Come Condurre un Avvio di Progetto Certificato da Esperti nel 2026

So che non tutti si sentono così, e va bene (per questo sono il PM!), ma cerco di incanalare questa eccitazione e questo entusiasmo per un nuovo progetto nella facilitazione della mia riunione di kickoff. 

Esistono due tipi principali di kickoff:

1. Una riunione di kickoff che utilizzi internamente con il tuo team per sviluppare un approccio progettuale, una tempistica e un piano. 
2. Una riunione di kickoff che utilizzi per condividere il piano di progetto e l’approccio che hai sviluppato con il tuo team verso il cliente o committente.  

Entrambe sono importanti, e in entrambi i casi si possono adattare in base alle sfumature del tuo progetto: il compito da svolgere, il livello di fiducia tra i team, il perimetro del progetto, la tempistica, le implicazioni del progetto, ecc., ma questo articolo si concentrerà principalmente sul primo caso d’uso e su come eseguire tatticamente un kickoff progettuale che si sviluppi in un piano progetto completo.

Cosa Fare Prima della Riunione di Kickoff del Progetto

La riunione di kickoff interna ha diversi scopi:

1. Definisce e condivide il contesto del brief o del problema da risolvere
2. È un modo collaborativo per un team multifunzionale di sviluppare un approccio di progetto e una project charter
3. Se condotta bene, entusiasma il team di progetto riguardo al lavoro e lo rende ottimista sulla possibilità di risolvere il problema da affrontare

Prima di inviare un invito a calendario al tuo team, ci sono alcune cose che dovresti valutare in anticipo per garantirti una riunione di kickoff di successo:

1. Rivedi il tuo brief e rifletti su ciò che devi ottenere nel kickoff di progetto:
   1. È principalmente per decidere un approccio? Serve a sviluppare una tempistica? Serve a ottenere la partecipazione del team di progetto? Tutte queste cose? 
   2. Le risposte a queste domande ti aiuteranno a determinare come condurre la riunione. Ad esempio, se l'obiettivo è decidere un approccio a un problema o progetto complesso, probabilmente dovresti includere un mix di persone di leadership insieme agli "esecutori" che si occuperanno del lavoro quotidiano. 
   3. D'altra parte, se si tratta solo di sviluppare una timeline rapida, probabilmente ti servono solo gli "esecutori" e puoi condividere le tappe fondamentali con la leadership dopo la riunione. 
   4. Il mio framework preferito per la riunione di kickoff si chiama Graphic Gameplan, sviluppato da un’azienda chiamata Grove Tools. È semplice e flessibile—puoi applicarlo a qualsiasi tipo di progetto nella maggior parte dei settori. 
2. Successivamente, individua i tuoi partecipanti. Di default, mi piace includere tutti i membri del team che lavorano concretamente sul progetto, oltre a eventuali sponsor esecutivi che possono avere più contesto sul progetto, sul brief o sul compito rispetto al resto del team.
   1. "Concretamente" significa persone che lavoreranno al progetto 3-5 volte a settimana, non persone con competenze specialistiche che saranno coinvolte solo in momenti chiave. Esistono modi più efficaci per coinvolgere queste figure, e non è necessario che partecipino all’intera riunione di kickoff.
3. Quando hai confermato i partecipanti, stabilisci data, ora e luogo della riunione. 
4. In anticipo, distribuisci il brief o qualsiasi materiale di background necessario che il team dovrà leggere prima della partecipazione. Hai già lavorato su un progetto simile? Recupera gli appunti retrospettivi, i report di performance passati o i post-mortem e distribuisci anche quelli. 
5. Ancora più importante, raccogli tutte queste informazioni in modo conciso in una email e in un invito a calendario con una chiara agenda della riunione di kickoff del progetto. Raggruppare tutto in un unico posto a disposizione del team mentre si prepara all'incontro è un modo semplice ma sottovalutato per rendere la vita un po’ più facile ai tuoi colleghi.

Cosa Fare Durante la Riunione di Kickoff del Progetto

Ora che hai completato la preparazione, è il momento di arrivare al fulcro dell’avvio del progetto: la riunione. La cosa più importante che un project manager deve tenere a mente durante questo incontro è che il suo ruolo è quello di facilitare la discussione: assicurarsi che la voce di tutti venga ascoltata, guidando la conversazione verso le domande di cui hai bisogno delle risposte per mettere insieme un piano e una tempistica. 

In ogni modo, è importante evitare di dettare i compiti e l’approccio del progetto: questo non genera senso di appartenenza e responsabilità nel team di progetto, e non entusiasmerà nessuno per il lavoro da svolgere.

Ci vuole un po’ di pratica per perfezionare questa abilità, ma più faciliterai queste riunioni più migliorerai. Se sei in difficoltà, cerca di essere curioso come un bambino di tre anni: continua a chiedere cosa, perché e come per riuscire a ottenere dal tuo team i dettagli di cui hai bisogno. 

La tua riunione potrebbe avere un aspetto diverso a seconda di come hai deciso di strutturare e facilitare la sessione, ma indipendentemente da questo dovresti sempre prevedere una componente visiva. Che sia un Google Doc dove appuntare le tue note condividendo lo schermo, o un foglio a muro se sei in ufficio.

Se decidi di utilizzare il modello Graphic Gameplan menzionato sopra, prendi in considerazione l’idea di creare un template di slide PowerPoint della grafica da completare durante la riunione. Incontri i partecipanti di persona? Una volta ho fatto stampare e plastificare questa grafica in grande formato, così da poterla portare alle riunioni, appenderla al muro e compilarla con un pennarello cancellabile. 

Qualunque sia la struttura della tua riunione, ci sono cinque argomenti fondamentali che dovrai affrontare in ogni riunione di avvio di progetto di successo:

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1. Allineamento sull’obiettivo principale del progetto

Qual è l’unica cosa che questo progetto deve assolutamente raggiungere? Potresti pensare che sia ovvio, ma clienti e sponsor di progetto spesso non sono bravi a definire questo punto chiaramente. Se sei fortunato, l’obiettivo può essere evidente, ma magari il team di lavoro completo non ha partecipato a tutte le conversazioni e riunioni fino ad ora, quindi è fondamentale confermare all’inizio che siete tutti allineati. 

Non dare per scontato il tuo ruolo di project manager: avrai sempre più contesto rispetto alla maggior parte del team ed è compito tuo diffondere queste informazioni in modo appropriato. 

2. Eventuali obiettivi secondari o KPI

Una volta che c’è allineamento sull’obiettivo principale, è il momento di elencare tutti gli obiettivi secondari e requisiti da soddisfare. Potrebbe trattarsi di un KPI secondario che vuoi influenzare, di un obiettivo a lungo termine a cui vuoi contribuire, oppure anche di qualcosa relativo alla gestione dei conti o alle operazioni. Magari il CMO dell’organizzazione osserva da vicino questo progetto e dobbiamo puntare in alto per impressionarlo. 

Magari c’è un requisito di lavorare solo con fornitori diversi, oppure un cliente preferisce ricevere i deliverable in un certo formato (ad es. PowerPoint invece di Google). L’elenco in questa categoria può essere lungo e variegato, dagli obiettivi di alto livello ai dettagli più operativi, ma questi sono i particolari che, se tenuti sotto controllo e gestiti correttamente, distinguono i grandi progetti da quelli semplicemente buoni. 

3. I compiti e le fasi del progetto

Successivamente nella riunione, dovresti discutere i compiti e le fasi che bisogna completare per raggiungere gli obiettivi e le finalità appena definite. Questo argomento dovrebbe occupare la maggior parte del tempo dell’incontro di avvio. 

MA non si tratta solo di elencare i compiti necessari a completare il lavoro, ma anche di riflettere su quale informazione sia necessaria per portare a termine queste attività. 

• Alcuni di questi devono essere svolti in un certo ordine? 
• Uno deve essere completato prima di iniziare gli altri? 
• Quali compiti possiamo svolgere contemporaneamente? 

Le risposte a queste domande sono la base per costruire una tempistica solida per il progetto. Non avere paura di fare domande di chiarimento in questa fase. Se non capisci come qualcosa verrà fatto, è probabile che anche il resto del team sia confuso.

4. Risorse

Una volta stabilito tutto quello che dobbiamo fare per raggiungere il nostro obiettivo, dobbiamo capire chi si occuperà delle diverse attività, cioè dobbiamo chiederci quali risorse e quali team coinvolgere per il successo del progetto. 

Pensa alle persone da coinvolgere internamente, ma ricorda anche i partner esterni. E quando pensi all’allocazione delle risorse, non dovresti limitarti a considerare chi deve essere coinvolto (importante), ma anche di quali informazioni avranno bisogno e quando. 

Questa è l'occasione per metterti nei panni degli altri e diventare il miglior partner che puoi essere. Anche se non hai ancora un brief completo per tutti i tuoi partner, è meglio dare loro subito il contesto piuttosto che sorprenderli in seguito con una scadenza ravvicinata: “Ciao, solo un avviso: ci hanno incaricati di risolvere il problema X. Stiamo ancora definendo i dettagli, ma penso che avremo bisogno del vostro team tra qualche settimana. Ecco le informazioni attualmente disponibili; aggiorniamoci tra un paio di giorni.”

La riflessione che fai in questa parte della riunione pone le basi per un solido piano di coinvolgimento degli stakeholder e per ottenere l'adesione delle persone da cui avrai bisogno di contributo. 

5. Fattori di Successo e Rischi

Infine, è importante prendersi un momento per pensare ai progetti passati simili e discutere le cose che sono andate bene così da poterle riprodurre, e al contrario, affrontare ciò che non ha funzionato così da assicurarci di non commettere gli stessi errori. 

Cosa possiamo fare per assicurarci in modo proattivo che le cose positive si verifichino e quelle negative no? Qui farai l'elenco dei fattori di successo e dei potenziali rischi, e potrai iniziare a pianificare come gestirli. 

Cosa Fare Dopo la Riunione di Avvio del Progetto

Uff, la riunione è terminata e ci sono state molte ottime discussioni. E ora? Prenditi del tempo per rivedere i tuoi appunti e assimilare quanto discusso. Hai detto che avresti fatto un follow-up con qualcuno o consultato un altro team su un argomento? Fai le dovute verifiche per colmare eventuali lacune che potrebbero ancora esistere nel piano.

Poi, scrivi il tuo piano di progetto, sviluppa la tua timeline e condividi questi dettagli con i membri del team di progetto per assicurarti di aver raccolto correttamente i loro input. Dai loro l'opportunità di proporre modifiche prima di condividere l'approccio in modo più ampio e bloccare il team su una tempistica. 

Assicurati che queste informazioni siano salvate in un luogo accessibile a tutti e stabilisci una cadenza con cui tenerle aggiornate (settimanale, bisettimanale, mensile). Per alcuni consigli su come usare l'IA per aiutarti in questo, dai un'occhiata al nostro articolo su creare una fonte di verità del progetto tramite un chatbot.

Pensa alla discussione sulle risorse che hai avuto con il team e sviluppa il tuo piano di coinvolgimento degli stakeholder. Quali informazioni del piano devono essere condivise con quali stakeholder?

Questo è anche il momento per iniziare a pensare al formato della riunione di avvio con il cliente (di cui parleremo più avanti). 

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Com’è Un Avvio Progetto di Successo

Anche se ci sono molti modi diversi per condurre una riunione di avvio progetto, il risultato finale dovrebbe sempre essere lo stesso:

1. C'è una visione condivisa e aspettative chiare attorno a cui il team di progetto si può unire.
2. È documentato in modo chiaro il percorso da seguire per il team. Questo significa che chiunque nel team di progetto può indicare a uno stakeholder la direzione giusta riguardo a deliverable, milestone, tempistiche, risorse e responsabilità, come ci stiamo preparando per il successo e come pianifichiamo la gestione dei rischi. 

Avvia i Tuoi Progetti con Fiducia

Spero che questa guida ti dia la struttura e la sicurezza per guidare (o migliorare!) le tue future riunioni interne di avvio progetto. Mi piacerebbe sapere se hai domande o approcci alternativi. Se desideri leggere altri contenuti come questo e connetterti con altri PM, iscriviti alla newsletter di Digital Project Manager.