Bien intégrer les nouveaux arrivants (avec Sarah Hoban de Booz Allen Hamilton)

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Ben Aston :

Bienvenue dans le podcast DPM où nous allons au-delà de la théorie pour donner des conseils concrets afin de mieux diriger des projets numériques. Merci de nous écouter. Je suis Ben Aston, fondateur de The Digital Project Manager.

Alors, vous venez d’embaucher un nouveau chef de projet. Il ou elle est assis à côté de vous, mais vous ne pouvez pas vous empêcher de remarquer qu’il/elle passe toute sa journée à faire défiler Facebook. Pourquoi donc ? Peut-être parce que vous n’avez pas encore eu le temps de bien l’intégrer. Après tout, cela prend beaucoup de temps, non ? Donc, vous avez un nouvel arrivant mais il/elle ne peut rien faire. Maintenant, vous êtes stressé et énervé, mais la bonne nouvelle, c’est que cela n’a pas à se passer ainsi.

Restez à l’écoute, car dans l’épisode d’aujourd’hui, nous allons vous aider à comprendre comment intégrer rapidement et efficacement de nouveaux collaborateurs et membres d’équipe.

Ce podcast est présenté par Clarizen, le leader des logiciels de gestion de projets d’entreprise. Visitez clarizen pour en savoir plus.

Aujourd’hui, je suis accompagné de Sarah Hoban, cheffe de projet principale chez Booz Allen Hamilton, basée à Washington, DC. Elle est cheffe de projet certifiée PMP et consultante en stratégie avec plus d’une décennie d’expérience. Sa carrière est vraiment axée sur l’intégration de techniques de gestion de projet, parfois de manière discrète, pour faire avancer la stratégie et améliorer les processus. Elle tient un excellent blog, donc rendez-vous sur sarahhoban.com pour lire toutes ses aventures de chef de projet et bien plus.

Mais Sarah, bienvenue et merci d’avoir accepté notre invitation.

Sarah Hoban :

Salut Ben, merci. Ravie d’être ici.

Ben Aston :

D’abord, je suis toujours curieux de savoir sur quels projets travaillent les gens, alors quoi de neuf pour toi en ce moment ?

Sarah Hoban :

Effectivement, il se passe beaucoup de choses. Je viens de démarrer quatre nouveaux projets cette semaine en même temps.

Ben Aston :

Wow.

Sarah Hoban :

C’est intéressant. Je ne peux pas dire que je sois experte dans aucun d’eux pour l’instant, mais ils sont liés aux infrastructures et aux transports, ce qui correspond à beaucoup de choses que j’ai déjà faites, donc ça promet d’être passionnant. J’ai hâte de commencer.

Ben Aston :

C’était toi qui as voulu lancer ces quatre projets en même temps ou t’es-tu retrouvée devant le fait accompli ?

Sarah Hoban :

Oui, je pense qu’un seul était planifié, les trois autres non, mais c’est ça qui est amusant, non ?

Ben Aston :

Parlons du lancement d’un nouveau projet : on dirait que certains démarrages étaient imprévus, ce qui arrive à beaucoup d’entre nous je pense, où d’un coup, on doit tout faire dans l’urgence. Quel est ton MVP pour un lancement de projet dans ce genre de situation ?

Sarah Hoban :

Dans mon cas, il ne s’agissait pas d’un démarrage de projet à proprement parler, mais d’une transition après le départ d’un autre chef de projet. Donc, il a fallu se mettre à jour sur le contexte, puis insuffler sa propre dynamique. Il ne faut pas trop chambouler d’un coup, mais il faut vite déceler les points où l’on peut apporter de la valeur. Ensuite, connecter avec les parties prenantes et tisser la relation : ce sont selon moi les deux choses les plus importantes au début.

Ben Aston :

Oui. Dis-m’en plus sur la collaboration avec les parties prenantes. Comment fais-tu cela ?

Sarah Hoban :

J’aime faire des entretiens en face à face avec chaque interlocuteur-clé du client ainsi qu’avec les membres de mon équipe, c’est essentiel. Pour les membres de l’équipe surtout, je prends le temps de comprendre le rôle qu’ils ont tenu, ce qu’ils souhaitent en faire évoluer, et surtout de les connaître personnellement, pas juste être le nouveau chef de projet imposé à l’équipe. C’est très important d’apprendre à les connaître sur le plan humain.

Ben Aston :

Toute ton équipe est-elle au même endroit ou travailles-tu souvent à distance ?

Sarah Hoban :

Pour l’instant, ça se fait à distance. Quelques collègues sont à DC, d’autres un peu partout aux États-Unis, donc un peu des deux.

Ben Aston :

Tu trouves ça difficile parfois de créer du lien, surtout à distance ? Tu rencontres des gens pour la première fois, tu es la nouvelle cheffe de projet, ils se demandent « Qui est-ce ? ». Comment fais-tu pour qu’ils t’apprécient ?

Sarah Hoban :

Oui, c’est une vraie question. C’est clairement plus dur à distance pour établir la confiance. J’aime montrer ma vulnérabilité. Je leur dis « Vous en savez plus que moi sur ce projet, donc il va falloir m’apprendre ! ». Je pense que ça met tout le monde à l’aise.

Ben Aston :

En dehors des projets multiples et des transitions toujours compliquées, quels sont les autres défis que tu rencontres dans ton rôle ?

Sarah Hoban :

Reprendre un projet sans structure vraiment définie, essayer d’introduire un peu d’organisation sans tout bouleverser ni plomber le budget, voilà un défi. Ensuite, comme j’ai un portefeuille qui grossit, je dois apprendre à déléguer et à sortir du micro-management, ce qui n’est pas facile surtout quand on connaît mal les sujets ou l’équipe. C’est un rééquilibrage continu pour moi en ce moment.

Ben Aston :

Quand tu gères tout ça, quels outils utilises-tu concrètement pour superviser ton portefeuille ?

Sarah Hoban :

J’élabore un plan de dépenses pour chaque projet. Ça m’aide à avoir une vue claire des limites budgétaires. Ensuite, je relis les documents clés du projet, contrats, charte, déclaration de périmètre, pour m’imprégner du contexte. J’écoute beaucoup les calls, je ne cherche pas trop à diriger, plutôt à observer et recadrer si besoin, mais vraiment à prendre du recul.

Ben Aston :

Côté outils, as-tu un logiciel favori actuellement ?

Sarah Hoban :

Oui, j’adore Microsoft Planner.

Ben Aston :

OK.

Sarah Hoban :

Ce n’est pas forcément le seul, mais le principe du Kanban est vraiment utile. Ça m’offre une vue d’ensemble, me permet de planifier mes priorités, de donner de la visibilité aux chefs de projet juniors.

Ben Aston :

Tu l’utilises seule ou toute l’équipe s’y met ?

Sarah Hoban :

L’équipe aussi l’utilise, oui.

Ben Aston :

As-tu trouvé d’autres outils ou méthodes qui facilitent ta vie ?

Sarah Hoban :

Planner est l’outil principal pour moi. Je m’efforce aussi de mieux protéger mon temps : je m’impose de vraies coupures pour revenir plus fraîche auprès de l’équipe. Plus une question d’organisation que de solution miracle, mais c’est essentiel.

Ben Aston :

Comment fais-tu pour te ressourcer ou te déconnecter du boulot ?

Sarah Hoban :

Je vais deux soirs par semaine à la salle de sport à 16h, c’est sacré. Si besoin, je me reconnecte plus tard. J’y vais aussi certains matins. Ça varie, mais ne pas sacrifier ce temps est vital pour moi.

Ben Aston :

Tu as ton propre blog, sarahhoban.com, qui inspire d’autres chefs de projet, mais où puises-tu ton inspiration ?

Sarah Hoban :

Bonne question ! Je lis beaucoup en lien avec le métier de cheffe de projet, le blog Trello, Girl’s Guide to PM, Fast Company et beaucoup de livres sur la productivité. Je lis actuellement “Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent”, un classique. J’adore, même pas au quart du bouquin, mais je recommande !

Ben Aston :

Et tu es devenue hyper efficace ?

Sarah Hoban :

Disons que je suis en apprentissage, mais je progresse…

Ben Aston :

Parlons de ton article : il traite justement de l’efficacité, de l’onboarding pour que tout le monde puisse être performant le plus rapidement possible. Sarah explique dans son article que la vraie difficulté, ce n’est pas tant le recrutement qu’amener les nouveaux à être opérationnels vite. Elle donne aussi des exemples de guides d’intégration et explique comment transformer le process pour le rendre efficace et systématique.

Concrètement, pourquoi devrions-nous nous soucier de l’onboarding ?

Sarah Hoban :

Il y a plusieurs raisons. D’abord, qu’un nouvel arrivant ait une première expérience positive, même si cela semble secondaire. C’est crucial pour instaurer une culture d’équipe où chacun se sent respecté et valorisé. Il faut une feuille de route qui permette à ces personnes d’être rapidement à niveau.

Je n’en mesurais pas l’importance avant d’avoir le retour de collègues qui, même après six à douze mois, se souvenaient d’un petit détail négatif lors de leur arrivée – cela laisse une trace !

Ensuite, il y a aussi une question de sérénité : le débutant n’a souvent pas d’activité, on peut en profiter pour lui confier des tâches administratives ou annexes. Structurer ce relais est donc aussi bénéfique pour l’équipe.

Ben Aston :

Oui, les premières impressions comptent ! Parfois on se dit que c’est normal de “se jeter à l’eau”, mais si on peut éviter la galère, tout le monde en sort gagnant.

Dans ton article, tu expliques qu’il y a plusieurs niveaux d’intégration : dans l’organisation, dans l’équipe, sur le projet puis dans le rôle. Comment gères-tu ces différents niveaux ? Est-ce du sur-mesure ou du standard ?

Sarah Hoban :

Pour le niveau entreprise/agence, la cohérence est importante : cela pose la culture de la boîte. Mais pour l’équipe, le projet ou le rôle, il faut adapter car chaque groupe a une dynamique et des priorités différentes. La structure globale guide, mais il faut savoir personnaliser en fonction des besoins.

Ben Aston :

Tu as déjà subi une mauvaise intégration ? À quoi ça ressemble selon toi ?

Sarah Hoban :

On le reconnaît toujours : tu arrives, personne ne se souvient que tu devais commencer, pas de stylo pour toi, rien n’est prêt. J’ai vécu ce genre de stage faussement improvisé. Un autre signal : l’absence de communication entre managers, recruteurs et nouveaux arrivants. Même un simple message de bienvenue envoyé en amont fait une grande différence. Ce qui nuit le plus, c’est le manque de communication et d’anticipation.

Ben Aston :

Souvent, ça arrive quand tout se fait dans l’urgence…

Sarah Hoban :

C’est vrai !

Ben Aston :

Il m’est arrivé d’accueillir un nouveau le lundi sans ordinateur ni bureau, à courir partout le matin même pour trouver un poste de travail… C’est vraiment mauvais.

Pour rééquilibrer : en quoi consiste selon toi une bonne intégration ?

Sarah Hoban :

Il y a différents ingrédients. D’abord, bien préparer l’arrivée, puis créer ou fournir un guide pour éviter le stress au manager. Dernièrement, nous avons rédigé un guide d’intégration sur notre équipe, construit avec la contribution du dernier embauché afin de capitaliser sur son expérience. Notre entreprise est grande et a déjà des process, mais sur mesure c’était vraiment utile.

Nous avons aussi conçu un guide spécifique pour les managers : deux semaines avant l’arrivée, pensez à commander l’ordinateur, etc. Une checklist pour la tranquillité d’esprit du manager et de l’équipe.

Côté nouvel arrivant, il faut se sentir inclus. On envoie un mail de bienvenue, on organise un déjeuner ou un café (pizza, souvent !), histoire que tout le monde fasse connaissance, rapidement et simplement.

On cherche aussi à responsabiliser : donner le guide, quelques lectures, quelques tâches pratiques (“peux-tu remplir ton profil ?”). Cela met la personne en action très vite.

Ben Aston :

Oui, responsabiliser sa prise de poste est clé. J’aime aussi l’idée d’un planning : jour 1, jour 2, semaine 1, semaine 2, première étape, etc. Le nouveau comprend ce que l’on attend de lui/elle sur le court et moyen terme. On peut donner des documents à lire mais c’est vite ennuyeux, alors impliquer rapidement la personne c’est mieux.

Il faut aussi donner des tâches en “filet” pour éviter qu’elle s’ennuie (ou traîne sur Facebook !).

Que tout soit codifié (processus, outils, gestion financière, etc.) va accélérer l’intégration.

Sarah Hoban :

Exactement !

Ben Aston :

Mais pour réussir la transmission, comment expliques-tu ce que sont les processus d’un projet ? Les grandes étapes oui, mais aussi la réalité du quotidien…

Sarah Hoban :

On compose sur deux axes : de la documentation à lire et des actions concrètes. Par exemple, je crée un document d’initiation de projet : une à deux pages sur chaque projet de l’équipe, que le nouvel arrivant peut compléter au fur et à mesure qu’il rencontre les gens. Cela permet de s’imprégner du contexte, d’identifier les outils, etc.

Nous n’imposons pas d’outil standard, car nos missions sont variées. L’idée, c’est aussi d’apprendre au nouveau à naviguer dans le réseau, de découvrir et adapter les bonnes pratiques observées chez les autres chefs de projet.

Autre aspect, dans notre guide d’intégration, nous avons même mis des conseils “pour réseauter” (prendre rendez-vous, types de questions à poser, etc.), car beaucoup de recrues sont introverties ou débutent. Ils ont trouvé ça très utile !

Ben Aston :

C’est vrai qu’avec le temps, on oublie ses propres codes d’équipe. Donner la responsabilité au nouvel arrivant de faire évoluer le guide, c’est aussi un moyen de progresser.

Pour quelqu’un qui prépare un onboarding pour la première fois, quelle est la chose essentielle à retenir ?

Sarah Hoban :

Mon conseil : ne réinventez pas tout, agrégez les ressources existantes (politique RH, avantages, etc.), puis pour la partie équipe, créez un aperçu des projets, une liste des membres (nous, on fait même des “cartes de compétences” façon CV, avec anecdote sympa). Pour s’assurer que tout reste à jour, on confie la mise à jour de ces cartes au nouvel arrivant, ce qui l’oblige à aller à la rencontre de chacun.

Dernier point et sans doute personnel : il faut expliquer d’emblée comment on fait la révision finale des documents. J’adore que les nouveaux participent à la relecture – c’est un bon exercice, et ils apportent un regard neuf sur nos modes de fonctionnement.

Ben Aston :

Super, merci Sarah pour tous ces conseils sur l’intégration !

Un mot de la fin ?

Sarah Hoban :

Avec plaisir, ce fut un échange très riche.

Ben Aston :

Et vous, qu’en pensez-vous ?

Si vous avez une bonne expérience d’intégration ou si vous avez conçu un super guide d’accueil, partagez-le en commentaire !

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