiedi al team del cliente se hai compreso correttamente il progetto e se c’è qualcosa di aggiuntivo che vorrebbero condividere, magari riguardo al processo RFP o al problema aziendale che ha spinto all’emissione di questa RFP. A volte gli RFP e i contratti possono essere davvero aridi. Il team può trarre beneficio dal sentire, in termini umani, la sfumatura del motivo per cui nasce un progetto.
Una volta che tutti i team hanno preso coscienza di cosa sia il progetto e dei rispettivi ruoli, è molto importante affrontare tutta la logistica del progetto. Tutti devono capire qual è la tempistica del progetto e anche quale sia il budget a disposizione.
Anticipare i rischi
Una buona partnership si basa sulla fiducia. Una buona gestione di progetto si fonda sulla pianificazione e sulla gestione del rischio. Inizia a costruire un rapporto di fiducia e trasparenza chiedendo quali siano, secondo loro, i rischi del progetto.
Metti sul tavolo eventuali assenze programmate, raccogli eventuali stakeholder secondari ai quali dovrai prestare attenzione, e chiarisci se ci sono persone con agende difficili da incastrare, così da poter anticipare questi aspetti in anticipo.
Un mio ex cliente aveva segnalato, durante il nostro meeting di kickoff, che la finestra temporale prevista per il lancio coincideva con la stagione degli uragani, il che poteva comportare assenze o rischi tecnologici. Saperlo è stato molto utile per discutere piani di emergenza.
Iniziare la collaborazione
Una delle migliori agenzie per cui ho lavorato utilizzava il meeting di kickoff come prima vera sessione di lavoro.
La prima metà era usata per conoscersi e fissare al team i dettagli critici, la seconda metà serviva invece per domande e approfondimenti. Era un ottimo modo per sfruttare l’entusiasmo e la motivazione del team cliente. Dimostra che il tuo team è pronto a darsi da fare.
Se il tuo team lo desidera ed è preparato, puoi partire subito con il progetto. Usa questo primo incontro per iniziare la fase di scoperta e raccolta informazioni, e assicurati di utilizzare le giuste domande per le sessioni di discovery di progetto.
Se il team cliente non ha mai portato avanti un progetto simile potrebbe essere utile includere una panoramica dell’aspetto dei deliverable e di cosa aspettarsi durante il flusso di lavoro. Sfrutta questo momento per definire le aspettative su come possano essere partner produttivi e coinvolti e offrire feedback costruttivo sui deliverable.
I wireframe di un sito web talvolta sono un deliverable confuso per chi non conosce i processi del design digitale. Sono volutamente generici e servono solo a comunicare la gerarchia dei contenuti nella strategia di navigazione.
I clienti che non hanno dimestichezza con i wireframe possono essere spiazzati dal fatto di non vedere testi o immagini reali. Usa il kickoff per anticipare anche questo aspetto.
Chiusura del meeting
Ogni buon meeting inizia con un’agenda e obiettivi chiari, e si conclude con un riepilogo e i prossimi step.
Ora che avete trovato intesa su cosa sia il progetto, quali siano i vincoli e i fattori motivanti, e che hai illustrato al cliente il tuo workflow e cosa aspettarsi e come partecipare, dovresti riepilogare i prossimi passi e chi se ne occuperà.
- Devono ancora concedere al tuo team accesso a qualcosa?
- Ci sono dei follow-up in uscita dagli argomenti della sessione Q&A?
- Devi inviare i materiali di kickoff al team cliente, o invitarli agli strumenti di project management?
- Non dimenticare di condividere le note e i punti azione della riunione dopo la call.
Sei Pronto Per Partire
Con questa pratica di kickoff in tre parti (passaggio di consegne dalla vendita al PM, kickoff interno, cadenza kickoff con il cliente) e il template di agenda di meeting, i tuoi team interni ed esterni saranno informati, già in fase di costruzione della fiducia, e pronti a portare avanti uno splendido progetto insieme. Leggi di più sui kickoff di progetto qui.
