Come utilizzare Confluence per la gestione dei progetti nel 2026

Ho iniziato a usare i prodotti Jira e Confluence di Atlassian circa due anni fa, quando un cliente voleva implementarli nella propria organizzazione. Dal momento che avevo già utilizzato e implementato altri strumenti Agile simili in passato, il processo è stato piuttosto intuitivo. I project manager possono scegliere una piattaforma di gestione progetti con supporto Jira per gestire progetti complessi in modo più efficace.

Come project manager dobbiamo gestire molti aspetti, e uno di quelli molto importanti è la gestione delle informazioni. È sempre più semplice avere una piattaforma informativa centralizzata piuttosto che rincorrere email, messaggi privati o post-it (sì, alcuni di noi li usano ancora).

Come Gestire Progetti Con Confluence

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Collaborazione E Organizzazione Del Team

A prima vista, Confluence sembra essere uno strumento di presa di appunti potenziato, ma dà il meglio di sé quando viene integrato con un solido software di gestione progetti. Questo è corretto sotto molti punti di vista, e i team lo usano semplicemente anche per questo, ma in modo collaborativo. Per me, il caso d’uso ideale riguarda la pianificazione e l’esecuzione complessiva di un progetto, dalla project charter alle retrospettive e tutto ciò che c’è nel mezzo. Alcuni esempi sono mostrati qui sotto.

Trova suggerimenti e trucchi per Jira qui.

Uno dei vantaggi unici di Confluence è che è indipendente dalla metodologia. Dall’Agile al Waterfall, lo strumento le copre tutte. Elencare tutte le funzionalità sarebbe piuttosto lungo, quindi ecco una piccola mappatura di strumenti e template da considerare quando inizi la pianificazione del progetto con Confluence:

• Team: manuale del dipendente, RACI (gestione ruoli e responsabilità)
• Stakeholder: report sullo stato del progetto, roadmap di prodotto
• Ciclo di vita: note delle riunioni settimanali, creazione di una knowledge base
• Pianificazione: kick-off di progetto, pianificazione del progetto
• Incertezza e ambiguità: assessment dei rischi, gestione del cambiamento
• Delivery: revisione del design, reportistica di progetto, gestione di una Kanban Board
• Performance: pianificazione della capacità, brainstorming
• Lavoro di progetto: timeline, runbook DevOps, requisiti, gestione delle attività

Scegli semplicemente una fase e inizia a consultare i moduli, le funzioni e i modelli disponibili. Atlassian mette perfino a disposizione una libreria per aiutarti a trovarne altri.

La Retrospettiva

Come menzionato in precedenza, esiste un modello per ogni fase della gestione di progetto, indipendentemente dalla metodologia. Qui voglio concentrarmi sulla retrospettiva.

Parliamo di una parte molto importante del progetto, la retrospettiva. Questo è uno strumento molto utile per la pianificazione dei progetti futuri. È così importante per il lavoro di progetto che spesso supera i confini delle metodologie. Sia i team di project management tradizionali che quelli Agile possono utilizzarla come modo per adeguare il proprio modo di lavorare in prospettiva futura.

In passato, utilizzavamo le lezioni apprese come nostra retrospettiva, che avveniva al termine di un progetto. Era un processo formale che spesso non veniva più ripreso. Ma incorporando una retrospettiva a intervalli regolari, i team possono assicurarsi lo svolgimento più fluido del progetto e gli stakeholder possono aspettarsi prestazioni migliori. 

Sebbene ci siano alcune differenze tra la retrospettiva e le lezioni apprese, qui ci concentriamo sul miglioramento dei processi.

Quindi... dove entra in gioco Confluence?

Confluence considera la retrospettiva una parte talmente importante del processo che esistono diversi modelli specifici nel marketplace di Atlassian. 

Entrambi i concetti seguono queste basi:

• Cosa è andato bene
• Cosa non è andato bene
• Cosa possiamo migliorare

Le 4 L aggiungono il concetto di:

• Liked (a volte chiamato Loved – Piaciuto o Amato)
• Learned (Imparato)
• Loathed (o lacked – Detestato o mancato)
• Longed for (Desiderato)

In questo caso viene introdotto un approccio all'apprendimento, poiché i nuovi processi acquisiti sono preziosi e vanno evidenziati per un utilizzo in futuro.

Bene, ma perché

Sicuramente conosci il detto: “Chi dimentica il passato è condannato a ripeterlo”. Anche se non è sempre un male, raccogliere le conoscenze collettive acquisite in passato aiuta a non ripetere gli stessi errori, ma anche a ricordare ciò che è stato positivo. I passaggi per gestire una retrospettiva efficace sono i seguenti:

1. Preparazione: prepara i tuoi appunti, il tuo team e te stesso. Decidi l’approccio. I team da remoto possono utilizzare app di whiteboard come Mural, Concept Board o Explain Everything. Solitamente preparo una griglia divisa in quattro quadranti come questa:

2. Retrospettiva: è il momento di avviare la fase centrale dell’attività. Ognuno dovrebbe prendersi del tempo per riflettere sulle quattro categorie: cosa hanno apprezzato, cosa è mancato, cosa hanno desiderato e cosa hanno imparato. Spiega cosa rappresentano queste categorie. Ad esempio, potresti aver apprezzato la collaborazione tra i membri del team nella programmazione, ma aver desiderato più tempo per lavorare insieme. Magari hai imparato (grazie alla programmazione collaborativa) a usare un ottimo strumento per la documentazione, ma ti è mancata la formazione necessaria per sfruttarlo al meglio. Oppure il team ha avuto difficoltà nel mantenere visibili le attività—un altro segnale che potrebbe essere utile adottare un software di gestione delle attività per piccole aziende che si integri bene con Confluence.
3. Organizza: Fornisci alcune istruzioni. Potresti decidere di concentrarti su una sola sezione della griglia per volta, oppure lasciare che ciascuno partecipi liberamente. Definisci un limite di tempo: più è stato lungo il progetto, più tempo richiederà la retrospettiva.

Puoi anche suddividere questi momenti in varie fasi del progetto. Non riservare tutto alla fine, oppure rischi di perdere delle occasioni.

Cosa puoi fare con tutte queste preziose informazioni?

Il primo passo è raccogliere le risposte. Cercherò le risposte comuni e le raccoglierò. Aspetti come formazione, tempo, strumenti, ecc. compariranno spesso. Questo è il tuo piano d'azione. Queste risposte principali rientreranno in una delle quattro aree:

1. Fare di più
2. Fare di meno
3. Continuare a fare
4. Smettere di fare

Quando la maggior parte del team apprezza particolarmente uno strumento, ma necessita di maggiore formazione su di esso, questo deve diventare una priorità. In alternativa, se noti che qualcosa non è stato preferito, ma la direzione desidera mantenerlo come parte del processo, questo ti dà l'opportunità di pensare a quanto sia efficace e magari di proporre delle alternative.

5 Consigli e Trucchi dagli Esperti

1. I shortcut sono denominati in modo intuitivo. La barra “/” è l'inizio di tutto. Inseriscila per prima per aprire il menu contestuale, poi aggiungi il nome della funzione. Ad esempio, “/ + d” (1)  mostra tutti i shortcut che iniziano con la lettera “d”, come "date" (2). Alla destra della casella a discesa che compare si trova l'equivalente da tastiera “//”, che aprirebbe un collegamento rapido alla data. (3):

2. Ogni volta che stai modificando un campo e non ricordi il tasto rapido, premi semplicemente “Ctrl +/” e comparirà la lista dei collegamenti rapidi. Puoi trovare ulteriori informazioni sui tasti rapidi qui.
3. Comprendi la differenza tra “Chiudi” e “Pubblica”. Spesso abbiamo del lavoro in corso. Confluence salva automaticamente il tuo lavoro a intervalli regolari. Chiudere il documento lo salva fino all'ultima modifica, ma non mostra le modifiche. Pubblica rende il nuovo documento visibile. Questo ti permette di lavorare su una bozza e renderla pubblica solo quando è pronta.
4. La sfida principale che ogni organizzazione dovrà affrontare è essere costanti. Usa gli stessi campi, stili e formattazione nei tuoi moduli e nelle tue pagine. Ciò aiuterà ad aumentare l'accettazione da parte degli utenti.
5. Usa anche l'editor. Quello che molti chiamano "banner" è in realtà un selettore rapido di formato o stile:

La retrospettiva ha qualcosa di prezioso da dirci, dobbiamo solo ascoltare

Metti in pratica questi consigli sull'uso di Confluence per rendere più semplice la prossima retrospettiva. Così semplice che sarai più propenso a svolgerle più frequentemente e a mettere la tua squadra di progetto sulla strada del successo.

Usa i modelli e adattali al linguaggio della tua organizzazione, costruisci i tuoi archivi e sviluppa il tuo piano d’azione, e non scordare quei preziosi tasti rapidi per risparmiare tempo. Potresti trovare interessante anche questo articolo su come condurre la pianificazione delle risorse con Jira. 

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