Diagrammes de flux de travail : utilisations, modèles et exemples

Trouvez d’autres exemples de workflows ici.

À quoi servent les diagrammes de workflow ?

Les diagrammes de workflow servent à illustrer la séquence des étapes, des phases ou des activités nécessaires à la réalisation d’un projet. Ils peuvent schématiser aussi bien un cheminement en cascade que des workflows agiles.

Ils montrent l’enchaînement et les étapes d’un processus, ainsi que les différentes personnes ou départements responsables de chaque étape. Vous pouvez utiliser votre diagramme en complément d’un tableau RACI à cette fin.

Si vous avez cartographié tous vos processus mais négligé de réaliser un RACI, vous n’avez alors que des instructions très détaillées sur ce qu’il faut faire, sans aucune information sur qui doit le faire. Vous n’avez pas réellement résolu votre problème. Il faut traduire vos organigrammes en termes de personnes. Le RACI, c’est traduire les choses en termes de personnes.

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Cassie SolomonOpens new window Fondatrice @ RACI SolutionsOpens new window

Vous pouvez utiliser les diagrammes de workflow dans des initiatives d’optimisation des workflows comme outil pour identifier des opportunités d’amélioration, ou comme support de formation pour les employés. Les diagrammes de workflow peuvent être intégrés à l’onboarding pour présenter aux nouveaux collaborateurs un processus étape par étape et la manière de le réaliser.

Les diagrammes de workflow peuvent également être utilisés pour divers processus spécifiques à un domaine, tels que les workflows créatifs, et dans de nombreux secteurs, notamment le développement logiciel, la santé ou encore le e-commerce.

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Types de diagrammes de workflow

Voici quelques types de diagrammes de workflow standardisés que vous pouvez rencontrer :

• American National Standards Institute (ANSI) : Le style ANSI a été le premier à apparaître pour les normes dans les diagrammes de flux de travail et constitue un langage couramment utilisé. En savoir plus sur ANSI
• Unified Modeling Language (UML) : Les diagrammes d'activité UML sont utilisés pour montrer l'ordre des étapes dans un processus et le flux de contrôle. L'UML est souvent employé en ingénierie logicielle et en conception de systèmes. En savoir plus sur UML
• Business Process Modeling Notation (BPMN) : La notation BPMN est similaire à l'UML et utilise un organigramme pour créer des workflows visuels pour le processus ou le projet concerné. La BPMN n'est pas spécifique à l'ingénierie logicielle et se concentre davantage sur les processus métier plutôt que sur les systèmes logiciels ou technologiques. En savoir plus sur BPMN et sur les logiciels de modélisation des processus métier
• Supplier-Input-Process-Output-Customer (SIPOC) : Les diagrammes SIPOC vous permettent de suivre la façon dont les fournisseurs, les matériaux et les ressources (ex. : votre équipe projet) interviennent dans votre processus métier.

Conseil d'expert

Selon moi, le meilleur format est celui que l’équipe et les parties prenantes peuvent comprendre. Il n’est pas nécessaire d’être expert en ANSI, UML ou BPMN pour créer un diagramme de workflow ! Mettez-le simplement par écrit, sauvegardez-le, puis revenez-y plus tard pour l’améliorer.

Au-delà de ces types formels de diagrammes de workflow en gestion de projet, il existe d'autres schémas associés que vous pourriez rencontrer.

• Un organigramme montre les étapes d'un processus et l'ordre dans lequel elles doivent être effectuées. Cependant, il ne suffit pas d'assembler des formes et des flèches ; apprendre comment créer un organigramme est essentiel. Les flèches indiquent la direction du flux du processus, et il existe différents symboles selon ce que vous souhaitez représenter. Les organigrammes peuvent être réalisés et suivis grâce à un logiciel de création d'organigrammes.
• Un diagramme de flux de données montre comment les données circulent dans un système. Il inclut les différentes étapes du processus ainsi que le type de données traitées à chaque étape.
• La cartographie des processus montre la disposition physique d'un processus. Elle inclut les différentes machines ou départements impliqués dans le processus ainsi que le flux des matériaux et des produits.

Bénéfices des diagrammes de workflow

Les avantages de l’utilisation d’un diagramme de workflow en gestion de projet incluent la possibilité de :

1. Mieux visualiser le chemin vers la réalisation de chaque tâche d’un projet et minimiser les blocages et les inefficacités
2. Identifier et résoudre plus facilement les problèmes potentiels en amont, en particulier lorsque les choses se bloquent
3. Suivre plus efficacement la progression de votre projet, surtout entre les grands jalons
4. Assigner les tâches plus efficacement aux membres de l’équipe, notamment lorsque les ressources sont limitées ou lorsqu’une équipe attend qu’une autre ait terminé sa partie

Comment créer un diagramme de workflow

Pour créer un diagramme de workflow, vous devrez suivre ces étapes (qui s'appliquent aussi à la création de workflows en général) :

1. Déterminer les étapes du projet
2. Identifier les tâches individuelles dans chaque étape
3. Pour chaque tâche, déterminer quels sont les intrants et extrants
4. Savoir qui est responsable de chaque tâche, et déterminer si vous avez besoin de pistes (« swimlanes »)
5. Identifier les dépendances entre les tâches
6. Estimer combien de temps chacune des tâches devrait prendre
7. Déterminer les blocages ou goulots d'étranglement potentiels du processus grâce à l’analyse du workflow
8. Identifier les résultats finaux de ce processus

Restez flexible afin de pouvoir ajouter ou supprimer des tâches ou des étapes au fur et à mesure de l’avancement du projet. Recherchez des occasions de rationaliser les processus. Cela signifie généralement éliminer les tâches ou processus qui n’apportent pas de valeur, automatiser les flux de travail ou toutes les tâches répétitives, et former les contributeurs à travailler avec précision et efficacité.

Découvrez-en plus sur la conception et la création de workflows ici.

Symboles et formes courants

Vous trouverez probablement quelques symboles et formes standardisés dans les différents types de diagrammes de workflow, notamment: 

• Terminaison : Le début ou la fin de votre workflow, souvent représenté par un ovale ou un cercle.
• Flèche de flux : Il s'agit du connecteur qui se déplace entre les étapes, actions, processus, décisions ou points de départ/fin. Faites attention à la direction des flèches de flux!
• Étape, action ou processus : Chaque élément, étape, action ou processus peut apparaître sous la forme d’un carré ou d’un rectangle. 
• Décisions : Les décisions sont généralement représentées par un losange. Vous pouvez également voir des flèches avec oui/non, approuvé/refusé, etc., pour indiquer ce qui se passe selon la décision prise (conseil : les logiciels de workflow d'approbation peuvent s'avérer utiles pour les processus nécessitant la validation d'une personne ou d'un rôle spécifique)

Les symboles doivent être utilisés de manière cohérente ou alignés sur la norme exigée par l'organisation ou l’équipe.

Options de modèles de diagrammes de workflow

Voici quelques modèles de diagrammes de workflow que vous pouvez télécharger et adapter à vos propres besoins.

• Modèles Miro : Idéal pour la cartographie collaborative et en temps réel des workflows dans les équipes à distance (lisez-en plus sur les workflows en équipe ici).
• Modèles Microsoft (Excel et Visio) : Ces modèles conviennent parfaitement à ceux qui sont à l’aise avec les outils Microsoft, afin de pouvoir les intégrer aux workflows existants.
• SmartDraw : SmartDraw est idéal pour les responsables soucieux de leur budget et ayant besoin d'une variété de modèles gratuits et intuitifs pour une cartographie rapide des workflows.
• Microsoft PowerPoint : PowerPoint est optimal pour intégrer des diagrammes de workflow dans les présentations, ainsi que pour la communication visuelle et la création de rapports.
• Modèles Lucidchart : Lucidchart propose des modèles avancés et flexibles pour la visualisation de workflows complexes, tels que les diagrammes en couloirs et les flux de données.

Outils pour la création de diagrammes de workflow

Il existe une variété d’outils sur le marché, spécialement conçus pour vous aider à créer des diagrammes de workflow. Testez plusieurs outils avant de prendre une décision définitive — la plupart proposent des modèles servant de point de départ, que vous pouvez personnaliser au fur et à mesure.

Voici mes meilleures suggestions de logiciels de diagrammes de workflow :

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1. 1. Jotform Workflows — Idéal pour la collecte de signatures électroniques
2. 2. Lucidchart — Idéal pour les diagrammes collaboratifs
3. 3. Miro — Idéal pour les modèles de workflows spécifiques à chaque secteur
4. 4. Qntrl — Idéal pour automatiser les processus métier
5. 5. FigJam — Idéal pour plus de 300 modèles intégrés
6. 6. Process Street — Idéal pour les diagrammes de flux de travail en glisser-déposer
7. 7. Visio — Idéal pour les visualisations organisationnelles
8. 8. Camunda Platform — Idéal pour les processus impliquant personnes et systèmes
9. 9. SmartDraw — Idéal pour la mise en forme automatisée des diagrammes
10. 10. Pneumatic Workflow — Idéal pour créer des modèles de workflow

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Consultez ces ressources pour découvrir d’autres options de logiciels de workflow :

• Logiciels de workflow gratuits si vous faites partie d'une petite structure avec un budget limité, ou si vous souhaitez simplement commencer rapidement
• Logiciels de gestion de workflow pour gérer vos workflows une fois qu'ils sont en place et opérationnels
• Logiciels d'automatisation de workflow pour automatiser les parties manuelles et répétitives de vos processus
• Alternatives à Camunda si vous utilisez actuellement Camunda mais que celui-ci n’est pas adapté à vos besoins

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