Come Evitare i Conflitti di Progetto Gestendo Meglio le Risorse
I conflitti sulle risorse nei tuoi progetti sono inevitabili. Passare le giornate a risolvere conflitto dopo conflitto è noioso, ma fa parte delle difficoltà di essere un project manager.
Se vuoi che il tuo progetto abbia successo—e diciamolo, è l'obiettivo di tutti—devi minimizzare i conflitti fin dall'inizio del progetto, utilizzando le migliori strategie di risoluzione dei conflitti sulle risorse.
Perché la gestione delle risorse è importante?
Che ci creda o no, la gestione delle risorse di progetto può decretare il successo o il fallimento del tuo progetto. Obiettivi che cambiano continuamente e team che non rispettano le scadenze sono lamentele comuni tra i project manager di tutto il mondo. Tuttavia, un’allocazione, gestione e distribuzione efficace delle risorse può rendere questi conflitti molto più facili da risolvere o talvolta evitarli del tutto.
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Assicurarsi di avere la giusta quantità di risorse per il buon esito del progetto—senza impattare sulle altre aree aziendali—rende felici tutti. Farlo, tuttavia, è più facile a dirsi che a farsi.
Leggi di più su perché la gestione delle risorse è importante qui.
5 strategie per risolvere i conflitti di risorse nei progetti
Ecco cinque strategie di gestione delle risorse che puoi adottare per risolvere i conflitti sulle risorse nei tuoi progetti.
- Sii chiaro sul valore che il tuo progetto apporta
- Assegna le risorse giuste per il tuo progetto
- Definisci bisogni e obiettivi delle risorse
- Preparati alla competizione per le risorse
- Investi in software di gestione delle risorse
Vale anche la pena investire per migliorare le tue competenze nella gestione delle risorse, in quanto ciò ti consentirà di avere più strumenti per evitare i conflitti.
1. Sii chiaro sul valore che il tuo progetto apporta
Utilizzare risorse preziose senza spiegare chiaramente il motivo può portare ad una cultura lavorativa che risente dell’impatto che il tuo progetto ha sull’azienda.
È importante dimostrare il valore che il tuo progetto apporta, in modo che i team interni capiscano meglio perché stai utilizzando determinate risorse e quale sarà il ritorno nel lungo periodo.
Le risorse sono sempre molto richieste e scarse, quindi è importante considerare che il talento, i fondi e i materiali di cui il tuo progetto ha bisogno potrebbero lasciare un altro team in difficoltà e poco apprezzato.
Quando il tuo progetto è percepito come uno spreco di risorse con poco o nessun ritorno, le tensioni possono aumentare. In queste situazioni cresce la probabilità e la gravità dei conflitti sulle risorse, che possono compromettere il successo del tuo progetto.
Un po’ di marketing interno può essere molto utile. Non c’è bisogno di esagerare, ma spiegare lo scopo del progetto, il tempo previsto e quante risorse saranno necessarie può rendere tutti più preparati e pazienti.
2. Assegna le risorse giuste per il tuo progetto
I progetti sono per loro natura temporanei. Convincere le aziende a mettere a disposizione i propri talenti può essere difficile, e ottenere un budget per i giusti consulenti ancora di più. Decidere in anticipo come affrontare allocazione e gestione delle risorse è fondamentale.
Se la tua è una grande azienda con la possibilità di spostare il personale, utilizzare le risorse esistenti è spesso la soluzione migliore. I dipendenti già in organico conoscono le procedure aziendali e possono essere subito operativi quando entrano a far parte del team di progetto. Assicurati solo che l’allocazione delle risorse non metta troppo sotto pressione il tuo team. L’aiuto di consulenti esterni può rendere il carico di lavoro più sostenibile.
D’altro canto, i consulenti esterni possono essere una buona scelta se la tua azienda non può riallocare i membri del team per un certo periodo. Utilizzare le risorse finanziarie per ottenere il talento giusto fin dal primo giorno può evitare conflitti interni per accaparrarsi le persone giuste più avanti.
Per evitare conflitti, è essenziale applicare strategie per gestire più progetti che diano priorità a una gestione efficace delle risorse.
3. Definisci bisogni e obiettivi delle risorse
Avere un piano di gestione delle risorse che indichi quali risorse ti servono è un ottimo obiettivo a cui puntare. Anche se forse non otterrai tutte le risorse di cui hai bisogno (ehi—possiamo sempre sognare!), avere uno schema chiaro di ciò che richiede il tuo progetto può favorire il coinvolgimento di tutti gli stakeholder già nelle prime fasi.
Significa anche che puoi fornire una motivazione ragionata sul perché hai bisogno delle risorse che richiedi, riducendo così la probabilità che vengano messe in discussione.
Oltre a fornire un quadro delle risorse necessarie, dovresti anche attribuire una chiara responsabilità per queste risorse ai tuoi team interni, inclusi altri project manager e stakeholder. In questo modo, tutto il team comprenderà il valore delle proprie risorse e le gestirà in modo più efficace.
Rendi chiara l’assegnazione delle responsabilità e cerca di far approvare il tutto da tutti fin dall’inizio. Così avrai qualcosa con cui tutelarti e potrai chiamare le persone alle loro responsabilità.
Tutti avranno una comprensione chiara del loro ruolo e così si possono evitare conflitti sulle risorse dovuti a malintesi. Inoltre, sarà più facile capire quando qualcuno non sta gestendo le proprie risorse in modo efficace, poiché puoi individuare chi non ha rispettato la propria parte e risolvere questi problemi fin da subito.
4. Preparati alla Competizione sulle Risorse
Parte della gestione di un progetto consiste nell’essere realistici. E diciamolo chiaramente, la competizione per le risorse abbonda nelle organizzazioni.
Anche se puoi puntare a mantenere le tue risorse per te stesso, non creare un piano delle risorse spesso equivale a pianificare il fallimento nella gestione dei progetti. È fondamentale avere un piano di emergenza per i casi in cui non riesci ad ottenere (o a trattenere) le risorse di cui hai bisogno.
Parte di questo processo consiste nel mantenere gli stakeholder responsabili per l’uso che fanno delle risorse. Fai in modo che sia chiaro e riconosciuto l’impatto del non condividere le risorse.
Metti per iscritto un piano di emergenza e rendilo facilmente disponibile al tuo team. Il tuo piano di emergenza dovrebbe includere i passi da seguire per risolvere eventuali dispute sulle risorse, ad esempio quando si manca una scadenza e un altro team è messo sotto pressione.
Crea una serie di procedure operative e fai approvare dagli stakeholder prima che sorgano conflitti di risorse. Potrà sembrare molto lavoro inizialmente, ma a lungo termine pagherà dieci volte tanto.
Inoltre, non essere egoista. Il conflitto richiede compromessi. A volte le cose andranno male e ti mancheranno risorse per un po’.
Trovare modi per evitare che ciò accada è l’ideale, ma bisogna anche essere comprensivi verso gli altri team. Il compromesso è necessario per trovare soluzioni vantaggiose per tutti (o almeno non svantaggiose per tutti).
5. Investi in un Software di Gestione delle Risorse
Implementare queste strategie è già abbastanza impegnativo—farlo mentre si tengono d’occhio progetti concorrenti, persone difficili, stakeholder imprevedibili e clienti può essere travolgente. Se poi bisogna considerare anche permessi per malattia e ferie, potresti davvero perdere la pazienza. È qui che un software di gestione delle risorse può aiutarti. Tra le tante funzionalità offerte dai diversi strumenti, le notifiche di conflitto sulle risorse fornite da alcuni tool possono avvisarti proattivamente di potenziali problemi, permettendoti di affrontarli prima che degenerino.
Ottenere il consenso per acquistare un nuovo strumento dalla tua azienda può essere difficile (vuoi tutte queste risorse E anche nuovi software?) ma potrebbe davvero evitarti un sacco di grattacapi. Se hai un piccolo team, uno strumento di gestione delle risorse gratuito potrebbe aiutarti a iniziare.
Se porti avanti la richiesta di un software di gestione delle risorse e non riesci comunque a ottenerlo, trova un processo e seguilo rigorosamente. I foglio di calcolo per l’allocazione delle risorse possono essere davvero impegnativi, ma se è tutto quello che hai, impegnati a fondo. Processi di gestione delle risorse fatti a metà possono rendere la risoluzione dei conflitti un vero caos successivamente.
Avere un’unica posizione centralizzata dove sono archiviate tutte le informazioni sulle risorse significa che non perdi mai di vista le tue risorse. Questo rende più facile tutelarti quando sorgono possibili conflitti sull’allocazione delle risorse, così come chiedere conto a chi è responsabile.
E ora?
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