Quelles sont les activités de projet et comment les définir

Activités de projet vs Jalons du projet

Les activités de projet sont les tâches et sous-tâches réalisées par les membres de l’équipe projet afin de compléter le projet, tandis que les jalons sont des moments distincts de la chronologie du projet.

Parmi les exemples de jalons, on peut citer la signature du contrat, la finalisation de la phase de conception, le lancement d’un site web ou l’obtention de 50 inscriptions utilisateurs. Ce sont des moments bien définis où le projet passe d’une phase à une autre.

La réalisation des activités de projet permet de se rapprocher de la réalisation du jalon correspondant. Par exemple, pour terminer la phase de conception, vous et votre équipe pouvez mener des activités telles que la création de moodboards et de wireframes ou encore réaliser des revues internes et clients.

Activités de projet vs Livrables de projet

Les activités de projet sont les tâches et sous-tâches qui constituent le travail de projet, tandis que les livrables du projet sont les résultats de ces activités. L’activité peut consister à créer un guide de style, et le livrable est ce guide de style (qui sera présenté au client ou aux parties prenantes internes).

Parmi les exemples de livrables, on retrouve des documents stratégiques, des rapports, des présentations, mais également des éléments comme du contenu, des sites web, des produits numériques, et des applications. C’est tout ce qui est remis à un client ou à une équipe de parties prenantes.

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Pourquoi les activités de projet sont-elles importantes ?

Les activités de projet sont importantes car elles apportent ordre et structure à un projet, et rendent la réalisation du travail moins décourageante.

Si vous demandez à votre équipe de "créer un site web de 10 pages pour le mois prochain", elle risque de se sentir dépassée et de ne pas savoir par où commencer.

En revanche, si vous dites à l’équipe, « Nous allons créer un site web de 10 pages pour le mois prochain. Cartographions ensemble les activités à réaliser », cela apparaît plus abordable. C’est aussi un moyen d’améliorer l’efficacité et d’éviter le travail en double.

Par exemple, si Adam sait que Stéphanie va réaliser le moodboard et les wireframes pour qu’il les révise la semaine prochaine, il peut se concentrer sur d’autres activités au lieu de tenter de « l’aider » ou de faire le travail lui-même.

Méthodes pour planifier les activités de projet

Il existe plusieurs techniques de gestion de projet pour planifier les activités avec votre équipe. Pas besoin de réinventer la roue à chaque fois, vous pouvez adapter ces différentes méthodologies projet selon la nature de vos projets et les équipes impliquées.

• Waterfall : La méthode Waterfall comporte cinq phases : lancement, planification, exécution, suivi et contrôle, et clôture. L’ensemble du projet et toutes les activités sont planifiés dès le début, puis vous exécutez ce plan. L’une des activités consiste par exemple à créer la structure de découpage du projet (WBS) : liste complète de toutes les tâches du projet, qui va les accomplir et à quel moment. Waterfall convient particulièrement aux projets plus petits, moins complexes et avec peu d’incertitude.
• Agile ou Scrum : Souvent utilisées de manière interchangeable (à tort), les méthodes agile et Scrum permettent de planifier les activités à l’aide de cérémonies comme la planification et la raffinement des sprints. Des réunions quotidiennes type stand-up sont également organisées pour suivre sur quelles activités chacun travaille, ce qui a été terminé la veille, et identifier les obstacles.
• Hybride : La méthodologie hybride associe les éléments de plusieurs méthodes. Il est possible d’utiliser Waterfall pour planifier l’ensemble des activités et établir une WBS, tout en organisant des stand-ups quotidiens ou en planifiant des sprints courts. Cela offre à l’équipe la clarté d’une planification globale, combinée à la flexibilité du travail par sprints.
• Kanban : Kanban est un moyen simple et visuel d’organiser les activités. On crée un tableau Kanban composé de plusieurs colonnes. Les activités de projet y sont représentées sous forme de cartes, placées dans ces colonnes (ceci peut se faire dans un logiciel de gestion de projet, inutile de le faire à la main). Les entêtes des colonnes indiquent le statut de l’activité (par exemple : à faire, en cours, terminé).

Comment définir les activités de projet

Si vous consultez votre charte de projet ou votre cahier des charges et que vous vous demandez comment vous et votre équipe allez arriver à accomplir votre mission, pas de panique. Voici comment définir les activités de votre projet et créer un plan d’exécution.

1. Cartographier les jalons ou les phases du travail

La réussite d’un projet ne signifie pas seulement qu’il a été mené à terme dans les délais et conforme au périmètre. C’est un projet qui a bénéficié d’une orientation claire, d’une équipe soudée et qui n’a pas connu le chaos ou la course effrénée vers la ligne d’arrivée au dernier moment. Ce n’est jamais le fruit du hasard.

Tout commence par une bonne planification. Commencez par réfléchir au périmètre du projet et au plan le plus simple pour l’atteindre. Ce n’est pas très différent de décider de perdre du poids ou d’économiser de l’argent. Vous pourriez commencer par fixer combien de kilos vous souhaitez perdre ou combien d’argent vous voulez économiser.

Vous pouvez voir le fait d’économiser de l’argent comme un projet. Supposons que vous vouliez économiser 5 000 $ en dix mois. Pour rester sur la bonne voie, il vous faudra mettre de côté 500 $/mois ou environ 125 $/semaine. Chaque objectif hebdomadaire ou mensuel est un jalon sur le chemin et permet de suivre la progression. Si, après deux mois, vous n’avez économisé que 900 $, vous savez que vous êtes en retard sur votre planning.

2. Énumérer les activités du projet

Une fois que vous avez défini les phases ou les jalons, commencez à détailler les activités. Cette étape consiste à déterminer ce qui doit être fait et à estimer le temps nécessaire pour chaque activité (durée des activités).

Dans notre projet d’épargne, vous pourriez rechercher des prestataires de services moins coûteux, reporter un voyage à une date ultérieure, ou prévoir des alternatives moins onéreuses. Pensez à tout ce que vous devez faire et estimez le temps que cela vous prendra.

3. Déterminer la séquence et les dépendances

Une fois la liste établie, réfléchissez à l’ordre d’exécution et aux dépendances. Cela constituera votre échéancier de projet. Selon la façon dont vous séquencez vos tâches, certaines devront être réalisées avant d’en entamer d’autres. Par exemple, il faudra peut-être annuler un abonnement avant d’en souscrire un moins cher, afin d’éviter de payer deux abonnements le même mois.

En progressant dans la séquence ou le planning, voyez à quelle vitesse vous pouvez mener le travail. L’objectif initial était d’économiser 5 000 $ en 10 mois. Cela semblait raisonnable, et notre budget paraissait pouvoir être réduit de 125 $/semaine. Mais si vous souhaitiez accélérer le calendrier ou si cela devenait nécessaire ?

Le chemin critique est la durée minimale nécessaire à la réalisation d’un projet. Selon nos activités et dépendances, à quelle vitesse pourriez-vous épargner ? Si l’une des activités est de recevoir un paiement (de faire entrer de l’argent), vous ne pourrez atteindre votre objectif qu’en fonction de la vitesse à laquelle ces 5 000 $ sont perçus. 

Si vous gagnez 3 000 $ par mois et que vous ne dépensez pas un centime, il vous faudrait au moins deux mois, en supposant que vous soyez payé en fin de mois. Toutefois, ce n’est pas le chemin critique, car vos dépenses s’élèvent à 1 500 $ par mois. Il faudrait en réalité au moins quatre mois en raison de la contrainte liée aux dépenses.

4. Planifier vos ressources

L’étape suivante du plan projet, ou dans la planification des différentes activités, consiste à organiser les ressources. En ce qui concerne l’exécution du projet, que possédons-nous et que nous manque-t-il ?

Dans le cadre de votre projet d’épargne, vous pourriez créer un tableau de suivi budgétaire pour suivre l’évolution de vos économies. Vous pourriez aussi rencontrer un expert en planification financière pour trouver des astuces supplémentaires ou pour vous aider à respecter votre budget.

Exemple de liste d’activités de projet

Voici un exemple de liste d’activités pour un projet numérique — un petit site web. J’ai établi cette liste d’après mon expérience, mais si vous débutez en gestion de projet, n’hésitez pas à l’utiliser et à l’adapter selon votre cahier des charges, ou encore à chercher un modèle de gestion de projet (beaucoup sont accessibles via notre communauté de membres) qui propose des étapes et activités types.

Exemple de liste d’activités de projet

1. Définir les pages à créer
2. Créer une carte du site de toutes les pages nécessaires
3. Déterminer quelles pages nécessitent un design unique
4. Présenter la carte proposée et les maquettes au client ou aux parties prenantes pour valider le plan
5. Confirmer le budget et le calendrier en fonction du plan approuvé
6. Réaliser le wireframing des pages
7. Revue interne par l’équipe projet
8. Révisions internes
9. Présenter les wireframes au client ou aux parties prenantes
10. Intégrer les retours du client ou des parties prenantes
11. Deuxième présentation de la conception
12. Revue finale du client
13. Wireframes validés
14. Concevoir les pages
15. Revue interne par l’équipe projet
16. Révisions internes
17. Présenter les designs au client ou aux parties prenantes
18. Intégrer les retours du client ou des parties prenantes
19. Deuxième revue client ou partie prenante
20. Intégrer les retours finaux
21. Designs validés
22. Préparer les designs pour le développement
23. Revue designer & développeur
24. Résoudre les questions des développeurs
25. Développement
26. QA interne
27. Correction des problèmes identifiés
28. Tests d’acceptation utilisateur
29. Correction des problèmes identifiés
30. Préparation au lancement
31. Lancement
32. Activités post-lancement

Outils pour planifier les activités de projet

Planifier les activités de projet n’a jamais été aussi facile — il existe de nombreux outils de gestion de projet qui vous aident à définir et à gérer les différentes actions à réaliser. Plus besoin de tout faire manuellement avec un tableur ou de recommencer à zéro pour chaque projet. 

Voici une liste des meilleurs logiciels de gestion de projet pour planifier et suivre les activités de projet. 

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1. 1. monday.com — Idéal pour l’automatisation des workflows
2. 2. Wrike — Idéal pour les grands projets et la montée en charge
3. 3. Celoxis — Idéal pour la planification et les workflows simplifiés
4. 4. Smartsheet — Idéal pour des tableaux de bord personnalisables
5. 5. Productive — Idéal pour la gestion de projets d’agence et le suivi de budgets
6. 6. Deltek Replicon Time — Idéal pour une saisie intelligente du temps de projet
7. 7. Copper — Idéal pour les agences souhaitant fluidifier le passage de la vente à la production
8. 8. Bonsai Agency Software — Idéal pour les projets d'agence de bout en bout
9. 9. TaskRay — Idéal pour une intégration native à Salesforce
10. 10. Workzone — Idéal pour une visibilité complète sur les projets

Bonnes pratiques pour planifier les activités de projet

Voici quelques bonnes pratiques à garder en tête pour organiser la planification des activités de projet.

• Prenez en compte la durée des activités : Lors de la planification, réfléchissez au temps nécessaire pour chaque tâche et définissez des dates de début et de fin. Cela vous aidera à organiser le calendrier global et à éviter une surcharge de travail ou de ressources.
• Une seule personne responsable par activité : Quand tout le monde pense que c’est la responsabilité d’un autre, personne ne s’en charge. Il doit y avoir un responsable bien identifié par activité, même si la tâche est collaborative. Il doit y avoir un référent pour chaque action.
• Ajoutez des détails à chaque activité : Cela facilite la compréhension pour l’attributaire et évite les malentendus et la réitération. Veillez à fournir assez de contexte et à préciser le résultat attendu : il peut s’agir d’un lien vers un document à relire ou d’associer la procédure opérationnelle standard applicable.
• Soyez réaliste : N’exagérez pas la capacité de production d’un membre de l’équipe. Lors de la planification, vérifiez toutes les tâches attribuées à la même personne sur une journée et veillez à ce que la charge reste raisonnable. Si les projets sont cloisonnés, les responsables projet doivent régulièrement analyser le travail de chaque personne pour limiter les risques de retard.

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