Comment faciliter un atelier à distance engageant

Lisez la transcription :

Nous testons la transcription de nos podcasts à l’aide d’un programme informatique. Merci de nous excuser pour les éventuelles fautes, le robot n’étant pas précis à 100%.

Galen Low : Bonjour à tous, merci d'écouter cet épisode. Je m'appelle Galen Low, du Digital Project Manager. Nous sommes une communauté de professionnels du numérique avec pour mission de s'entraider à développer nos compétences, gagner en confiance et élargir notre réseau, afin de maximiser la valeur de la gestion de projet dans un monde digital. Si vous souhaitez en savoir plus, rendez-vous sur thedigitalprojectmanager.com/membership.

Aujourd'hui, nous allons apprendre comment animer des ateliers à distance engageants avec une auteure à succès, facilitatrice exécutive experte, fondatrice de Starfish Synergies et prestataire exclusif en Amérique du Nord de la formation Hasbro Play-Doh Power Solutions Corporate, Mme Theresa Bailey.

Theresa, bienvenue à nouveau dans l’émission.

Theresa Bailey : Merci beaucoup. Je suis ravie d'être de retour.

Galen Low : Je suis ravi de vous avoir ici car nous avons discuté de la manière dont tu utilises la pâte à modeler Play-Doh lors d’ateliers avec des équipes exécutives et comment cela débloque la créativité et l’innovation. Je me suis dit que c’était parfait ! Parce que, si je devais résumer, je dirais que l’univers de la gestion de projet et le rôle du chef de projet, surtout dans le monde digital, évoluent beaucoup. Et je pensais à deux choses interdépendantes que je constate dans la gestion de projet digital. Premièrement, on attend de plus en plus des chefs de projets qu’ils savent animer des ateliers et des sessions. Deuxièmement, la collaboration en mode projet se fait de plus en plus en configuration hybride et à distance.

Donc à mes yeux, tout chef de projet capable de faciliter un atelier hybride ou à distance engageant a une vraie valeur à l’heure actuelle. Qui de mieux que toi, qui fais cela régulièrement, pour nous donner une leçon ? Je suis donc ravi d’entrer dans le vif du sujet !

Theresa Bailey : Oui, honnêtement, j’aide les gens à apprendre à faciliter, en particulier ceux qui n’aiment pas parler en public. On sait que, sur l’échelle des peurs, la prise de parole en public est souvent plus effrayante que la mort ! C’est sans doute mon atelier le plus populaire : aider les gens à comprendre comment animer une session. C’est donc une compétence essentielle dans tout le secteur.

Galen Low : Tu as raison, il y a quelque chose de peu naturel là-dedans, ce qui explique pourquoi il faut pratiquer et s’entraîner.

Et j’espère qu’aujourd’hui, nous pourrons apprendre de certaines de tes expériences, parfois acquises à la dure, au cours de ton parcours. Car tu n’as pas toujours été facilitatrice, tu es plutôt « tombée » dans la facilitation il y a environ 15 ans. Peux-tu nous raconter tes débuts ? Comment es-tu passée d’une carrière académique en psychologie à l’animation d’ateliers en entreprise avec Play-Doh ?

Theresa Bailey : Bien sûr. Je voulais à l’origine devenir psychologue du sport il y a longtemps. Je faisais du bénévolat pour m’y préparer et aussi pour pouvoir entrer en école doctorale afin de devenir psychologue clinicienne. Je travaillais alors avec l’Association canadienne pour la santé mentale, à Ottawa, sur un projet visant à comprendre comment les personnes sans-abri souhaitaient recevoir des services. Je suis entrée dans un refuge et me suis retrouvée en face d’un jeune homme exactement de mon âge.

Nous avions grandi de la même manière. Et je voulais comprendre pourquoi il se retrouvait là et moi ici. À ce moment-là, mes rêves de devenir psychologue du sport se sont envolés, et j’ai commencé à étudier ce qui permettait aux gens de s’épanouir et d’être efficaces. À partir de là, j’ai décroché un master en psychologie communautaire, en m’intéressant à la résilience de jeunes femmes en foyer d’urgence pour voir ce qui leur permettait de s’en sortir.

C’était la première partie de ma vie. Ensuite, je suis entrée dans l’éducation, j’ai travaillé autour de la santé mentale, etc. À la naissance de mon troisième enfant, je me suis tournée vers le conseil pour plus de flexibilité, mais ma base, c’était la recherche.

En utilisant mes compétences acquises dans la psychologie communautaire et le développement communautaire, j’ai fait davantage de team-building, de facilitation communautaire, de planification stratégique… Je me suis rendu compte que je n’aimais pas la partie recherche « Excel ». Finalement, je me suis vraiment investie dans l’animation d’ateliers.

C’est là que je me suis sentie à ma place : amener le meilleur de chacun lorsqu’on est ensemble dans un même espace. Puis, pendant la pandémie, j’ai perdu tous mes revenus en trois jours en mars 2020, et j’ai décidé de revenir à mes racines et de créer un cours sur la résilience.

Hasbro m’a alors sollicitée pour un atelier, à la demande du VP marketing Canada. L’atelier a été annulé deux fois en présentiel, et ils m’ont demandé de l’intégrer en ligne… Je n’avais jamais animé d’atelier virtuel à ce moment-là ! J’ai donc monté un atelier en ligne, et ça a tellement bien fonctionné qu’on m’a proposé rapidement de piloter la formation Play-Doh Power Solutions Corporate. C’est ce que je fais depuis quatre ans maintenant !

Galen Low : J’adore que tout soit parti de cette fascination pour aider les gens à s’épanouir, cela donne une vraie cohérence à ton parcours !

Lors d’un atelier, on rassemble des gens pour atteindre un objectif. On veut qu’ils s’épanouissent. Ce n’est pas toujours confortable, il faut déclencher quelque chose, d’abord en soi pour animer, puis chez les participants pour qu’ils puissent s’impliquer.

J’aime voir ainsi « le pourquoi » d’un atelier et comment animer une session. Pas juste parce qu’il le faut, mais parce que cela fait partie de l’impact à produire.

Theresa Bailey : Absolument. Les gens ressentent lorsque tu interviens juste pour intervenir. C’est d’ailleurs une des premières choses que j’aborde : quelles sont vos intentions ? Il y a les objectifs, ce que l’on souhaite obtenir — les cases à cocher. Mais quelles sont tes intentions pour un atelier, et ta vision du monde que tu apportes ?

Pour moi, si les objectifs sont des cases à cocher, les intentions sont comme les barrières dans une allée de bowling pour débutants : elles permettent d’éviter de sortir des rails. Si tu poses tes intentions et que tout le monde s’y engage, il devient plus facile d’obtenir de l’adhésion et d’animer un atelier efficace.

Galen Low : J’aime cette métaphore, parce que cocher les cases, ce n’est pas le plus marquant. On ne sort pas de l’atelier en disant : « Super, on a tout coché ! ». Cela permet de valider le « retour sur investissement » du temps passé, mais il y a toujours ce petit quelque chose en plus qui fait la réussite d’un atelier.

Je t’inverse la question du coup : toi qui en as animé beaucoup, qu’est-ce qui rend un atelier vraiment engageant pour les participants, que ce soit à distance, hybride ou en présentiel ? Qu’est-ce qui fait qu’ils considèrent que c’était vraiment un bon usage de leur temps ?

Theresa Bailey : Je pense que je fais un peu différemment… Il est important pour moi que chacun ait l’opportunité de participer. Si on pense à ce qui engage ou non : ce n’est pas engageant quand une seule personne monopolise la parole et que tu ne fais que recevoir des informations.

À l’inverse, ça peut être intimidant pour ceux qui n’ont pas l’habitude ou qui redoutent de devoir participer. Il faut donc trouver un moyen d’impliquer chacun, en rendant cela pertinent. Qui aime les icebreakers hors sujet ? Très peu de gens — d’après mes sondages, seulement 7% ! — sauf si tu arrives à les lier au travail.

Il faut rendre la participation pertinente, pour que même ceux qui n’aiment pas participer osent le faire, tout en restant dans une zone de confort et sans qu’ils aient le sentiment d’être mis sur le devant de la scène. L’atelier doit être productif, engageant et sécurisant.

Galen Low : J’adore cette idée de sécurité. Il y a un équilibre entre, d’un côté, la frustration de ne pas avoir eu la parole, et de l’autre, la gêne d’être forcé à participer. Ce qui compte, c’est de créer un espace où chacun, à un moment, se sent assez en confiance pour s’exprimer et que cela soit reconnu à sa juste valeur.

Theresa Bailey : Absolument. J’interviens souvent au début d’un projet, pour poser les bases avec le chef de projet — peu importe la façon dont c’est organisé — sur la façon dont on va travailler ensemble.

L’enjeu, c’est que même les voix les plus discrètes trouvent une façon — que ce soit à l’oral ou par écrit — pour s’exprimer et se sentir légitimes. On peut mettre tout cela en place lors de la conception de l’atelier, ce qui se prolonge dans la suite des projets.

Galen Low : C’est la transition parfaite vers ma question suivante : Peux-tu détailler ton approche d’un atelier, avec un focus sur la dimension distancielle et hybride ? Tu as expliqué que tu as dû improviser la première fois, mais pas tout la magie ne se produit « en direct ». Il y a tout le travail de préparation, d’intention… Peux-tu décrire les éléments essentiels que tu prends en compte lors de la préparation d’un atelier à distance ou hybride ?

Quelles sont tes méthodes pour encourager imagination et créativité, et amener les participants en mode innovation ?

Theresa Bailey : Il y a plusieurs étapes, mais d’abord il faut savoir ce que l’on veut obtenir et comment faire en sorte que chacun se reconnaisse dans le travail produit.

En général, je parle plusieurs fois avec la personne qui fait appel à moi. Il m’arrive également d’échanger avec d’autres participants pour recueillir leurs attentes, ou bien d’organiser une réunion pour aligner les objectifs. Ensuite, je pars de ces objectifs finaux et je construis à rebours. Par exemple, les trois grandes avancées à réaliser.

Je précise qu’à mon avis, il ne faut pas faire d’ateliers à distance sur une journée entière ! Prévoyez plusieurs demi-journées — c’est bien plus agréable pour tout le monde. Puis je structure le déroulé : la première heure porte sur l’installation du cadre de travail, voire 30-45 minutes suffisent.

C’est le moment où chacun s’approprie la démarche, me partage son ressenti, etc. Je planifie ensuite la session en prenant en compte des détails tout simples mais essentiels comme la planification des pauses : prévoir et annoncer les horaires, discuter la politique vis-à-vis des caméras…

C’est un vrai sujet selon les contextes, on pourrait en parler longuement !

Galen Low : La préparation en amont… On a l’impression, vu du participant, que l’animateur arrive avec un agenda type et déroule sa routine. Mais en fait, il y a énormément de collaboration et de recherche en amont : qui sera là ? qu’attend-on de cette session ? Il faut clarifier cela avec les demandeurs, et bien connaître les participants, fixer la bonne attitude, les bonnes attentes…

J’adore aussi l’idée que selon qu’on soit en présentiel, hybride ou à distance, les rythmes et la capacité d’attention changent, et il faut ajuster la durée, prévoir la fatigue, etc. Prévenir tout cela et expliquer le programme dès le début, cela rassure ! Il y a de la magie en live, mais elle ne serait pas possible sans toute cette préparation.

As-tu déjà eu des gens réticents à l’idée d’allumer leur caméra, même quand tu leur envoies de la pâte à modeler Play-Doh ?

Theresa Bailey : Cela arrive, surtout à cause de la connexion internet parfois. Certains coupent la caméra, mais l’allument juste pour montrer leur création. Parfois aussi par gêne à cause de ce qui se passe derrière eux chez eux. Mais au minimum, on leur propose de montrer leur oeuvre, ce qui suffit. En général, la façon dont on structure la session donne envie aux gens de partager et de voir les réactions des autres.

On utilise la musique, par exemple : on voit des épaules danser, rendant l’ambiance conviviale et favorisant les interactions caméra. Je précise aux « personnes caméra off » que ça m’arrive aussi, mais c’est difficile d’ajuster les pauses si tout le monde est caméra coupée, car on ne lit pas l’énergie du groupe. Même une alternance on/off suffit à créer cette dynamique.

Galen Low : C’est logique ! J’aime ton approche, car souvent la règle rigide « caméra obligatoire » s’applique sans raison. Tu viens de donner quatre excellentes raisons justifiant qu’on puisse l’éteindre, mais aussi quatre arguments pour expliquer pourquoi l’activer n’est pas capricieux, mais permet de garder l’esprit du groupe, de suivre les ressentis, et d’adapter la session.

Theresa Bailey : Cela revient aux intentions justement.

Si on s’est mis d’accord — et j’interroge toujours sur les intentions au début — les gens s’impliquent : ils sont responsables de leur engagement. Quelle que soit la réunion, c’est l’attitude de chacun qui fait la différence.

Donc si ce n’est pas fun, ce n’est pas que ma faute ! Quelle énergie apportes-tu au collectif ? On peut tous passer une super journée ensemble, ou pas… Donner ce pouvoir de responsabilité, c’est souvent gagnant.

Galen Low : J’aime cette idée : ce n’est pas à toi uniquement de rendre le temps utile, chacun y contribue.

Sur le moment, en animation, dans la création de cette expérience, c’est souvent compliqué même pour une simple réunion : en distanciel ou hybride, tout le monde n’a pas acquis les « codes » pour prendre la parole, lever la main, intervenir… Surtout si tu es seul à distance et que la plupart des autres sont en salle ! Comment démocratises-tu l’expérience, en particulier à distance ?

Comment gères-tu les frustrations liées aux aspects hybrides : technologie, sécurité psychologique, sentiment de pouvoir (ou non) contribuer ?

Theresa Bailey : C’est en effet un apprentissage permanent ; la technologie évolue vite, d’ailleurs, et le choix de la plateforme change la donne : Teams, Google Meets… L’essentiel, c’est l’anticipation. Pour du présentiel, je dois transporter beaucoup de matériel ; pour de l’hybride ou du virtuel, il faut tester et bien préparer l’aspect technique : emplacements des caméras si petit groupe en salle + participants distants, gestion équitable de tous.

Cela demande un peu plus de préparation. On fait de son mieux, et la technologie a ses limites, mais elle reste bluffante… Avoir une personne dans la salle pour l’assistance technique est précieux. Il est aussi utile de désigner un « facilitateur chat » chargé d’aider à la connexion ou de relever les questions dans le chat au cas où je ne les verrais pas.

Cela fluidifie beaucoup la session et évite que certains se sentent ignorés.

Galen Low : J’adore ce concept. Je veux presque instaurer ça dans mes propres réunions ! On se heurte souvent au problème du partage d’écran empêchant de voir les participants, ou du manque de visibilité pour les interventions… et des questions se perdent. Or, c’est précisément ce qui démotive, car si personne ne fait remonter la main levée ou la question écrite, eh bien, on se tait pour le reste de la séance.

Theresa Bailey : On peut faire tourner ce rôle d’assistance : ce n’est pas obligé d’être toujours la même personne ! Ça oblige chacun à s’impliquer tour à tour, et on voit s’installer une culture participative où les gens s’entraident — la personne responsable veille, et d’autres répondent aussi dans le chat. C’est exactement ce que tu veux : un collectif impliqué.

J’indique aussi aux participants à quel moment ils peuvent interrompre (certaines parties le permettent, d’autres moins), et qu’ils peuvent passer par le chat si besoin, je promets qu’on y répondra. C’est un moyen efficace d’organiser la participation sur tous les formats.

Galen Low : On parle beaucoup de la notion de « gestion des attentes », mais concrètement, dans ce contexte, il suffit parfois de quelques règles simples pour que tout soit clair. Lorsque j’anime pour la communauté, je précise d’entrée qu’on peut discuter dans le chat sans gêne ou interruption, et en fait, cela tranquillise les gens sur le déroulé. À l’inverse, lorsqu’on n’explique pas, certains orateurs stoppent leur propos pour réagir à chaque notification, et cela casse le rythme. Laisser vivre le chat sans polluer le fil principal, prévoir des points d’interruption… et désigner quelqu’un pour garder un œil dessus, c’est très précieux pour la clarté et le confort d’interaction.

Theresa Bailey : Absolument. Les gens aiment savoir qu’il y a un cadre structurant mais flexible. Ça aide énormément à distance, la session devient vite conversationnelle et fluide, on échange plus facilement.

Galen Low : On avait discuté aussi de l’enjeu de l’inclusivité et de l’accessibilité. Play-Doh, à ce titre, est un support assez accessible pour beaucoup de gens, mais il arrive d’avoir des participants en situation de handicap, clairement identifiés ou non. As-tu développé des astuces ou des démarches spécifiques pour que tes ateliers soient accessibles à tous types de profils, y compris neuro-atypiques ou avec des capacités différentes, physiques ou autres ?

Theresa Bailey : Beaucoup de personnes neuro-atypiques aiment manipuler différents matériaux : mes ateliers leur plaisent donc beaucoup. Je m’efforce vraiment d’être la plus inclusive possible, ce qui revient toujours à anticiper, identifier les publics et collaborer pour identifier les adaptations nécessaires !

J’ai vécu une situation marquante lors d’une démo auprès d’un groupe inconnu, qui comptait une personne double amputée des bras et une femme malvoyante. Cela m’a fortement interpellée : comment rendre mon offre plus accessible à tous ? Et la meilleure solution, c’est de leur demander directement comment ils souhaitent participer : ils ont souvent les réponses auxquelles on n’aurait pas forcément pensé ! En collaboration avec eux et leur entourage, on trouve des solutions pour que chacun puisse s’exprimer et se sentir bien. Les gens apprécient qu’on les sollicite, alors demandons-leur !

Galen Low : J’aime ta posture proactive : ce n’est pas « ça ne fonctionnera pas », mais « comment fait-on pour que ça fonctionne ? ». On entre ainsi dans le dialogue, la concertation. Dans mes expériences, on se heurte souvent à des grilles réglementaires (pour les lecteurs d’écran entre autres), mais en interrogeant les personnes concernées, on découvre des astuces bien plus créatives et personnalisées. Tu leur demandes, ils vont te répondre, parfois te dire que Play-Doh ne sera pas adapté, mais le fait d’être consulté, cela valorise et ouvre à la participation.

Theresa Bailey : Effectivement. Si ce n’est pas possible pour certains, on peut proposer d’autres modalités de contribution, ou bien ils peuvent réfléchir aux questions différemment. Il y a plein de chemins possibles, le principal, c’est de demander : c’est le plus direct et efficace des leviers !

Galen Low : Pour finir, je voulais aborder l’après-atelier. Je pensais te demander « comment sais-tu que ton atelier a réussi ? », mais je vais plutôt retourner la question : quel est le plus beau compliment qu’on t’ait fait après l’un de tes ateliers ?

Theresa Bailey : Bonne question ! J’aime ce métier parce que j’ai des retours immédiats, et je les sollicite systématiquement à la fin : je demande aux participants de résumer leur ressenti en un mot. Parfois, certains me contactent ensuite pour me dire que tel concept abordé a changé leur vie. C’est fort ! Les témoignages sont nombreux, mais hier encore j’ai eu une situation marquante avec un groupe mixte d’hommes et de femmes, d’âges variés (de 25 à 65 ans je dirais). Je pensais que la table du fond allait poser problème, mais à la fin, lorsque j’ai demandé un mot pour résumer leur sentiment, ils m’ont répondu « comblé ».

Et ils m’ont expliqué que deux d’entre eux n’avaient jamais joué avec de la pâte à modeler — ils n’en avaient même jamais eu chez eux — et ont trouvé cela libérateur, stimulant leur créativité et leur capacité à s’exprimer autrement. Donc « comblé » ! Je ne le reçois pas tous les jours, mais hier, je l’ai eu de deux hommes de plus de 50 ans !

Galen Low : Wahou ! C’est génial. C’est ça la magie : peu importe le mot (comblé, etc.), le fait de repartir avec ce sentiment positif — et la dimension ludique de l’atelier — peut parfois être une révélation ! Cela t’aide à voir différemment, c’est pour cela qu’on fait ce métier, qu’on anime, qu’on réunit des personnes, qu’on provoque l’innovation…

Theresa Bailey : Absolument. Et si je n’entendais pas à la fin « motivé », « engagé », « collaboratif », « créatif », « ressourcé », alors je retravaillerais mon atelier pour obtenir ces réactions !

Galen Low : J’adore !

Theresa, merci beaucoup pour cette mini masterclass sur l’animation d’ateliers à distance et hybrides. Plein de conseils précieux !

Theresa Bailey : Avec plaisir ! J’adore ce que je fais et j’aime partager ce que j’ai appris, parfois à la dure, pour faciliter la vie des autres.

Galen Low : Dernière question à laquelle j’ai fait allusion avec le Play-Doh : comment les gens peuvent-ils en apprendre plus sur ton travail ?

Theresa Bailey : Ils peuvent aller sur mon site starfishsynergies.com ou me trouver sur LinkedIn. Je suis Theresa Bailey, la photo de couverture avec la pâte à modeler Play-Doh ! J’adore ce que je fais, ça me permet de réunir les gens et d’aider les chefs de projet. Au plaisir d’échanger !

Galen Low : Super !

Voilà, chers auditeurs, si vous souhaitez rejoindre la discussion parmi plus d’un millier de passionnés de la gestion de projet, venez nous retrouver sur le collectif. Rendez-vous sur thedigitalprojectmanager.com/membership pour en savoir plus. Et si cet épisode vous a plu, abonnez-vous et suivez-nous sur thedigitalprojectmanager.com.

À bientôt, merci d’avoir écouté.