Gli strumenti più sovra-configurati che i team continuano a combattere
Problema di flessibilità: Sebbene la flessibilità negli strumenti di project management sia allettante, può portare a un'eccessiva complicazione e inefficienza.
Trappola della personalizzazione: Strumenti come Monday.com e Notion, nonostante la loro popolarità, possono sopraffare gli utenti con opzioni di personalizzazione eccessive.
Strumenti pesanti: Piattaforme complesse come Workfront e ClickUp richiedono un notevole investimento iniziale per essere utilizzate.
Workflow rigidi: Un controllo eccessivo in strumenti come Jira o Wrike può indurre i team ad aggirare i processi, riducendo la produttività.
Comportamento umano: Il problema principale degli strumenti non è il software, ma la tendenza dei team a sovra-configurare, complicando i processi di lavoro.
Gli strumenti di project management sono spesso venduti con la promessa della flessibilità — l'idea che una piattaforma sufficientemente potente da gestire qualsiasi workflow renderà qualsiasi team più efficace. Ma per molti team, quella promessa si ritorce contro. Più uno strumento è versatile, più diventa allettante usarlo per qualsiasi cosa. E da qualche parte tra i campi personalizzati, le sotto-attività annidate e le dashboard a colori, lo strumento smette di supportare il lavoro e inizia a diventare esso stesso il lavoro.
Il problema non è una singola piattaforma. È uno schema che si ripete in tutte le categorie: ai team a cui viene concessa troppa libertà finiscono per creare sistemi troppo complessi da usare, mentre i team vincolati a configurazioni rigide trovano comunque modi per aggirarli. Gli strumenti che generano più attriti non sono sempre i peggiori — spesso sono i più potenti, usati senza controllo.
La trappola della personalizzazione
Alcune delle piattaforme di project management più popolari sul mercato sono anche quelle che più frequentemente vengono sovra-ingegnerizzate. Monday.com e Notion sono due strumenti citati costantemente dai professionisti — non perché siano progettati male, ma perché la loro flessibilità invita all'eccesso.
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Marissa Taffer, Fondatrice e Presidente di M. Taffer Consulting, osserva che questa dinamica si verifica regolarmente con Monday.com. Nota che "uno strumento come Monday o qualcosa che è un po' più personalizzabile è ottimo, ma diventa opprimente perché ci sono così tante cose che puoi fare che, quando dai troppa libertà alle persone, iniziano a sovra-ingegnerizzare." Per questo motivo, lei preferisce strumenti con limiti prestabiliti: Asana, dice, "sembra avere la giusta quantità di vincoli."
Se dai troppa libertà alle persone, iniziano a sovra-ingegnerizzare.
Anche Notion riceve una critica simile. Matthew Fox, Senior Project Manager e Operations Specialist presso Fox Consulting, lo descrive come uno strumento che attira fruitori entusiasti che però finiscono per perdersi nella fase di configurazione: "Molte persone adorano Notion, ma Notion è come un negozio di caramelle dove puoi fare tutto ciò che vuoi, ma poi passi così tanto tempo a configurarlo che non riesci ad avanzare davvero sul lavoro." La configurabilità diventa il prodotto — e il lavoro di progetto vero e proprio viene relegato in secondo piano.
Gli strumenti "heavy-build"
Un'altra categoria di strumenti non invita soltanto alla sovra-ingegnerizzazione — la richiede. Piattaforme come Workfront, ClickUp e l'help desk di HubSpot sono pensate per la complessità, e le organizzazioni che sottovalutano l'investimento iniziale rischiano di ritrovarsi con sistemi che sono tecnicamente funzionanti ma praticamente inutilizzabili.
Melody MacKeand, Fondatrice di Melody MacKeand Consulting, indica sia Workfront che ClickUp come strumenti che richiedono un significativo lavoro di configurazione iniziale. Nella sua esperienza, "strumenti molto impegnativi dal punto di vista della configurazione come Workfront richiedono onboarding e costruzione davvero significativi." ClickUp presenta sfide simili — "spesso serve un consulente esterno per costruire la piattaforma" e "dove ho visto le organizzazioni fallire con ClickUp è quando non hanno assunto qualcuno che le aiutasse a configurare il sistema e lo hanno impostato in modo meno che ideale."
Strumenti che richiedono un impegno davvero importante in termini di configurazione, come Workfront, necessitano di onboarding e costruzione davvero significativi.
Gli strumenti enterprise possono esasperare ancora di più il problema. Yonelly Gutierrez, Senior Program Manager presso Palo Alto Networks, racconta la sua esperienza con Planview come un ammonimento su ciò che accade quando un'interfaccia supera la capacità di utilizzarla di un team: "È stato terribile. Non riuscivo a capire come usare quello strumento. Il nostro manager ha dovuto sedersi accanto a tutti noi e mostrarci come utilizzarlo... Alla fine si occupava lei stessa degli aggiornamenti ogni volta che doveva far avanzare un progetto perché noi non riuscivamo a capire come fare." Quando uno strumento è così complesso che i manager iniziano a fare workaround manuali solo per tenere i progetti in movimento, il sistema ha fallito il suo scopo principale.
Fox ha riscontrato una discrepanza simile con HubSpot negli ambienti delle agenzie. "C’è un’agenzia con cui ho lavorato dove amano HubSpot," osserva, ma "HubSpot offre un help desk che è una soluzione terribile per le agenzie. Richiede una quantità enorme di personalizzazione e un sacco di configurazione." L’amore per il prodotto principale di una piattaforma non si estende automaticamente a tutte le sue funzionalità — e forzare l’utilizzo spesso costa più di quello che vale.
Quando i workflow rigidi diventano un ostacolo
L’iper-configurazione non deriva solo da troppa libertà. Può nascere anche da troppo controllo. Quando gli amministratori bloccano gli strumenti con workflow rigidi e richieste di processo eccessive, i team non diventano più produttivi — trovano piuttosto il modo di aggirare completamente lo strumento.
Jira è la piattaforma più comunemente associata a questa modalità di fallimento. Ryan Gilbreath, Technical Project Manager presso RTS Labs, attribuisce la colpa direttamente alle scelte di configurazione: "Davvero penso che tutto dipenda dal modo in cui l’amministratore di Jira lo imposta e dai workflow che implementa. Se il workflow è molto rigido e devo fare questo e questo per accedere a determinati documenti o team e rallenta il ritmo, probabilmente finirò per lavorare fuori da Jira." Il problema non è lo strumento — ma le scelte fatte al suo interno.
Davvero penso che tutto dipenda dal modo in cui l’amministratore di Jira lo imposta e dai workflow che implementa.
Wrike presenta una versione della stessa questione, ma con una conseguenza differente. Julia Rajic, Chief Operating Officer presso Point Blank, descrive come l’integrazione totale di Wrike con modelli molto dettagliati e strutture di compiti rigidi abbia progressivamente eroso la capacità della sua agenzia di pensare e lavorare in modo flessibile: "Sono passata da sistemi e strumenti disparati a un’integrazione totale, totale, dove... Si arrivava al punto che la gente diceva, non lo faccio finché non esiste una task per quello." La struttura creata per portare ordine è finita per generare dipendenza. Come afferma Rajic, "se è tutto troppo strutturato, con troppi dettagli e si fa troppo affidamento su uno strumento, quello che può succedere è che rischia di bloccare la capacità di andare oltre quello schema."
Quando la libertà creativa intimorisce
Non tutta l’iper-configurazione nasce da un eccesso di funzionalità o da controlli amministrativi stringenti. A volte, è proprio chi gestisce la sessione che costruisce troppo. Strumenti liberi come Miro danno un enorme potere creativo a chi facilita — e questo potere non viene sempre usato con moderazione.
Alexa Alfonso, Sr. Account Executive presso Caylent, ha visto Miro presentare scenari opposti. "Penso che Miro possa essere così," dice, quando le viene chiesto se il tool rientri nei casi di eccessiva ingegnerizzazione. "Tutto dipende da chi gestisce la board e da cosa vuole farci... Ho visto board Miro eccessivamente progettate, troppo complicate, che hanno solo intimidito le persone... forse il facilitatore l’ha resa troppo complessa, che è un po’ la bellezza e al tempo stesso la rovina di uno strumento del genere, perché puoi davvero farlo diventare quello che vuoi." Uno strumento che può essere qualsiasi cosa rischia anche di diventare troppo — e quando i partecipanti si trovano di fronte a una board dove non sanno orientarsi, la collaborazione che il tool doveva abilitare scompare.
Ho visto board Miro eccessivamente progettate, troppo complicate, che hanno solo intimidito le persone… forse il facilitatore l’ha resa troppo complessa, che è un po’ la bellezza e al tempo stesso la rovina di uno strumento del genere
Il vero problema non è (quasi mai) il software
Il filo conduttore di tutti questi esempi non è un difetto di una piattaforma particolare. È uno schema umano ricorrente: se c’è l’opzione di aggiungere altro, i team lo fanno quasi sempre. Più campi, più automazioni, più struttura, più board — fino a quando lo strumento nato per ridurre l’attrito diventa la sua principale fonte.
La soluzione raramente significa cambiare piattaforma. Significa riconoscere il momento in cui la configurazione passa dall’essere utile all’essere eccessiva, e avere la disciplina di fermarsi prima che il sistema inizi a diventare un ostacolo per le persone a cui era destinato.
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