Qu’est-ce qu’un flux de travail documentaire ? Exemples & Meilleures Pratiques
Des flux efficaces, des projets réussis: Des flux de travail documentaires clairs améliorent la transparence et augmentent les chances de livrer les projets à temps, dans le budget et selon le périmètre prévu.
Qui fait quoi: Un processus clair avec des rôles et responsabilités définis aide l'équipe à connaître ses tâches, ce qui signifie un flux plus fluide et moins de confusion autour du projet.
Restez dans le périmètre facilement: Des processus clairement définis permettent de maintenir le périmètre du projet et d'éviter les élargissements ou écarts inutiles qui peuvent entraîner des retards ou des dépassements de budget.
Disposer de flux de travail documentaire efficaces peut vous aider à gérer votre projet avec succès. Avec un processus clair indiquant qui travaille sur quoi et quand, vous aurez une meilleure visibilité sur les exigences du projet, sa portée, et l'attribution des tâches, ce qui vous aidera à livrer les projets dans les délais, dans le budget et dans le respect du périmètre.
Vous gérerez vos flux de travail documentaire avec un logiciel de gestion de workflow.
Qu'est-ce qu'un flux de travail documentaire ?
Un flux de travail documentaire est un processus qui montre comment les documents circulent au sein de l’organisation. Les étapes peuvent inclure la création du document, sa révision et modification, l’approbation de la version finale, la publication et l’archivage.
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Le flux de travail doit également préciser les rôles et responsabilités à chaque étape du processus.
Pourquoi les flux de travail documentaire sont-ils importants ?
Les flux de travail documentaire sont importants parce qu’ils apportent de la clarté. Ils définissent qui fait quoi et pour quand.
Sans flux de travail documentaire, vous risquez d’obtenir des retours contradictoires ou de devoir retravailler un document, ce qui peut perturber votre calendrier. Cela peut arriver parce qu’un acteur clé n’a pas eu la possibilité de revoir ou d’approuver le document, ou qu’il n’y avait pas de processus d’approbation formel.
Les flux de travail documentaire ou processus de gestion documentaire se distinguent des flux de travail généraux par leur spécificité. Alors que vos logiciels de workflow peuvent décrire un processus général pour effectuer le travail dans votre société ou agence, un flux de travail documentaire va plus loin et rentre davantage dans les détails.
Cela peut sembler excessif, mais cela peut vous aider à rationaliser la prise de décision et la circulation des documents, ainsi qu’à éviter les goulots d’étranglement pouvant causer des retards spécifiques aux documents ou aux projets.
Exemples de flux de travail documentaire
Lorsque vous créez des workflows de gestion documentaire pour votre organisation, il peut être utile de commencer par examiner quelques exemples de workflows réels.
Documents d'intégration client ou membre d’équipe
Lors de l’intégration d’un nouveau client ou de nouveaux membres d’équipe, de nombreuses personnes vont contribuer aux documents qui guident le processus, notamment les RH, la finance, les opérations et l’équipe projet.
Le workflow d’équipe pourrait ressembler à ceci :
- Le recruteur, le commercial ou le responsable recrutement rédige une lettre de bienvenue
- D’autres membres de l’équipe ajoutent des documents à lire ou à compléter, comme un livret d'accueil du salarié, des enquêtes de découverte, des documents RH et des contrats
- Le chef de projet ou le responsable d’équipe vérifie que les documents sont cohérents, et qu’aucun élément n’a été omis
- Si quelque chose manque, le document est renvoyé pour modifications
- Une fois les corrections effectuées, le document est approuvé
- Le référent du client ou du membre d’équipe transmet les documents
- Le chef de projet crée une tâche dans l’outil de gestion de projet, l’outil de gestion documentaire ou le CRM pour réviser annuellement les documents et voir s'ils doivent être mis à jour
Communiqués de presse
Les communiqués de presse sont un excellent exemple de documents nécessitant un workflow et un processus d’approbation clairs. En effet, ils sont généralement très sensibles au facteur temps : la fenêtre pour obtenir une couverture presse sur un événement médiatique est assez courte.
Même si le flux de travail est relativement simple, vous et votre équipe souhaiterez peut-être ajouter une étape pour avertir les réviseurs ou les approbateurs qu’un document arrive et devra être traité rapidement.
Ainsi, votre workflow pourrait ressembler à ceci :
- L’équipe décide d’envoyer un communiqué de presse
- L’équipe détermine l’angle du message à diffuser
- Le rédacteur rédige le communiqué de presse
- Un cadre dirigeant relit le communiqué (souvent le jour même ou le lendemain)
- Le rédacteur effectue les éventuelles modifications
- Le cadre effectue une relecture finale et approuve le document
- Le communiqué est envoyé aux journalistes concernés
Pages d’atterrissage de site web
Une page d’atterrissage est un autre bon exemple de document pouvant bénéficier d’un workflow et d’un processus d’approbation clair. Comme un communiqué de presse, une page d’atterrissage peut aussi être sensible au facteur temps.
Selon l'objectif de la page, il se peut que vous deviez la lancer à un moment précis en fonction d'une campagne, d'une offre spéciale ou d'une vente. Avoir un workflow et prévenir de manière proactive les personnes impliquées peut faire la différence entre un lancement réussi et un échec.
Vous pouvez procéder comme suit :
- Confirmer le lancement du produit et son calendrier
- Attribuer la conception de la page et la rédaction des contenus à quelqu'un
- Intégrer le texte sur la page conçue
- Réaliser une relecture interne
- Faire valider la page par le client ou l'équipe dirigeante
- Apporter les éventuelles modifications à la page d’atterrissage
- Effectuer les tests d'assurance qualité (QA) finaux et/ou les tests d'acceptation utilisateur (UAT)
- Procéder aux dernières retouches
- Vérifier la configuration correcte du suivi et de l'analyse
- Lancer la page d’atterrissage
Processus de workflow documentaire
Voici une démarche étape par étape pour créer un workflow pour la création ou la gestion de documents dans votre organisation.
1. Comprendre les objectifs et les exigences
Commencez par dresser une liste des objectifs et des exigences. Ceux-ci doivent être liés à la garantie que vos processus métier sont respectés et que toutes les étapes nécessaires à la finalisation du document sont prises en compte. Par exemple, si un cadre supérieur doit valider un document avant qu'il ne soit partagé avec les parties prenantes clés, l'ensemble de l'entreprise ou un client, veillez à ce que cela soit bien intégré dans le processus.
2. Rédiger le workflow du début à la fin
Une fois que vous avez identifié tout ce qui est impliqué et tous ceux qui participent à la création du document, rédigez le workflow du début à la fin. Imaginez-le comme une histoire—mieux encore, créez un organigramme pour le visualiser.
Listez les étapes dans l’ordre et déterminez qui doit être impliqué. Que font-ils et à quel moment doivent-ils intervenir ? Comment sauront-ils que c’est à leur tour d’agir dans le processus ?
Essayez de tout inclure, mais ne vous mettez pas trop de pression pour que ce soit parfait : vous pourrez combler les lacunes ou inefficacités à l’étape suivante du processus.
3. Identifiez les failles du processus et itérez
Une fois votre workflow rédigé, passez en revue le processus pour repérer les parties manquantes ou nécessitant plus d'attention. Recherchez :
- Des notifications manquantes ou même des étapes entières oubliées
- Des goulets d'étranglement
- Des problèmes de contrôle d'accès (ex : un relecteur qui ne peut pas voir le document)
- Des endroits où une traçabilité pourrait être utile
Et enfin, existe-t-il des endroits où vous pourriez optimiser votre workflow, que ce soit par l’automatisation ou simplement en améliorant la collaboration d’équipe par la pratique ?
4. Réfléchir à l’endroit et à la manière de stocker les documents
Si de nombreuses personnes sont impliquées, vous aurez besoin de réfléchir à la façon de stocker les documents pour le cycle de vie du document (c’est-à-dire, l’archivage). Si vous produisez fréquemment un même type de document, la possibilité de repartir d’une version antérieure peut faire gagner beaucoup de temps. Assurez-vous donc qu’il est facile de retrouver la version la plus récente !
Pensez à utiliser un outil qui permette d’ajouter des métadonnées afin de garantir l’utilisation du bon document au bon moment. Ceci est particulièrement important dans le secteur de la santé ou dans d’autres domaines soumis à des exigences réglementaires, puisqu’une information erronée au mauvais endroit peut avoir de lourdes conséquences.
De plus, vérifiez que personne n’utilise des documents trop anciens, voire comportant de fausses informations. Vous pouvez ajouter des permissions ou une mention visible sur les versions obsolètes. Un bon vieux : À TITRE DE RÉFÉRENCE UNIQUEMENT NE PAS UTILISER peut être efficace (et oui, les MAJUSCULES sont utiles ici).
5. Utiliser les bons outils et automatisations
Identifiez les aspects de vos workflows ou de la gestion documentaire globale que vous pourriez automatiser.
Les modèles, titres prédéfinis ou règles d’automatisation dans votre workflow ou dans votre logiciel de gestion de projet peuvent rendre les tâches répétitives plus efficaces. Même des fonctionnalités simples comme les alertes dépendant de certaines actions pour prévenir un membre de l’équipe lorsque c’est son tour d’intervenir peuvent faire gagner du temps et réduire les relances.
À mesure que vous développez les workflows internes, intégrez les bonnes pratiques de gestion documentaire : utilisation de modèles systématiques, application de conventions de nommage claires ou ajout de métadonnées pour éviter la ressaisie inutile et garantir l’alignement de vos documents entre les équipes.
Pensez à la fréquence à laquelle vous devez courir après des mises à jour ou vérifier le statut d’une tâche. Avec les bons outils, ce travail s’effectue automatiquement, ce qui vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : créer des documents de qualité.
En mettant en œuvre un système de gestion documentaire doté d’automatisations intégrées, vous pouvez aller plus loin, éliminer les vérifications manuelles du statut, et garantir que chaque étape de votre flux de travail progresse de manière fluide et efficace.
Outils pour les workflows documentaires
Disposer des bons outils et modèles facilite grandement la création, la gestion et la mise à jour des workflows documentaires. Vous avez de nombreux choix en matière de création de documents numériques, de traitement de documents et d’automatisation des workflows.
Voici les meilleurs logiciels de gestion de workflows qui rendent la mise en place et l’exécution des workflows documentaires facile et rapide :
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Meilleures pratiques pour le workflow documentaire
Pour créer et gérer des workflows documentaires, gardez à l’esprit ces quelques bonnes pratiques :
- Gardez votre workflow simple : L’objectif doit être de rationaliser votre workflow avec le moins d’étapes possible afin d’assurer des pratiques de gestion documentaire efficaces et efficientes.
- Automatisez les tâches répétitives dès que possible : Les avancées en matière d’automatisation des workflows (y compris l’IA) peuvent vous libérer du poids des tâches répétitives. Même un simple modèle dans votre outil de gestion de projet ou votre système de gestion documentaire peut vous faire gagner des heures chaque semaine.
- Créez un nouveau document avant de le partager avec un client ou un intervenant : Ils n’ont probablement pas besoin de voir vos commentaires échangés avec vos collègues dans la version finale.
- Utilisez les permissions et le contrôle des versions selon les besoins : En dehors de votre workflow d’approbation documentaire, assurez-vous aussi de mettre en place des workflows pour la gestion des permissions. C’est particulièrement important pour les documents contenant des informations sensibles. Vous ne voulez pas multiplier les risques d’erreur humaine (ex. : des personnes non autorisées publiant le mauvais document). Un document contenant des informations obsolètes et utilisé publiquement peut générer de nombreux problèmes, y compris des risques juridiques.
- Révisez régulièrement vos workflows pour les maintenir à jour : Une fois que vous avez mis en place des workflows automatisés ou construit un système fluide, les workflows documentaires ne sont pas à configurer puis à oublier. Révisez-les fréquemment pour vous assurer qu’ils fonctionnent au mieux. Vous pourriez inclure des indicateurs sur la fréquence à laquelle l’équipe doit réviser les workflows liés à la gestion documentaire. Ceci est d’autant plus vrai pour les documents les plus importants de votre organisation.
Comment automatiser les workflows documentaires
J’ai déjà abordé des façons d’intégrer l’automatisation dans vos workflows, mais voici quelques étapes faciles à suivre si vous hésitez encore à vous lancer.
- Commencez avec les capacités d’automatisation existantes dans votre logiciel de gestion documentaire : La plupart des logiciels de workflow documentaire proposent des fonctionnalités d’automatisation intégrées. Repérez les parties les plus simples de votre workflow à automatiser à l’aide des fonctionnalités déjà à votre disposition (c’est ce que l’on appelle souvent la solution la plus accessible). Il est important de noter que certains logiciels de gestion documentaire gratuits ne proposent pas forcément cette possibilité.
- Utilisez des documents électroniques dès que possible : Gérer des documents papier rend l’automatisation plus difficile, alors privilégiez les documents électroniques au maximum. Il restera parfois nécessaire de gérer des documents papier, il vous faudra donc aussi prévoir un processus de gestion documentaire manuel dans certains cas.
- Utilisez Zapier ou des intégrations pour gérer vos documents entre différents logiciels : Il peut sembler impossible d’avoir un workflow documentaire automatisé cohérent si votre travail s’effectue dans plusieurs logiciels. Mais la plupart des applications SaaS basées sur le cloud peuvent être reliées grâce à des intégrations natives ou via Zapier. Quelques automatisations Zapier pourraient vous permettre de n’utiliser qu’un seul outil au lieu de devoir passer par trois solutions différentes.
Et après ?
Que votre organisation soit en pleine transformation numérique ou que vous cherchiez à perfectionner vos workflows de gestion documentaire, The Digital Project Manager a tout ce qu’il vous faut. Rejoignez vos pairs dans notre communauté active et accueillante pour découvrir les dernières tendances en matière de gestion des workflows.
