Qu’est-ce qu’un flux de travail documentaire ? Exemples et bonnes pratiques

Le flux de travail doit également clarifier les rôles et les responsabilités à mesure que le document avance dans le processus.

Pourquoi les flux de travail documentaires sont-ils importants ?

Les flux de travail documentaires sont importants parce qu’ils apportent de la clarté. Ils définissent qui fait quoi et pour quelle échéance.

Sans flux de travail documentaire, vous risquez de recevoir des commentaires contradictoires ou de devoir retravailler un document, ce qui peut compromettre votre calendrier. Cela peut arriver parce qu’une partie prenante clé n’a pas eu la possibilité de relire ou d’approuver le document, ou parce qu’il n’existait pas de processus d’approbation officiel.

Les flux de travail documentaires, ou processus de gestion documentaire, diffèrent des flux de travail généraux en ce qu’ils sont beaucoup plus spécifiques. Alors que vos flux de travail peuvent définir un processus général pour effectuer le travail dans votre entreprise ou votre agence, un flux de travail documentaire va plus loin et entre davantage dans le détail.

Cela peut sembler excessif, mais cette approche peut vous aider à rationaliser votre prise de décision et l’acheminement des documents, ainsi qu’à éviter les goulets d’étranglement susceptibles d’entraîner des retards liés aux documents ou aux projets.

Exemples de flux de travail documentaires

Lorsque vous créez des flux de travail de gestion documentaire pour votre organisation, il peut être utile de commencer par examiner quelques exemples de flux de travail concrets.

Documents d’intégration des clients ou des membres de l’équipe

Lors de l’intégration d’un nouveau client ou de nouveaux membres de l’équipe, de nombreuses personnes contribueront aux documents qui guident le processus, notamment les ressources humaines, les finances, les opérations et l’équipe de projet.

Le flux de travail de l’équipe pourrait ressembler à ceci :

• Le recruteur, le commercial ou le responsable du recrutement rédige une lettre de bienvenue
• D’autres membres de l’équipe ajoutent les documents qui doivent être lus ou remplis, comme un manuel destiné aux employés, des questionnaires de découverte, des documents administratifs des ressources humaines et des contrats
• Le chef de projet ou le responsable d’équipe vérifie les documents pour s’assurer qu’ils sont cohérents et que rien n’a été oublié
• Si un élément manque, le document est renvoyé pour être modifié
• Une fois les modifications terminées, le document est approuvé
• La personne à contacter chez le client ou le membre de l’équipe envoie les documents
• Le chef de projet crée une tâche dans l’outil de gestion de projet, l’outil de gestion documentaire ou le CRM afin de vérifier chaque année si les documents doivent être mis à jour

Communiqués de presse

Les communiqués de presse sont un excellent exemple de documents qui nécessitent un flux de travail et un processus d’approbation clairs. En effet, ils sont généralement extrêmement urgents : la période pendant laquelle un événement d’actualité peut bénéficier d’une couverture médiatique est assez courte.

Bien que le flux de travail soit relativement simple, vous et votre équipe souhaiterez peut-être ajouter une étape pour avertir les personnes chargées de la relecture ou de l’approbation que le document arrive et qu’il doit être traité rapidement. 

Votre flux de travail pourrait donc ressembler à ceci :

• L’équipe décide d’envoyer un communiqué de presse
• L’équipe détermine l’angle de présentation
• Le rédacteur rédige le communiqué de presse
• Un cadre examine le communiqué de presse (généralement le jour même ou le lendemain)
• Le rédacteur effectue les éventuelles modifications du communiqué de presse
• Le cadre effectue une dernière relecture et approuve le document
• Le communiqué de presse est envoyé aux journalistes concernés

Pages d’atterrissage de site web

Une page d’atterrissage de site web est un autre bon exemple de document qui pourrait bénéficier d’un flux de travail formel et d’un processus d’approbation clair. Comme un communiqué de presse, une page d’atterrissage de site web peut également être soumise à des contraintes de temps.

Selon la fonction de la page, vous devrez peut-être la mettre en ligne à un moment précis en fonction d’une campagne, d’une offre spéciale ou d’une promotion. Disposer d’un processus et informer de manière proactive les personnes concernées peut donc faire la différence entre un lancement efficace et un échec. 

Vous pourriez procéder comme suit :

• Confirmer le lancement du produit et le calendrier
• Attribuer à une personne la conception de la page et la rédaction du contenu
• Ajouter le contenu à la page conçue
• Effectuer une révision interne
• Examiner la page avec le client ou l’équipe dirigeante
• Apporter les modifications nécessaires à la page d’atterrissage
• Effectuer les derniers tests d’assurance qualité (QA) et/ou les tests d’acceptation utilisateur (UAT)
• Apporter les dernières modifications nécessaires
• Vérifier que le suivi et les analyses sont correctement configurés
• Mettre la page d’atterrissage en ligne

Processus de flux de travail documentaire

Voici un processus étape par étape pour créer un flux de travail pour la création ou la gestion de documents au sein de votre organisation.

1. Comprendre les objectifs et les exigences

Commencez par dresser une liste des objectifs et des exigences. Ceux-ci doivent être liés à la nécessité de vous assurer que vos processus métier sont respectés et que toutes les étapes nécessaires à la finalisation du document sont prises en compte. Par exemple, si un cadre dirigeant doit approuver un document avant qu’il ne soit partagé avec les parties prenantes clés, l’ensemble de l’entreprise ou un client, veillez à l’intégrer au processus.

2. Élaborer le flux de travail du début à la fin

Une fois que vous avez compris tout ce qui intervient dans la création du document et identifié toutes les personnes concernées, élaborez le flux de travail du début à la fin. Considérez-le comme une histoire — mieux encore, créez un organigramme pour le représenter visuellement.

Énumérez les étapes dans l’ordre et déterminez qui doit intervenir. Que font ces personnes et quand le feront-elles ? Comment sauront-elles que le moment est venu d’intervenir dans le processus ?

Faites de votre mieux pour tout recenser, mais ne vous mettez pas trop de pression pour que tout soit parfait. Vous pourrez corriger les lacunes ou les inefficacités à l’étape suivante du processus.

3. Repérer les failles du processus et itérer

Une fois votre flux de travail élaboré, parcourez le processus afin de repérer les éléments manquants ou ceux qui nécessitent davantage d’attention. Recherchez :

• Des notifications manquantes ou même des étapes entières
• Des goulots d’étranglement
• Des problèmes de contrôle des accès (par exemple, un réviseur ne peut pas voir le document)
• Des endroits où des pistes d’audit pourraient être utiles

Enfin, y a-t-il des endroits où vous pourriez optimiser votre flux de travail, que ce soit grâce à l’automatisation ou simplement en vous exerçant davantage à collaborer en équipe ?

4. Réfléchir à l’emplacement et à la méthode de stockage des documents

Si de nombreuses personnes sont impliquées, vous devrez réfléchir à la manière de stocker les documents pendant leur cycle de vie (c’est-à-dire leur archivage). Si vous devez produire fréquemment un document ou un type de document, pouvoir partir d’une ancienne version peut vous faire gagner énormément de temps ; veillez donc à ce que la dernière version soit facile à trouver !

Envisagez un outil qui vous permet d’ajouter des métadonnées afin de vous assurer que les utilisateurs emploient le bon document au bon moment. Cela est particulièrement important dans le secteur de la santé ou dans d’autres secteurs soumis à des exigences réglementaires, car des informations erronées au mauvais endroit peuvent avoir de lourdes conséquences.

Veillez également à ce que personne n’utilise des documents contenant des informations anciennes ou, franchement, incorrectes. Vous pourriez envisager d’ajouter des autorisations ou d’inscrire une mention sur les versions obsolètes. Un bon vieux : POUR RÉFÉRENCE UNIQUEMENT, NE PAS UTILISER peut faire des merveilles (et oui, les majuscules sont nécessaires).

5. Utiliser les bons outils et les bonnes automatisations

Réfléchissez aux éléments de vos flux de travail documentaires ou de vos processus globaux de gestion documentaire que vous pourriez automatiser.

Les modèles, les titres prédéfinis ou les règles d’automatisation de votre flux de travail ou de votre logiciel de gestion de projet peuvent simplifier les tâches répétitives. Même des fonctionnalités simples, comme les alertes fondées sur les dépendances qui avertissent un membre de l’équipe lorsque c’est à son tour d’intervenir, peuvent faire gagner du temps et réduire les relances.

À mesure que vous développez des flux de travail internes, intégrez les bonnes pratiques de gestion documentaire—comme l’utilisation de modèles cohérents, l’application de conventions de nommage claires et l’ajout de balises de métadonnées—afin de réduire les retouches et de maintenir une documentation cohérente entre les équipes.

Réfléchissez à la fréquence à laquelle vous devez rechercher des mises à jour ou vérifier l’état d’une tâche. Avec les bons outils, ce travail s’effectue automatiquement, ce qui vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : créer des documents de qualité.

En mettant en place un système de gestion documentaire doté d’une automatisation intégrée, vous pouvez aller encore plus loin, en éliminant les vérifications manuelles de l’état d’avancement et en veillant à ce que chaque étape de votre flux de travail progresse de manière fluide et efficace.

Outils pour les flux de travail documentaires

Disposer des bons outils et modèles peut grandement faciliter la création, la gestion et la mise à jour des flux de travail documentaires. Vous avez un vaste choix pour créer des documents numériques, traiter des documents et automatiser des flux de travail. 

Voici les meilleurs outils logiciels de gestion des flux de travail qui facilitent considérablement la configuration et l’exécution des flux de travail documentaires :

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1. 1. monday AI Workspace — Idéal pour l'identification des risques grâce à l'IA
2. 2. Wrike — Idéal pour reconnecter les équipes isolées
3. 3. Moxo — Idéal pour les portails de collaboration client sécurisés
4. 4. TaxDome — Idéal pour la gestion des dépendances
5. 5. Screendragon — Idéal pour l’automatisation de flux de travail complexes et les validations
6. 6. Productive — Idéal pour la gestion d'agence
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10. 10. Kissflow — Idéal pour les modèles de workflow

Bonnes pratiques pour les flux de travail documentaires

Lorsqu’il s’agit de créer et de gérer des flux de travail documentaires, voici quelques bonnes pratiques à garder à l’esprit :

1. Gardez votre flux de travail simple : l’objectif doit être de simplifier votre flux de travail en utilisant le moins d’étapes possible afin de garantir des pratiques de gestion documentaire efficaces et performantes.
2. Automatisez les tâches répétitives lorsque c’est possible : les progrès de l’automatisation des flux de travail (y compris l’AI) peuvent vous aider à vous décharger des tâches répétitives. Même un modèle basique dans votre outil de gestion de projet ou votre système de gestion documentaire peut vous faire gagner plusieurs heures par semaine.
3. Créez un nouveau document avant de le partager avec un client ou une partie prenante : il est très probable qu’il n’ait pas besoin de voir vos commentaires échangés avec vos collègues dans la version finale.
4. Utilisez les autorisations et le contrôle des versions selon les besoins : en dehors de votre flux de travail d’approbation des documents, veillez également à disposer de flux de travail pour gérer les autorisations. Cela est particulièrement important pour les documents contenant des informations sensibles. Vous ne voulez pas multiplier les risques d’erreur humaine (par exemple, que les mauvaises personnes publient le mauvais document). Un document contenant des informations obsolètes et utilisé publiquement peut entraîner de nombreux problèmes, notamment d’éventuelles poursuites judiciaires.
5. Examinez régulièrement vos flux de travail pour vous assurer qu’ils restent à jour : une fois que vous avez configuré des flux de travail automatisés ou créé un système de flux de travail fluide, les flux de travail documentaires ne fonctionnent pas selon le principe « configurer puis oublier ». Examinez régulièrement vos flux de travail pour vous assurer qu’ils fonctionnent aussi harmonieusement que possible. Vous pouvez ajouter des indicateurs concernant la fréquence à laquelle l’équipe doit examiner les flux de travail liés à la gestion documentaire. Cela est particulièrement important pour les documents les plus essentiels de votre organisation.

Comment automatiser les flux de travail documentaires

J’ai déjà parlé des moyens d’intégrer l’automatisation à vos flux de travail, mais voici quelques étapes simples que vous pouvez suivre si vous hésitez encore à vous lancer.

• Commencez par les fonctionnalités d’automatisation existantes de votre logiciel de gestion documentaire : la plupart des logiciels de flux de travail documentaires intègrent des fonctionnalités d’automatisation. Cherchez les aspects les plus simples de votre flux de travail à automatiser à l’aide des fonctionnalités déjà disponibles dans votre logiciel (considérez cela comme un gain facile). Il est important de noter que les logiciels gratuits de gestion documentaire peuvent ne pas offrir cette fonctionnalité.
• Utilisez des documents électroniques lorsque c’est possible : la gestion de documents papier physiques peut rendre l’automatisation plus difficile ; utilisez donc autant que possible des documents électroniques. Il peut toutefois arriver que le papier reste la meilleure solution, auquel cas un processus manuel de gestion documentaire peut s’avérer nécessaire.
• Utilisez Zapier ou des intégrations pour gérer les documents entre les logiciels : il peut sembler impossible de mettre en place une automatisation cohérente des flux de travail documentaires lorsque votre travail s’effectue dans différents logiciels. Cependant, la plupart des produits SaaS infonuagiques peuvent être reliés à l’aide d’intégrations natives ou de Zapier. Quelques Zaps peuvent faire la différence entre devoir travailler dans trois outils et n’en utiliser qu’un seul.

Quelle est la prochaine étape ?

Que votre organisation soit en pleine transformation numérique ou que vous cherchiez à améliorer vos performances en matière d’optimisation de vos flux de travail de gestion documentaire, The Digital Project Manager a tout ce qu’il vous faut. Rejoignez vos pairs au sein de notre communauté active et accueillante pour en savoir plus sur les dernières tendances en matière de gestion des flux de travail.