Suivi du Temps : Votre Super-pouvoir Secret pour la Gestion des Risques
Lorsque j’ai commencé comme coordinatrice de projet il y a de nombreuses années, les chefs de projet débattaient avec ferveur des stratégies pour inciter les équipes à remplir leurs feuilles de temps.
L’agence pour laquelle je travaillais à l'époque confisquait votre ordinateur portable si vous preniez trop de retard. Une autre agence restreignait votre accès au chariot de bières et de vin. D’autres organisaient des rappels à l’ensemble de l’agence. Le plus fou était de retenir les salaires (celui-ci est peut-être une légende urbaine.)
Heureusement, nous avons résolu le problème depuis ces temps sombres du management de projet, non ? MDR. (Puis-je dire ça ?)
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Laissez-moi revenir en arrière et expliquer : Pourquoi est-ce que j’en parle ? Ce sujet a déjà été ressassé à l’infini. Et malgré ça, le massacre continue. Peut-on arrêter la folie ? Pour y parvenir, il faut comprendre le pourquoi, ou le POURQUOI ENCORE ?
Pour tirer le succès de n’importe quel projet, les chefs de projet doivent comprendre la multitude de facteurs qui peuvent conduire à son échec. Une fois ce constat établi, un plan de gestion des risques peut être mis en place, dans lequel le suivi du temps doit être un élément clé.
Où se rejoignent la gestion des risques et le suivi du temps ?
Voici une base en gestion des risques, selon ChatGPT 3.5 :
« Le principe du risque projet consiste à aborder de façon systématique les incertitudes et interruptions potentielles d’un projet en identifiant, évaluant, planifiant et surveillant les risques tout au long de son cycle de vie. Une gestion efficace des risques permet d’augmenter les chances de succès d’un projet et de minimiser les impacts négatifs d’événements imprévus. »
OK, génial. Mais comment le suivi du temps s’intègre-t-il dans le processus de gestion des risques ? Définissons le suivi du temps. Chat GPT3.5, éclaire-nous encore :
« Le suivi du temps dans les projets est le processus de surveillance et d’enregistrement du temps passé sur différentes tâches, activités ou phases d’un projet. C’est un aspect crucial de la gestion de projet qui aide les chefs de projet, les équipes et parties prenantes à obtenir des informations sur la façon dont le temps est alloué, à identifier les éventuels goulets d’étranglement ou inefficacités, et à s’assurer que le projet reste dans les délais. »
Encore une fois, parfait. Mais...
Ici, nous allons nous concentrer précisément sur la façon dont le suivi du temps doit être un élément essentiel de votre stratégie de gestion des risques.
À ce jour, le suivi du temps précis demeure un sujet brûlant. Le noyau de ce problème de simple saisie de données n’a pas encore été résolu. Les équipes avec lesquelles j’ai travaillé priorisent le suivi du temps avec plus ou moins d’assiduité :
- Suivi du temps en continu, quotidien, heure par heure, effectué méticuleusement, comme laver et ranger la vaisselle juste après avoir mangé. Très grande priorité ! Ici, l’entrée de données en temps réel est presque automatisée. Cette personne est votre héros du management des risques.
- Blocage de 15 minutes chaque soir pour saisir les temps. Comme faire la vaisselle du matin, midi et soir en fin de journée. Le tableau de bord logiciel dédié au suivi du temps est sûrement épinglé parmi 20 autres onglets. Ce n’est pas exactement du reporting en temps réel, mais ce n’est pas trop contraignant pour votre stratégie d’identification des risques.
- Blocage récurrent en fin de semaine pour renseigner les temps. Oups, laisser la vaisselle du lundi dans l’évier jusqu’au vendredi... bien plus difficile à nettoyer. Que reste-t-il là-dessus ? L’analyse des risques s’appuie maintenant sur des données douteuses, augmentant l’impact potentiel des risques non identifiés et la probabilité d’échouer à mettre en place des mesures d’atténuation. Sur une échelle de 1 à 3, où 3 est le pire, ceci est un 3. Mauvais plan.
- Et en dernier, le plus flagrant : la finance fait une relance à toute l’agence en fin de mois pour saisir les heures avant de se déconnecter.
Je ne vais même pas comparer ça au nettoyage de la vaisselle. C’est trop répugnant, tout comme l’impact que cela a sur une compréhension précise. Si tout le monde attendait ce rappel pour saisir son temps, l’exposition au risque serait maximale, et les plans de mitigation n’auraient plus aucun sens, les menaces potentielles circuleraient en toute liberté.
C’est l’équivalent d’avancer les yeux bandés : impossible de surveiller le risque, de le limiter, de lui dire de rentrer chez lui car il a trop bu. Les projets dans cette situation se déroulent comme cette expérience scientifique où votre « ami » vous dit d’ajouter de l’eau puis s’enfuit en se protégeant la tête.
4 conseils pour mieux gérer le risque avec le suivi du temps
Voici quelques bonnes pratiques pour le suivi du temps. Gardez à l’esprit que vous pouvez également utiliser l’IA dans le suivi du temps en complément de ces conseils pour une efficacité et une automatisation accrues.
1. Préparez votre projet au succès : Faites une analyse forensique des projets passés
Lors de la définition et de la planification d’un projet, j’aime me référer aux résultats de projets similaires précédemment réalisés. Ont-ils dépassé le budget ? Ont-ils été sous budget ? Combien d’heures ont été nécessaires ? Qui a utilisé le plus de temps ? Le moins ? Qui en avait assez, ou pas assez ? Connaissons-nous la raison de ces écarts ?
Fondamentalement, cela fournit un aperçu des risques potentiels, des vulnérabilités et aide à orienter les stratégies d'atténuation des risques. Pour élaborer votre stratégie globale de gestion des risques, il s'agit de la première étape. Le registre des risques que vous commencez à créer ici guidera votre réponse aux risques.
Ce travail d'analyse me donne une meilleure idée de la façon de procéder et constitue mon arme secrète dans l'évaluation des risques. Le savoir, c'est le pouvoir. Je l'utilise pour élaborer ma stratégie de projet, le calendrier, ma stratégie de suivi du temps (comme mentionné, le suivi du temps peut aider à planifier de futurs projets), et presque plus important encore, la configuration de base du projet en ce qui concerne les numéros de mission.
La façon dont vous configurez les numéros de mission peut être délicate. Pourquoi ? J'imagine que c'est parce que nous sommes tous des personnes, agissant en tant que personnes, faisant des choses de gens occupés.
À propos des numéros de mission : deux approches pour la configuration
1. Numéro de mission principal
Cette approche regroupe les efforts cumulés sous un seul numéro de mission.
Avantage : Les équipes ont moins d'éléments à surveiller. Si elles travaillent sur le projet, c'est leur numéro de mission. D'après mon expérience, le service financier a préféré cette approche. Les factures, commandes, heures—tout est suivi au même endroit, ce qui laisse moins de place à la confusion.
Inconvénient : Il est plus difficile de dissocier le temps nécessaire à des efforts spécifiques, ce qui est toujours utile pour estimer des projets similaires à l'avenir. Souvent, les clients souhaitent des coûts détaillés pour certains travaux. Extraire un rapport de la mission précédente ne fournira pas ce chiffre prêt à l'emploi, et il sera nécessaire d'effectuer cette extraction via des vérifications de dates et d'heures saisies par discipline. Cela peut être un retour en arrière laborieux et douloureux, surtout lorsque les équipes travaillent sur des phases qui se chevauchent.
2. Mission principale avec sous-missions
Cette approche cible des efforts spécifiques pour des budgets spécifiques.
Avantage : Cela permet un suivi du temps ciblé pour des efforts spécifiques, ce qui génère de meilleures données de référence pour de futurs chiffrages exigeant une documentation détaillée poste par poste.
Inconvénient : La possibilité d'erreur dans le suivi du temps par les équipes augmente à chaque sous-mission supplémentaire.
2. Diffusez des attentes claires
Toutes les équipes partagent-elles une compréhension commune de la manière de suivre le temps, de quoi suivre, et quand le faire ? Assurez-vous que tout le monde soit sur la même longueur d'onde concernant ce qui constitue une action facturable au client et ce qui ne l'est pas.
Suivez-vous les temps par incréments de 0,25 ? Quel logiciel de gestion de projet en ligne utilisez-vous pour collecter ces indicateurs ? Les équipes reçoivent-elles des notifications de rappel pour saisir leurs heures ? Comment identifiez-vous et éliminez-vous le temps d'inactivité ?
Voici quelques exemples de temps facturable pour la gestion de projet ou la gestion de projet digital :
- Général
- Mise en place du projet
- Communication avec les fournisseurs, gestion des ressources
- Reporting sur le budget et les dépenses
- Préparation des réunions de suivi
- Consolidation des retours
- Identification des actions à mener
- Résumé des prochaines étapes
- Assurance qualité (AQ)
Voici quelques exemples de temps non facturable :
- Général
- Expérimentations lors de l'essai d'un logiciel
- Réunions sur les compétences des fournisseurs sans lien avec un projet précis
- Déjeuners internes de partage ou transferts de connaissances entre départements
- Mises à jour générales des processus (toujours, hors projet spécifique)
- Intégration répétée de nouveaux membres du personnel (cela traduit un taux de rotation élevé et une instabilité)
3. Établissez une fréquence de reporting pour la responsabilisation
Dès le début du projet, planifiez une fréquence prévisible de points de contrôle et de rapports, permettant aux équipes d'anticiper et de prévoir l'enregistrement de leur temps. Cela peut être dirigé par des réunions de suivi nécessitant des rapports d'avancement. Prévoyez du temps pour réviser afin de vérifier que tout le temps soit bien saisi. Ayez un plan de secours prêt si ce n'est pas le cas.
4. Révisez le temps par date & discipline, croisez avec le plan
Avant de prendre des décisions ou des mesures, il est important de comprendre certains aspects du temps suivi. Très souvent, les équipes travaillent simultanément sur plusieurs projets comportant différents livrables.
Cet effort doit être enregistré sous un numéro de mission principal ou dans une mission « parapluie » avec des sous-missions spécifiques pour chaque tâche. Il arrive facilement qu’un effort réalisé lundi et saisi la semaine suivante soit accidentellement attribué au mauvais numéro de mission ou au mauvais sous-numéro de mission. Cela peut être difficile à détecter et à corriger en fin de mission. C'est pourquoi je conseille de mettre en place une routine de vérification du temps suivi.
Selon les paramètres de votre projet, des points de contrôle réguliers sur l’avancement vous aideront à mieux maîtriser les risques. Et par “point de contrôle”, j’entends examiner la situation de manière critique.
Vérifiez qui impute du temps sur quelles missions et si la quantité de temps est logique par rapport au déroulement actuel du projet. Comment le suivi du temps s’aligne-t-il avec le plan global du projet ? Les prestataires sont-ils à jour dans la soumission de leurs temps ? Respectent-ils le budget de temps alloué ?
Pensez à signaler et à faire le suivi de tout problème détecté, et à apporter les corrections ou ajustements nécessaires. Si vous découvrez des irrégularités, travaillez avec votre équipe et le service financier pour corriger le suivi du temps et maintenir l’exactitude.
Retrouvez d’autres meilleures pratiques de suivi du temps ici.
En quoi tout cela aide-t-il à gérer les risques ?
Pour récapituler, le plan de projet et la mise en place du projet doivent être correctement diffusés et une stratégie logique de gestion des numéros de mission doit être utilisée. Le processus de suivi du temps, ses méthodes et sa fréquence doivent être clairs pour toutes les équipes, créant ainsi une compréhension partagée des attentes.
Une fois ces règles de base fixées, des rapports d’avancement réguliers permettront de signaler les problèmes. Toute utilisation du temps inattendue, en excès ou en défaut, doit être examinée immédiatement car cela peut révéler des difficultés.
- Les spécifications sont-elles floues ?
- Un blocage empêche-t-il une équipe de démarrer ?
- Une complexité inattendue a-t-elle été introduite dans le système ?
Un rythme de points de contrôle réguliers peut faire apparaître toutes sortes d’obstacles potentiels et vous offrir l’opportunité de reprendre la main sur les problèmes.
Quels risques sont associés au suivi du temps ?
Le premier responsable de production que j’ai eu m’a dit un jour : “Déchets en entrée. Déchets en sortie.” Cela s’applique à tout, sauf peut-être au recyclage de l’aluminium ? Un suivi de temps inexact peut causer des ravages à long terme, sapant tout, de la rentabilité à l’utilisation, au chiffre d'affaires, à la croissance des équipes, à la fidélisation, aux primes et même aux augmentations.
Vous pouvez considérer le suivi du temps comme le fait d’essayer d’éclater une énorme bulle de savon. Plus vous la regardez sans agir, plus le risque de rater votre chance augmente. Plus le délai entre le travail réalisé et le temps saisi est long, plus le risque d’obtenir des données inexactes est grand. Investissez dans de bons outils de suivi du temps.
Si le suivi du temps est perçu comme une sanction ou un outil de microgestion, vous pousserez votre équipe à penser que le suivi du temps est néfaste, et vous mettez alors en péril la fiabilité de vos futures données temporelles.
Comment les logiciels de suivi du temps peuvent-ils aider à la gestion des risques ?
La mise en place d’un logiciel de suivi du temps universellement accepté augmente la probabilité que la variation d'exactitude entre membres d’équipe diminue.
Si tout le monde travaille de la même manière, suit le temps de façon cohérente, utilise les mêmes outils et respecte les mêmes protocoles, une partie du bruit sera éliminée des données système et l’exactitude globale s’en trouvera améliorée. Les outils de suivi du temps utilisant l’IA peuvent également aider à réduire une partie du travail manuel.
Cela conduit à de meilleures décisions et de meilleures solutions. Deux logiciels de pointage que j’apprécie sont Harvest et Toggl Track. Je suis certain qu’il existe des millions d’alternatives ; j’ai utilisé ces deux-là.
Toggl propose une fonctionnalité de notifications rappelant aux utilisateurs de saisir leur temps, ainsi qu’un suivi automatique des temps d’inactivité. Pour ces raisons, c’est ma préférence, même si les fonctionnalités de facturation de Harvest sont intéressantes. À vous de choisir votre aventure.
Le suivi du temps, plus jamais mis de côté
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